Wissenswertes zum Employer Self Service
Was bedeutet Employee Self Service?
Wörtlich übersetzt bedeutet Employee Self Service (ESS) Selbstbedienung für die Belegschaft, was zunächst widersprüchlich klingt. Gemeint ist damit, dass Mitarbeiter über ein Mitarbeiterportal eine Vielzahl arbeits- und personalbezogener Aufgaben in eigener Regie erledigen. Dieser Mitarbeiter Self Service spart dem Personalwesen bzw. Management nicht nur Zeit, sondern verbessert die Motivation und unter dem Strich die Effizienz.
Wie funktioniert ein Employee Self Service?
Ein Employee Self Service Portal ist eine webbasierte Anwendung, die es der Belegschaft eines Unternehmens ermöglicht, verschiedenste Aufgaben, für die sonst das Personalwesen oder direkt das Management zuständig wären, selbst zu erledigen. Die Voraussetzung dafür ist, dass nicht nur Personalsachbearbeiter Zugriff auf ein solches Portal haben, sondern jeder Mitarbeitende vorher klar definierte Zugriffsrechte auf seine digitale Personalakte erhält.
Der Zugriff kann dann auch Remote über mobile Endgeräte erfolgen. Für den Mitarbeiter ergibt sich der Vorteil, dass diese nun ihre Gehalts- oder Lohnabrechnung sowie Informationen zu relevanten Sozialleistungen oder Terminpläne einsehen können oder auch ihre persönlichen Daten aktualisieren und weitere Funktionen nutzen können.
Was sind die Vorteile eines Employee Self Service?
Entlastung von HR-Mitarbeitern
Erfassung der Personaldaten, Abwesenheitsmeldungen wegen Urlaub oder Krankheit sowie Reisekostenabrechnungen, aber auch Kontoänderungen: Eine Personalverwaltungssoftware enthält eine ganze Anzahl sinnvoller Funktionen, die bislang ausschließlich von den HR-Mitarbeitenden genutzt werden konnten. Mitarbeiter Self Service bedeutet nun, dass die Belegschaft eines Unternehmens ihre Personalangelegenheiten eigenverantwortlich regeln.
Eigenverantwortung und Prozessbeschleunigung
Ein Employee Self Service kann dazu führen, dass die Eigenverantwortung der Mitarbeiter steigt. Angestellte erhalten über ein Mitarbeiterportal die notwendigen Zugriffsrechte, um ihre persönlichen Daten in der HR Software zu pflegen. Sobald sich zum Beispiel eine Arbeitsunfähigkeit abzeichnet, können die Betroffenen die vom Arbeitgeber benötigten Informationen direkt ins System eingeben. Die zuständigen Führungskräfte erfahren also ebenso umgehend wie die Buchhaltung, dass zum einen bei Bedarf ein Ersatz organisiert werden und zum anderen die Lohn- und Gehaltsabrechnung entsprechend angepasst werden muss. Hier liegt eine der größten Stärken des Employee Self Service: Das System lässt sich jederzeit und von überall bedienen. Die Bürozeiten der Personalabteilung spielen also keine Rolle. Mitarbeitende und Administratoren können sich 24/7 einloggen, um Daten und Informationen einzusehen, aber eben auch einzugeben.
Was sind die Voraussetzungen für ESS?
Angesichts der Tatsache, dass sensible personenbezogene Daten verarbeitet werden, sollten Unternehmen einige notwendige Voraussetzungen für einen funktionierenden Employee Self Service beachten: Grundlage ist in jedem Fall eine professionelle Personalsoftware. Diese sollte nicht nur einfach zu handhaben sein, sodass sich alle relevanten Funktionen selbst erklären und Mitarbeitende sich schnell zurechtfinden, sondern auch die berechtigt hohen Ansprüche in Bezug auf Datensicherheit und -schutz erfüllen.
Ebenso wichtig ist das ausgeklügelte Rechtesystem, das den Mitarbeitenden einen Zugriff auf bestimmte Bereiche des HR-Systems erlaubt und andere zuverlässig verweigert. Nur so lässt sich gewährleisten, dass der Employee Self Service seine Wirkung tatsächlich entfalten und nicht missbraucht werden kann.
Vollintegrierter ESS in eGECKO
Eine smarte Software präsentiert sich im Bestfall als Komplettlösung, die sämtliche Prozesse einer Personalabteilung abbildet, angefangen bei der Lohnabrechnung und Personaleinsatzplanung bis hin zu Zeitwirtschaft, dem Bewerbermanagement und der Reisekostenabrechnung.
Zur Einbindung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter steht eine sinnvolle ESS-Funktionalität zur Verfügung: Über z. B. eine mobile App kann die Belegschaft relevante Daten, aber eben auch Belege erfassen und direkt an die zuständige Abrechnungsstelle übermitteln. Dort werden die Unterlagen geprüft und letztendlich weiterverarbeitet.
Selbst die Zeiterfassung lässt sich so bewerkstelligen, alternativ können die Mitarbeitenden Terminals nutzen, um eigenständig und unkompliziert die entsprechenden Informationen einzugeben. Sachbearbeiter können jederzeit die relevanten Zeiten der Mitarbeiter im betreffenden Unternehmensbereich einsehen, aber auch Daten erfassen und ergänzen. Weitere sinnvolle Funktionen unterstützen die anstehenden Verarbeitungsprozesse. Darüber hinaus erleichtert eine Übersicht zu allen Buchungen der Mitarbeiter den permanenten Überblick und die effektive Kontrolle der Zeitbuchungen, Abwesenheitszeiten und Zeitkonten.
Damit wird das Potenzial des Employee Self Service ausgeschöpft: Einerseits werden die Mitarbeiter dazu animiert, sich selbst einzubringen und Verantwortung zu übernehmen, andererseits behalten die zuständigen Stellen den wichtigen Überblick zur aktuellen Personalsituation in den verschiedenen Bereichen eines Unternehmens. Sie können also bei Bedarf schnell reagieren und sich abzeichnenden Entwicklungen gezielt gegensteuern.
Dieses schnittstellenfreie, reibungslose Zusammenspiel bildet den größten Vorteil einer vollintegrierten Business Software.