Warum Reisekostenabrechnung-Software im Mittelstand?
Firmen mit vielen Geschäftsreisenden und Außendienstmitarbeitern haben oft einen großen Arbeits- und Zeitaufwand bei der Reisekostenabrechnung. Eine korrekte Erfassung und Abrechnung aller Dienst- und Geschäftsreisen mit herkömmlichen Mitteln ist umständlich, zeitintensiv und fehleranfällig. Oftmals stapeln sich auf Reisen Rechnungen, Quittungen und Kassenbons und der Arbeitnehmer muss sehr darauf bedacht sein, nichts zu verlegen oder zur vergessen. All dies muss anschließend gesammelt, ausgedruckt, aufgeklebt und eingereicht werden. Dies führt letztendlich zu hohen Verwaltungskosten und Mehraufwand der einzelnen Mitarbeiter. Der Einsatz einer geeigneten Reisekostenabrechnung-Software ist sinnvoll, um diese mühseligen Prozesse zu vereinfachen und zu optimieren. Mit Hilfe der Software werden die einzelnen Schritte der Reisekostenabrechnung digitalisiert und automatisiert.
Wie funktioniert die Reisekostenabrechnung mit eGECKO?
Beim Einsatz unserer Software für Reisekostenabrechnung ist das Sammeln und Einreichen von Belegen oder die umständliche Pflege von Excel-Listen nicht notwendig. Stattdessen können Tankbelege, Hotel-Rechnung etc. einfach in der Software abfotografiert werden. Auch das Versenden von Belegen über E-Mail wird dadurch obsolet. Dadurch, dass die Reisekostenabrechnung vollintegiert in unsere HR Software ist, können die Personalmitarbeiter und Führungskräfte die Belege direkt einsehen und zurückverfolgen. Außerdem liegen die Kosten direkt in der Buchhaltungssoftware vor und können abgerechnet werden. Besonders für mittelständische Unternehmen ist dies eine professionelle Lösung, mit einer großen Zeitersparnis für die einzelnen Mitarbeiter.
Was sind die Vorteile von Reisekosten-Software?
Die Reisekostenabrechnung in eGECKO kann auf vielfältige Weise Kosten einsparen und ist zudem noch umweltschonend, da die Reisekostenabrechnung weitestgehen papierloses Büro getätigt wird.
Kostenersparnis durch konsequente Digitalisierung
Durch die konsequente Digitalisierung werden Ausdrucke nur noch in den seltensten Fällen nötig. Anstelle von handschriftlichen Notizen oder Zetteln wird alles direkt in die Software eingetragen. Somit muss die Reisekostenabrechnung nicht mehr von einer Abteilung in die nächste getragen werden, wie dies bei Ausdrucken der Fall ist. Mit nur wenigen Klicks können diese per Mail versendet werden.
Die Anträge in eGECKO können direkt von unterschiedlichen Abteilungen eingesehen werden, ohne den Zwischenschritt des Mailversandes. So spart man Papierkosten, Patronen oder Toner, Verschleiß des Druckers und Zeit für die Weitergabe der Unterlagen.
Zeitersparnis durch Vollintegration
Ein bereits während der Reise digital abgelegter Beleg macht es dem Geschäftsreisenden nach Abschluss seiner Reise einfach, die Reisekostenabrechnung schnell und effizient zu erstellen. Der Angestellte kann bis zu 50% und eventuell auch mehr an Zeit einsparen, da langwieriges Sortieren und Abtippen der Belege wegfallen.
Personaler und Vorgesetzte können ebenfalls problemlos und schnell einzelne Kostenpositionen anhand des digitalisierten Beleges überprüfen und müssen nicht mehr einzelne Belege aus der Flut der eingereichten Quittungen fischen. Zu guter Letzt ist die Vollintegration in die Finanzbuchhaltungssoftware äußerst vorteilhaft, da die Belege es dem Steuerberater einfacher machen, die eingereichte Reisekostenabrechnung zu verifizieren.