Definition: Was sind Controlling-Kennzahlen?
Controlling-Kennzahlen sind quantifizierbare Größen, mit denen sich betriebswirtschaftliche Sachverhalte systematisch erfassen, überwachen und bewerten lassen. Sie dienen als Grundlage für die Steuerung von Unternehmensprozessen und helfen dabei, die Zielerreichung zu messen und Abweichungen frühzeitig zu erkennen.
Man unterscheidet dabei verschiedene Arten von Kennzahlen:
- Absolute Kennzahlen wie Umsatz, Kosten oder Gewinn liefern konkrete Werte, während relative Kennzahlen – etwa Rentabilität oder Deckungsbeitrag – Verhältnisse darstellen und damit Vergleiche ermöglichen.
- Weitere Differenzierungen betreffen etwa die zeitliche Ausrichtung: Frühindikatoren weisen auf mögliche Entwicklungen hin, während Spätindikatoren vergangenheitsbezogene Ergebnisse abbilden.
- Von besonderer Bedeutung sind sogenannte Key Performance Indicators (KPIs). Sie sind jene Kennzahlen, die für den Unternehmenserfolg besonders kritisch sind und eng mit den strategischen Zielen verknüpft werden. KPIs sind damit nicht beliebige Leistungsgrößen, sondern gezielt ausgewählte Steuerungsgrößen mit hoher Aussagekraft.
Ein wirksames Controlling stützt sich auf ein durchdachtes Kennzahlensystem, das nicht nur einzelne Werte isoliert betrachtet, sondern Zusammenhänge und Entwicklungen aufzeigt. Die Auswahl, Anwendung und Interpretation dieser Zahlen ist dabei ebenso entscheidend wie ihre Verfügbarkeit und Aktualität.
Arten von Kennzahlen: Ein systematischer Überblick
Kennzahlen lassen sich nach unterschiedlichen Kriterien klassifizieren – etwa nach ihrer Funktion, ihrer Form oder ihrem Einsatzbereich. Für das Controlling ist eine systematische Einordnung entscheidend, um die richtigen Kennzahlen gezielt auswählen und sinnvoll kombinieren zu können. Im Folgenden finden Sie eine praxisnahe Übersicht zentraler Kennzahlentypen und ihrer Bedeutung für die Unternehmenssteuerung.
1. Finanzkennzahlen
Diese bilden die wirtschaftliche Leistungsfähigkeit eines Unternehmens ab und sind essenziell für Bilanzanalysen, Investitionsentscheidungen und Liquiditätsplanung. Wichtige Beispiele:
- Umsatz: Maß für die Erlöse aus dem operativen Geschäft
- Gewinn vor Zinsen und Steuern (EBIT): Kennzahl für das operative Ergebnis
- Cash Flow: Abbild der internen Finanzierungskraft
- Gross Profit Margin: Verhältnis zwischen Rohertrag und Umsatz – zeigt die Rentabilität des Kerngeschäfts
- Gesamtkapitalrentabilität: Ertragskraft des eingesetzten Kapitals insgesamt
- Eigenkapitalquote: Stabilitätsmaß und Grad der Unabhängigkeit von Fremdfinanzierung
Diese Größen sind vor allem im Rahmen von Bilanzkennzahlen relevant und ermöglichen die Bewertung der Unternehmensleistung über einen definierten Zeitraum.
2. Prozess- und Effizienzkennzahlen
Sie beziehen sich auf operative Abläufe und zeigen, wie effizient Ressourcen eingesetzt werden:
- Durchlaufzeiten von Prozessen
- Deckung der Fixkosten durch einzelne Produkte oder Leistungen
- Kosten je Auftrag oder Projekt
- Break-even-Point: Schwelle, bei der Erlöse die Kosten decken
Solche Kennzahlen helfen, operative Schwachstellen zu identifizieren und gezielt gegenzusteuern.
3. Strategische und nicht-finanzielle Kennzahlen
Neben monetären Größen spielen auch qualitative Indikatoren eine wichtige Rolle – etwa für die langfristige Ausrichtung des Unternehmens:
- Kundenzufriedenheit oder -bindung
- Mitarbeiterfluktuation oder -produktivität
- Marktanteile in definierten Segmenten
- Erreichung von Nachhaltigkeitszielen oder Innovationsquoten
Diese Kennzahlen sind typischerweise Teil übergreifender Kennzahlensysteme wie der Balanced Scorecard, in denen sie mit Finanzkennzahlen kombiniert werden.
4. Relationale Kennzahlen (Verhältniszahlen)
Sie setzen zwei absolute Kennzahlen ins Verhältnis zueinander und erhöhen dadurch die Aussagekraft:
- Kosten-Umsatz-Relation
- Verhältnis von Soll-Ist-Werten (für Planungsgenauigkeit)
- Anteil von Projektkosten am Gesamtbudget
- Eigenkapital zu Gesamtkapital
Solche Kennzahlen sind besonders für Soll-Ist-Vergleiche, die Budgetkontrolle und die Effizienzbewertung von Maßnahmen geeignet.
Ein durchdachter Einsatz unterschiedlicher Kennzahlentypen ermöglicht eine mehrdimensionale Betrachtung der Unternehmenssituation. Wichtig ist dabei, nicht möglichst viele Kennzahlen zu erfassen, sondern gezielt jene auszuwählen, die für die jeweilige Fragestellung wirklich relevant sind. Nur so entsteht aus der Vielzahl von Zahlen ein aussagekräftiges Instrument zur effektiven Unternehmenssteuerung.
Kennzahlensysteme im Controlling: Struktur, Ziele & Nutzen
Einzelne Kennzahlen liefern wichtige Informationen – doch erst in einem strukturierten Kennzahlensystem entfalten sie ihr volles Potenzial. Solche Systeme verknüpfen mehrere Kennzahlen logisch miteinander und ermöglichen eine ganzheitliche Sicht auf die Unternehmenslage. Sie helfen dabei, Zusammenhänge zwischen verschiedenen Bereichen zu erkennen, Zielerreichung messbar zu machen und komplexe Sachverhalte in verdichteter Form darzustellen.
Struktur von Kennzahlensystemen
Kennzahlensysteme folgen meist einer hierarchischen oder netzwerkartigen Struktur. Häufig sind sie so aufgebaut, dass eine Oberkennzahl (z. B. Return on Investment) durch untergeordnete Teilkennzahlen beeinflusst wird. So lassen sich Ursachen für Veränderungen präzise nachvollziehen.
Ein klassisches Beispiel ist das Du-Pont-Kennzahlensystem, das den Return on Investment (ROI) aus Umsatzrentabilität und Kapitalumschlag berechnet. Es verdeutlicht, wie operative Effizienz und Kapitalbindung gemeinsam die Kapitalrendite beeinflussen. Ähnlich funktioniert das ZVEI-Kennzahlensystem, das speziell für die industrielle Praxis entwickelt wurde und zusätzlich auf Eigenkapitalrentabilität fokussiert.
Ein weiteres bekanntes Modell ist die Balanced Scorecard (BSC). Sie strukturiert Kennzahlen in vier Perspektiven:
- Finanzen
- Kunden
- Interne Prozesse
- Lernen & Entwicklung
So wird sichergestellt, dass sowohl kurzfristige Erfolge als auch langfristige Potenziale in der Unternehmenssteuerung berücksichtigt werden.
Ziele von Kennzahlensystemen
Ein gutes Kennzahlensystem verfolgt mehrere zentrale Ziele:
Transparenz schaffen: Komplexe Informationen werden strukturiert dargestellt.
Steuerung ermöglichen: Frühzeitige Erkennung von Abweichungen erleichtert Korrekturmaßnahmen.
Vergleiche ermöglichen: Zeitliche und bereichsübergreifende Vergleiche fördern die Effizienzbewertung.
Zielorientierung sichern: Messgrößen werden mit den strategischen Zielen des Unternehmens verknüpft.
Kommunikation verbessern: Einheitliche Zahlenbasis erleichtert das Reporting und fördert eine gemeinsame Sprache zwischen Controlling, Management und Fachabteilungen.
Nutzen in der Praxis
Der Einsatz von Kennzahlensystemen erleichtert die Unternehmensführung auf mehreren Ebenen. Statt isolierter Zahlen stehen Entscheiderinnen und Entscheidern belastbare Zusammenhänge zur Verfügung – etwa zwischen Umsatzentwicklung, Fixkostendeckung und Investitionsquote. So wird das Controlling zum aktiven Steuerungsinstrument statt zur reinen Vergangenheitsbetrachtung.
Ein weiterer Vorteil liegt in der Standardisierung: Prozesse zur Datenerhebung, Auswertung und Interpretation lassen sich automatisieren und kontinuierlich verbessern. Vor allem im Zusammenspiel mit digitalen Reporting-Tools entsteht dadurch ein erheblicher Effizienzgewinn – sowohl bei der täglichen Arbeit als auch in der strategischen Planung.
Vom Wert zur Wirkung: KPIs strategisch entwickeln und interpretieren
Key Performance Indicators (KPIs) sind Kennzahlen mit besonderer strategischer Relevanz. Sie spiegeln den Fortschritt in Bezug auf zentrale Unternehmensziele wider und helfen dabei, die tatsächliche Leistung objektiv zu bewerten. Doch um Wirkung zu entfalten, reicht es nicht, einfach Zahlen zu erheben – entscheidend ist die Auswahl passender KPIs und deren gezielte Interpretation.
Auswahl: Welche KPIs wirklich relevant sind
Die Wirksamkeit von Kennzahlen steht und fällt mit ihrer Relevanz. Unternehmen erfassen heute eine Vielzahl an Datenpunkten – doch nicht jeder Wert liefert echten Erkenntnisgewinn. Key Performance Indicators (KPIs) sollen die Aufmerksamkeit auf das Wesentliche lenken. Um das zu erreichen, müssen sie sorgfältig ausgewählt, auf Unternehmensziele abgestimmt und regelmäßig überprüft werden. Ein KPI ist keine dekorative Zahl im Dashboard, sondern ein operatives Steuerungsinstrument mit klarem Zweck.
1. Ableitung aus der Unternehmensstrategie
Der erste Schritt bei der Auswahl relevanter KPIs besteht darin, die übergeordneten Unternehmensziele zu analysieren. Diese bilden die Grundlage für jede Kennzahlenauswahl. Ein Unternehmen, das beispielsweise den Markteintritt in ein neues Segment anstrebt, benötigt andere Steuerungsgrößen als ein Unternehmen, das seine Kostenstruktur optimieren will.
Typische Zielbereiche sind:
- Wachstum (z. B. Umsatzsteigerung, Kundenzahl erhöhen)
- Rentabilität (z. B. Gross Profit Margin, EBIT-Marge)
- Effizienz (z. B. Durchlaufzeiten, Fixkostendeckung)
- Qualität (z. B. Fehlerquoten, Reklamationsraten)
- Mitarbeiterbindung (z. B. Fluktuationsquote)
Jedes dieser Ziele lässt sich mit spezifischen KPIs abbilden – wichtig ist, dass der Bezug nachvollziehbar und quantifizierbar ist.
2. Kriterien für die KPI-Auswahl
Damit ein KPI seine Funktion erfüllen kann, sollte er folgende Anforderungen erfüllen:
3. Beispiele für strategisch relevante KPIs
Je nach Unternehmensbereich unterscheiden sich die geeigneten KPIs. Einige Beispiele:
- Finanzen: Gewinn vor Zinsen und Steuern (EBIT), Cash Flow, Eigenkapitalquote, Break-even-Punkt
- Vertrieb & Marketing: Conversion Rate, durchschnittlicher Auftragswert, Kundenakquisekosten
- Personalwesen: Mitarbeiterzufriedenheit, Krankenquote, Anteil befristeter Verträge
- Projektmanagement: Termintreue, Budgetabweichung, Anteil abgeschlossener Projekte
Ein KPI wie der Cash Flow ist zum Beispiel besonders aussagekräftig, wenn Liquiditätsengpässe vermieden oder Investitionen geplant werden. Der Deckungsbeitrag je Produktgruppe hilft hingegen, Entscheidungen über Sortimentsanpassungen zu treffen.
4. „Weniger ist mehr“: Die richtige Anzahl an KPIs
Ein häufiger Fehler besteht darin, möglichst viele KPIs gleichzeitig abbilden zu wollen. Das führt zu Unübersichtlichkeit und hemmt die Entscheidungsfähigkeit. Stattdessen gilt die Maxime: So viele wie nötig, so wenige wie möglich. Drei bis fünf gut gewählte KPIs pro Zielbereich reichen oft aus, um die Steuerung effektiv zu gestalten.
5. Datenquelle und technische Umsetzung
Ein KPI ist nur dann belastbar, wenn die zugrunde liegenden Daten konsistent und nachvollziehbar sind. Unternehmen sollten daher prüfen:
- Woher stammen die Daten (ERP-System, CRM, Zeiterfassung etc.)?
- Wie aktuell sind sie?
- Wer trägt die Verantwortung für Pflege und Auswertung?
Ein modernes Controlling-System hilft dabei, relevante KPIs aus verschiedenen Quellen zu aggregieren, zu visualisieren und im richtigen Kontext bereitzustellen, etwa für Budgetplanungen, Soll-Ist-Vergleiche oder die Unternehmensführung.
Interpretation: Zahlen in Entscheidungen übersetzen
Eine Kennzahl entfaltet erst dann ihren vollen Nutzen, wenn sie richtig interpretiert wird. Die bloße Kenntnis eines Wertes – etwa des Cash Flows oder der Eigenkapitalquote – genügt nicht. Entscheidend ist, was aus diesem Wert abgeleitet wird. Dafür braucht es Kontext, Vergleichswerte und ein Verständnis für Ursachen und Zusammenhänge.
Zentrale Hilfsmittel bei der Interpretation sind:
- Soll-Ist-Vergleiche: Abweichungen vom Zielwert zeigen Handlungsbedarf und geben Anlass zur Ursachenforschung.
- Zeitliche Entwicklung: Trends und Veränderungen sagen oft mehr aus als Einzelwerte.
- Verhältniskennzahlen: Kontextabhängige KPIs wie „Kosten je Auftrag“ oder „Anteil der Fixkosten“ geben Einblicke in die Effizienz von Prozessen.
- Vergleiche mit Benchmarks: Externe Referenzwerte, z. B. branchenspezifische Richtgrößen, ermöglichen eine objektive Einordnung.
Wichtig ist auch die Betrachtung im Zusammenspiel: Einzelne Kennzahlen sollten nie isoliert betrachtet werden, sondern im Kontext eines Kennzahlensystems, das Wechselwirkungen sichtbar macht. Digitale Controlling-Werkzeuge unterstützen diesen Prozess mit automatisierten Visualisierungen und Drilldown-Funktionen.
Kennzahlen & Digitalisierung: Neue Möglichkeiten für Analyse & Reporting
Die Digitalisierung verändert das Controlling grundlegend – insbesondere im Umgang mit Kennzahlen. Moderne ERP- und BI-Systeme ermöglichen es, relevante KPIs in Echtzeit zu erfassen, automatisiert auszuwerten und visuell aufzubereiten. Statt statischer Excel-Tabellen treten dynamische Dashboards, die jederzeit aktuelle Daten zur Verfügung stellen und tiefere Einblicke in die Unternehmensleistung erlauben.
- Ein großer Vorteil digitalisierter Systeme liegt in der Automatisierung von Reporting-Prozessen: Regelmäßige Berichte lassen sich zeitgesteuert erzeugen, Abweichungen automatisch kennzeichnen und kritische Entwicklungen frühzeitig signalisieren. Drilldown-Funktionen ermöglichen zudem eine gezielte Ursachenanalyse – vom aggregierten KPI bis zur Einzelbuchung.
- Hinzu kommt der Einsatz von KI-gestützten Analyseverfahren, die Muster in großen Datenmengen erkennen, Prognosen erstellen und sogar Anomalien vorschlagen können. So wird aus der reinen Rückschau ein zukunftsorientiertes Steuerungsinstrument.
Digitale Controlling-Lösungen fördern nicht nur die Effizienz, sondern auch die Transparenz: Entscheidungsträger erhalten auf einen Blick alle relevanten Kennzahlen für ihren Bereich – individualisiert, mobil abrufbar und stets aktuell. Die Digitalisierung macht Kennzahlen damit nicht nur schneller verfügbar, sondern auch wirkungsvoller
nutzbar – für eine fundierte, datengetriebene Unternehmenssteuerung.
