Zur Hauptnavigation springenZum Hauptinhalt springenZur Fußzeile springen

Alle Mitarbeiterdaten an einem Ort Die digitale Personalakte

Alle Daten auf einen Blick und jederzeit ver­fügbar. Mit der digitalen Personalakte verwalten Sie Ihre Mitarbeiterdaten und -dokumente elek­tronisch und effizient - wann Sie wollen, wo Sie wollen. 

Optimale Datenqualität durch eine zentrale Datenbasis

In der digitalen Personalakte speichern Sie alle Basisdaten eines Mit­arbeiters wie Name, An­schrift, Kontaktdaten und per­sönliche Daten. Selbst ein Portraitfoto oder Biometriedaten – z. B. für die erleichterte Bereitstellung von Berufs­kleidung – lassen sich elektronisch hinter­legen und sparen Ihnen langwierges Suchen.  

Erinnerungsfunktion für wichtige Termine

eGECKO behält wichtige Termine für Sie im Blick. Sei es ein runder Geburts­tag, ein Jubiläum oder das Ende eines Arbeits­vertrags: Über die Er­innerungs­funktion macht Sie eGECKO darauf aufmerk­sam, damit Ihnen nie wieder Wichtiges entgeht. 

Durchgängiges Rechtekonzept für hohe Sicherheit

Auf Basis eines durchgängigen Rechtekonzepts entscheiden Sie, wer digitale Personalakten einsehen sowie Änderung vornehmen oder beantragen kann. Darüber hinaus können Sie Ihre Mitarbeiter im Zuge des Employee Self Service berechtigen, persönliche Daten direkt selbst zu aktualisieren – während Sie Änderungen nur noch bestätigen.

Übersichtliche Sachmittelverwaltung

In der digitalen Personalakte lässt sich elektronisch erfassen, welche Sach­mittel ein Mitarbeiter besitzt, in welchem Zustand sich diese befinden und was eventuell zurückgegeben werden muss. Definieren Sie hierzu einfach die Sach­mittel – beispielsweise PKW – und versehen diese mit Status wie erhalten oder zurückgegeben. 

Alle Abteilungen im Flow: Zum Vorteil für alle

eGECKO sorgt für Durchgängigkeit im gesamten Unternehmen. Manuelle Prozesse werden zu digitalen Worflows, wodurch Ihre Mitarbeiter von mühseliger Routine befreit werden und effektiver zusammenarbeiten können als je zuvor.  

Weitere Funktionen im HR-Workflow

Endlich durchgängige Workflows im HR und darüber hinaus. Mit eGECKO arbeiten alle Teams so zusammen, wie es sein sollte.  

Recruiting

Einfaches Erstellen und Posting von Jobs auf den wich­tigsten Karriere­portalen. 

Bewerber­management

Automatischer Bewerbungs­eingang für ein rei­bungs­loses Bewerber­manage­ment.  

Onboarding

Smarte Workflows geben Ihren neuen Kollegen ein optimales Einstiegserlebnis.   

Employee Self Service

Bessere Datenqualität, mehr Tranpsarenz und zuriedene Mitarbeiter dank ESS. 

Unsere HR Lösung mit digitaler Personalakte

Die digitale Personalakte ist ein Bestandteil des Personal­informa­tions­systems unserer voll­inte­grierten Personal­software, die Ihnen mit durch­gängigen Workflows wertvolle Zeit für wichtige Persona­larbeit schenkt!

Wissenswertes zu digitalen Personalakten

Was ist eine digitale Personalakte?

In einer digitalen Personalakte auch – elek­tronische Personalakte genannt – werden alle relevanten Unter­lagen gespeichert, die ein Unter­nehmen zum jeweiligen Mitarbeiter sammelt. Dabei handelt es sich um Informationen zur jeweiligen Person, aber auch zum Arbeitsverhältnis. Darunter fallen insbesondere folgende Daten.  

Mehr lesen
  • Personaldaten
  • Arbeitsvertrag sowie eventuelle Vertragsänderungen
  • steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Dokumente
  • Gehaltsentwicklung
  • Arbeitszeugnisse, Abmahnungen oder die Kündigung.

Digitale Personalakten tragen auch zur Nach­haltig­keit bei, da sie eine enorme Papier­ersparnis ermöglichen. Statt lange Papier zu wälzen erhalten Personaler einen vereinfachten, da zentralen, Zugriff auf alle Daten eines Mitarbeiters, die sie gemäß ihrer Befugnis entsprechend anpassen und aktualisieren können. Noch komfortabler gestaltet sich die Nutzung eines Employee Self Service, über den Ihre Angestellten ihre Daten selbstständig pflegen können. Dies spart Zeit und hilft dabei, Mitarbeiterdaten stets topaktuell zu halten. 

Welche Daten gehören nicht in die digitale Personalakte?

Informationen, die in die Privatsphäre des Mit­arbeiters fallen, gehören nicht in eine digitale Personalakte. Ebenso wenig sollten Krankheits­infor­mationen oder Gründe für eine Krankheit aufgenommen werden, lediglich die Zeiten einer Arbeits­un­fähigkeit dürfen enthalten sein. Wann die Unter­lagen entstehen, ist uner­heblich. Allein der Inhalt der ge­speicherten Doku­mente spielt bei der Be­urteilung, ob sie auf­genommen werden sollte, eine Rolle.

Was sind die Vorteile einer digitalen Personalakte?

Ist die elektronische Personalakte vollständig in der HR Software integriert, ergeben sich deutliche Vorteile für Ihre Personalverwaltung, da sich die administrativen Prozesse optimieren lassen. Zudem können sich digitale Personalakten positiv auf die Mitarbeiterzufriedenheit auswirken, wenn die Transparenz für Angstellte steigt.  

Mehr lesen

Vereinfachte Suche von Unterlagen

Es sind keine Aktenschränke mehr zu durchwühlen, wenn ein bestimmtes Dokument gesucht wird: Die digitale Personalakte erlaubt das direkte Aufrufen der gewünschten Daten durch eine Suchfunktion. Wer Zugriff hat und Daten bearbeiten darf, lässt sich durch eine Rechtevergabe steuern.

Termine immer im Blick

Da alle Daten digital gehalten werden, lassen sich auch wichtige Termine wie Fristen, Geburtstage und Jubliäen oder Zertifikate und Zulassungen von Mitarbeiter über eine Terminerinnerung im Blick behalten. 

Höhere Effizienz in der Personalarbeit

Verträge, Lohnabrechnungen, Zeugnisse, Sachmittel: In einer Personalabteilung werden sämtliche Dokumente gesammelt. Sollten diese aus vorgelagerten Stufen – wie zum Beispiel dem Recruiting stammen – lassen sich die Daten direkt in die elektronische Personalakte übernehmen.  

Optimale Qualität der Daten

Vollständige Integration ermöglicht eine optimale Datenqualität. Sollten Sie neben der digitalen Personalakte auch ein Skillmanagement sowie Seminar­management zur Mitarbeiter­entwicklung einsetzen, werden erlangte Skills und Zertifikate aus Seminaren und Fortbildungen direkt in die digitale Personalakte übernommen. 

Mitarbeitermotivation durch Einbindung

Sollten Sie sich dafür entscheiden, Ihre Mitarbeiter in Form des Employee Self Services (ESS) in die Bearbeitung Ihrer Daten miteinzubeziehen, kann dies einen positiven Effekt auf die Motiviation und somit die Zufriedenheit der Angestellten haben, da die Transparenz im Unternehmen steigt. 

Werden elektronische Personalakten zum Standard?

Die Digitalisierung nimmt an Tempo auf und immer mehr Unternehmen beziehen die elektronische Mitarbeiter in ihre Digitalisierungs­strategie ein. Neben den Vorteilen in Bezug auf Datenqualität und -verfügbarkeit ist auch der mobile Zugriff ein großer Vorteil für viele Unternehmen, die dezentrales Arbeiten fördern. 

Was sind besondere Vorteile digitaler Akten in eGECKO?

Als vollintegrierte kaufmännische Software bietet eGECKO neben der digitalen Personal­akte wichtige Komponenten, die die Zusammen­arbeit in Ihrem Personal­team noch effektiver werden lässt. Neben der Einsicht der Verdienstnachweise aus der Gehalts- und Lohnabrechnung können auch unkompliziert Schachmittel aus der Anlagenbuchhaltung in der digitalen Personal­akte verwaltet werden. Die Möglich­keiten sind umfangreich und optimieren die Zusammen­arbeit abteilungsübergreifend. 

Welche Daten gehören in eine digitale Personalakte?

In einer digitalen Personalakte sollten alle Daten zum Arbeitsverhältnis hinterlegt werden. Dies umfasst den Arbeitsvertrag inklusive Anlagen und Änder­ungen, Bewertungen, Protokolle der Personal­entwicklungs­gespräche, Abmahnungen, Zertifikate, interner und externer Schriftverkehr, Krankheits- und Urlaubstage. 

Was muss hinsichtlich Datenschutz beachtet werden?

Naturgemäß müssen für die ausgesprochen sensiblen Informationen, die in einer Personalakte gespeichert werden, allerhöchste Anforderungen an den Datenschutz erfüllt werden. Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) hat die Bedeutung der personen­bezogenen Daten noch einmal deutlich unterstrichen. Auch in dieser Hinsicht bietet die digitale Personal­akte einige Vorteile.

Mehr lesen

Werden die Personal­akten digi­talisiert, lassen sich digital fest­gehaltenen Daten im Vergleich zu den in Aktenschränken aufbewahrten Papierakten auch leichter schützen. Hier kommt das Rechtesystem ins Spiel, mit dem sich für verschiedene Mitarbeiter unterschiedliche Zugriffsrechte auf die Personaldaten definieren lassen. Das Ziel: Die Dateneinsicht sollte so gering wie möglich, aber eben auch so weit wie nötig gewährt werden.

Wie sind die Aufbewahrungsfristen von digitalen Personalakten?

Wie lange die Personaldaten gespeichert werden müssen, ist in der Regel im Tarif- oder Handels­recht festgelegt. Allerdings können sich auch andere Fristen ergeben, beispielsweise aus betrieblichen Belangen, steuer­rechtlichen Fragen, gesund­heits­rechtlicher Perspektive oder Vorgaben des Sozialrechts. Im Vergleich zu den Papierakten ist es jedoch überhaupt kein Problem, eine digitale Personalakte fachgerecht und sicher zu archivieren.

Mehr lesen

So stehen im Bedarfs­fall auch nach Be­endigung eines Arbeits­verhältnisses noch alle Informationen zur Verfügung. Das ist umso wichtiger, als dass auch ausge­schiedene Mitarbeiter einen Anspruch auf Einblick in die Personalakte hat, um bei­spiels­weise unrichtige An­gaben korrigieren oder löschen zu lassen.