Pfändung auf der Lohnabrechnung: was wirklich erlaubt ist

Was ist eine Gehaltspfändung?

Bei einer Gehaltspfändung wird ein Teil des Arbeitseinkommens eines Arbeitnehmers vom Arbeitgeber einbehalten und direkt an einen Gläubiger überwiesen. Grundlage ist ein gerichtlicher Pfändungs- und Überweisungsbeschluss, der im Rahmen einer Zwangsvollstreckung zugestellt wird. Mit der Zustellung des Pfändungsbeschlusses ist der Arbeitgeber verpflichtet, den pfändbaren Teil des Gehalts, also den Betrag oberhalb der jeweils geltenden Pfändungsfreigrenze, an den Gläubiger auszuzahlen. Die rechtliche Grundlage dafür ist die Zivilprozessordnung (ZPO). Juristisch wird der Arbeitgeber dadurch zum sogenannten „Drittschuldner“ (§ 840 ZPO).

Die Pfändbarkeit von Gehalt tritt oft dann ein, wenn das Vermögen des Schuldners vor allem aus seinem Arbeitseinkommen besteht.

Mit der Pfändungsfreigrenze wird sichergestellt, dass der Schuldner das geschuldete Geld Stück für Stück abbezahlt, ohne dass sein Existenzminimum gefährdet wird. Der unpfändbare Grundbetrag steht weiterhin für Lebensunterhalt und Unterhaltspflichten zur Verfügung.

Seit dem 1. Juli 2025 liegt der Pfändungsfreibetrag bei monatlich 1.555,00 €. Quelle der aktuellen Grenzen ist die jeweils letzte Pfändungsfreigrenzenbekanntmachung.

Damit ist klar: Eine Gehaltspfändung betrifft nicht nur den einzelnen Mitarbeiter, sondern stellt die Prozesse in der Payroll auf die Probe. Sie macht deutlich, wie eng Fachwissen, Datenschutz und Compliance im täglichen Payroll-Betrieb zusammenhängen.

Keine Pflicht zur Ausweisung der Lohnpfändung

Grundsätzlich gilt: Es gibt keine gesetzliche Pflicht, die Pfändung von Arbeitseinkommen ausdrücklich auf der Lohnabrechnung zu vermerken. Allerdings müssen alle Abzüge nachvollziehbar dargestellt werden. In der Praxis wird der gepfändete Betrag meist als neutraler Posten unter „Sonstige Abzüge“ oder einem vergleichbaren Label aufgeführt.

Wichtig ist: Die Lohnabrechnung dient dem Arbeitnehmer zur Information. Eine klare Ausweisung des einbehaltenen Betrags der Gehaltspfändung fördert Transparenz, darf aber keine Rückschlüsse auf den Gläubiger, den Anlass der Pfändung oder andere sensible Details zulassen. Der Schutz personenbezogener Daten hat oberste Priorität.

In vielen Unternehmen wird die Verantwortung für Pfändungen an das Payroll-Team delegiert. Dennoch liegt die Haftung beim Arbeitgeber, also letztlich bei der Geschäftsführung oder dem CFO. Eine falsche Berechnung, ein übersehener Freibetrag oder eine versehentlich offengelegte Information kann hohe Folgekosten verursachen. Diese reichen von Schadensersatzforderungen über Bußgelder bis hin zu Vertrauensverlusten im eigenen Haus.

Damit Pfändungen rechtssicher verarbeitet werden, braucht es klare Abläufe und digitale Unterstützung. Gute Abrechnungssysteme übernehmen nicht nur die Berechnung automatisch, sondern dokumentieren auch, wann, wie und warum ein Betrag gepfändet wurde. So bleibt der Prozess transparent und nachvollziehbar, intern wie extern.

Was darf nicht auf der Abrechnung stehen?

Nicht zulässig ist die Nennung von:

• Name oder Adresse des Gläubigers
• Art oder Höhe der ursprünglichen Forderung
• Aktenzeichen oder gerichtlicher Vorgangsnummern

Diese Angaben betreffen ausschließlich das Verhältnis zwischen Schuldner und Gläubiger. Ihre Weitergabe an Dritte wäre ein Verstoß gegen die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Gerade bei digital übermittelten Lohnabrechnungen (zum Beispiel im Mitarbeiterportal oder per E-Mail) spielt der Datenschutz eine zentrale Rolle. Offene Dateinamen oder unverschlüsselte Anhänge können bereits einen Verstoß darstellen. Deshalb sollten Unternehmen prüfen, ob ihre Systeme ausreichende Sicherheitsmaßnahmen bieten.

In größeren Organisationen empfiehlt sich außerdem eine doppelte Kontrolle. Eine zweite Person kann vor Freigabe prüfen, ob die Abrechnung datenschutzkonform erstellt wurde. Solche internen Kontrollen sind nicht gesetzlich vorgeschrieben, reduzieren aber deutlich das Risiko von Fehlern und Nachfragen.

Wie wird die Pfändung intern verarbeitet?

Auch wenn sie nicht explizit in der Abrechnung genannt werden muss, ist eine Pfändung für den Arbeitgeber organisatorisch aufwendig:

• Der Arbeitgeber wird zum Drittschuldner (§ 840 ZPO).
• Es gelten Pfändungsfreigrenzen, die jährlich angepasst werden.
• Die Pfändung kann mit Lohnabtretungen konkurrieren – dabei zählt die Rangfolge.
• Bei fehlerhafter Umsetzung drohen rechtliche und finanzielle Risiken für das Unternehmen.

Für die interne Abrechnung ist eine lückenlose Dokumentation unerlässlich. Dazu gehören: das Zustellungsdatum des Pfändungsbeschlusses, die Berechnung des pfändbaren Einkommens, der jeweilige Überweisungsbetrag sowie die Ablage einer Kopie des Beschlusses in der Personalakte oder im digitalen Lohnsystem.

Neben der Dokumentation spielt die Nachvollziehbarkeit eine zentrale Rolle. Gerade bei Betriebsprüfungen oder internen Audits wird häufig geprüft, ob der Prozess zur Pfändungsbearbeitung eindeutig dokumentiert ist. Ein klar definierter Workflow schafft hier Sicherheit.

Viele Unternehmen binden daher ihre Steuerberatung oder den externen Payroll-Dienstleister aktiv ein. Sie stellen sicher, dass die Pfändungsgrenzen korrekt hinterlegt sind und bei Änderungen automatisch übernommen werden. Moderne HR-Systeme wie eGecko unterstützen dabei, Abzüge rechtssicher und vollständig automatisiert zu verarbeiten.

Empfehlung: Technisch anonymisieren, inhaltlich nachvollziehbar bleiben

Der pfändbare Betrag des Gehalts muss korrekt ermittelt und überwiesen werden. Dabei darf der Arbeitgeber manche Einkommensarten wie Weihnachtsgeld oder Gefahrenzulagen nicht zur Tilgung mit einberechnen. Hier sind digitale Lohnsysteme, die solche Besonderheiten beachten, eine große Hilfe.
In vielen Abrechnungssystemen lässt sich der Pfändungsbetrag als eigener Abzugsbaustein anlegen – mit einem neutralen Begriff wie „gesetzlicher Abzug“ oder „Pfändungsbetrag“. So bleibt der Lohnzettel verständlich, aber datenschutzkonform.

Zusätzlich sollte geprüft werden, ob alle Prozesse revisionssicher hinterlegt sind. Dazu gehört, dass jede Änderung am Pfändungsbetrag oder an den Freigrenzen automatisch im System protokolliert wird. Nur so lässt sich im Prüfungsfall eindeutig nachvollziehen, wie die Berechnung zustande kam.

Ein interner jährlicher Compliance-Check hilft außerdem, mögliche Lücken zu erkennen – zum Beispiel bei neuen gesetzlichen Regelungen, wie sie regelmäßig durch die Anpassung der Pfändungsfreigrenzen entstehen.