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Eingangsrechnungen digitalisieren und Zeit gewinnen Digitaler Rechnungseingangs­workflow

Die Digitalisierung von Eingangs­rechnungen und -gutschriften sorgt für transparente Prozesse und verschlankt die täglichen Kernaufgaben im Rechnungs­wesen. Der digitale Rechnungseingang­workflow ist selbstverständlich auf individuelle Anforderungen flexibel anpassbar. 

Unkompli­ziert Eingangs­rechnungen digitalisieren

eGECKO bietet verschiedene Möglich­keiten, mit denen sich Eingangs­rechnungen digitalisieren lassen:

  • XRechnungen
  • Papierrechnungen via Scan
  • PDF Rechnungen 
  • ZUGFeRD Rechnung

Rechnungseingangsbuch für eindeutige Aufgabenverteilung

Das Rechnungseingangsbuch sorgt für voll­ständig transparente und sichere Prüf­prozesse. Hier werden alle Rechnung­seingänge erfasst, vordefinierte Prüfungs- und Freigabe­aufgaben ausgelöst und dem jeweiligen Bearbeiter zugeordnet. Die Rechnungs­eingangs­workflows sind individualisierbar und können beliebige Prüf- und Freigabestrategien beinhalten. 

Sichere Ablage im Archivsystem

Ihre Eingangsrechnungen lassen sich mittels einfachen Workflows digital archivieren. Beispielsweise lassen sich Dateien per Drag & Drop oder Import und unter Belegbezug ablegen. Die Verknüpfung von Angebot, Lieferschein und Rechnung sorgt für zusätzliche Übersichtlichkeit im Archiv. 

Auch externe DMS lassen sich in Kombination mit dem digitalen Rechnungseingangsworkflow von eGECKO kombinieren. 

OCR Rechnungserkennung

Besonders elegant gestaltet sich die Digi­talisierung von Eingangs­rechnungen mittels OCR Erkennung. Hiermit lassen sich Eingangs­rechnungen auto­matisch einlesen und schneller erfassen. Der Clou mit eGECKO: Neben der umsatz­steuer­kon­formen Voll­ständig­keits­prüfung erkennt das System selbst­lernend Fehler, wodurch die Erfassung immer genauer erfolgt. 

Alle Abteilungen im Flow: Zum Vorteil für alle

eGECKO sorgt für Durchgängigkeit im gesamten Unternehmen. Manuelle Prozesse werden zu digitalen Worflows, wodurch Ihre Mitarbeiter von mühseliger Routine befreit werden und effektiver zusammenarbeiten können als je zuvor.  

Weitere Funktionen im Rechnungs­eingangs­workflow

Durchgängig digtale Workflows im Rechnungs­wesen müssen kein Traum bleiben. Mit eGECKO läuft die Buchhaltung reibungslos und präzise.  

Finanzbuchhaltung

Präzision und Leicht­ig­keit bei höchster Daten­qualität dank durch­gängiger Digitali­sierung. 

Anlagenbuchhaltung

Alle Ver­mögens­­werte und Ver­änderungen im direkten Überblick. 

Kostenrechnung

Behalten Sie Kosten und Leis­tungen immer im Über­blick für eine optimale Um­satz­planung. 

Budgetierung

Genauste Daten als optimale Basis für Ihre unter­nehmer­ischen Planungs­szenarien.

Rechnungs­wesensoftware mit digitalem Rechnungs­eingang

Ein digitaler Rechnungs­eingang spielt seine Vorteile voll aus, wenn auch nach­ge­lagerte Prozesse durch­gängig ab­gebil­det werden. Wie ein durch­gängig digitales Rechnungs­wesen aussieht und welche Mög­lichkeiten sich für Sie daraus ergeben, erfahren Sie in unserem Demo­video. 

Eingangsrechnungen digitalisieren? Das sollten Sie wissen

Digitaler Rechnungseingang - wie läuft das ab?

Eingehende Rech­nungen müssen er­fasst und bear­beitet werden – manuell kostet das nicht nur Zeit, sondern eröff­net auch das Risiko, dass sich Fehler ein­schlei­chen. Deut­lich effi­zienter und letzt­endlich auch kosten­günstiger ist ein digi­taler Rech­nungs­eingang: Die Ein­gangs­rech­nungen werden nicht nur digital regis­triert, sondern mit Hilfe einer Beleg­erken­nung ent­sprechend zuge­ordnet. Diese elek­tro­nische Rech­nungs­verwal­tung ist als wichtiger Schritt hin zum papier­losen Büro schon lange auf dem Vor­marsch.

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Sie er­leich­tert nämlich einer­seits die Beleg­buchung er­heb­lich. Gleich­zeitig können alle rele­vanten Mit­arbeiter flexibel Zugriff auf die Doku­mente, sodass sich die Daten leicht teilen und intern kom­muni­zieren lassen. Sollte es Rück­fragen geben, lassen sich diese schnell und un­kompli­ziert be­antworten. Im Gegen­satz dazu müssen Papier­rechnungen nämlich zunächst ge­sam­melt, ab­gestem­pelt und an für die Frei­gabe zustän­dige Person über­geben werden. Das heißt, die Buch­haltung muss auf den Rück­lauf warten bevor sie die not­wen­digen Infor­mationen zu­ordnen, die Buchung er­ledigen und den Beleg manuell ab­legen kann. Ins­beson­dere bei kurz­fris­tigen Zahlungs­zielen kann dieses lange Hin und Her pro­ble­matisch werden – ein Skonto für zügi­ges Be­zahlen wird un­realis­tisch.

Und noch eine Be­sonder­heit: Wenn Unter­nehmen ihre Ein­gangs­rech­nungen digi­tali­sieren, lassen sich die Dateien inklu­sive der dazu­gehö­rigen Vor­gangs­daten revi­sions­sicher archi­vieren. Damit wird eine Re­cherche ebenso leichter wie das Ein­halten der gesetz­lich vor­geschrie­benen Auf­bewah­rungs­fristen.

Eingangsrechnungen digitalisieren: Was sind die Vorteile?

Um die Effekte, die ein digi­taler Rech­nungs­eingang mit sich bringt, effektiv aus­nutzen zu können, ist nur ein ganz sim­pler Ablauf ein­zuhalten:

  • Zunächst ist der Rech­nungs­eingang zu digi­tali­sieren – und zwar mit der für das Unte­rnehmen ge­eig­neten Methode
  • Anschließend sind die Da­teien den jewei­ligen Vor­gängen zuzu­ordnen und abzu­legen

Ein digi­taler Rech­nungs­eingang erfordert also nicht viel Auf­wand, sondern eher eine Um­stel­lung im Prozess. Die Aus­wir­kungen sind jedoch in­teres­sant, denn Unter­nehmen kön­nen fol­gende Vor­teile gene­rieren:

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Platzeinsparung

In der analogen Welt müssen die Rechnungsbelege fein säuberlich abgeheftet werden - und das in den unterschiedlichen Stadien der Bearbeitung. Ist das Geschäftsjahr vorüber, werden sie in den Ordnern archiviert. Es liegt auf der Hand, dass dafür vor allem in großen Unternehmen einiges an Platz benötigt wird, der wiederum Geld kostet. Erst nach einer Frist von zehn Jahren ab Ende des jeweiligen Geschäftsjahres dürfen Rechnungen vernichtet werden.

Zeiteinsparung

Sobald Unter­nehmen ihre Ein­gangs­rech­nungen digi­tali­sieren, können die zustän­digen Mitar­beiter direkt auf die so gene­rierten Dateien zu­greifen – und das unab­hängig davon, an welchem Ort sie sta­tio­niert sind. Das spart schon in der Be­ar­bei­tung Zeit, noch mehr bei der Recherche, sollten sich im Nach­hi­nein Fragen er­geben. Selbst die Ver­wal­tung alter Akten bis zu deren Ver­nichtung lässt sich bequem digi­tal erle­digen, das müh­same Wälzen und Bewegen von Akten­ordnern gehört also der Ver­gangen­heit an.

Vorteile zusammen­gefasst

Ein digi­taler Rech­nungs­eingang lässt sich sofort ins System einordnen und weiter­verar­beiten. Digitale Belege lassen sich schnell an Frei­gabe­stellen oder die Buch­haltung ver­senden – inklu­sive der digi­talen Frei­gabe, die sich mit dem Doku­ment ver­knüpfen lässt. Die Ab­läufe werden ver­ständ­lich und trans­parent, denn zustän­dige Mitar­beiter können not­wendige Infor­ma­tionen mit der Rechnung ver­binden und sofort buchen. Es wird nicht nur Pa­pier ein­ge­spart, da ein digi­taler Rech­nungs­eingang nicht mehr aus­zu­drucken ist, sondern vor allem Geld. An­ge­sichts zu­nehmend flexibler und glo­baler Arbeits­modelle gewähr­leistet ein digi­taler Rech­nungs­eingang die Be­arbei­tung auch un­ab­hängig vom Ort des je­wei­ligen Mit­arbei­ters.

Digitaler Rechnungseingang: Was sind die Voraussetzungen

Ange­sichts der Sen­sibi­lität und Rele­vanz der im digi­talen Rech­nungs­mana­gement ver­wendeten Daten ist der Schutz vor Daten­verlust von exis­ten­ziel­ler Bedeu­tung. Mit regel­mäßigen Back­ups ist hier ebenso wir­kungs­voll ent­gegen­zu­wirken mit einem intel­ligen­ten Daten- und Zugriffs­schutz, der Unbe­fugten die Ein­sicht, die Bear­bei­tung und damit den Daten­miss­brauch ver­weigert. Darüber hinaus sollte ein digi­tales Rech­nungs­mana­gement die Ände­rungs­his­torie un­ver­änder­bar fest­hal­ten, sodass sich jeder Schritt exakt nach­voll­ziehen lässt.

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Auch ein digi­taler Rech­nungs­eingang muss die An­for­de­rungen des Finanz­amts erfüllen – und das sagt ganz klar: Wenn Unter­nehmen den Rech­nungs­eingang digi­tali­sieren, müssen die Ergeb­nisse revi­sions­sicher sein. Damit scheiden die gängigen PDF-Dateien aus, denn so­wohl die ein­zelnen Dateien als auch die Reihen­folge lässt sich nach­träglich ver­ändern. Damit ein digi­taler Rech­nungs­eingang revi­sions­sicher archi­viert werden kann, müssen in der Regel spe­zielle Pro­gram­me zum Einsatz kommen oder spe­ziali­sierte Dienst­leister ein­ge­bun­den werden. So stellen Unter­nehmen sicher, dass die vom Finanz­amt gefor­derte Zugäng­lich­keit während der vor­geschrie­benen Auf­bewah­rungs­frist gewähr­leistet ist.

Eine kor­rekte elek­tro­nische Archi­vierung von Belegen umfasst wichtige Infor­ma­tionen:

  • die Echt­heit der Her­kunft des Belegs
  • die Unver­sehrt­heit des jewei­ligen Inhaltes
  • die Erkenn­barkeit des Auf­bewah­rungs­zeit­raums
  • die mögliche Nach­ver­fol­gung even­tuell vor­ge­nom­mener Änderungen

Wird ein digi­taler Rech­nungs­eingang ent­sprechend der GoBD ge­spei­chert, dürfen die zu­grunde­liegenden Papier­belege sofort ent­sorgt werden - mit eini­gen Aus­nahmen.

Wichtig: Aufzubewahrende Belege

Dazu zählen bei­spiels­weise nota­riel­le Ur­kunden oder Be­glau­bi­gungen, wenn diese durch einen Präge­stempel und Hef­tung oder ein Siegel gesichert sind sowie Bürg­schafts­erklä­rungen.

Wie lange müssen digitale Rechnungen aufbewahrt werden?

Die gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen variieren je nach Staat:

  • Österreich - mindestens sieben Jahre
  • Deutschland - mindestens sechs oder zehn Jahre

Wichtig: DSGVO-Richtlinien beachten

Enthalten die archivierten Belege personenbezogene Daten, müssen die entsprechenden Regeln der DSGVO eingehalten werden.

Eingangsrechnungen digitalisieren: Welche Möglichkeiten gibt es?

Die Mög­lich­keiten zur Digi­tali­sierung von Ein­gangs­rech­nungen sind viel­fältig. Wenn alle Vor­schrif­ten be­achtet werden, bieten sich fol­gende Op­tionen an:

  • Archivscanner – Soft- und Hardware
  • Beleg­erfassungs­programm – Software
  • Archivierungs-App – Smartphone mit Kamera
  • Scanner – wie zum Beispiel mobile Geräte
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Welche der Va­rian­ten auch zum Ein­satz kommt: Wichtig ist, dass einer­seits ein revi­sions­sicheres Datei-For­mat genutzt wird und anderer­seits die erzeugten Daten intel­ligent ver­waltet werden. Nur so lassen sich die Vor­teile, die ein digi­taler Rech­nungs­eingang er­öffnet, tatsäch­lich richtig aus­schöpfen.