Was 2025 verändert wurde – Rückblick für Unternehmen
Beitragssätze und Zuschläge
Der allgemeine Beitragssatz zur Pflegeversicherung beträgt seit Januar 2025 3,6 Prozent. Für kinderlose Beschäftigte ab 23 Jahren kommt ein Zuschlag von 0,6 Prozentpunkten hinzu. Arbeitgeber und Arbeitnehmer teilen sich den Grundbeitrag, der Zuschlag wird ausschließlich vom Arbeitnehmer allein getragen. Diese Änderung hat direkte Auswirkungen auf die Finanzbuchhaltung und die Lohnkostenplanung.
Digitale Nachweispflicht zur Kinderzahl
Seit Juli 2025 müssen Arbeitgeber die Elterneigenschaft bzw. Kinderzahl ihrer Beschäftigten digital über das neue Datenaustauschverfahren (DaBPV) melden. Die Meldung erfolgt elektronisch über zertifizierte Entgeltabrechnungsprogramme, nicht direkt über Portale wie Elster oder das Rentenportal.
Die korrekte Erfassung und Übermittlung dieser Daten ist entscheidend für die Beitragsberechnung und betrifft sowohl HR als auch die IT-Schnittstellen im Rechnungswesen..
Neue Meldefristen
Bei Neueinstellungen ist der digitale Abruf der Kinderzahl innerhalb von sieben Kalendertagen nach Beschäftigungsbeginn durchzuführen. Für bestehende Beschäftigungsverhältnisse gilt eine Übergangsfrist: Der sogenannte Initialabruf muss bis spätestens 31. Dezember 2025 erfolgen.
Diese Vorgaben haben viele Unternehmen gezwungen, ihre Prozesse in der Personalabrechnung zu beschleunigen und zu automatisieren.
Pflegeleistungen und Mindestlohn
Pflegegeld und Sachleistungen wurden zum 1. Januar 2025 um 4,5 Prozent erhöht. Gleichzeitig wurden die Mindestlöhne für Pflegekräfte auf Grundlage der Vierten Pflegearbeitsbedingungenverordnung (PflegeArbbV) angehoben. Diese Änderungen betreffen insbesondere Unternehmen im Gesundheitswesen und Pflegebereich, aber auch alle, die mit Pflegeeinrichtungen kooperieren oder Leistungen abrechnen.
Was 2026 bringt – Ausblick auf die nächste Reformphase
Familienpflegegeld
Ab Mitte 2026 ist die Einführung einer neuen Lohnersatzleistung für pflegende Angehörige im Gespräch.
Das geplante Familienpflegegeld befindet sich derzeit in der politischen Abstimmung und soll laut Eckpunkten des Bundesgesundheitsministeriums (BMG) eine Lohnersatzleistung ähnlich dem Elterngeld darstellen.
Konkrete Beträge (z. B. 65 % des Nettoeinkommens, mindestens 300 €, maximal 1.800 € monatlich) sind bislang nicht gesetzlich festgelegt, sondern stammen aus Diskussionsentwürfen.
Ziel ist es, pflegende Angehörige finanziell zu entlasten, wenn sie ihre Erwerbstätigkeit teilweise oder vollständig reduzieren.
Für Unternehmen würde dies bedeuten: möglicherweise mehr Pflegezeiten, längere Abwesenheiten und zusätzliche Anforderungen an Personalplanung und Abwesenheitsmanagement.
Flexiblere Pflegeleistungen
Die Trennung zwischen häuslicher und stationärer Pflege soll nach den Plänen der Bund-Länder-Arbeitsgruppe gelockert werden.
Geplant ist, Pflegeleistungen künftig individueller und bedarfsgerechter zu gestalten, mit weniger Bürokratie und mehr Wahlfreiheit. Das betrifft perspektivisch auch die Abrechnungslogik und die Integration in digitale Systeme.
Strukturreform und Finanzierung
Die Bund-Länder-Arbeitsgruppe „Zukunftspakt Pflege“ arbeitet derzeit an einer möglichen Strukturreform der Pflegeversicherung. Erste Eckpunkte sollen laut BMG bis Ende 2025 vorliegen, eine Umsetzung könnte ab 2026 beginnen.
Diskutiert werden unter anderem folgende Optionen:
- Begrenzung der pflegebedingten Eigenanteile
- Weiterentwicklung des Umlagesystems
- Kapitalgedeckter Pflegevorsorgefonds
- Stärkere Einbindung von Steuermitteln und privater Vorsorge
Diese geplanten Reformansätze betreffen nicht nur die Pflege selbst, sondern auch die Finanzstruktur – mit möglichen Auswirkungen auf Sozialabgaben, Lohnnebenkosten und Wettbewerbsfähigkeit.
2026: Pflege wird digitaler und Business-Software muss mitziehen
Die Pflegereform geht voraussichtlich 2026 in eine weitere Umsetzungsphase – und sie wird digitaler, komplexer und strategisch relevanter. Für Unternehmen bedeutet das: Die Anforderungen an die eigene Softwarelandschaft steigen deutlich. Systeme für Rechnungswesen, Personalabrechnung und Compliance müssen nicht nur gesetzliche Änderungen abbilden, sondern auch flexibel auf geplante neue Lohnersatzleistungen, dynamische Beitragssätze und digitale Meldepflichten reagieren..
Besonders betroffen ist die Payroll: Beitragssätze müssen korrekt berechnet und abgeführt werden, inklusive individueller Zuschläge. Digitale Nachweise zur Kinderzahl müssen in die Abrechnungslogik integriert werden, und der digitale Abruf im Rahmen des DaBPV-Verfahrens ist innerhalb von sieben Kalendertagen nach Beginn eines Beschäftigungsverhältnisses durchzuführen. Eine generelle 7-Tage-Frist für Abmeldungen besteht nicht.
Sollte das Familienpflegegeld wie angekündigt eingeführt werden, müssten Payroll-Systeme künftig auch diese neue Lohnersatzleistung als Abwesenheits- und Zahlungsart berücksichtigen.
Auch künftige Mindestlohnanpassungen in der Pflegebranche wirken sich direkt auf die Berechnung von Stundenlöhnen und Zuschlägen aus. Wer hier auf veraltete Payroll-Systeme setzt, riskiert Fehler, Rückfragen und Compliance-Verstöße.
Typische Hürden, auf die bestehende Business-Software stoßen kann, sind:
- Statische Beitragslogik: Systeme, die nur feste Beitragssätze abbilden, können die dynamische Berechnung – etwa abhängig von der Kinderzahl – nicht korrekt umsetzen.
- Fehlende Schnittstellen zu Meldeportalen: Ohne direkte Anbindung an Elster oder die Rentenversicherung müssen Daten manuell übertragen werden, das kostet Zeit und erhöht das Fehlerrisiko.
- Langsame Reaktion auf gesetzliche Änderungen: Wenn Updates nicht zeitnah eingespielt werden oder die Software keine flexible Parametrisierung erlaubt, entstehen Verzögerungen in der Abrechnung.
- Keine automatisierte Fristenkontrolle: Die 7-Tage-Meldepflicht erfordert eine zuverlässige Fristenüberwachung, ohne Workflow-Logik drohen Compliance-Verstöße.
- Unzureichende Integration zwischen HR und Rechnungswesen: Wenn Personal- und Finanzdaten nicht konsistent verarbeitet werden, leidet die Genauigkeit der Beitragsberechnung und Buchung.
Moderne Business-Software kann dabei helfen, gesetzliche Anforderungen regelbasiert umzusetzen, Meldefristen automatisch zu überwachen und Abrechnungslogiken transparent zu gestalten. Besonders in der Finanzbuchhaltung und im Rechnungswesen ist es entscheidend, dass Systeme skalierbar bleiben, denn die Weiterentwicklung der Pflegereform ist politisch beschlossen, aber inhaltlich noch in Arbeit.
2026 dürfte somit ein Übergangsjahr werden, in dem sich zeigt, wie gut Unternehmen auf künftige Anpassungen vorbereitet sind.
Für Ihr Unternehmen heißt das: Jetzt Zeit investieren, bevor die nächste Reformwelle operative Prozesse überrollt. Wer frühzeitig handelt, bleibt nicht nur rechtskonform, sondern auch effizient und steuerungsfähig.
