Jahresabschluss erstellen

Das Geschäftsjahr erfolgreich auszeichnen

Beim Jahresabschluss geht es nicht um einen feierlichen Begriff, unter dem sich schon die guten Vorsätze fürs Neujahr anschleichen. Beim betrieblichen Jahresabschluss handelt es sich um einen kaufmännischen Terminus, der einen Prozess mit gesetzlichen Anforderungen beschreibt. Darunter fällt zum einen ein Stichtag (meistens der 31.12), an dem das Geschäftsjahr vorschriftlich abgeschlossen wird. Je nach Unternehmensgröße müssen die Jahresabschlüsse eventuell auch unter bestimmten Fristen veröffentlicht werden.

Was ist der Jahresabschluss?

Ein Jahresabschluss ist der rechnerische Abschluss eines Geschäftsjahres und setzt sich in der Regel aus zwei zentralen Elementen zusammen:

• Bilanz (§ 242 Abs. 1 HGB): Sie stellt das Verhältnis von Vermögen und Schulden eines Unternehmens zu einem bestimmten Stichtag dar.
• Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) (§ 242 Abs. 2 HGB): Sie vergleicht die Aufwendungen und Erträge eines Geschäftsjahres und ermittelt so den Jahresüberschuss oder - fehlbetrag.

Diese beiden Bestandteile bilden zusammen gemäß § 242 Abs. 3 HGB den Jahresabschluss. Bei Kapitalgesellschaften kommen häufig noch ein Anhang (§ 264 Abs. 1 HGB) sowie bei mittelgroßen und großen Unternehmen ein Lagebericht (§ 289 HGB) hinzu.

Warum wird ein Jahres­abschluss erstellt?

Grundsätzlich soll über das Erstellen des Jahresabschlusses die finanzielle Vitalität des Unternehmens ermittelt werden. Das bedeutet, dass die wirtschaftliche Lage, Vermögensbestandteile und eventuell auch Risiken für die Planungsperioden ausgezeichnet werden. Diese Darstellung wird vom Gesetzgeber erfordert und muss unter formalen Angaben eingehalten werden. Doch auch für Unternehmen entstehen einige Vorteile, wenn sie einen Jahresabschluss erstellen: 

• Für Kapitalgeber ist der Jahresabschluss neben dem klassischen Finanzplan eine vertrauenswürdige Grundlage, um die Rentabilität eines Unternehmens zu bewerten. 
• Auch für das Bestimmen der Dividenden von Anteilseignern bildet der Jahresabschluss eine Grundlage. 
• Wird das Dokument regelmäßig aktualisiert, bietet sich dem Unternehmen eine gute Übersicht, an der die groben Ziele des wirtschaftlichen Handelns kontrolliert werden können.

Funktionen des Jahresabschlusses

Neben den praktischen Vorteilen für Unternehmen und Kapitalgeber erfüllt der Jahresabschluss mehrere betriebswirtschaftliche Funktionen:

Dokumentationsfunktion: Nachweis der Geschäftsvorfälle durch geordnete Buchführung.

Informationsfunktion: Bereitstellung wirtschaftlicher Kennzahlen für interne und externe Stakeholder.

Rechenschaftsfunktion: Grundlage zur Kontrolle durch Eigentümer, Gesellschafter und Aufsichtsorgane.

Ausschüttungsbemessungsfunktion: Basis für Gewinnausschüttung und Besteuerung.

Wer muss einen Jahres­abschluss erstellen?

Nicht jedes Unternehmen ist verpflichtet, einen umfassenden Jahresabschluss zu erstellen. Die Pflicht zur Aufstellung eines Jahresabschlusses mit Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) ergibt sich aus § 242 HGB und betrifft grundsätzlich alle Kaufleute im Sinne des Handelsgesetzbuchs (HGB) – unabhängig davon, ob sie im Handelsregister eingetragen sind. 

Einordnung nach HGB: Wer ist Kaufmann?

Das HGB unterscheidet zwischen verschiedenen Arten von Kaufleuten:

• Istkaufmann (§ 1 HGB): Automatisch Kaufmann durch den Betrieb eines Handelsgewerbes, unabhängig von der Eintragung im Handelsregister.
• Kannkaufmann (§ 2 HGB): Kleingewerbetreibende, die sich freiwillig ins Handelsregister eintragen lassen.
• Formkaufmann (§ 6 HGB): Juristische Personen wie AG, GmbH, UG und SE sind kraft ihrer Rechtsform Kaufleute und damit immer buchführungs- und abschlusspflichtig, unabhängig von Art und Umfang ihres Geschäftsbetriebs.

Ausnahme von der Buchführungspflicht

• Freiberufler sind keine Kaufleute im Sinne des HGB und nutzen stattdessen die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) gemäß § 4 Abs. 3 EStG.
• Einzelkaufleute, die an zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren
  • weniger als 800.000 € Umsatzerlöse und
  • weniger als 80.000 € Jahresüberschuss erzielen,
    sind gemäß § 241a HGB von der Buchführungspflicht befreit.

• Kleingewerbetreibende, deren Gewerbe keinen „in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb“ erfordert, gelten nicht als Kaufleute (§ 1 Abs. 2 HGB).
  
  

Verpflichtung zur doppelten Buchführung

Für alle anderen Kaufleute – insbesondere Kapitalgesellschaften sowie größere Personenunternehmen – gilt die Pflicht zur ordnungsgemäßen doppelten Buchführung. Der daraus resultierende Jahresabschluss richtet sich nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB). Art und Umfang der Berichtspflichten hängen von der Größe des Unternehmens ab (§§ 267 ff. HGB).

Verbindung von Handels- und Steuerrecht: Maßgeblichkeitsprinzip

Nach dem Maßgeblichkeitsprinzip (§ 5 Abs. 1 EStG) orientiert sich die Steuerbilanz grundsätzlich an der Handelsbilanz – es sei denn, das Steuerrecht verlangt ausdrücklich abweichende Regelungen. Dadurch sind Handels- und Steuerrecht eng miteinander verzahnt.

Jahres­abschluss erstellen – Kriterien und Aufstellungsfristen

Personengesellschaften

Der Großteil der Personengesellschaften (GbR, OHG, KG) muss einen einfachen Jahresabschluss erstellen. Es genügt eine Zusammenfassung von Bilanz und GuV-Rechnung. Eine Veröffentlichung ist grundsätzlich nicht erforderlich. Der Jahresabschluss wird einfach im Bundesanzeiger hinterlegt. Dies gilt jedoch nur für Personengesellschaften mit natürlicher Person als haftender Gesellschafter (§264a HGB).

Kleine Kapitalgesellschaften

Eine AG, GmbH oder UG ist dazu verpflichtet einen erweiterten Jahresabschluss zu erstellen. Es ergänzt sich ein Anhang; ein Lagebericht ist nur erforderlich, wenn zwei der drei Kriterien an zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen überschritten werden. Die Frist der Handelsbilanz gilt bis 6 Monate. Die Steuerbilanz muss nach 7 Monaten aufgestellt sein. Als „klein“ gelten Kapitalgesellschaften, wenn sie maximal 12.000.000 € Umsatz erwirtschaften, bis zu 6.000.000 € in der Bilanzsumme auszeichnen und nicht mehr als 50 Mitarbeiter besitzen.

Mittelgroße Kapital­gesellschaften

Unternehmen, die mindestens die Kriterien der kleinen Kapitalgesellschaften erfüllen, aber höchstens 40.000.000 € Umsatz erwirtschaften und bis zu 250 Mitarbeiter führen, gelten bis zu einer Bilanzsumme von 20.000.000 € als mittelgroße Kapitalgesellschaft. Sie müssen ihre Handelsbilanz spätestens nach 3 Monaten und die Steuerbilanz nach 7 Monaten einreichen. Anhang und Lagebericht sind verpflichtend zu ergänzen.

Große Kapitalgesellschaft

Sobald mindestens zwei Kriterien einer mittelgroßen Kapitalgesellschaft überschritten sind, handelt es sich um ein Großunternehmen. Aber auch wenn es weniger als 250 Mitarbeiter hat und über 40.000.000 € erwirtschaftet, muss der Jahresabschluss den Anforderungen an einen Großbetrieb entsprechen. Für große Kapitalgesellschaften gelten dieselben Fristen für die Aufstellung des Jahresabschlusses. Auch einen Anhang und Lagebericht gehört für diese Unternehmen zum Jahresabschluss.

Für wen gilt die Publizitätspflicht?

Für Kapitalgesellschaften besteht nach § 325 HGB grundsätzlich eine Veröffentlichungspflicht. Gleiches gilt für bestimmte Personenhandelsgesellschaften. Alle anderen Unternehmen unterliegen dem Publizitätsgesetz. Sie müssen demnach mindestens zwei der drei Kriterien erfüllen. Dazu zählen eine Bilanzsumme von über 65.000.000 €, Umsatzerlöse von mehr als 130.000.000 € und eine Größe von mehr als 5.000 Mitarbeitern. Folgende Gesellschaftsformen müssen den Jahresabschluss immer im elektronischen Register veröffentlichen:

• Personengesellschaften, die eine bestimmte Größe erreichen oder bei denen keine natürliche Person als Gesellschafter haftet
• Kapitalgesellschaften jeder Betriebsgröße (eventuell auch deren ausländische Zweigstellen), kleine Kapitalgesellschaften müssen lediglich eine verkürzte Bilanz und den Anhang veröffentlichen
• Eingetragene Genossenschaften
• Wirtschaftsvereine
• Banken
• Versicherungsunternehmen

Mit welchen Bestand­teilen wird der Jahres­abschluss erstellt?

Der Aufbau eines Jahresabschlusses setzt sich je nach Unternehmensgröße aus verschiedenen Datenmengen zusammen. 

• Kapitalgesellschaften bilden den Jahresabschluss, indem sie zuerst eine Bilanz, dann die GuV-Rechnung und zum Schluss einen Anhang mit Lagebericht aufstellen. In den beiden letzten Dokumenten wird beispielsweise die Laufzeiten von Darlehen oder die Positionen der Bilanz präzise erläutert. Außerdem erfolgt eine genaue und ausführliche Bewertung der Vermögensgegenstände und eine Ausschreibung von kurz- und mittelfristigen Risiken der nächsten Perioden.
• Wird der Jahresabschluss mit einem Steuerberater gemeinsam erstellt, kann eine KG zudem eine verlängerte Aufstellungsfrist von 14 Monaten geltend machen. Ist die Belegzahl hoch oder entstehen Umsätze aus internationaler Tätigkeit, ist der Einsatz einer steuerrechtlichen Beratung unerlässlich.
• Ein Steuerberater ist besonders nützlich für die Erstellung der Anhang und des Lageberichts. Denn über gemeinsame Jahresabschlussgespräche bzw. - prüfungen ergeben sich die Informationen für den Lagebericht automatisch.
• Bei Kapitalgesellschaften begleiten neutrale Wirtschaftsprüfer die Erstellung des Jahresabschlusses. Sie prüfen, ob alle gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden.
• Ist der vollständige Jahresabschluss erstellt, werden die Dokumente der Hausbank und dem Finanzamt überreicht. Je nach Veröffentlichungspflicht folgt eine Eintragung im Bundesanzeiger.

Woher lassen sich diese Daten beziehen?

Die Daten für die Bilanz liegen meistens in der Buchhaltung, wie zum Beispiel die Anlagenübersicht. Doch auch andere Abteilungen und Archive müssen genaustens durchforstet werden, damit der Jahresabschluss am Ende seine Gültigkeit erreicht. Nach falschen Angaben müssen Unternehmen häufig Nachzahlungen entrichten oder verwickeln sich in Skandale.

Wichtige Unterlagen für die Bilanzierung:

• Anlagenübersicht
• Umlaufvermögen
• Forderungen und Verbindlichkeiten
• Bankguthaben
• Rechnungsabgrenzung
• Darlehen und Rückstellungen
• Eigenkapital

Diese Werte bilden die Basis der GuV-Rechnung:

• Erlöse und Umsätze der laufenden Finanzbuchführung
• Bestandsveränderungen
• Aufwendungen für Rohstoffe und Waren und sonstige betrieblich Aufwendungen
• Personalkosten
• Zinsen
• Abschreibungsbedarf

Einfacher ist es, wenn Unternehmen alle Daten kontinuierlich in einer zentralen Übersicht pflegen können. So werden zumindest die Bilanz und die GuV-Rechnung leicht abgeleitet. Der Grundsatz einer ordnungsgemäßen Buchführung ist dann eine unumstößliche Sicherheit.

Der Jahres­abschluss über Software

Eine Möglichkeit zur zentralen Darstellung der Unternehmensdaten ist ein entsprechendes Programm. Von der Benutzeroberfläche aus werden alle Werteströme erfasst und von den jeweiligen Abteilungen gesteuert. Zum Erstellen des Jahresabschlusses greift eine Software auf diese Daten zu und trägt die Werte über die Funktion zur automatischen Bilanzierung zusammen. Alle erstellten Dokumente können über eine ELSTER-Schnittstelle direkt an das Finanzamt vermittelt werden.

Ein weiterer Vorteil ist die fortlaufende Überwachung dieser Gegenüberstellung. Controller können Zielvorhaben an der tatsächlichen finanziellen Vitalität des Betriebs ausrichten. Ein Monatsabschluss lässt sich mit dieser Grundlage leicht zusammentragen. Außerdem werden die Kosten für die Steuerberatung und für die Buchhaltung geringgehalten, wenn einem Sachverständigen alle Unterlagen verständlich dargestellt sind. Auch die folgenden Risiken lassen sich durch eine Software abwälzen:

• Aufbewahrungspflichten: Digitale Archivierungsfunktionen legen die Dokumente und Belege revisionssicher ab. 
• Bewertung der Unternehmensgröße: Die Systeme werden regelmäßig auf gesetzliche Änderungen aktualisiert.
• Während der Erstellung: Formale Fehler sind praktisch auszuschließen, da geprüfte Vorlagen und automatische Datenangleichungen eingesetzt werden; die Gefahr falscher Ausschreibungen wird gemindert.

Für eine vertiefende Betrachtung der Bilanzanalyse und ihrer Bedeutung als strategisches Werkzeug empfehlen wir unseren ergänzenden Blogbeitrag „Der Jahresabschluss als strategisches Werkzeug“. Dort wird detailliert erläutert, wie Kennzahlen aus dem Jahresabschluss für Planungs-, Steuerungs- und Kontrollprozesse genutzt werden können.