Eingangsrechnungen digitalisieren und Zeit gewinnen Digitaler Rechnungseingangs­workflow

Sie er­leich­tert nämlich einer­seits die Beleg­buchung er­heb­lich. Gleich­zeitig können alle rele­vanten Mit­arbeiter flexibel Zugriff auf die Doku­mente, sodass sich die Daten leicht teilen und intern kom­muni­zieren lassen. Sollte es Rück­fragen geben, lassen sich diese schnell und un­kompli­ziert be­antworten. Im Gegen­satz dazu müssen Papier­rechnungen nämlich zunächst ge­sam­melt, ab­gestem­pelt und an für die Frei­gabe zustän­dige Person über­geben werden. Das heißt, die Buch­haltung muss auf den Rück­lauf warten bevor sie die not­wen­digen Infor­mationen zu­ordnen, die Buchung er­ledigen und den Beleg manuell ab­legen kann. Ins­beson­dere bei kurz­fris­tigen Zahlungs­zielen kann dieses lange Hin und Her pro­ble­matisch werden – ein Skonto für zügi­ges Be­zahlen wird un­realis­tisch.

Und noch eine Be­sonder­heit: Wenn Unter­nehmen ihre Ein­gangs­rech­nungen digi­tali­sieren, lassen sich die Dateien inklu­sive der dazu­gehö­rigen Vor­gangs­daten revi­sions­sicher archi­vieren. Damit wird eine Re­cherche ebenso leichter wie das Ein­halten der gesetz­lich vor­geschrie­benen Auf­bewah­rungs­fristen.

Platzeinsparung

In der analogen Welt müssen die Rechnungsbelege fein säuberlich abgeheftet werden - und das in den unterschiedlichen Stadien der Bearbeitung. Ist das Geschäftsjahr vorüber, werden sie in den Ordnern archiviert. Es liegt auf der Hand, dass dafür vor allem in großen Unternehmen einiges an Platz benötigt wird, der wiederum Geld kostet. Erst nach einer Frist von zehn Jahren ab Ende des jeweiligen Geschäftsjahres dürfen Rechnungen vernichtet werden.

Zeiteinsparung

Sobald Unter­nehmen ihre Ein­gangs­rech­nungen digi­tali­sieren, können die zustän­digen Mitar­beiter direkt auf die so gene­rierten Dateien zu­greifen – und das unab­hängig davon, an welchem Ort sie sta­tio­niert sind. Das spart schon in der Be­ar­bei­tung Zeit, noch mehr bei der Recherche, sollten sich im Nach­hi­nein Fragen er­geben. Selbst die Ver­wal­tung alter Akten bis zu deren Ver­nichtung lässt sich bequem digi­tal erle­digen, das müh­same Wälzen und Bewegen von Akten­ordnern gehört also der Ver­gangen­heit an.

Vorteile zusammen­gefasst

Ein digi­taler Rech­nungs­eingang lässt sich sofort ins System einordnen und weiter­verar­beiten. Digitale Belege lassen sich schnell an Frei­gabe­stellen oder die Buch­haltung ver­senden – inklu­sive der digi­talen Frei­gabe, die sich mit dem Doku­ment ver­knüpfen lässt. Die Ab­läufe werden ver­ständ­lich und trans­parent, denn zustän­dige Mitar­beiter können not­wendige Infor­ma­tionen mit der Rechnung ver­binden und sofort buchen. Es wird nicht nur Pa­pier ein­ge­spart, da ein digi­taler Rech­nungs­eingang nicht mehr aus­zu­drucken ist, sondern vor allem Geld. An­ge­sichts zu­nehmend flexibler und glo­baler Arbeits­modelle gewähr­leistet ein digi­taler Rech­nungs­eingang die Be­arbei­tung auch un­ab­hängig vom Ort des je­wei­ligen Mit­arbei­ters.

Auch ein digi­taler Rech­nungs­eingang muss die An­for­de­rungen des Finanz­amts erfüllen – und das sagt ganz klar: Wenn Unter­nehmen den Rech­nungs­eingang digi­tali­sieren, müssen die Ergeb­nisse revi­sions­sicher sein. Damit scheiden die gängigen PDF-Dateien aus, denn so­wohl die ein­zelnen Dateien als auch die Reihen­folge lässt sich nach­träglich ver­ändern. Damit ein digi­taler Rech­nungs­eingang revi­sions­sicher archi­viert werden kann, müssen in der Regel spe­zielle Pro­gram­me zum Einsatz kommen oder spe­ziali­sierte Dienst­leister ein­ge­bun­den werden. So stellen Unter­nehmen sicher, dass die vom Finanz­amt gefor­derte Zugäng­lich­keit während der vor­geschrie­benen Auf­bewah­rungs­frist gewähr­leistet ist.

Eine kor­rekte elek­tro­nische Archi­vierung von Belegen umfasst wichtige Infor­ma­tionen:

• die Echt­heit der Her­kunft des Belegs
• die Unver­sehrt­heit des jewei­ligen Inhaltes
• die Erkenn­barkeit des Auf­bewah­rungs­zeit­raums
• die mögliche Nach­ver­fol­gung even­tuell vor­ge­nom­mener Änderungen

Wird ein digi­taler Rech­nungs­eingang ent­sprechend der GoBD ge­spei­chert, dürfen die zu­grunde­liegenden Papier­belege sofort ent­sorgt werden - mit eini­gen Aus­nahmen.

Wichtig: Aufzubewahrende Belege

Dazu zählen bei­spiels­weise nota­riel­le Ur­kunden oder Be­glau­bi­gungen, wenn diese durch einen Präge­stempel und Hef­tung oder ein Siegel gesichert sind sowie Bürg­schafts­erklä­rungen.

Welche der Va­rian­ten auch zum Ein­satz kommt: Wichtig ist, dass einer­seits ein revi­sions­sicheres Datei-For­mat genutzt wird und anderer­seits die erzeugten Daten intel­ligent ver­waltet werden. Nur so lassen sich die Vor­teile, die ein digi­taler Rech­nungs­eingang er­öffnet, tatsäch­lich richtig aus­schöpfen.