Wie Kostenrechnung wirklich funktioniert

Definition: Was ist eine Kostenrechnung?

Die Kostenrechnung ist ein zentraler Bestandteil des internen Rechnungswesens. Ihr Ziel besteht darin, alle im Betrieb anfallenden Kosten systematisch zu erfassen, auszuwerten und für unternehmerische Entscheidungen nutzbar zu machen. Im Gegensatz zur Finanzbuchhaltung, die primär externen Berichtspflichten dient, richtet sich die Kostenrechnung an die Unternehmensführung und das Controlling.

Sie beantwortet zentrale Fragen wie:

• Welche Kosten entstehen?
• Wo entstehen sie?
• Und wofür werden sie verursacht?

Damit liefert sie für Unternehmer die Grundlage für Preisgestaltung, Wirtschaftlichkeitsanalysen und die Planung von Investitionen oder Produktionsprozessen.

Die drei Stufen der Kostenrechnung verständlich erklärt

Die Kostenrechnung ist ein bewährtes Instrument, um unternehmerische Entscheidungen auf eine solide wirtschaftliche Basis zu stellen. Sie gliedert sich in drei aufeinander aufbauende Stufen: Kostenartenrechnung, Kostenstellenrechnung und Kostenträgerrechnung. Jede dieser Stufen beantwortet eine zentrale betriebswirtschaftliche Frage:

1. Kostenartenrechnung – Welche Kosten sind angefallen?

Die erste Stufe der Kostenrechnung erfasst systematisch alle im Unternehmen entstandenen Kosten. Ziel ist es, einen vollständigen Überblick über sämtliche Ausgaben zu erhalten, die zur Leistungserstellung notwendig waren.

Typische Kostenarten sind:

• Personalkosten: z. B. Löhne, Gehälter, Sozialabgaben
• Abschreibungen: z. B. auf Maschinen oder Fuhrpark
• Miet-, Energie- und Versicherungskosten
• Verwaltungskosten und Vertriebskosten

Eine wichtige Unterscheidung erfolgt zwischen:

• Einzelkosten: direkt einem Produkt oder Auftrag zurechenbar
• Gemeinkosten: nur indirekt zurechenbar, z. B. Verwaltungskosten

Die Kostenartenrechnung ist die Grundlage für eine strukturierte Weiterverarbeitung in den nächsten Schritten.

2. Kostenstellenrechnung – Wo sind die Kosten entstanden?

In der zweiten Stufe wird betrachtet, in welchem Bereich des Unternehmens die jeweiligen Kosten angefallen sind. Dadurch wird es möglich, Kosten verursachungsgerecht zuzuordnen und die Wirtschaftlichkeit einzelner Abteilungen gezielt zu steuern.

Typische Kostenstellen sind:

• Produktion
• Verwaltung
• Vertrieb
• Logistik
• Forschung und Entwicklung

Gemeinkosten werden über Verteilungsschlüssel – z. B. anhand von Quadratmetern, Maschinenstunden oder Personalzahlen – auf die jeweiligen Bereiche aufgeteilt. So entsteht ein klareres Bild über interne Kostenstrukturen und mögliche Optimierungspotenziale.

3. Kostenträgerrechnung – Wofür sind die Kosten angefallen?

In der dritten Stufe geht es darum, die gesammelten und zugeordneten Kosten konkret einem Produkt, Projekt oder Auftrag zuzuweisen. Die Kostenträgerrechnung ermöglicht damit eine präzise Kalkulation – sowohl für Preise als auch für Rentabilitätsanalysen.

Zentrale Aufgaben sind:

• Ermittlung der Selbstkosten je Produkt oder Auftrag
• Berechnung von Preisuntergrenzen und Deckungsbeiträgen
• Soll-Ist-Vergleich
• Bewertung von Varianten oder Sonderaufträgen

Häufig genutzte Verfahren sind die Zuschlagskalkulation für Einzel- oder Serienfertigung sowie die Divisionskalkulation bei Massenproduktion.

Systeme der Kostenrechnung: Vollkosten und Teilkosten im Vergleich

Vollkostenrechnung: Alle Kosten im Blick

Die Vollkostenrechnung berücksichtigt sämtliche angefallenen Kosten – sowohl variable als auch fixe Kosten – und weist sie den jeweiligen Kostenträgern zu. Ziel ist es, die Selbstkosten eines Produkts oder einer Dienstleistung vollständig zu ermitteln. Dieses Verfahren wird insbesondere für:

• die Kalkulation von Verkaufspreisen,
• die Bewertung von Lagerbeständen und
• die langfristige Angebotskalkulation verwendet.

Teilkostenrechnung: Flexibel für kurzfristige Entscheidungen

Im Gegensatz dazu bezieht sich die Teilkostenrechnung ausschließlich auf variable Kosten, also solche, die direkt mit dem Leistungsumfang steigen oder fallen (z. B. Materialeinsatz, Fertigungslöhne). Fixe Kosten bleiben zunächst unberücksichtigt und werden separat betrachtet.

Diese Methode ist besonders hilfreich für:

• Deckungsbeitragsrechnungen,
• Break-Even-Analysen,
• Make-or-Buy-Entscheidungen und
• die Bewertung von Zusatzaufträgen oder Preisaktionen.

Der Fokus liegt dabei auf der kurzfristigen Wirtschaftlichkeit einzelner Maßnahmen oder Produktlinien. Gerade bei Kapazitätsengpässen oder Sonderaktionen liefert die Teilkostenrechnung präzise Entscheidungsgrundlagen.

Praxis-Beispiel: Kostenrechnung für eine Möbelmanufaktur

Szenario: Die "Holzdesign GmbH" ist eine mittelständische Manufaktur, die hochwertige Holzmöbel herstellt. Wir berechnen die Selbstkosten für das Hauptprodukt, den Designer-Stuhl "Eleganz".

• Produkt: Stuhl "Eleganz"
• Produktionsmenge: 500 Stück pro Monat
• Abrechnungsperiode: Juli 2025
• Werte: in Euro (€) netto

1. Stufe: Kostenartenrechnung (Welche Kosten sind angefallen?)

Hier werden alle Kosten erfasst und in Einzel- und Gemeinkosten unterteilt.

• Materialeinzelkosten:
  Eichenholz für 500 Stühle: 25.000 €
  Schrauben, Leim, Lack: 2.500 €
  Summe Materialeinzelkosten: 27.500 €
• Fertigungseinzelkosten:
  Löhne der Schreiner (direkte Arbeitszeit an den Stühlen), inkl. Lohnnebenkosten: 30.000 €
• Summe der Einzelkosten: 27.500 € + 30.000 € = 57.500 €

• Hilfs- und Betriebsstoffe: (Schleifpapier, Maschinenöl etc.) 1.200 €
• Gehälter: (Meister, Arbeitsvorbereitung, Verwaltung, Vertrieb) 13.500 €
• Miete: (für Werkstatt und Büros) 6.000 €
• Energie: (Strom, Heizung) 2.800 €
• Abschreibungen: (auf Maschinen und Ausstattung) 3.000 €
• Marketing & Vertrieb: (Anzeigen, Website, Provisionen) 2.500 €
• Sonstige Kosten: (Versicherungen, IT, Telefon) 1.500 €
• Summe der Gemeinkosten: 30.500 €

Die Gemeinkosten (30.500 €) werden nun mithilfe eines Betriebsabrechnungsbogens (BAB) auf die Kostenstellen verteilt. Dies geschieht über sinnvolle Schlüssel (z.B. Fläche für Miete, Anzahl Mitarbeiter für Gehälter, geschätzter Verbrauch für Energie).

Betriebsabrechnungsbogen (BAB) für Juli 2025

Berechnung der Gemeinkostenzuschlagssätze

Jetzt werden die Gemeinkosten ins Verhältnis zu den Einzelkosten gesetzt.

• Der Materialgemeinkostenzuschlag ergibt sich aus der Formel:
  (Materialgemeinkosten / Materialeinzelkosten) * 100, also: (740 € / 27.500 €) * 100 = 2,69 %
  Der Fertigungsgemeinkostenzuschlag wird analog berechnet:
  (Fertigungsgemeinkosten / Fertigungseinzelkosten) * 100, also: (14.460 € / 30.000 €) * 100 = 48,20 %
• Verwaltungs- & Vertriebsgemeinkosten (VwGK/VtGK):

  Für die Verwaltungsgemeinkosten wird der prozentuale Anteil der Verwaltungskosten an den Herstellungskosten berechnet:

  (Verwaltungsgemeinkosten / Herstellkosten) * 100, also: (6.730 € / 72.700 €) * 100 = 9,26 %

• Dasselbe geschieht für die Vertriebskosten.

(Vertriebsgemeinkosten / Herstellkosten) * 100, also: (8.570 € / 72.700 €) * 100 = 11,79 %

3. Stufe: Kostenträgerrechnung (Was kostet ein Stuhl?)

In diesem letzten Schritt werden alle Kosten auf ein einzelnes Produkt (den Kostenträger) umgelegt, um die Selbstkosten pro Stück zu ermitteln.

**Zuschlagssatz: (8.570 € / 72.700 €) * 100 ≈ 11,79 %

Ergebnis und Anwendung

Auf Basis dieser Zahl kann die Holzdesign GmbH nun:

• Einen Verkaufspreis festlegen (z.B. Selbstkosten + 25 % Gewinnmarge = 220,00 € Netto-Verkaufspreis).
• Die Wirtschaftlichkeit des Produkts bewerten.
• Entscheidungen über Rabatte oder Sonderaktionen treffen, ohne die eigene Kostendeckung zu gefährden.

Wo die Kostenrechnung an ihre Grenzen stößt – und wie moderne Tools unterstützen

So wertvoll die klassische Rechnung auch ist – in der Praxis stößt sie immer wieder an Grenzen. Besonders in dynamischen Unternehmen mit vielen Projekten, wechselnden Kundenanforderungen und komplexen Wertschöpfungsketten geraten manuelle Auswertungen und Excel-Tabellen schnell an ihre Belastungsgrenze.

Typische Herausforderungen sind zum Beispiel:

• ungenaue oder pauschale Gemeinkostenverteilungen
• fehlende Transparenz über aktuelle Ist-Kosten
• aufwändige Vergleiche der Ist- und Soll-Kosten ohne automatisierte Schnittstellen
• hoher Aufwand bei Datenpflege, Kostenkontrolle und Anpassung

Hinzu kommt: Wer heute wettbewerbsfähig bleiben will, muss Entscheidungen zunehmend auf Basis aktueller Echtzeitdaten treffen – und nicht auf rückblickenden Berichten aus der letzten Kostenkalkulation und Abrechnungsperiode.