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Reisemanagement statt Zettelwirtschaft Einfache Abrechnung mit Reisekosten Software

Sparen Sie Nerven, Zeit und Kosten durch automatisierte Prozesse bei der Reise­kosten­abrechnung: Vom Antrag über die Genehmigung bis hin zur Abrechnung mit weniger Bürokratie und mehr Transparenz!

Entlastung für Reisende und Buchhalter

Digitale Workflows statt Zettelwirtschaft und Exceltabellen. Unsere Software minimiert Ihren Reiseaufwand durch effiziente webbasierte Planung, Erfassung, Prüfung, Genehmigung sowie Ab­rechnung von Dienstreisen inklusive Fahrtenbuch und Pauschalen. 

Abrechnung nach Reisekostenrecht

eGECKO digitalisiert die gesetzliche Reise­kosten­abrechnung nach deutschem Recht und zwar inklusive

  • Pauschalen für Übernachtung
  • Verpflegung
  • Mitternachtspauschale
  • Abzug von Mahlzeiten

Komfortable Reisedaten- und Belegerfassung

Die Erfassung von Reisedaten umfasst allgemeine Daten wie Reiseeckdaten, Geschäftspartner oder Vorschüsse sowie Reisetage und Reisebelege. Belege lassen sich völlig unkompliziert abfoto­grafieren oder via App erfassen. Selbst die Buchung von Fremd­währungen ist problemlos möglich.

Ein durchgängiges Reisemanagement

Dank der einmaligen Datenhaltung fließen alle Reisebuchungen direkt ohne Schnitt­stelle in die Lohn- und Gehalts­ab­rechnung, in die Finanz­buchhaltung sowie in die Kostenrechnung und in das Controlling ein. Die Auszahlung der Reisekosten kann ebenfalls über eGECKO Personal­wesen, Rechnungswesen oder als Barauszahlung erfolgen.

Alle Abteilungen im Flow: Zum Vorteil für alle

eGECKO sorgt für Durchgängigkeit im gesamten Unternehmen. Manuelle Prozesse werden zu digitalen Worflows, wodurch Ihre Mitarbeiter von mühseliger Routine befreit werden und effektiver zusammenarbeiten können als je zuvor.  

Warum Reisekostenabrechnung-Software im Mittelstand?

Firmen mit vielen Geschäfts­reisenden und Außen­dienst­mitarbeitern haben oft einen großen Arbeits- und Zeit­aufwand bei der Reise­kosten­abrechnung. Eine korrekte Erfassung und Abrechnung aller Dienst- und Geschäfts­reisen mit her­kömm­lichen Mitteln ist umständlich, zeitintensiv und fehleranfällig. Oftmals stapeln sich auf Reisen Rechnungen, Quittungen und Kassenbons und der Arbeit­nehmer muss sehr darauf bedacht sein, nichts zu verlegen oder zur vergessen. All dies muss anschließend gesammelt, ausgedruckt, aufgeklebt und eingereicht werden. Dies führt letztendlich zu hohen Verwaltung­skosten und Mehr­aufwand der einzelnen Mitarbeiter. Der Einsatz einer geeigneten Reise­kosten­abrechnung-Software ist sinnvoll, um diese mühseligen Prozesse zu vereinfachen und zu optimieren. Mit Hilfe der Software werden die einzelnen Schritte der Reise­kosten­abrechnung digitalisiert und automatisiert.

Wie funktioniert die Reisekosten­abrechnung mit eGECKO?

Beim Einsatz unserer Software für Reise­kosten­abrechnung ist das Sammeln und Einreichen von Belegen oder die umständliche Pflege von Excel-Listen nicht notwendig. Stattdessen können Tankbelege, Hotel-Rechnung etc. einfach in der Software abfotografiert werden. Auch das Versenden von Belegen über E-Mail wird dadurch obsolet. Dadurch, dass die Reise­kosten­abrechnung vollintegiert in unsere HR Software ist, können die Personal­mitarbeiter und Führungs­kräfte die Belege direkt einsehen und zurückverfolgen. Außerdem liegen die Kosten direkt in der Buchhaltungssoftware vor und können abgerechnet werden. Besonders für mittel­ständische Unter­nehmen ist dies eine professionelle Lösung, mit einer großen Zeitersparnis für die einzelnen Mitarbeiter.

Was sind die Vorteile von Reisekosten-Software?

Die Reise­kosten­abrechnung in eGECKO kann auf vielfältige Weise Kosten einsparen und ist zudem noch umweltschonend, da die Reise­kosten­abrechnung weitestgehen papierloses Büro getätigt wird.

Kostenersparnis durch konsequente Digitalisierung

Durch die konsequente Digitalisierung werden Ausdrucke nur noch in den seltensten Fällen nötig. Anstelle von hand­schrift­lichen Notizen oder Zetteln wird alles direkt in die Software eingetragen. Somit muss die Reise­kosten­abrechnung nicht mehr von einer Abteilung in die nächste getragen werden, wie dies bei Ausdrucken der Fall ist. Mit nur wenigen Klicks können diese per Mail versendet werden.

Die Anträge in eGECKO können direkt von unter­schiedlichen Abteilungen eingesehen werden, ohne den Zwischen­schritt des Mailversandes. So spart man Papier­kosten, Patronen oder Toner, Verschleiß des Druckers und Zeit für die Weitergabe der Unterlagen.

Zeitersparnis durch Vollintegration

Ein bereits während der Reise digital abgelegter Beleg macht es dem Geschäfts­reisenden nach Abschluss seiner Reise einfach, die Reise­kosten­abrechnung schnell und effizient zu erstellen. Der Angestellte kann bis zu 50% und eventuell auch mehr an Zeit einsparen, da langwieriges Sortieren und Abtippen der Belege wegfallen.

Personaler und Vorgesetzte können ebenfalls problemlos und schnell einzelne Kosten­positionen anhand des digitalisierten Beleges überprüfen und müssen nicht mehr einzelne Belege aus der Flut der einge­reichten Quit­tungen fischen. Zu guter Letzt ist die Vollintegration in die Finanzbuchhaltungssoftware äußerst vorteilhaft, da die Belege es dem Steuerberater einfacher machen, die eingereichte Reisekostenabrechnung zu verifizieren.