Wissenswertes zu digitalen Personalakten
Was ist eine digitale Personalakte?
In einer digitalen Personalakte auch – elektronische Personalakte genannt – werden alle relevanten Unterlagen gespeichert, die ein Unternehmen zum jeweiligen Mitarbeiter sammelt. Dabei handelt es sich um Informationen zur jeweiligen Person, aber auch zum Arbeitsverhältnis. Darunter fallen insbesondere folgende Daten.
- Personaldaten
- Arbeitsvertrag sowie eventuelle Vertragsänderungen
- steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Dokumente
- Gehaltsentwicklung
- Arbeitszeugnisse, Abmahnungen oder die Kündigung.
Digitale Personalakten tragen auch zur Nachhaltigkeit bei, da sie eine enorme Papierersparnis ermöglichen. Statt lange Papier zu wälzen erhalten Personaler einen vereinfachten, da zentralen, Zugriff auf alle Daten eines Mitarbeiters, die sie gemäß ihrer Befugnis entsprechend anpassen und aktualisieren können. Noch komfortabler gestaltet sich die Nutzung eines Employee Self Service, über den Ihre Angestellten ihre Daten selbstständig pflegen können. Dies spart Zeit und hilft dabei, Mitarbeiterdaten stets topaktuell zu halten.
Welche Daten gehören nicht in die digitale Personalakte?
Informationen, die in die Privatsphäre des Mitarbeiters fallen, gehören nicht in eine digitale Personalakte. Ebenso wenig sollten Krankheitsinformationen oder Gründe für eine Krankheit aufgenommen werden, lediglich die Zeiten einer Arbeitsunfähigkeit dürfen enthalten sein. Wann die Unterlagen entstehen, ist unerheblich. Allein der Inhalt der gespeicherten Dokumente spielt bei der Beurteilung, ob sie aufgenommen werden sollte, eine Rolle.
Was sind die Vorteile einer digitalen Personalakte?
Ist die elektronische Personalakte vollständig in der HR Software integriert, ergeben sich deutliche Vorteile für Ihre Personalverwaltung, da sich die administrativen Prozesse optimieren lassen. Zudem können sich digitale Personalakten positiv auf die Mitarbeiterzufriedenheit auswirken, wenn die Transparenz für Angstellte steigt.
Vereinfachte Suche von Unterlagen
Es sind keine Aktenschränke mehr zu durchwühlen, wenn ein bestimmtes Dokument gesucht wird: Die digitale Personalakte erlaubt das direkte Aufrufen der gewünschten Daten durch eine Suchfunktion. Wer Zugriff hat und Daten bearbeiten darf, lässt sich durch eine Rechtevergabe steuern.
Termine immer im Blick
Da alle Daten digital gehalten werden, lassen sich auch wichtige Termine wie Fristen, Geburtstage und Jubliäen oder Zertifikate und Zulassungen von Mitarbeiter über eine Terminerinnerung im Blick behalten.
Höhere Effizienz in der Personalarbeit
Verträge, Lohnabrechnungen, Zeugnisse, Sachmittel: In einer Personalabteilung werden sämtliche Dokumente gesammelt. Sollten diese aus vorgelagerten Stufen – wie zum Beispiel dem Recruiting stammen – lassen sich die Daten direkt in die elektronische Personalakte übernehmen.
Optimale Qualität der Daten
Vollständige Integration ermöglicht eine optimale Datenqualität. Sollten Sie neben der digitalen Personalakte auch ein Skillmanagement sowie Seminarmanagement zur Mitarbeiterentwicklung einsetzen, werden erlangte Skills und Zertifikate aus Seminaren und Fortbildungen direkt in die digitale Personalakte übernommen.
Mitarbeitermotivation durch Einbindung
Sollten Sie sich dafür entscheiden, Ihre Mitarbeiter in Form des Employee Self Services (ESS) in die Bearbeitung Ihrer Daten miteinzubeziehen, kann dies einen positiven Effekt auf die Motiviation und somit die Zufriedenheit der Angestellten haben, da die Transparenz im Unternehmen steigt.
Werden elektronische Personalakten zum Standard?
Die Digitalisierung nimmt an Tempo auf und immer mehr Unternehmen beziehen die elektronische Mitarbeiter in ihre Digitalisierungsstrategie ein. Neben den Vorteilen in Bezug auf Datenqualität und -verfügbarkeit ist auch der mobile Zugriff ein großer Vorteil für viele Unternehmen, die dezentrales Arbeiten fördern.
Was sind besondere Vorteile digitaler Akten in eGECKO?
Als vollintegrierte kaufmännische Software bietet eGECKO neben der digitalen Personalakte wichtige Komponenten, die die Zusammenarbeit in Ihrem Personalteam noch effektiver werden lässt. Neben der Einsicht der Verdienstnachweise aus der Gehalts- und Lohnabrechnung können auch unkompliziert Schachmittel aus der Anlagenbuchhaltung in der digitalen Personalakte verwaltet werden. Die Möglichkeiten sind umfangreich und optimieren die Zusammenarbeit abteilungsübergreifend.
Welche Daten gehören in eine digitale Personalakte?
In einer digitalen Personalakte sollten alle Daten zum Arbeitsverhältnis hinterlegt werden. Dies umfasst den Arbeitsvertrag inklusive Anlagen und Änderungen, Bewertungen, Protokolle der Personalentwicklungsgespräche, Abmahnungen, Zertifikate, interner und externer Schriftverkehr, Krankheits- und Urlaubstage.
Was muss hinsichtlich Datenschutz beachtet werden?
Naturgemäß müssen für die ausgesprochen sensiblen Informationen, die in einer Personalakte gespeichert werden, allerhöchste Anforderungen an den Datenschutz erfüllt werden. Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) hat die Bedeutung der personenbezogenen Daten noch einmal deutlich unterstrichen. Auch in dieser Hinsicht bietet die digitale Personalakte einige Vorteile.
Werden die Personalakten digitalisiert, lassen sich digital festgehaltenen Daten im Vergleich zu den in Aktenschränken aufbewahrten Papierakten auch leichter schützen. Hier kommt das Rechtesystem ins Spiel, mit dem sich für verschiedene Mitarbeiter unterschiedliche Zugriffsrechte auf die Personaldaten definieren lassen. Das Ziel: Die Dateneinsicht sollte so gering wie möglich, aber eben auch so weit wie nötig gewährt werden.
Wie sind die Aufbewahrungsfristen von digitalen Personalakten?
Wie lange die Personaldaten gespeichert werden müssen, ist in der Regel im Tarif- oder Handelsrecht festgelegt. Allerdings können sich auch andere Fristen ergeben, beispielsweise aus betrieblichen Belangen, steuerrechtlichen Fragen, gesundheitsrechtlicher Perspektive oder Vorgaben des Sozialrechts. Im Vergleich zu den Papierakten ist es jedoch überhaupt kein Problem, eine digitale Personalakte fachgerecht und sicher zu archivieren.
So stehen im Bedarfsfall auch nach Beendigung eines Arbeitsverhältnisses noch alle Informationen zur Verfügung. Das ist umso wichtiger, als dass auch ausgeschiedene Mitarbeiter einen Anspruch auf Einblick in die Personalakte hat, um beispielsweise unrichtige Angaben korrigieren oder löschen zu lassen.