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Warum ein Mitarbeiterportal Ihre HR-Abteilung entlastet

Wird Ihre Personal­abteilung durch zahlreiche Mit­arbeiter­anfragen belastet? Dann ist es an der Zeit, die Vor­teile eines Employee Self Services für sich zu entdecken. 

Erfassung von Arbeitszeiten und Abwesenheiten

Die Erfassung von Arbeitszeiten im ESS ist über das Handy, den PC oder das Terminal vor Ort denkbar einfach. Somit ist auch nicht ent­scheidend, ob Ihre Mitarbeiter remote arbeiten oder im Büro sitzen. Ebenso bequem ge­staltet sich die Ver­waltung der Abwesenheiten. Urlaub etwa kann als digitaler Antrag eingereicht werden. Der jeweilige Vor­gesetzte sowie das Personalbüro wird auto­matisch infor­miert. Und: Abwesenheiten werden automatisch in den Kalender eingetragen. 

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Verdienstnachweise einsehen und Personalakte bearbeiten

Jeder Mitarbeiter kann im Employee Self Service Zugriff auf seine digitale Personal­akte erhalten. Falls Sie die Rechte frei­geben, kann er ebenfalls seine Stamm­daten ändern, auf Verdienst­nach­weise zu­greifen oder Lohn­steuer­bescheini­gungen und SV-Meldungen einsehen.

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Überblick auf Skills und Seminare

Mitarbeiten haben, in Abhängigkeit ihrer Berechtigung, Zugriff auf sämtliche Seminare des Unternehmens einschließlich aller Informationen und Buchungs- bzw. Stornomöglichkeiten. Auch Fähigkeiten und Kompetenzen können im ESS, je nach Berechtigung, durch den Mitarbeiter erfasst werden.

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Erstellen von Reportings

Auch der Zugriff auf Zahlen und Daten aus eGECKO ist im Employee Self Service möglich. Mitarbeiter könen sich die Daten aus denen für Sie relevanten Bereichen grafisch darstellen lassen und so auch unterwegs wichtige Entwicklungen im Blick behalten.  

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Alle Abteilungen im Flow: Zum Vorteil für alle

eGECKO sorgt für Durchgängigkeit im gesamten Unternehmen. Manuelle Prozesse werden zu digitalen Workflows, wodurch Ihre Mitarbeiter von mühseliger Routine befreit werden und effektiver zusammenarbeiten können als je zuvor.  

So funktioniert es

Employee Self Service im HR-Workflow

Zusammenarbeit wie sie sein sollte: Durchgängige Workflows im Team und darüber hinaus, frei von Schnittstellen und Medienbrüchen. 

Digitale Personalakte

Digitale Daten­haltung statt Akten­ordner XY: Mit digitalen Personal­akten behalten Sie alles im Griff. 
Digitale Personalakte

Recruiting

One-Click Recruiting statt Medien­gestaltung: So funk­tioniert moderne Stellen­aus­schreibung! 
Recruiting Software

Bewerber­­management

Schnelle Reaktions­zeiten und höchste Trans­parenz machen den Recruiter und Bewerber glücklich. 
Employee Self Service

Onboarding

Zufrieden ab Tag 1 dank smarten Work­flows im On­boarding.    
Onboarding

Wissenswertes zum Employer Self Service

Was bedeutet Employee Self Service?

Wörtlich übersetzt bedeutet Employee Self Service (ESS) Selbstbedienung für die Belegschaft, was zunächst widersprüchlich klingt. Gemeint ist damit, dass Mitarbeiter über ein Mitarbeiterportal eine Vielzahl arbeits- und personalbezogener Aufgaben in eigener Regie erledigen. Dieser Mitarbeiter Self Service spart dem Personalwesen bzw. Management nicht nur Zeit, sondern verbessert die Motivation und unter dem Strich die Effizienz.

Wie funktioniert ein Employee Self Service?

Ein Employee Self Service Portal ist eine webbasierte Anwendung, die es der Belegschaft eines Unternehmens ermöglicht, verschiedenste Aufgaben, für die sonst das Personalwesen oder direkt das Management zuständig wären, selbst zu erledigen. Die Voraussetzung dafür ist, dass nicht nur Personalsachbearbeiter Zugriff auf ein solches Portal haben, sondern jeder Mitarbeitende vorher klar definierte Zugriffsrechte auf seine digitale Personalakte erhält.

Der Zugriff kann dann auch Remote über mobile Endgeräte erfolgen. Für  den Mit­arbeiter ergibt sich der Vorteil, dass diese nun ihre Gehalts- oder Lohn­abrech­nung sowie Informa­tionen zu relevanten Sozial­leistungen oder Termin­pläne einsehen können oder auch ihre persönlichen Daten aktuali­sieren und weitere Funktionen nutzen können.

Was sind die Vorteile eines Employee Self Service?

Entlastung von HR-Mitarbeitern

Erfassung der Personal­daten, Abwesen­heits­meldungen wegen Urlaub oder Krankheit sowie Reise­kosten­abrech­nungen, aber auch Konto­änderungen: Eine Personal­verwaltungs­software enthält eine ganze Anzahl sinn­voller Funk­tionen, die bislang ausschließlich von den HR-Mitarbeitenden genutzt werden konnten. Mit­arbeiter Self Service bedeutet nun, dass die Beleg­schaft eines Unter­nehmens ihre Personal­angelegen­heiten eigen­verantwortlich regeln.

Eigenverantwortung und Prozessbeschleunigung


Ein Employee Self Service kann dazu führen, dass die Eigen­verant­wortung der Mit­arbeiter steigt. Ange­stellte erhalten über ein Mit­arbeiter­portal die not­wendigen Zugriffs­rechte, um ihre persönlichen Daten in der HR Software zu pflegen. Sobald sich zum Beispiel eine Arbeits­unfähig­keit abzeichnet, können die Betroffenen die vom Arbeit­geber benötigten Informationen direkt ins System eingeben. Die zuständigen Führungs­kräfte erfahren also ebenso umgehend wie die Buch­haltung, dass zum einen bei Bedarf ein Ersatz organisiert werden und zum anderen die Lohn- und Gehalts­abrech­nung entsprechend angepasst werden muss. Hier liegt eine der größten Stärken des Employee Self Service: Das System lässt sich jederzeit und von überall bedienen. Die Bürozeiten der Personal­abteilung spielen also keine Rolle. Mit­arbeitende und Administratoren können sich 24/7 einloggen, um Daten und Informa­tionen einzusehen, aber eben auch einzugeben.

Was sind die Voraussetzungen für ESS?

Angesichts der Tatsache, dass sensible personenbezogene Daten verarbeitet werden, sollten Unternehmen einige notwendige Voraussetzungen für einen funktionierenden Employee Self Service beachten: Grundlage ist in jedem Fall eine professionelle Personalsoftware. Diese sollte nicht nur einfach zu handhaben sein, sodass sich alle relevanten Funktionen selbst erklären und Mitarbeitende sich schnell zurechtfinden, sondern auch die berechtigt hohen Ansprüche in Bezug auf Datensicherheit und -schutz erfüllen.

Ebenso wichtig ist das ausgeklügelte Rechte­system, das den Mit­arbeitenden einen Zugriff auf bestimmte Bereiche des HR-Systems erlaubt und andere zuverlässig verweigert. Nur so lässt sich gewähr­leisten, dass der Employee Self Service seine Wirkung tatsächlich entfalten und nicht missbraucht werden kann.

Vollintegrierter ESS in eGECKO

Eine smarte Software präsentiert sich im Bestfall als Komplettlösung, die sämtliche Prozesse einer Personalabteilung abbildet, angefangen bei der Lohnabrechnung und Personaleinsatzplanung bis hin zu Zeitwirtschaft, dem Bewerbermanagement und der Reisekostenabrechnung.

Zur Einbindung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter steht eine sinnvolle ESS-Funktionalität zur Verfügung: Über z. B. eine mobile App kann die Belegschaft relevante Daten, aber eben auch Belege erfassen und direkt an die zuständige Abrechnungsstelle übermitteln. Dort werden die Unterlagen geprüft und letztendlich weiterverarbeitet.

Selbst die Zeiterfassung lässt sich so bewerkstelligen, alternativ können die Mitarbeitenden Terminals nutzen, um eigenständig und unkompliziert die entsprechenden Informationen einzugeben. Sachbearbeiter können jederzeit die relevanten Zeiten der Mitarbeiter im betreffenden Unternehmensbereich einsehen, aber auch Daten erfassen und ergänzen. Weitere sinnvolle Funktionen unterstützen die anstehenden Verarbeitungsprozesse. Darüber hinaus erleichtert eine Übersicht zu allen Buchungen der Mitarbeiter den permanenten Überblick und die effektive Kontrolle der Zeitbuchungen, Abwesenheitszeiten und Zeitkonten.

Damit wird das Potenzial des Employee Self Service ausgeschöpft: Einerseits werden die Mitarbeiter dazu animiert, sich selbst einzubringen und Verantwortung zu übernehmen, andererseits behalten die zuständigen Stellen den wichtigen Überblick zur aktuellen Personalsituation in den verschiedenen Bereichen eines Unternehmens. Sie können also bei Bedarf schnell reagieren und sich abzeichnenden Entwicklungen gezielt gegensteuern.

Dieses schnittstellenfreie, reibungslose Zusammenspiel bildet den größten Vorteil einer vollintegrierten Business Software.  

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