Projekte in Unternehmen werden zunehmend komplexer. Damit dennoch alles rund läuft, gilt es für Dienstleister, die Ressourcenplanung im Projektmanagement effizient zu planen und in jedem Schritt den Überblick zu behalten.

Ressourcen in Unternehmen: ein knappes Gut

Ob IT-Dienstleister, Architekt oder Ingenieur – Als Dienstleister kennen Sie das: Anfragen für Projekte sind stets ein Grund zur Freude, gerade wenn die Corona-Pandemie Ihr Unternehmen stark gebeutelt hat. Denn Projekte sind Aufträge und Aufträge bedeuten Einnahmen.

Doch was, wenn die Ressourcen, mit denen Sie haushalten müssen, von Vornherein knapp sind und ein für Ihre Firma enorm wichtiges Projekt zeitnah und mit hoher Priorität umgesetzt werden muss? Vielleicht haben Sie noch viele andere wichtige Projekte in Ihrem Betrieb am Laufen, die mit ebenso hoher Dringlichkeit fristgerecht fertiggestellt werden müssen.

Vor allem, wenn viele Personen aus verschiedenen Teams, und sogar von unterschiedlichen Standorten, aufeinander abgestimmt werden müssen, kann es leicht unübersichtlich werden. Chaos ist dann vorprogrammiert.

Tipp #1:
Priorisieren Sie Die Ressourcenplanung Im Projektmanagement

Geben Sie der Ressourcenplanung innerhalb Ihres Projektmanagements daher unbedingt die notwendige Priorität! Denn nur, wenn Sie dies tun, können sämtliche Mittel, die für ein erfolgreiches Projekt notwendig sind – ob materieller oder immaterieller Natur – so effizient eingesetzt werden, dass ein reibungsloser Ablauf des Projekts gewährleistet werden kann.

Zu diesen Mitteln zählen unter anderem Personalressourcen (sämtliche Mitarbeiter, die in das Projekt involviert werden), Anlagen- und Sachressourcen (zum Beispiel Materialien, Maschinen, Werkzeuge, Software etc.) sowie Finanzressourcen – hier ist das Projektbudget gemeint.

Selbstverständlich spielen auch zeitliche Ressourcen eine wichtige Rolle. Hiermit einher gehen sämtliche Fristen, innerhalb derer die anstehenden Aufgaben geleistet werden müssen.

Tipp #2:
Räumen Sie Personalressourcen Eine Sonderstellung Ein

Wenn Sie Ihre Ressourcen planen, sollten Sie den Personalressourcen eine übergeordnete Rolle einräumen. Denn diese richtig zu veranschlagen und bereits in der Planungsphase mit dem entsprechenden Kostenfaktor zu belegen, ist äußerst wichtig. Schließlich sind Ihre Mitarbeiter die wichtigste Ressource Ihres Unternehmens.

Dabei reicht es nicht aus, grob zu schätzen, ob Ihr Unternehmen über genügend Personal verfügt, um das Projekt zu stemmen. Denken Sie immer daran: Es ist keine Seltenheit, dass manch ein Mitarbeiter temporär nicht zur Verfügung steht – etwa durch Urlaub, (längere) Krankheit, Elternzeit oder andere Projekte und Auslastungen.

Tipp #3:
Nutzen Sie Die Ressourcenplanung Als Basis Ihrer Projekte

Es ist wichtig, dass Sie die Ressourcenplanung als Basis eines jeden Projekts begreifen. Lassen Sie ihr daher jene Aufmerksamkeit zuteilwerden, die ihr gebührt. Es reicht nicht, dass die Tatkraft sämtlicher Beteiligter voll und ganz in das Projekt fließt. Das ist zwar gut und wichtig, dennoch kann das Projekt nur dann von Erfolg gekrönt sein, wenn eine gut strukturierte und durchdachte Ressourcenplanung als Basis fungiert. Schließlich wird von Ihnen verlangt, dass Sie zu jedem Zeitpunkt im Prozess klare Angaben zu den festgelegten Fristen und Kosten machen können.

Tipp #4:
Teilen Sie Die Ressourcenplanung In Drei Phasen Ein

Optimal geplant ist Ihre Ressourcenplanung, wenn Sie diese in drei Phasen einteilen:

PHASE 1: STATUS QUO

Bilden Sie den Status Quo ab: Hier gilt es, zu schauen, welche Ressourcen in Ihrem Unternehmen überhaupt vorhanden sind. Identifizieren und listen Sie sie.

PHASE 2: RESSOURCENPRÜFUNG

In einem zweiten Schritt sollten Sie prüfen, ob die vorhandenen Ressourcen für das anstehende Projekt überhaupt verfügbar sind.

PHASE 3: RESSOURCENVERTEILUNG

In einem dritten Schritt der Ressourcenplanung ist es dann möglich, die vorhandenen und verfügbaren Ressourcen maximal effizient zu verteilen.

Werden diese drei Phasen nicht durchlaufen, ist die Konsequenz nur logisch: Ihre Mitarbeiter werden überlastet, Aufgaben werden von Woche zu Woche geschoben, Fristen können schlussendlich nicht eingehalten werden. Das wirkt sich schließlich zu Lasten des Projekterfolgs aus. Unmut auf Kundenseite ist das Ergebnis.

Tipp #5:
Stellen Sie Die Richtigen Fragen In Der Planung

Um das Projekt erfolgreich zu durchlaufen und zu einem zufriedenstellenden Abschluss zu bringen, gilt folgendes: Nehmen Sie die Ressourcenplanung ernst und führen Sie diese gründlich durch.

Es gibt eine Vielzahl an Fragen, die bei der Ressourcenplanung im Projektmanagement von zentraler Bedeutung sind. Diese sollten Sie im Vorhinein klären, denn sie gehören zu einer ordentlichen Planung stets dazu. Sie lauten:

Wie viele Mitarbeiter werden zu welchen Zeiten in dem anstehenden Projekt benötigt, um dieses fristgerecht fertigzustellen?
Wie können Mitarbeiter so effektiv eingeplant werden, dass Leerläufe und Engpässe vermieden werden können?
Welche materiellen Ressourcen werden benötigt?
Stehen alle benötigten Maschinen und/oder Geräte, die für das Projekt notwendig sind, zur Verfügung?
Wie hoch ist das Budget?
Wie kann im Notfall – also bei Engpässen – mit den noch vorhandenen Ressourcen gehaushaltet werden?

Tipp #6:
Überblicken Sie Sämtliche Schritte

Eine gut strukturierte Ressourcenplanung macht es Ihnen leicht, sämtliche Schritte des kompletten Projekt-Prozesses zu überblicken. Hakt es an einer Stelle, können Sie umgehend nach einer Lösung suchen. Außerdem sind die Aufgaben zu jeder Zeit klar verteilt, Fristen regeln den zeitlichen Rahmen des Projekts. So gewährleisten Sie ein planmäßiges Erledigen sämtlicher Aufgaben im Projekt.

Ein weiterer wichtiger Punkt, der die Wichtigkeit des ständigen Überblicks hervorhebt: Es wird stets die Auslastung sämtlicher involvierter Mitarbeiter überwacht, während deren Überlastung effektiv vorgebeugt wird.

Tipp #7:
Vermeiden Sie Excel-Tabellen In Der Umsetzung Ihrer Ressourcenplanung

Oft greifen Unternehmen für die Ressourcenplanung im Projektmanagement auf Excel zurück. Vor allem, wenn es sich um ein großes und komplexes Projekt handelt, kann Excel jedoch schnell an seine Grenzen stoßen. Denn das Organisieren von Projekten mittels Excel ist aufwändig und noch dazu fehleranfällig. Die Tabelle in jedem Schritt aktuell zu halten, ist nur mit großem Aufwand zu bewältigen. Auch die Daten aus einer Vielzahl an Quellen herauszusuchen und in Excel einzupflegen, kostet Zeit, die effektiver im Projekt genutzt werden kann. Daher gilt: Verzichten Sie wenn möglich auf Excel!

Tipp #8:
Nutzen Sie Software Für Ihre Ressourcenplanung

Nutzen Sie stattdessen Software, um Ihre Ressourcen in künftigen Projekten zu planen. Denn: Knappe Ressourcen sind in Unternehmen keine Seltenheit. Projektmanager tragen die Verantwortung dafür, dass Projekte frist-, kosten- und inhaltsgerecht umgesetzt werden. Insofern ist das Ressourcenmanagement innerhalb des Projektgeschäfts von zentraler Bedeutung für dessen erfolgreichen Abschluss.

Software kann die Organisation des Projekts immens erleichtern und liefert Ihnen stets aktuelle und vollständige Informationen. Sie profitieren von einer Übersicht über die Auslastung der Ressourcen auf Abteilungs- und Mitarbeiterebene, über Urlaube, Elternzeiten oder Krankzeiten. Auf diese Weise werden keine Ressourcen verplant, die nicht zur Verfügung stehen. Gleichzeitig können freie Kapazitäten aber auch nicht übersehen werden.

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