Sanktionslistenprüfung gelingt am besten automatisiert

Was ist eine Sanktionslistenprüfung?

Die Sanktionslistenprüfung ist ein zentraler Bestandteil des Compliance Screenings und dient der Ermittlung, ob Personen, Organisationen oder Gruppen, mit denen ein Unternehmen in Kontakt steht, auf offiziellen Sanktionslisten geführt werden. Diese Listen werden unter anderem von der EU, den Vereinten Nationen oder nationalen Behörden veröffentlicht und beinhalten Namen, Geburtsdatum, Adressen, Länder sowie weitere Identifikationsdaten.

Ziel dieser Prüfung ist es, zu verhindern, dass wirtschaftliche Ressourcen wie Gelder, Gehälter, Waren, Dienstleistungen, Produkte oder Immobilien an sanktionierte Personen oder Organisationen gelangen. Dies kann sowohl direkte Geschäfte betreffen als auch indirekte Bereitstellung von Ressourcen über Geschäftspartner oder Wirtschaftsbeteiligte.

Im praktischen Unternehmensalltag ist die Sanktionslistenprüfung damit ein wichtiges Instrument, um Risiken in Geschäftsbeziehungen frühzeitig zu erkennen und gesetzliche Pflichten einzuhalten. Sie wird häufig auch als Sanktionslistenscreening bezeichnet und kann Bestandteil umfassender Maßnahmen im Rahmen von Sanktionsrecht und Terrorabwehr sein.

Wie funktioniert eine Sanktionslistenprüfung?

Der Ablauf einer Sanktionsprüfung lässt sich in mehrere Schritte gliedern:

1.    Datenerfassung: Erhebung relevanter Informationen zu Personen oder Organisationen, darunter Namen, Geburtsdatum, Adressen, Länder sowie Kontaktdaten von Geschäftspartnern und Mitarbeitern.

2.    Abgleich mit aktuellen Listen: Die erfassten Daten werden mit den offiziellen Sanktionslisten abgeglichen, die unter anderem von der EU und nationalen Behörden regelmäßig aktualisiert werden.

3.    Bewertung von Treffern: Werden Übereinstimmungen festgestellt, muss geprüft werden, ob es sich um eine eindeutige Identität handelt oder um Namensgleichheit ohne tatsächlichen Bezug.

4.    Dokumentation und Maßnahmen: Ergebnisse der Prüfung werden dokumentiert. Bei bestätigten Treffern greifen gesetzlich vorgeschriebene Verbote, beispielsweise Verfügungsverbote, die es untersagen, Ressourcen zur Verfügung zu stellen oder Geschäfte mit der betreffenden Person fortzuführen.

Unternehmen können diese Prüfung manuell durchführen oder auf spezialisierte Softwarelösungen zurückgreifen, die das Sanktionslistenscreening automatisieren, aktuelle Listen einspielen und den gesamten Prozess revisionssicher dokumentieren.

Warum ist eine Sanktionslistenprüfung notwendig?

Die Durchführung einer Sanktionslistenprüfung ist nicht nur eine Frage der Sicherheit, sondern in vielen Fällen eine gesetzliche Pflicht. Sanktionsverordnungen, Embargoverordnungen und andere Verordnungen verpflichten Unternehmen dazu, keine wirtschaftlichen Ressourcen an gelistete Personen, Organisationen oder Gruppen bereitzustellen. Verstöße können zu erheblichen Strafen, Beschränkungen und im schlimmsten Fall zu einem Verbot der Geschäftstätigkeit führen.

Darüber hinaus dient die Prüfung der Bekämpfung von Terrorismus und der Durchsetzung internationaler Maßnahmen gegen Staaten oder Wirtschaftsbeteiligte, die gegen internationales Recht verstoßen. Sie schützt Unternehmen vor finanziellen und rechtlichen Risiken, bewahrt Geschäftsbeziehungen vor Reputationsschäden und stellt sicher, dass interne Prozesse im Einklang mit dem Sanktionsrecht stehen.

Gerade für international tätige Firmen ist ein regelmäßiges Compliance Screening unverzichtbar. Es sorgt dafür, dass alle Geschäfte, Produkte und Dienstleistungen im gesetzlichen Rahmen bleiben – und trägt aktiv zur globalen Sicherheit und Terrorabwehr bei.

Gesetzliche Grundlagen der Sanktionslistenprüfung

Die Rechtsgrundlage für die Sanktionslistenprüfung in Deutschland und der EU ist klar geregelt. Kern sind die Sanktionsverordnungen der EU, die unmittelbar in allen Mitgliedsstaaten gelten. Sie enthalten konkrete Verbote und Beschränkungen, darunter Verfügungsverbote, die untersagen, wirtschaftliche Ressourcen wie Gelder, Waren, Dienstleistungen oder Immobilien an gelistete Personen oder Organisationen bereitzustellen.

Wichtige gesetzliche Grundlagen sind unter anderem:

• EU-Sanktionsverordnungen – Listen mit sanktionierten Personen, Organisationen, Gruppen und Staaten.
• Außenwirtschaftsgesetz (AWG) und Außenwirtschaftsverordnung (AWV) – regeln die Pflichten von Unternehmen im internationalen Handel.
• Embargoverordnungen – spezielle Regelungen zu bestimmten Ländern, Produkten oder Dienstleistungen.

Zuständig für die Umsetzung und Überwachung ist in Deutschland unter anderem das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA).

Wer ist zur Sanktionslistenprüfung verpflichtet?

Grundsätzlich sind alle Unternehmen, die am internationalen Handel teilnehmen oder Geschäftsbeziehungen zu potenziell sanktionierten Personen, Organisationen oder Gruppen unterhalten, verpflichtet, regelmäßig Sanktionslisten zu prüfen. Dies betrifft:

• Firmen mit Import- oder Exportgeschäften
• Dienstleister mit internationalen Kunden
• Unternehmen, die Gelder, Gehälter, Waren oder Güter an Dritte bereitstellen
• Organisationen, die im Bereich Immobilien, Produkte oder sicherheitsrelevanter Waren tätig sind

Auch im Inland tätige Wirtschaftsbeteiligte sind nicht automatisch ausgenommen, da Verordnungen oft auch auf rein nationale Geschäfte Anwendung finden können – etwa bei Mitarbeitern, Geschäftspartnern oder Organisationen, die in Verbindung zu sanktionierten Personen oder Gruppen stehen.

Die Pflicht gilt unabhängig von der Unternehmensgröße, wobei für den Mittelstand und große Unternehmen besonders strenge Prüfanforderungen bestehen.

Compliance und Sanktionslisten

Eine wirksame Compliance-Strategie integriert die Sanktionslistenprüfung als festen Bestandteil des Risikomanagements. Ziel ist es, sämtliche Geschäftskontakte – von Geschäftspartnern über Mitarbeiter bis hin zu neuen Kunden – auf ihre Unbedenklichkeit zu überprüfen.

Best Practices im Compliance Screening beinhalten:

• Automatisiertes Sanktionslistenscreening mit aktueller Software, um Fehler und Verzögerungen zu vermeiden.
• Regelmäßige Aktualisierung der Listen und Daten.
• Klare interne Prozesse zur Ermittlung und Bewertung von Treffern.
• Dokumentation aller Maßnahmen im Rahmen der Geschäftstätigkeit.

Durch die Integration in ein bestehendes ERP- oder Buchhaltungssystem lässt sich die Prüfung effizient gestalten. Unternehmen profitieren von einem nahtlosen Workflow, in dem Sicherheit, Rechtsgrundlage und Effizienz gleichermaßen berücksichtigt werden.

Embargoprüfung: Zusammenhang und Unterschiede

Die Embargoprüfung ist eng mit der Sanktionslistenprüfung verbunden, verfolgt jedoch einen etwas anderen Ansatz. Während bei der Sanktionsprüfung gezielt Personen, Organisationen oder Gruppen mit offiziellen Listen abgeglichen werden, konzentriert sich die Embargoprüfung auf die Einhaltung länderspezifischer Verbote und Beschränkungen im Handel.

Embargoverordnungen werden von der EU, den Vereinten Nationen oder nationalen Behörden erlassen und können Folgendes umfassen:

• Komplettverbote für den Handel mit bestimmten Ländern
• Teilbeschränkungen für bestimmte Produkte, Waren oder Dienstleistungen
• Finanzielle Verfügungsverbote für wirtschaftliche Ressourcen
• Einschränkungen für den Transfer von Gütern, Geldern oder Immobilien

In der Praxis ergänzen sich beide Prüfungen:

• Die Sanktionslistenprüfung identifiziert, ob einzelne Personen oder Organisationen auf einer Liste stehen.
• Die Embargoprüfung klärt, ob die geplante Geschäftstätigkeit mit einem Land oder einer Region überhaupt zulässig ist.

Unternehmen, die sowohl Sanktionslisten zu prüfen als auch eine Embargoprüfung durchführen, sichern sich umfassend gegen Risiken im internationalen Handel ab. In modernen Compliance Screening-Prozessen werden beide Prüfarten oft kombiniert und über eine zentrale Softwarelösung abgewickelt, um Sicherheit, Datenaktualität und rechtliche Konformität sicherzustellen.

Sanktionslistenprüfung mit Software

Der Einsatz spezialisierter Software hat die Sanktionslistenprüfung in den letzten Jahren deutlich effizienter und sicherer gemacht. Statt zeitintensiver manueller Ermittlungen ermöglicht eine digitale Lösung das automatisierte Sanktionslistenscreening in Echtzeit.

Wichtige Funktionen moderner Lösungen:

• Automatischer Abgleich von Personen, Organisationen und Gruppen mit tagesaktuellen Sanktionslisten der EU und anderer Behörden
• Integration von Daten wie Namen, Geburtsdatum, Adressen und Länder in bestehende ERP- oder Buchhaltungssysteme
• Dokumentation aller Maßnahmen zur revisionssicheren Nachverfolgung
• Support-Funktionen für Auswertungen, Warnmeldungen und Eskalationsprozesse
• Schnittstellen zur Compliance- und Risikomanagement-Software

Unternehmen profitieren von einer hohen Sicherheit, geringerer Fehlerquote und einer deutlichen Zeitersparnis. Lösungen wie eGecko ermöglichen zudem die nahtlose Integration in die bestehende Geschäftstätigkeit – vom Handel über Dienstleistungen bis hin zur Verwaltung von Mitarbeitern und Geschäftskontakten.

Manuelle vs. automatisierte Sanktionslistenprüfung

Manuelle Prüfung:

Bei der manuellen Sanktionsprüfung gleichen Mitarbeiter die relevanten Daten einzelner Personen oder Organisationen händisch mit den aktuellen Listen ab. Diese Vorgehensweise ist oft zeitaufwendig, fehleranfällig und erfordert detaillierte Kenntnisse der Rechtsgrundlage. Sie eignet sich nur für Unternehmen mit sehr wenigen Geschäftskontakten oder seltenen Transaktionen.

Automatisierte Prüfung:

Das automatisierte Sanktionslistenscreening übernimmt den Abgleich vollständig und aktualisiert die Listen regelmäßig. Dadurch werden Verbote und Beschränkungen zuverlässig erkannt, noch bevor Ressourcen wie Gelder, Gehälter, Waren oder Dienstleistungen bereitgestellt werden. Zudem sorgt die automatische Dokumentation für eine lückenlose Nachvollziehbarkeit. Dies ist ein entscheidender Vorteil bei Prüfungen durch Behörden.

Vergleich:

• Zeitaufwand: Automatisiert deutlich geringer
• Fehlerquote: Automatisiert wesentlich niedriger
• Kosten: Automatisiert oft günstiger bei hohem Prüfvolumen
• Sicherheit: Automatisiert durch permanente Daten- und Listen-Updates höher

Für mittelständische und große Firmen ist die automatisierte Lösung in der Regel die wirtschaftlichere und rechtssicherere Wahl – besonders dann, wenn viele Geschäftspartner in unterschiedlichen Ländern involviert sind.

Kosten einer Sanktionslistenprüfung

Die Kosten für eine Sanktionslistenprüfung hängen stark von der gewählten Vorgehensweise, der Unternehmensgröße und dem Umfang der Geschäftsbeziehungen ab.

Einflussfaktoren:

• Prüfvolumen: Anzahl der zu prüfenden Personen, Organisationen oder Gruppen
• Häufigkeit der Prüfung: einmalig, regelmäßig oder permanent
• Art der Durchführung: manuelles Compliance Screening oder automatisiertes Sanktionslistenscreening per Software
• Funktionsumfang der Lösung: zusätzliche Module für Embargoprüfungen, erweiterte Datenbanken, Support-Leistungen
• Integration: Einbindung in bestehende Systeme wie ERP oder Buchhaltung

Manuelle Prüfung verursacht vor allem Personalkosten, da geschulte Mitarbeiter die Listen regelmäßig abrufen, prüfen und dokumentieren müssen. Diese Variante ist bei hohem Prüfvolumen in der Regel teurer und weniger effizient.

Automatisierte Lösungen werden meist als Lizenzmodell angeboten, mit monatlichen oder jährlichen Gebühren. Je nach Anbieter können diese Kosten durch den geringeren Zeitaufwand, die höhere Sicherheit und den reduzierten Fehlerquoten schnell kompensiert werden.

Best Practices für die Umsetzung im Unternehmen

Eine erfolgreiche Sanktionslistenprüfung erfordert klare Prozesse, geeignete Software und die Einbindung aller relevanten Abteilungen. Ziel ist es, Sicherheit, Rechtsgrundlage und Effizienz miteinander zu verbinden, um gesetzliche Pflichten zuverlässig zu erfüllen.

Empfohlene Vorgehensweisen:

1.    Regelmäßige Aktualisierung der Listen: Offizielle Sanktionslisten der EU, UN und nationaler Behörden müssen stets auf dem neuesten Stand sein, um Verbote und Beschränkungen rechtzeitig zu erkennen.

2.    Automatisierte Integration ins ERP-System: Durch die Anbindung an Softwaresysteme lassen sich Daten zu Personen, Organisationen und Geschäftspartnern automatisch prüfen, ohne zusätzliche manuelle Schritte.

3.    Klare Verantwortlichkeiten: Benennen Sie feste Ansprechpartner im Compliance- oder Rechtsbereich, die für das Sanktionslistenscreening verantwortlich sind und bei Treffern sofort Maßnahmen einleiten.

4.    Schulung der Mitarbeiter: Mitarbeiter, die mit sensiblen Daten, Geschäftskontakten oder internationalen Geschäften arbeiten, sollten im Sanktionsrecht geschult sein, inklusive der Bedeutung von Embargoverordnungen und Verfügungsverboten.

5.    Lückenlose Dokumentation: Jede Prüfung, jedes Ergebnis und jede ergriffene Maßnahme sollte revisionssicher protokolliert werden. Das ist nicht nur Teil der gesetzlichen Pflicht, sondern dient auch der internen Sicherheit.

Durch die konsequente Umsetzung dieser Best Practices können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Geschäftsbeziehungen, Produkte, Dienstleistungen und Ressourcen jederzeit im Einklang mit den geltenden Sanktionsverordnungen stehen und gleichzeitig das Risiko von Verstößen und Sanktionen minimieren.