DSGVO KONFORM MIT eGECKO

Seit dem 25. Mai 2018 gilt die neue EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) auch in Deutschland.

Mit eGECKO sind Sie bestens darauf vorbereitet!

Fit für die Datenschutzgrundverordnung! DSGVO konform mit eGECKO

„Ähnlich wie wir seinerzeit bei der SEPA-Umstellung im Jahr 2014 vorgegangen sind, haben wir auch diesmal die zweijährige Übergangszeit intensiv genutzt, um unsere eGECKO Business Software in allen Belangen DSGVO-konform zu gestalten.“

Michael Friemel | Vorstandsvorsitzender | CSS AG

Zur Roadmap

DSGVO Standardanpassungen

Sämtliche softwarerelevanten gesetzlichen Bestimmungen zum Datenschutz sind in eGECKO umgesetzt.

eGECKO unterstützt den Anwender durch eine Suchmöglichkeit über verschiedene Einstiegspunkte, etwa nach Kriterien wie Mitarbeiter, Personenkonto oder Geschäftspartner, und bündelt diese zu einer kompletten Auskunft. Die Templates und Auswertungen lassen sich wiederum für den konkreten Anwendungsfall nach individuellen Maßgaben anpassen. Hinterlegungsmöglichkeiten für die Speicherzwecke und Löschfristen sind ebenso vorgesehen wie ein Informationspool für nachgelagerte, weitere Datenempfänger oder die Protokollierung der erteilten Auskünfte an Betroffene.

In eGECKO können alle personenbezogenen Daten manuell bearbeitet werden, um dem Anspruch nach Korrektheit der Daten und unverzüglicher Berichtigung nachzukommen.

Die Löschmöglichkeiten in eGECKO unterscheiden das Löschen alter Geschäftsjahre, das Löschen von Bewegungsdaten nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und das Löschen von personen-bezogenen Daten. Die Pflicht zur Löschung personenbezogener Daten, die aufgrund ihrer strukturellen Abhängigkeit nicht gelöscht werden dürfen, wird unter anderem dadurch erfüllt, dass der jeweilige Datensatz so verändert wird, dass Personen nicht mehr identifizierbar sind. Die Daten sind dann anonymisiert, so dass sie für erforderliche Auswertungen gespeichert werden können.

eGECKO bietet verschiedene Methoden, um die Verarbeitung personenbezogener Daten zu beschränken, zum Beispiel ausgewählte Daten vorübergehend zu sperren. Dabei hat der Anwender zwei Möglichkeiten, eigene Sperrkonzepte nach unternehmensspezifischen Vorgaben umzusetzen. Über das individuelle Benutzerkonzept in Verbindung mit dem Zugriffschutz können einzelne Anwender bis hin zu Mitarbeitergruppen der Zugriff auf personenbezogene Daten gewährt oder verweigert werden. Darüber hinaus lassen sich auch einzelne Datensätze aktiv halten oder sperren.

Die Anforderung, personenbezogene Daten  in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne jegliche Einschränkung bereitzustellen, wird in eGECKO via XML Schnittstelle/Ausgabe erfüllt.

DSGVOplus Komfortfunktionen

Mit dem DSGVOplus Modul können Sie Komfortfunktionen nutzen, mit denen Sie sämtliche DSGVO-Anforderungen zügig und nach individuellen Anforderungen erledigen.

AUSKUNFT

  • Anpassung und Erweiterung der DSGVO-Stammdaten nach individuellen Anforderungen

  • Ausgabe personenbezogener Daten und Versand per E-Mail inkl. Anschreiben, Dokumentenmanagement und Archivanbindung

  • Löschen und Bearbeiten der Stammdaten direkt in der DSGVO-Auskunft

  • Auskunft über mehrere Ausgangsobjekte und Zusammenführung mehrerer Personenkonten in einer Auskunft uvm.

LÖSCHUNG

  • Anonymisierung von Daten über alle Applikationen

  • Expertenmodul zum selektiven Sperren definierter Daten

PRIVACY BY DESIGN UND PRIVACY BY DEFAULT

Die Templates und Auswertungen lassen sich für den konkreten Anwendungsfall nach individuellen Maßgaben anpassen, sowohl für die gesamte eGECKO Anwendung als auch für bestimmte, einzelne Datensätze. 

Damit sind auch sämtliche Anforderungen für Privacy by Design und Privacy by Default abgedeckt.

Überlassen Sie Ihrem eGECKO System die lästigen Pflichtaufgaben!

Personenbezogene Daten

Mithilfe dieser Maske werden alle Felder, die personenbezogene Daten beinhalten, dokumentiert.

Personenbezogene Daten
DSGVO Auskunft

DSGVO-Auskunft

Neuanlage einer Auskunft mit Auswahl einer Struktur sowie einer natürlichen Person.

Report DSGVO-Auskunft

Auswertung der neu angelegten Auskunft.

Report DSGVO Auskunft
Archivanbindung

Archivanbindung

Im eGECKO Archiv hinterlegte Dokumente mit personenbezogenen Daten, zum Beispiel im Personalwesen wie Zeugnisse, Beurteilungen oder die Bewerbung, eines Mitarbeiters werden ebenfalls in der DSGVO Auskunft ausgegeben.

Dies gilt selbstverständlich auch für alle weiteren eGECKO Module, so beispielsweise im CRM für Geschäftspartner-, Kunden- oder Lieferantendokumente.

DSGVO-ROADMAP

Zur Umsetzung der softwarerelevanten gesetzlichen Bestimmungen zum Datenschutz werden wir unseren Kunden rechtzeitig vor dem 25. Mai 2018 ein Softwareupdate zur Verfügung stellen. Unsere DSGVO Roadmap zeigt Ihnen auf einen Blick die Meilensteine von der Konzeption bis hin zur Umsetzung der Anforderungen in eGECKO.

Projektabwicklung nach standardisierter Projektmanagementmethodik

Konzeptionsphase

Seit Mai 2016

  • Bestandsaufnahme und Evaluierung des Handlungsbedarfs
  • Ausarbeitung gemeinsam mit einer renommierten IT-Rechtsanwaltskanzlei
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Beginn Umsetzungsphase

Seit Januar 2017

  • Definition der programmseitigen Unterstützung der Anwender
  • Ermittlung der notwendigen Anpassungen im System
Softwareinstallation & Datenmigration
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Betriebswirtschaftliche Beratung & Schulung

Kommunikationsstart

Seit März 2018

Informationen über die wesentlichen technischen und organisatorischen Anpassungen in eGECKO an Kunden und Partner

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Fachseminare und Thementage zum Datenschutz

Ab März 2018

Deutschlandweite Veranstaltungen zur BDSG und DSGVO durch externe Fachreferenten

Customizing und Softwareanpassungen (nach Bedarf)
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Echtbetriebsvorbereitung und –begleitung

Fertigstellung DSGVO-Konformität in eGECKO

April 2018

Das Release beinhaltet folgende Anpassungen:

  • Protokollierung
  • IT-Sicherheit (Verschlüsselung & Authentifizierung)
  • Recht auf Auskunft
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Bereitstellung in eGECKO

Ab Mai 2018

 

 

Support & Wartung (Standard, Premium)

Umsetzung in eGECKO

Sind Sie eGECKO Anwender und möchten sich über die entsprechenden DSGVO-Anpassungen in eGECKO informieren? Oder wünschen Sie Informationen zum Umgang mit personenbezogenen Daten im Hause CSS? 

 

Dokumentation anfordern

CSS Fachseminare 'Datenschutz'

Besuchen Sie unsere Fachseminare in München, Künzell, Ludwigsburg oder Bremen. Es referieren die Fachanwälte Dr. Karsten Krupna (boesling IP Rechtsanwälte GbR) und RA Andreas Jaspers (GDD e.V.) über das neue Datenschutzrecht nach DSGVO & BDSG.

 

Zu den Fachseminaren

Sie wünschen weitere Infos?

Gerne unterstütze und berate ich Sie bei der Umstellung auf eGECKO – selbstverständlich kostenfrei und unverbindlich. Bitte nennen Sie mir einfach Ihr Anliegen.

Alles aus einer Hand

„eGECKO ist ein ganzheitliches Softwaremodell, das in seinem Umfang im Mittelstandssegment einzigartig ist.”

Michael Friemel, Vorstandsvorsitzender

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