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Endlich ohne Schnittstellen: Trigema setzt auf digitale Zeiterfassung inklusive Payroll
Vom Papier ins Digitale: Kaufmännische Revolution bei der AWO Karlsruhe
Erfolgreiche Ablösung des Altsystems und mehr Freiheit im Arbeitsalltag bei LOWA
eGECKO digitalisiert kaufmännische Prozesse bei Alfons Haar

Demo-Tour durch die Software

Employee Self Service direkt ausprobieren

Erleben Sie, wie einfach digitale Lohnnachweise in eGECKO funktionieren.

Ihre Vorteile mit dem eGECKO Employee Self Service auf einen Blick

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Vollintegrierte Lösung: Alle Mitarbeiterportal-Prozesse sind direkt mit der Business Logik aus eGECKO verknüpft – ohne Medienbrüche, doppelte Erfassungen oder separate Systeme.

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Rund um die Uhr & ortsunabhängig: Mitarbeiter können rund um die Uhr auf das ESS zugreifen. Ob im Büro, im Home Office oder unterwegs, wichtige Personalprozesse sind damit nicht mehr an Bürozeiten gebunden.

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Weniger Verwaltungsaufwand: Routineaufgaben wie Dateneingaben und Anfragen werden direkt von den Mitarbeitern erledigt. HR-Teams gewinnen Zeit für strategische Themen und werden spürbar entlastet.

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Kosteneinsparungen: Digitale Abläufe senken Druck-, Versand- und Archivkosten und minimieren Fehler und Nacharbeit durch umfängliche Automatisierung.

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Hohe Datenqualität & Datensicherheit: Durch selbst gepflegte Stammdaten sind Informationen stets aktuell. Zugleich wird durch das Rollen- und Rechtesysteme der Zugriff auf sensible Daten geschützt.

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Intuitive Bedienung: Das Mitarbeiterportal ist besonders benutzerfreundlich gestaltet. Alle Mitarbeiter finden sich schnell zurecht – Schulungsaufwand und Anfragen werden so für ihre HR-Abteilung minimiert.

Moderne HR-Services ohne Papierkram

Digitale Lohnnachweise & Gehaltsdokumente effizient bereitstellen

Die digitale Bereitstellung von Lohn- und Gehaltsdoku­menten spart Zeit und Kosten, entlastet die HR-Abteilung und erfüllt gleichzeitig aktuelle gesetzliche Vorgaben. Mitarbeitende erhalten jederzeit sicheren Zugriff auf ihre Unterlagen – ohne Papier, ohne Wartezeit.

ESS-Lohn-Gehalt

Durchgängige Digitalisierung

Gedruckte Lohnzettel gehören der Vergangenheit an. Lohn- und Gehaltsnachweise sowie weitere Dokumente wie Lohnsteuerbescheinigungen oder Sozialversicherungsnachweise stehen den Mitarbeitenden sofort nach der Erstellung direkt im ESS-Portal zur Verfügung. Alles jederzeit abrufbar und auf Wunsch auch als PDF speicherbar.

Automatisiert & vertraulich

Für die Personalabteilung entfallen Druck, Kuvertierung und Versand. Die Zustellung erfolgt automatisch und DSGVO-konform und vertraulich. Das schafft Sicherheit und entlastet die HR-Verwaltung.

Zentral & jederzeit verfügbar

Alle Gehaltsdokumente werden im Archiv gespeichert. Mitarbeitende können ihre Unterlagen bei Bedarf schnell finden, herunterladen und verwenden – z. B. für Steuererklärungen oder Behörden.

Rechtssicher & zukunftsfähig

Mit der digitalen Bereitstellung erfüllen Sie aktuelle gesetzliche Vorgaben zur elektronischen Entgeltabrechnung effizient, compliant und ohne Zusatzaufwand.

ESS-DPA-Infoboard

Ihre Inhalte, Ihre Struktur & Ihre Kommunikation

Digitale Personalakte & Infoboard

Alle Mitarbeiterdokumente auf einen Klick verfügbar:
Die digitale Personalakte ersetzt umständliche Ordner, Papierablagen und manuelle Abläufe. Sämtliche Unterlagen – von Arbeitsverträgen über Zeugnisse bis hin zu Sachmittel- oder Weiterbildungsnachweisen – werden zentral und sicher digital archiviert.

Mitarbeitende haben jederzeit Zugriff auf ihre persönlichen Dokumente – schnell, übersichtlich und ohne langes Suchen.

Ein besonderes Highlight: Die eGECKO Personalakte ist hochgradig anpassbar. Dokumente lassen sich frei definierbaren Kategorien zuordnen, und unterschiedliche Mitarbeitergruppen können individuell strukturierte Aktenansichten erhalten. So passt sich die Lösung Ihrer Unternehmensstruktur an – und nicht umgekehrt.

Interne Kommunikation leicht gemacht: Das Infoboard ergänzt die digitale Personalakte und erweitert sie um eine weitere Kommuni­kationsebene.

Was in der digitalen Personalakte individuell abgelegt wird, lässt sich über das Infoboard zielgerichtet an ganze Organisationseinheiten oder frei definierte Mitarbeitergruppen kommunizieren – direkt im Mitarbeiter­portal.


Ob neue Richtlinien, interne Veranstaltungen, Mitteilungen des Betriebsrats oder anstehende Fristen: Über das eGECKO Infoboard erreichen Sie Ihre Mitarbeitenden zuverlässig und ohne Umwege. Relevante Inhalte werden genau dort bereitgestellt, wo sie gebraucht werden, integriert in die tägliche Arbeitsumgebung. So lassen sich Rückfragen vermeiden, Prozesse effizient gestalten und Missverständnisse reduzieren. Ihre Mitarbeitenden behalten jederzeit den Überblick über aktuelle Informationen. Gleichzeitig stärken Sie die Transparenz, verbessern den Informationsfluss und fördern das Zugehörigkeitsgefühl im Unternehmen.
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Zeitmanagement, das sich dem Arbeitsalltag anpasst

Zeiterfassung und Urlaubsplanung

Arbeitszeiten einfach erfassen – gesetzeskonform und flexibel:
Mit dem Employee Self Service wird die Arbeitszeiterfassung intuitiv, effizient und rechtssicher. Mitarbeitende buchen ihre Anwesenheitszeiten selbstständig – über den Browser am PC, mobil per App oder auf Wunsch über angebundene Terminals. Die Erfassung erfolgt endgerätunabhängig und entspricht den aktuellen Anforderungen des EuGH- und des BAG-Urteils zur verpflichtenden Arbeitszeiterfassung. Ob Kernarbeitszeit, Gleitzeit oder Schichtbetrieb: Alle Arbeitsstunden, Pausen und Überstunden werden lückenlos digital dokumentiert und dem Mitarbeiter transparent angezeigt.

Urlaubsplanung effizient und nachvollziehbar gestalten:
Mitarbeiter sehen auf einen Blick neben ihren geleisteten Stunden auch Resturlaubstage, Gleitzeitkonten und Überstundenstände. Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement ist direkt integriert: Urlaubsanträge lassen sich online stellen, woraufhin die zuständigen Personalverantwortlichen automatisch benachrichtigt werden. Genehmigte Abwesenheiten trägt das System selbstständig in den Kalender ein, sodass alle Beteiligten informiert sind. Durch die automatisierte Verarbeitung fließen Arbeitszeiten und Urlaube direkt in die Lohnabrechnung ein – manuelle Übertragungen entfallen. Insgesamt schafft das digitale Zeit- und Abwesenheitsmanagement klare Verhältnisse: geregelte Arbeitszeiten, transparente Urlaubsplanung und jederzeit aktuelle Zeitkonten für Mitarbeiter und HR.
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ESS-Rechnungspruefung

Transparente Freigabeprozesse für jede Abteilung

Digitale Rechnungsprüfung

Eingangsrechnungen im Team bearbeiten – schnell und papierlos:
eGECKO erweitert den Self Service Ansatz auch auf die Rechnungsprüfung. Mitarbeiter mit entsprechender Berechtigung (z. B. Abteilungsleiter oder Projektverantwortliche) können ihnen zugewiesene Eingangsrechnungen digital prüfen und freigeben, ohne sich ins Finanzsystem einarbeiten zu müssen. Das Mitarbeiterportal wird so auch zur zentralen Anlaufstelle für interdisziplinäre Workflows zwischen Fachabteilung und Buchhaltung.

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Benutzerfreundlichkeit: Mitarbeitende können Rech­nungen direkt im eGECKO ESS prüfen und freigeben, was den Prozess intuitiv und effizient gestaltet.

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Nahtlose Integration: Die Rechnungsprüfung ist voll­ständig in die eGECKO Finance Suite integriert, wodurch Medienbrüche und doppelte Datenerfassungen vermieden werden.

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Transparente Workflows: Der Prüfstatus von Rechnungen ist jederzeit einsehbar, was die Nachverfolgung erleichtert und die Kommunikation zwischen Abteilungen verbessert.

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Mobilität: Dank des browserbasierten Zugriffs können Rechnungen Endgerät unabhängig geprüft und freige­geben werden, was die Flexibilität erhöht.

revisionssicher

Revisionssicherheit: Alle Prüfungen und Freigaben werden dokumentiert, was die Einhaltung gesetzlicher Anforder­ungen unterstützt.

skalierbar

Skalierbarkeit: Die Lösung ist für Unternehmen jeder Größe geeignet und die Freigabeprozesse lassen sind individuell an ihre Unternehmensprozesse anpassen.

Smart erfassen – mobil, intuitiv und regelkonform

Reise- und Belegmanagement

Mit dem Employee Self Service digitalisieren Sie den gesamten Ablauf rund um Dienstreisen und Auslagenerstattungen. Ob Reisekosten, Bewirtungsbelege oder spontane Ausgaben bei Kundenterminen, internen Veranstaltungen oder Betriebsaktivitäten – alle Belege lassen sich einfach per Scan, Foto oder Upload erfassen.

Die KI-basierter Belegerkennung analysiert die Dokumente automatisch, füllt relevante Felder intelligent vor und berücksichtigt interne Richtlinien, Pauschalen sowie Fremdwährungen. So erfassen Mitarbeitende ihre Ausgaben schnell, mobil und fehlerfrei – direkt dem jeweiligen Vorgang zugeordnet.

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Nicht nur Reisen, auch einzelne Auslagen ohne direkten Reisebezug lassen sich im Mitarbeiterportal komfortabel erfassen und einreichen. Alle Belege fließen automatisiert in Buchhaltung, Kostenrechnung oder Lohnabrechnung ein – für flexible Erstattungen und durchgängige Prozesse. Die Verwaltung behält jederzeit den Überblick, Mitarbeitende erhalten ihr Geld schnell zurück.

Das Ergebnis: Ein transparenter, KI-unterstützter Workflow, der Papierberge ersetzt und sowohl Mitarbeitende als auch die Verwaltung nachhaltig entlastet.

Stammdaten einfach selbst pflegen

Personaldatenverwaltung

In dem Employee Self Service Portal können Mitarbeitende persönliche Daten wie Adresse, Bankverbindung oder Familienstand selbstständig aktualisieren – schnell und sicher. Bei sensiblen Angaben greift ein optionaler Freigabeprozess durch HR. So bleibt die Stammdatenqualität hoch und Ihre Verwaltung wird entlastet. Alle Änderungen werden automatisch in der zentralen eGECKO-Datenbank übernommen, stehen sofort in allen verbundenen Modulen zur Verfügung – und sind selbstverständlich vollständig protokolliert und jederzeit nachvollziehbar.

ESS-Daten

Employee Self Service im HR-Workflow

Zusammenarbeit wie sie sein sollte: Durchgängige Workflows im Team und darüber hinaus, frei von Schnittstellen und Medienbrüchen. 

Digitale Personalakte

Digitale Daten­haltung statt Akten­ordner XY: Mit digitalen Personal­akten behalten Sie alles im Griff. 

Digitale Personalakte

Recruiting

One-Click Recruiting statt Medien­gestaltung: So funk­tioniert moderne Stellen­aus­schreibung! 

Recruiting Software

Bewerber­­management

Schnelle Reaktions­zeiten und höchste Trans­parenz machen den Recruiter und Bewerber glücklich. 

Employee Self Service

Onboarding

Zufrieden ab Tag 1 dank smarten Work­flows im On­boarding.    

Onboarding

Wissenswertes zum Employer Self Service

Was bedeutet Employee Self Service?

Wörtlich übersetzt bedeutet Employee Self Service (ESS) Selbstbedienung für die Belegschaft, was zunächst widersprüchlich klingt. Gemeint ist damit, dass Mitarbeiter über ein Mitarbeiterportal eine Vielzahl arbeits- und personalbezogener Aufgaben in eigener Regie erledigen. Dieser Mitarbeiter Self Service spart dem Personalwesen bzw. Management nicht nur Zeit, sondern verbessert die Motivation und unter dem Strich die Effizienz.

Wie funktioniert ein Employee Self Service?

Ein Employee Self Service Portal ist eine webbasierte Anwendung, die es der Belegschaft eines Unternehmens ermöglicht, verschiedenste Aufgaben, für die sonst das Personalwesen oder direkt das Management zuständig wären, selbst zu erledigen. Die Voraussetzung dafür ist, dass nicht nur Personalsachbearbeiter Zugriff auf ein solches Portal haben, sondern jeder Mitarbeitende vorher klar definierte Zugriffsrechte auf seine digitale Personalakte erhält.

Der Zugriff kann dann auch Remote über mobile Endgeräte erfolgen. Für  den Mit­arbeiter ergibt sich der Vorteil, dass diese nun ihre Gehalts- oder Lohn­abrech­nung sowie Informa­tionen zu relevanten Sozial­leistungen oder Termin­pläne einsehen können oder auch ihre persönlichen Daten aktuali­sieren und weitere Funktionen nutzen können.

Was sind die Vorteile eines Employee Self Service?

Entlastung von HR-Mitarbeitern

Erfassung der Personal­daten, Abwesen­heits­meldungen wegen Urlaub oder Krankheit sowie Reise­kosten­abrech­nungen, aber auch Konto­änderungen: Eine Personal­verwaltungs­software enthält eine ganze Anzahl sinn­voller Funk­tionen, die bislang ausschließlich von den HR-Mitarbeitenden genutzt werden konnten. Mit­arbeiter Self Service bedeutet nun, dass die Beleg­schaft eines Unter­nehmens ihre Personal­angelegen­heiten eigen­verantwortlich regeln.

Eigenverantwortung und Prozessbeschleunigung


Ein Employee Self Service kann dazu führen, dass die Eigen­verant­wortung der Mit­arbeiter steigt. Ange­stellte erhalten über ein Mit­arbeiter­portal die not­wendigen Zugriffs­rechte, um ihre persönlichen Daten in der HR Software zu pflegen. Sobald sich zum Beispiel eine Arbeits­unfähig­keit abzeichnet, können die Betroffenen die vom Arbeit­geber benötigten Informationen direkt ins System eingeben. Die zuständigen Führungs­kräfte erfahren also ebenso umgehend wie die Buch­haltung, dass zum einen bei Bedarf ein Ersatz organisiert werden und zum anderen die Lohn- und Gehalts­abrech­nung entsprechend angepasst werden muss. Hier liegt eine der größten Stärken des Employee Self Service: Das System lässt sich jederzeit und von überall bedienen. Die Bürozeiten der Personal­abteilung spielen also keine Rolle. Mit­arbeitende und Administratoren können sich 24/7 einloggen, um Daten und Informa­tionen einzusehen, aber eben auch einzugeben.

Was sind die Voraussetzungen für ESS?

Angesichts der Tatsache, dass sensible personenbezogene Daten verarbeitet werden, sollten Unternehmen einige notwendige Voraussetzungen für einen funktionierenden Employee Self Service beachten: Grundlage ist in jedem Fall eine professionelle Personalsoftware. Diese sollte nicht nur einfach zu handhaben sein, sodass sich alle relevanten Funktionen selbst erklären und Mitarbeitende sich schnell zurechtfinden, sondern auch die berechtigt hohen Ansprüche in Bezug auf Datensicherheit und -schutz erfüllen.

Ebenso wichtig ist das ausgeklügelte Rechte­system, das den Mit­arbeitenden einen Zugriff auf bestimmte Bereiche des HR-Systems erlaubt und andere zuverlässig verweigert. Nur so lässt sich gewähr­leisten, dass der Employee Self Service seine Wirkung tatsächlich entfalten und nicht missbraucht werden kann.

Vollintegrierter ESS in eGECKO

Eine smarte Software präsentiert sich im Bestfall als Komplettlösung, die sämtliche Prozesse einer Personalabteilung abbildet, angefangen bei der Lohnabrechnung und Personaleinsatzplanung bis hin zu Zeitwirtschaft, dem Bewerbermanagement und der Reisekostenabrechnung.

Zur Einbindung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter steht eine sinnvolle ESS-Funktionalität zur Verfügung: Über z. B. eine mobile App kann die Belegschaft relevante Daten, aber eben auch Belege erfassen und direkt an die zuständige Abrechnungsstelle übermitteln. Dort werden die Unterlagen geprüft und letztendlich weiterverarbeitet.

Selbst die Zeiterfassung lässt sich so bewerkstelligen, alternativ können die Mitarbeitenden Terminals nutzen, um eigenständig und unkompliziert die entsprechenden Informationen einzugeben. Sachbearbeiter können jederzeit die relevanten Zeiten der Mitarbeiter im betreffenden Unternehmensbereich einsehen, aber auch Daten erfassen und ergänzen. Weitere sinnvolle Funktionen unterstützen die anstehenden Verarbeitungsprozesse. Darüber hinaus erleichtert eine Übersicht zu allen Buchungen der Mitarbeiter den permanenten Überblick und die effektive Kontrolle der Zeitbuchungen, Abwesenheitszeiten und Zeitkonten.

Damit wird das Potenzial des Employee Self Service ausgeschöpft: Einerseits werden die Mitarbeiter dazu animiert, sich selbst einzubringen und Verantwortung zu übernehmen, andererseits behalten die zuständigen Stellen den wichtigen Überblick zur aktuellen Personalsituation in den verschiedenen Bereichen eines Unternehmens. Sie können also bei Bedarf schnell reagieren und sich abzeichnenden Entwicklungen gezielt gegensteuern.

Dieses schnittstellenfreie, reibungslose Zusammenspiel bildet den größten Vorteil einer vollintegrierten Business Software.  

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In einem persönlichen Beratungsgespräch finden wir gemeinsam eine Lösung, die optimal auf Ihre Heraus­forde­rungen abgestimmt ist.

Ihre Vorteile auf einen Blick:

  • Tiefgehende Bedarfsanalyse
  • Detaillierter Einblick in Produktfeatures
  • Möglichkeiten zur Implementierung & Nutzung