eGECKO Employee Self Service (ESS)
Das zentrale Mitarbeiterportal für Ihre digitalen Geschäftsprozesse
Ob Arbeitszeiten erfassen, Urlaubsanträge stellen, Rechnungen prüfen oder Belege einreichen – das eGECKO ESS ist mehr als ein Mitarbeiterportal.
Es ist Ihre zentrale Plattform für durchgängig digitale Prozesse, vollständig integriert in Ihre Personal- und Unternehmenssoftware. Medienbrüche, doppelte Datenerfassung und manuelle Abstimmungen gehören der Vergangenheit an. Stattdessen profitieren Sie von effizienten Workflows, aktueller Datenbasis und maximaler Flexibilität – überall und jederzeit.
Demo-Tour durch die Software
Employee Self Service direkt ausprobieren
Ihre Vorteile mit dem eGECKO Employee Self Service auf einen Blick
Vollintegrierte Lösung: Alle Mitarbeiterportal-Prozesse sind direkt mit der Business Logik aus eGECKO verknüpft – ohne Medienbrüche, doppelte Erfassungen oder separate Systeme.
Rund um die Uhr & ortsunabhängig: Mitarbeiter können rund um die Uhr auf das ESS zugreifen. Ob im Büro, im Home Office oder unterwegs, wichtige Personalprozesse sind damit nicht mehr an Bürozeiten gebunden.
Weniger Verwaltungsaufwand: Routineaufgaben wie Dateneingaben und Anfragen werden direkt von den Mitarbeitern erledigt. HR-Teams gewinnen Zeit für strategische Themen und werden spürbar entlastet.
Kosteneinsparungen: Digitale Abläufe senken Druck-, Versand- und Archivkosten und minimieren Fehler und Nacharbeit durch umfängliche Automatisierung.
Hohe Datenqualität & Datensicherheit: Durch selbst gepflegte Stammdaten sind Informationen stets aktuell. Zugleich wird durch das Rollen- und Rechtesysteme der Zugriff auf sensible Daten geschützt.
Intuitive Bedienung: Das Mitarbeiterportal ist besonders benutzerfreundlich gestaltet. Alle Mitarbeiter finden sich schnell zurecht – Schulungsaufwand und Anfragen werden so für ihre HR-Abteilung minimiert.
Moderne HR-Services ohne Papierkram
Digitale Lohnnachweise & Gehaltsdokumente effizient bereitstellen
Die digitale Bereitstellung von Lohn- und Gehaltsdokumenten spart Zeit und Kosten, entlastet die HR-Abteilung und erfüllt gleichzeitig aktuelle gesetzliche Vorgaben. Mitarbeitende erhalten jederzeit sicheren Zugriff auf ihre Unterlagen – ohne Papier, ohne Wartezeit.
Durchgängige Digitalisierung
Gedruckte Lohnzettel gehören der Vergangenheit an. Lohn- und Gehaltsnachweise sowie weitere Dokumente wie Lohnsteuerbescheinigungen oder Sozialversicherungsnachweise stehen den Mitarbeitenden sofort nach der Erstellung direkt im ESS-Portal zur Verfügung. Alles jederzeit abrufbar und auf Wunsch auch als PDF speicherbar.
Automatisiert & vertraulich
Für die Personalabteilung entfallen Druck, Kuvertierung und Versand. Die Zustellung erfolgt automatisch und DSGVO-konform und vertraulich. Das schafft Sicherheit und entlastet die HR-Verwaltung.
Zentral & jederzeit verfügbar
Alle Gehaltsdokumente werden im Archiv gespeichert. Mitarbeitende können ihre Unterlagen bei Bedarf schnell finden, herunterladen und verwenden – z. B. für Steuererklärungen oder Behörden.
Rechtssicher & zukunftsfähig
Mit der digitalen Bereitstellung erfüllen Sie aktuelle gesetzliche Vorgaben zur elektronischen Entgeltabrechnung effizient, compliant und ohne Zusatzaufwand.
Ihre Inhalte, Ihre Struktur & Ihre Kommunikation
Digitale Personalakte & Infoboard
Die digitale Personalakte ersetzt umständliche Ordner, Papierablagen und manuelle Abläufe. Sämtliche Unterlagen – von Arbeitsverträgen über Zeugnisse bis hin zu Sachmittel- oder Weiterbildungsnachweisen – werden zentral und sicher digital archiviert.
Interne Kommunikation leicht gemacht: Das Infoboard ergänzt die digitale Personalakte und erweitert sie um eine weitere Kommunikationsebene.
Was in der digitalen Personalakte individuell abgelegt wird, lässt sich über das Infoboard zielgerichtet an ganze Organisationseinheiten oder frei definierte Mitarbeitergruppen kommunizieren – direkt im Mitarbeiterportal.
Ob neue Richtlinien, interne Veranstaltungen, Mitteilungen des Betriebsrats oder anstehende Fristen: Über das eGECKO Infoboard erreichen Sie Ihre Mitarbeitenden zuverlässig und ohne Umwege. Relevante Inhalte werden genau dort bereitgestellt, wo sie gebraucht werden, integriert in die tägliche Arbeitsumgebung. So lassen sich Rückfragen vermeiden, Prozesse effizient gestalten und Missverständnisse reduzieren. Ihre Mitarbeitenden behalten jederzeit den Überblick über aktuelle Informationen. Gleichzeitig stärken Sie die Transparenz, verbessern den Informationsfluss und fördern das Zugehörigkeitsgefühl im Unternehmen.
Zeitmanagement, das sich dem Arbeitsalltag anpasst
Zeiterfassung und Urlaubsplanung
Arbeitszeiten einfach erfassen – gesetzeskonform und flexibel:
Mit dem Employee Self Service wird die Arbeitszeiterfassung intuitiv, effizient und rechtssicher. Mitarbeitende buchen ihre Anwesenheitszeiten selbstständig – über den Browser am PC, mobil per App oder auf Wunsch über angebundene Terminals. Die Erfassung erfolgt endgerätunabhängig und entspricht den aktuellen Anforderungen des EuGH- und des BAG-Urteils zur verpflichtenden Arbeitszeiterfassung. Ob Kernarbeitszeit, Gleitzeit oder Schichtbetrieb: Alle Arbeitsstunden, Pausen und Überstunden werden lückenlos digital dokumentiert und dem Mitarbeiter transparent angezeigt.
Transparente Freigabeprozesse für jede Abteilung
Digitale Rechnungsprüfung
Eingangsrechnungen im Team bearbeiten – schnell und papierlos:
eGECKO erweitert den Self Service Ansatz auch auf die Rechnungsprüfung. Mitarbeiter mit entsprechender Berechtigung (z. B. Abteilungsleiter oder Projektverantwortliche) können ihnen zugewiesene Eingangsrechnungen digital prüfen und freigeben, ohne sich ins Finanzsystem einarbeiten zu müssen. Das Mitarbeiterportal wird so auch zur zentralen Anlaufstelle für interdisziplinäre Workflows zwischen Fachabteilung und Buchhaltung.
Benutzerfreundlichkeit: Mitarbeitende können Rechnungen direkt im eGECKO ESS prüfen und freigeben, was den Prozess intuitiv und effizient gestaltet.
Nahtlose Integration: Die Rechnungsprüfung ist vollständig in die eGECKO Finance Suite integriert, wodurch Medienbrüche und doppelte Datenerfassungen vermieden werden.
Transparente Workflows: Der Prüfstatus von Rechnungen ist jederzeit einsehbar, was die Nachverfolgung erleichtert und die Kommunikation zwischen Abteilungen verbessert.
Mobilität: Dank des browserbasierten Zugriffs können Rechnungen Endgerät unabhängig geprüft und freigegeben werden, was die Flexibilität erhöht.
Revisionssicherheit: Alle Prüfungen und Freigaben werden dokumentiert, was die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen unterstützt.
Skalierbarkeit: Die Lösung ist für Unternehmen jeder Größe geeignet und die Freigabeprozesse lassen sind individuell an ihre Unternehmensprozesse anpassen.
Smart erfassen – mobil, intuitiv und regelkonform
Reise- und Belegmanagement
Mit dem Employee Self Service digitalisieren Sie den gesamten Ablauf rund um Dienstreisen und Auslagenerstattungen. Ob Reisekosten, Bewirtungsbelege oder spontane Ausgaben bei Kundenterminen, internen Veranstaltungen oder Betriebsaktivitäten – alle Belege lassen sich einfach per Scan, Foto oder Upload erfassen.
Die KI-basierter Belegerkennung analysiert die Dokumente automatisch, füllt relevante Felder intelligent vor und berücksichtigt interne Richtlinien, Pauschalen sowie Fremdwährungen. So erfassen Mitarbeitende ihre Ausgaben schnell, mobil und fehlerfrei – direkt dem jeweiligen Vorgang zugeordnet.
Nicht nur Reisen, auch einzelne Auslagen ohne direkten Reisebezug lassen sich im Mitarbeiterportal komfortabel erfassen und einreichen. Alle Belege fließen automatisiert in Buchhaltung, Kostenrechnung oder Lohnabrechnung ein – für flexible Erstattungen und durchgängige Prozesse. Die Verwaltung behält jederzeit den Überblick, Mitarbeitende erhalten ihr Geld schnell zurück.
Das Ergebnis: Ein transparenter, KI-unterstützter Workflow, der Papierberge ersetzt und sowohl Mitarbeitende als auch die Verwaltung nachhaltig entlastet.
Stammdaten einfach selbst pflegen
Personaldatenverwaltung
In dem Employee Self Service Portal können Mitarbeitende persönliche Daten wie Adresse, Bankverbindung oder Familienstand selbstständig aktualisieren – schnell und sicher. Bei sensiblen Angaben greift ein optionaler Freigabeprozess durch HR. So bleibt die Stammdatenqualität hoch und Ihre Verwaltung wird entlastet. Alle Änderungen werden automatisch in der zentralen eGECKO-Datenbank übernommen, stehen sofort in allen verbundenen Modulen zur Verfügung – und sind selbstverständlich vollständig protokolliert und jederzeit nachvollziehbar.
Employee Self Service im HR-Workflow
Zusammenarbeit wie sie sein sollte: Durchgängige Workflows im Team und darüber hinaus, frei von Schnittstellen und Medienbrüchen.
Wissenswertes zum Employer Self Service
Was bedeutet Employee Self Service?
Wörtlich übersetzt bedeutet Employee Self Service (ESS) Selbstbedienung für die Belegschaft, was zunächst widersprüchlich klingt. Gemeint ist damit, dass Mitarbeiter über ein Mitarbeiterportal eine Vielzahl arbeits- und personalbezogener Aufgaben in eigener Regie erledigen. Dieser Mitarbeiter Self Service spart dem Personalwesen bzw. Management nicht nur Zeit, sondern verbessert die Motivation und unter dem Strich die Effizienz.
Wie funktioniert ein Employee Self Service?
Ein Employee Self Service Portal ist eine webbasierte Anwendung, die es der Belegschaft eines Unternehmens ermöglicht, verschiedenste Aufgaben, für die sonst das Personalwesen oder direkt das Management zuständig wären, selbst zu erledigen. Die Voraussetzung dafür ist, dass nicht nur Personalsachbearbeiter Zugriff auf ein solches Portal haben, sondern jeder Mitarbeitende vorher klar definierte Zugriffsrechte auf seine digitale Personalakte erhält.
Der Zugriff kann dann auch Remote über mobile Endgeräte erfolgen. Für den Mitarbeiter ergibt sich der Vorteil, dass diese nun ihre Gehalts- oder Lohnabrechnung sowie Informationen zu relevanten Sozialleistungen oder Terminpläne einsehen können oder auch ihre persönlichen Daten aktualisieren und weitere Funktionen nutzen können.
Was sind die Vorteile eines Employee Self Service?
Entlastung von HR-Mitarbeitern
Erfassung der Personaldaten, Abwesenheitsmeldungen wegen Urlaub oder Krankheit sowie Reisekostenabrechnungen, aber auch Kontoänderungen: Eine Personalverwaltungssoftware enthält eine ganze Anzahl sinnvoller Funktionen, die bislang ausschließlich von den HR-Mitarbeitenden genutzt werden konnten. Mitarbeiter Self Service bedeutet nun, dass die Belegschaft eines Unternehmens ihre Personalangelegenheiten eigenverantwortlich regeln.
Eigenverantwortung und Prozessbeschleunigung
Ein Employee Self Service kann dazu führen, dass die Eigenverantwortung der Mitarbeiter steigt. Angestellte erhalten über ein Mitarbeiterportal die notwendigen Zugriffsrechte, um ihre persönlichen Daten in der HR Software zu pflegen. Sobald sich zum Beispiel eine Arbeitsunfähigkeit abzeichnet, können die Betroffenen die vom Arbeitgeber benötigten Informationen direkt ins System eingeben. Die zuständigen Führungskräfte erfahren also ebenso umgehend wie die Buchhaltung, dass zum einen bei Bedarf ein Ersatz organisiert werden und zum anderen die Lohn- und Gehaltsabrechnung entsprechend angepasst werden muss. Hier liegt eine der größten Stärken des Employee Self Service: Das System lässt sich jederzeit und von überall bedienen. Die Bürozeiten der Personalabteilung spielen also keine Rolle. Mitarbeitende und Administratoren können sich 24/7 einloggen, um Daten und Informationen einzusehen, aber eben auch einzugeben.
Was sind die Voraussetzungen für ESS?
Angesichts der Tatsache, dass sensible personenbezogene Daten verarbeitet werden, sollten Unternehmen einige notwendige Voraussetzungen für einen funktionierenden Employee Self Service beachten: Grundlage ist in jedem Fall eine professionelle Personalsoftware. Diese sollte nicht nur einfach zu handhaben sein, sodass sich alle relevanten Funktionen selbst erklären und Mitarbeitende sich schnell zurechtfinden, sondern auch die berechtigt hohen Ansprüche in Bezug auf Datensicherheit und -schutz erfüllen.
Ebenso wichtig ist das ausgeklügelte Rechtesystem, das den Mitarbeitenden einen Zugriff auf bestimmte Bereiche des HR-Systems erlaubt und andere zuverlässig verweigert. Nur so lässt sich gewährleisten, dass der Employee Self Service seine Wirkung tatsächlich entfalten und nicht missbraucht werden kann.
Vollintegrierter ESS in eGECKO
Eine smarte Software präsentiert sich im Bestfall als Komplettlösung, die sämtliche Prozesse einer Personalabteilung abbildet, angefangen bei der Lohnabrechnung und Personaleinsatzplanung bis hin zu Zeitwirtschaft, dem Bewerbermanagement und der Reisekostenabrechnung.
Zur Einbindung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter steht eine sinnvolle ESS-Funktionalität zur Verfügung: Über z. B. eine mobile App kann die Belegschaft relevante Daten, aber eben auch Belege erfassen und direkt an die zuständige Abrechnungsstelle übermitteln. Dort werden die Unterlagen geprüft und letztendlich weiterverarbeitet.
Selbst die Zeiterfassung lässt sich so bewerkstelligen, alternativ können die Mitarbeitenden Terminals nutzen, um eigenständig und unkompliziert die entsprechenden Informationen einzugeben. Sachbearbeiter können jederzeit die relevanten Zeiten der Mitarbeiter im betreffenden Unternehmensbereich einsehen, aber auch Daten erfassen und ergänzen. Weitere sinnvolle Funktionen unterstützen die anstehenden Verarbeitungsprozesse. Darüber hinaus erleichtert eine Übersicht zu allen Buchungen der Mitarbeiter den permanenten Überblick und die effektive Kontrolle der Zeitbuchungen, Abwesenheitszeiten und Zeitkonten.
Damit wird das Potenzial des Employee Self Service ausgeschöpft: Einerseits werden die Mitarbeiter dazu animiert, sich selbst einzubringen und Verantwortung zu übernehmen, andererseits behalten die zuständigen Stellen den wichtigen Überblick zur aktuellen Personalsituation in den verschiedenen Bereichen eines Unternehmens. Sie können also bei Bedarf schnell reagieren und sich abzeichnenden Entwicklungen gezielt gegensteuern.
Dieses schnittstellenfreie, reibungslose Zusammenspiel bildet den größten Vorteil einer vollintegrierten Business Software.
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- Detaillierter Einblick in Produktfeatures
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