Eingangsrechnungen digitalisieren? Das sollten Sie wissen
Digitaler Rechnungseingang - wie läuft das ab?
Eingehende Rechnungen müssen erfasst und bearbeitet werden – manuell kostet das nicht nur Zeit, sondern eröffnet auch das Risiko, dass sich Fehler einschleichen. Deutlich effizienter und letztendlich auch kostengünstiger ist ein digitaler Rechnungseingang: Die Eingangsrechnungen werden nicht nur digital registriert, sondern mit Hilfe einer Belegerkennung entsprechend zugeordnet. Diese elektronische Rechnungsverwaltung ist als wichtiger Schritt hin zum papierlosen Büro schon lange auf dem Vormarsch.
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Sie erleichtert nämlich einerseits die Belegbuchung erheblich. Gleichzeitig können alle relevanten Mitarbeiter flexibel Zugriff auf die Dokumente, sodass sich die Daten leicht teilen und intern kommunizieren lassen. Sollte es Rückfragen geben, lassen sich diese schnell und unkompliziert beantworten. Im Gegensatz dazu müssen Papierrechnungen nämlich zunächst gesammelt, abgestempelt und an für die Freigabe zuständige Person übergeben werden. Das heißt, die Buchhaltung muss auf den Rücklauf warten bevor sie die notwendigen Informationen zuordnen, die Buchung erledigen und den Beleg manuell ablegen kann. Insbesondere bei kurzfristigen Zahlungszielen kann dieses lange Hin und Her problematisch werden – ein Skonto für zügiges Bezahlen wird unrealistisch.
Und noch eine Besonderheit: Wenn Unternehmen ihre Eingangsrechnungen digitalisieren, lassen sich die Dateien inklusive der dazugehörigen Vorgangsdaten revisionssicher archivieren. Damit wird eine Recherche ebenso leichter wie das Einhalten der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen.
Eingangsrechnungen digitalisieren: Was sind die Vorteile?
Um die Effekte, die ein digitaler Rechnungseingang mit sich bringt, effektiv ausnutzen zu können, ist nur ein ganz simpler Ablauf einzuhalten:
- Zunächst ist der Rechnungseingang zu digitalisieren – und zwar mit der für das Unternehmen geeigneten Methode
- Anschließend sind die Dateien den jeweiligen Vorgängen zuzuordnen und abzulegen
Ein digitaler Rechnungseingang erfordert also nicht viel Aufwand, sondern eher eine Umstellung im Prozess. Die Auswirkungen sind jedoch interessant, denn Unternehmen können folgende Vorteile generieren:
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Platzeinsparung
In der analogen Welt müssen die Rechnungsbelege fein säuberlich abgeheftet werden - und das in den unterschiedlichen Stadien der Bearbeitung. Ist das Geschäftsjahr vorüber, werden sie in den Ordnern archiviert. Es liegt auf der Hand, dass dafür vor allem in großen Unternehmen einiges an Platz benötigt wird, der wiederum Geld kostet. Erst nach einer Frist von zehn Jahren ab Ende des jeweiligen Geschäftsjahres dürfen Rechnungen vernichtet werden.
Zeiteinsparung
Sobald Unternehmen ihre Eingangsrechnungen digitalisieren, können die zuständigen Mitarbeiter direkt auf die so generierten Dateien zugreifen – und das unabhängig davon, an welchem Ort sie stationiert sind. Das spart schon in der Bearbeitung Zeit, noch mehr bei der Recherche, sollten sich im Nachhinein Fragen ergeben. Selbst die Verwaltung alter Akten bis zu deren Vernichtung lässt sich bequem digital erledigen, das mühsame Wälzen und Bewegen von Aktenordnern gehört also der Vergangenheit an.
Vorteile zusammengefasst
Ein digitaler Rechnungseingang lässt sich sofort ins System einordnen und weiterverarbeiten. Digitale Belege lassen sich schnell an Freigabestellen oder die Buchhaltung versenden – inklusive der digitalen Freigabe, die sich mit dem Dokument verknüpfen lässt. Die Abläufe werden verständlich und transparent, denn zuständige Mitarbeiter können notwendige Informationen mit der Rechnung verbinden und sofort buchen. Es wird nicht nur Papier eingespart, da ein digitaler Rechnungseingang nicht mehr auszudrucken ist, sondern vor allem Geld. Angesichts zunehmend flexibler und globaler Arbeitsmodelle gewährleistet ein digitaler Rechnungseingang die Bearbeitung auch unabhängig vom Ort des jeweiligen Mitarbeiters.
Digitaler Rechnungseingang: Was sind die Voraussetzungen
Angesichts der Sensibilität und Relevanz der im digitalen Rechnungsmanagement verwendeten Daten ist der Schutz vor Datenverlust von existenzieller Bedeutung. Mit regelmäßigen Backups ist hier ebenso wirkungsvoll entgegenzuwirken mit einem intelligenten Daten- und Zugriffsschutz, der Unbefugten die Einsicht, die Bearbeitung und damit den Datenmissbrauch verweigert. Darüber hinaus sollte ein digitales Rechnungsmanagement die Änderungshistorie unveränderbar festhalten, sodass sich jeder Schritt exakt nachvollziehen lässt.
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Auch ein digitaler Rechnungseingang muss die Anforderungen des Finanzamts erfüllen – und das sagt ganz klar: Wenn Unternehmen den Rechnungseingang digitalisieren, müssen die Ergebnisse revisionssicher sein. Damit scheiden die gängigen PDF-Dateien aus, denn sowohl die einzelnen Dateien als auch die Reihenfolge lässt sich nachträglich verändern. Damit ein digitaler Rechnungseingang revisionssicher archiviert werden kann, müssen in der Regel spezielle Programme zum Einsatz kommen oder spezialisierte Dienstleister eingebunden werden. So stellen Unternehmen sicher, dass die vom Finanzamt geforderte Zugänglichkeit während der vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist gewährleistet ist.
Eine korrekte elektronische Archivierung von Belegen umfasst wichtige Informationen:
- die Echtheit der Herkunft des Belegs
- die Unversehrtheit des jeweiligen Inhaltes
- die Erkennbarkeit des Aufbewahrungszeitraums
- die mögliche Nachverfolgung eventuell vorgenommener Änderungen
Wird ein digitaler Rechnungseingang entsprechend der GoBD gespeichert, dürfen die zugrundeliegenden Papierbelege sofort entsorgt werden - mit einigen Ausnahmen.
Wichtig: Aufzubewahrende Belege
Dazu zählen beispielsweise notarielle Urkunden oder Beglaubigungen, wenn diese durch einen Prägestempel und Heftung oder ein Siegel gesichert sind sowie Bürgschaftserklärungen.
Wie lange müssen digitale Rechnungen aufbewahrt werden?
Die gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen variieren je nach Staat:
- Österreich - mindestens sieben Jahre
- Deutschland - mindestens sechs oder zehn Jahre
Wichtig: DSGVO-Richtlinien beachten
Enthalten die archivierten Belege personenbezogene Daten, müssen die entsprechenden Regeln der DSGVO eingehalten werden.
Eingangsrechnungen digitalisieren: Welche Möglichkeiten gibt es?
Die Möglichkeiten zur Digitalisierung von Eingangsrechnungen sind vielfältig. Wenn alle Vorschriften beachtet werden, bieten sich folgende Optionen an:
- Archivscanner – Soft- und Hardware
- Belegerfassungsprogramm – Software
- Archivierungs-App – Smartphone mit Kamera
- Scanner – wie zum Beispiel mobile Geräte
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Welche der Varianten auch zum Einsatz kommt: Wichtig ist, dass einerseits ein revisionssicheres Datei-Format genutzt wird und andererseits die erzeugten Daten intelligent verwaltet werden. Nur so lassen sich die Vorteile, die ein digitaler Rechnungseingang eröffnet, tatsächlich richtig ausschöpfen.