Success Story Success Story Cuxhaven Niederelbe Verlagsgesellschaft

Branche: Druck & Verlage

Über die Cuxhaven Niederelbe Verlagsgesellschaft

Die Cuxhaven-Niederlebe Verlagsgesellschaft (CNV) in Cuxhaven Otterndorf hat sich seit vielen Jahrzehnten auf dem Markt einen Namen gemacht. Bekannt sind vor allem ihre Tageszeitungen „Cuxhavener Nachrichten“ und „Niederelbe-Zeitung“ sowie die „Kurier“-Ausgaben am Mittwoch und Sonntag mit einer Gesamtauflage von ca. 65.000 Exemplaren.

Auf dem Weg zu einem innovativen Medienunternehmen

Mit seinen zahlreichen digitalen Angeboten befindet sich das Verlagshaus auf dem Weg hin zu einem innovativen Medienunternehmen, wobei der Dienstleistungsgedanke und die Unterstützung für den überzeugten und begeisterten Kunden im Fokus stehen.

Papierchaos und Archivierungsstress bewegen zu Veränderung

Mitte des Jahres 2019 entschied sich das Unternehmen für Veränderungen hinsichtlich der kaufmännischen Unternehmensprozesse. „Wir haben nach einer passenden digitalen Lösung für unseren Rechnungseingang gesucht“, berichtet Janine Puschmann, kaufmännische Leiterin der CNV, und nennt direkt den Grund für die geplante Veränderung: „Ziel des Projektes war es, den Archivierungsaufwand der Papierrechnungen massiv zu reduzieren und damit auch gleichzeitig Lagerplatz einzusparen.“ Außerdem sollte der neue Rechnungseingangsprozess ortsunabhängig gestaltet werden können, um Mitarbeitenden die Möglichkeit zu geben, auch mobil arbeiten zu können. Dabei sollte die Lösung überdies für alle betreuten Firmen der CNV einsetzbar sein, unabhängig von der Anzahl der zu verarbeitenden Belege. Und noch eine weitere Bedingung: „Zusätzlich sollte die Lösung für den digitalen Rechnungseingang so eng wie möglich am Buchhaltungssystem geführt werden können.“

Nähe zu eGECKO Buchhaltung von Bedeutung

Mit diesen konkreten Anforderungen begab sich das Unternehmen schließlich auf die Suche und informierte sich umfassend auf dem breit gefächerten Software-Markt über die Möglichkeiten, den Rechnungseingang zu digitalisieren. Beim Auswahlverfahren spielten selbstverständlich weitere Kriterien eine Rolle: „Wir haben nach Mandantenfähigkeit, Integrationsmöglichkeit, GoB-Konformität und DSGVO-Konformität sowie Skalierbarkeit des Prozesses gefiltert“, sagt Janine Puschmann.

Wenige Monate bis zum Echtbetrieb

Entscheidung für eGECKO wegen nahtlosen Integrationsmöglichkeiten

„Unterm Strich konnte uns die Lösung von CSS auch wegen der nahtlosen Verknüpfung in das Modul Finanzbuchhaltung und der damit verbundenen Integrationstiefe überzeugen“, bringt es die kaufmännische Leiterin auf den Punkt. Und so fiel die Wahl schnell auf den Gecko, der dem Cuxhavener Unternehmen schon seit vielen Jahren nicht fremd ist. Seit 2008 nutzt CNV bereits erfolgreich die eGECKO Buchhaltung.

Wenige Monate von der Entscheidung bis zum Echtbetrieb

Von der Entscheidung für eGECKO bis hin zum Echtbetrieb dauerte es für das Medienunternehmen lediglich wenige Monate. Im Einsatz befinden sich seither die Module Finanzbuchhaltung mit dem digitalen Rechnungseingang, Kostenrechnung sowie Lohn- & Gehalt. Insgesamt 6 Anwender von insgesamt 55 Mitarbeitern arbeiten nun mit der CSS-Lösung, mit der 6 Mandaten geführt werden. Und dabei läuft der Gecko wie am Schnürchen und löst dabei gleichzeitig einige Problematiken, die das Vorsystem nicht lösen konnte: „Die neue Lösung spricht mehrere bei uns geführte Mandaten, also verschiedene Firmen, an“, erklärt Janine Puschmann und fügt an: „Außerdem verläuft der Prozess für alle Firmen vom Prinzip her identisch.“

Cuxhavener-Nachrichten-Niederelbe-Zeitung-Gebaeude

eGECKO punktet mit Effizienz und Transparenz

Digitaler Rechnungseingang macht Arbeiten effizient und transparent

Für das Medienhaus ist die Nutzung der digitalen Rechnungseingangsverarbeitung aufgrund der immensen Arbeitserleichterung im Alltag nicht mehr wegzudenken: „Dieser Workflow erleichtert das standortunabhängige Arbeiten im Tagesgeschäft immens“, freut sich Janine Puschmann und hebt hervor: „Der Rechnungsprüf- und Freigabeprozess ist durch die digitale Lösung nun wesentlich effizienter und transparenter.“ Ebenso als arbeitserleichternd bzw. ressourcenschonend wahrgenommen wird das digitale Archiv. „Es vereinfacht die nachträgliche Suche nach Belegen. Zusätzlich hat das Ganze einen nachhaltigen Aspekt: „Es müssen digitale Belege nun nicht mehr für die Ablage ausgedruckt werden.“

Die Cuxhaven Niederelbe Verlagsgesellschaft hat mit der Einführung von eGECKO erfolgreich den Rechnungseingang digitalisiert und den Archivierungsaufwand reduziert. Die zeit- und kostensparenden Effekte bei den betriebswirtschaftlichen Abläufen möchte das Unternehmen aus Niedersachen nicht mehr missen.

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