Personalkosten

Personalkosten sind vielfältig

Mehr als nur Lohn & Gehalt

Zusammengefasst lässt sich festhalten: Als Personal­kosten werden alle jene Kosten bezeichnet, die einem Unter­nehmen im Zusammen­hang mit dem Einsatz von Mitarbeitern entstehen. In einem Groß­teil der Unter­nehmen stellen die Personal­kosten den bedeutendsten Kosten­faktor dar. Durch­schnittlich machen die Personal­kosten zwischen 30 und 40 Prozent der gesamten Kosten aus.

Im Gegensatz zum im internen Rechnungs­wesen verwendeten Begriff Personal­kosten wird im externen Rechnungswesen vom Personal­aufwand gesprochen, also einer zur Gewinn- und Verlust­rechnung gehörenden Position. Ausgenommen wird jedoch der kalkulatorische Unter­nehmer­lohn, dieser zählt nämlich im internen Rechnungs­wesen zu den kalkulatorischen (Zusatz-)Kosten.

Wie setzen sich die Personalkosten im Detail zusammen?

Zum Personal­aufwand zählen mehrere Positionen:

1. Direkte Personalkosten

In diese Kategorie zählen sämtliche vom Unter­nehmen gezahlten Löhne und Gehälter - sowohl für die Teil- und Voll­zeit­beschäftigten als auch für die gering­fügig Beschäftigten.

• Gehalt In der Regel beziehen Angestellte, wie zum Beispiel Ingenieure oder Büro­kauf­leute, monatlich ein Gehalt, also ein fest definiertes Entgelt. Ob sie Urlaub nehmen oder arbeiten, macht dabei keinen Unter­schied, denn das Gehalt bleibt gleich. Sollten Angestellte Über­stunden leisten, werden diese meist nicht finanziell vergütet. Als Ausgleich erfolgt in manchen Fällen eine Gutschrift auf ein Gleitzeitkonto.
• Lohn Im Gegen­satz zum Gehalt bemisst sich der Lohn an der tatsächlich erbrachten Arbeit, was Schwankungen von Monat zu Monat mit sich bringen kann. Auf diese Weise werden insbesondere Arbeiter oder gering­fügig Beschäftigte vergütet, die im produzierenden Gewerbe oder auch in der Gastronomie tätig sind. Die Grund­lage zur Berechnung dieser Personal­kosten wird vertraglich vereinbart. In Frage kommen
  • geleistete Stunden oder
  • produzierte Stückzahlen.
  Der vereinbarte Berechnungs­modus bleibt gleich, kann aber mit relevanten Zuschlägen, beispiels­weise für Nacht- oder Wochenend­arbeit, aufgestockt werden.
• Geringfügige Beschäftigung Zum einen zählen Minijobs in diese Kategorie, also Beschäftigungs­verhältnisse, für die monatlich nicht mehr als 520 Euro als Arbeits­entgelt bezahlt werden. Zum anderen gibt es auch sogenannte Midijobs, bei denen Beschäftigte im Durch­schnitt mehr als 520 Euro monatlich verdienen, aber weniger als regulär Beschäftigte. Bei diesen Beschäftigungs­verhältnissen sind ebenso wie bei kurzfristig Beschäftigten einige Besonder­heiten in Bezug auf die Sozial­versicherungs- und Lohn­steuer­pflicht zu beachten.

Welche dieser Vergütungs­formen in einem Unter­nehmen in Frage kommen, wir entweder vertraglich zwischen Arbeit­geber und Arbeit­nehmer oder im relevanten Tarif­vertrag festgelegt.

2. Indirekte Personalkosten

Über die direkten Personal­kosten hinaus zählen auch die sogenannten Personal­neben­kosten zum Personal­aufwand. Alternative Begriffe sind Lohn­neben­kosten und Personal­zusatz­kosten. Damit werden die Kosten beschrieben, die ein Arbeit­geber zusätzlich zum Brutto­arbeits­entgelt seiner Beschäftigten aufwenden muss. Zu den Personal­neben­kosten zählen insbesondere:

• gesetzlich verankerte und auf das Brutto­entgelt bezogene Sozial­beiträge zur Renten-, Arbeitslosen-, Kranken- und Pflege­versicherung
• gesetzlich verankerte und auf die Mitarbeiter bezogene Beiträge zur Berufs­genossenschaft
• Umlagen U1, U2 und U3 - für die Entgelt­fortzahlung, die Eltern­zeit und das Insolvenzgeld
• vertraglich oder tariflich vereinbarte und frei­willige Sozial­leistungen
• vertraglich oder tariflich vereinbartes und frei­willig vereinbartes Urlaubs- und/oder Weihnachtsgeld
• weitere tariflich vereinbarte oder frei­willige soziale Leistungen wie zur Alters­vorsorge
• Kosten für Aus-, Weiter- und Fortbildung
• Kosten für Reisen und Bewirtungen bei Kunden­terminen u. ä.

3. Sonstige Personalkosten

Es zählen vielfältige weitere Kosten zu den sonstigen Personal­kosten: Einerseits handelt es sich dabei um Kosten, die durch die Fluktuation von Mit­arbeitern, die durch Rekrutierung ersetzt werden müssen, verursacht werden. Als Beispiele sind hier die Kosten für Inserate, für die Organisation und Durch­führung von Vor­stellungen, aber auch die Zahlung von Abfindungen zu nennen, die beispiels­weise bei Ent­lassungen fällig werden.

Weitere Positionen erscheinen sich zunächst nicht auf den Personal­aufwand zu beziehen, wie beispiels­weise Büro­mieten und die damit verbundenen Neben­kosten sowie die Kosten für die Arbeits­platz­aus­stattung, die Kantine oder Werk­wohnungen, doch sie werden durch­aus dazu gezählt.

Einfache Berechnung der Personalkosten

Zur Berechnung der Personal­kosten eines Mit­arbeiters ist der jährliche Personal­aufwand durch die Arbeits­zeit zu teilen:

• Bruttoentgelt inklusive Urlaubs- und Weihnachtsgeld + zusätzliche gesetzliche, tarifliche und frei­willige Personal­nebenkosten + sämtliche sonstigen Personalkosten = Gesamte Personalkosten

Im nächsten Schritt ist die tatsächliche Arbeits­zeit zu ermitteln:

• 365 Kalendertage - Wochenenden, Urlaubs- und Feier­tage, Dauer von Fort­bildungen und sonstige Abwesenheitszeiten = Tatsächliche Arbeitszeit

Von der so ermittelten tatsächlichen Arbeitszeit sind eventuell unproduktive Anteile abzuziehen, um das Ver­hältnis zur täglichen Arbeits­zeit zu ermitteln. Werden die gesamten Personal­kosten durch das Ergebnis geteilt, ergibt sich der Stunden­satz je Mitarbeiter.

Wie werden die Personalnebenkosten berechnet?

Der Arbeitgeber muss zur Berechnung der Personal­neben­kosten die Beitrags­sätze der verschiedenen Sozial­versicherungen kennen und so seinen Arbeit­geber­anteil ermitteln. Hier sind die regel­mäßigen Anpassungen des Gesetz­gebers zu beachten.

Die Rolle der Beitragsbemessungsgrenzen

In den Sozialversicherungen gelten unterschiedliche Beitrags­bemessungs­grenzen, die darüber hinaus in der Regel jährlich an die Ent­wicklung des Durch­schnitts­einkommens angepasst werden. Bis zu dieser Grenze sind die Beiträge für die jeweilige Sozial­versicherung zu berechnen und abzuführen. Verdient ein Mit­arbeiter mehr, fällt auf den über­schießenden Anteil keine Sozial­abgabe an. Damit wird die Ein­stellung von Besser­verdienern attraktiver gemacht.

Wie werden die Umlagen gehandhabt?

Zu den Personalneben­kosten zählen auch die im Umlage­verfahren abgeführten Beiträge

• zur Lohnfortzahlung (U1),
• für den Mutterschutz (U2) und
• für das Insolvenzgeld (U3).

Sie werden wie die Beitrage zur Sozial­versicherung auf der Grund­lage des Aufwendungs­ausgleichs­gesetzes (AAG) an die jeweilige gesetzliche Kranken­versicherung abgeführt und von dort aus verteilt.

Personal­kosten­kennzahlen - Was ist das und welche gibt es?

Die verschiedenen Personal­kosten­kennzahlen erlauben es den Unter­nehmen, die Höhe des Anteils der Personal­kosten zu ermitteln und zu bewerten. Die wichtigsten Kenn­zahlen in diesem Bereich sind:

• Personalintensität Diese Kennzahl stellt das Verhältnis von Personal­auf­wendungen zur gesamten Leistung (betrifft v. a. die Umsatzerlöse) eines Unter­nehmens als Faktor dar. Berechnung: Personalkosten ./. Gesamtleistung x 100 = Personalintensität
• Personalkostenquote Hierbei handelt es sich um das prozentuale Verhältnis zwischen Personal­auf­wendung und gesamter Leistung eines Unter­nehmens. Berechnung: Personalkosten ./. Gesamtleistung = Personalaufwandsquote
• Personalkosten pro Mitarbeiter Berechnung: Personalkosten ./. Mitarbeiteranzahl = Personalkosten pro Mitarbeiter
• Personalkosten pro Stunde Berechnung: Personalkosten ./. Anzahl der Arbeitsstunden = Personalkosten pro Stunde
• Personalzusatz­kostenquote Mit dieser Kennzahl wird das Verhältnis zwischen Personal­neben­kosten und Personal­kosten ausgewiesen. Berechnung: Personalnebenkosten ./. Personalkosten = Personalzusatzkostenquote

Je höher die Personal­intensität bzw. Personal­kosten­quote eines Unter­nehmens ausfällt, desto höher ist der Fix­kosten­anteil - in Krisen­zeiten geht dies zu Lasten der Flexibilität. Übersteigt die Personal­kosten­quote beispiels­weise die Marke von 50 Prozent, handelt es sich um ein personal­kosten­intensives Unter­nehmen, wie beispiels­weise Dienst­leistungs­unternehmen. Hier steigt die Personal­kosten­quote auf bis zu 80 Prozent.

Wie lassen sich die Personalkosten reduzieren?

Unternehmen stehen verschiedene Wege offen, um die Personal­kosten zu senken:

• Flexibilisierung der Arbeits­zeit Die Vereinbarung wöchentlicher Mindest- bzw. Höchst­arbeits­zeiten eröffnet Unter­nehmen einen sinnvollen Spiel­raum: Die relevanten Mitarbeiter können innerhalb dieser Spanne variabel eingesetzt werden, um einer sich verändernden Auftrags­lage bzw. Aus­lastung Rechnung tragen zu können.
• Einstellung von Teil­zeit­kräften bzw. gering­fügig Beschäftigten Auf die Vergütung von Minijobs fallen nur anteilige pauschale Sozial­abgaben an, was zu deutlichen Ein­sparungen führt. Die Verdienst­grenze liegt aktuell bei durch­schnittlich 520 Euro monatlich.
• Beschäftigung von Studenten, Schülern oder Aushilfen Bietet das anfallende Arbeitsaufkommen die Beschäftigung ungelernter Kräfte wie Studenten, Schüler oder Aus­hilfen an, erhalten diese deutlich niedrigeren Vergütungen als reguläre Arbeits­kräfte - das Unter­nehmen kann also sparen.
• Fokussierung auf junge Mitarbeiter und Berufs­anfänger Auch diese Mitarbeitergruppen verdienen oft weniger, als dies in der Regel bei altbewährten Arbeits­kräften der Fall ist - ohne dass das Unter­nehmen Abstriche in der Arbeits­leistung hinnehmen müsste.
• Outsourcing Spezielle Aufgaben können an Dienstleister aus­gelagert werden. Diese werden nach erfolgreicher Erledigung des Auf­trages bezahlt - hier fallen keine Lohn­neben­kosten oder andere zusätzliche Personal­kosten an. Darüber hinaus spielen Urlaubs­ansprüche und Ausfälle wegen Krankheit keine Rolle.
• Nutzung von Zeitarbeitern oder freien Mitarbeitern Ähnlich stellt sich die Situation bei Zeit­arbeitern und freien Mit­arbeitern dar: Unter­nehmen können Leistungen in An­spruch nehmen, ohne sich um urlaubs- oder krankheits­bedingte Ausfälle und zusätzliche Personal­kosten kümmern zu müssen.
• Nutzung von steuer­freien oder pauschal besteuerten Leistungs- und Sach­zuwendungen Nutzen Unter­nehmen diese Möglichkeit, das Entgelt der Beschäftigten aufzustocken und diese ans Unter­nehmen zu binden, sparen sie sich die Sozial­abgaben und profitieren in steuerlicher Hinsicht.
• Bildung von Rücklagen In guten Zeiten für schlechte vorzusorgen, ist immer ein probates Mittel - auch bei den Personal­kosten. Die gebildeten Rück­lagen lassen sich bei Bedarf auflösen.
• Abbau von Über­stunden In diesem Zusammen­hang spielen auch Überstunden eine Rolle, denn ist eine Ver­gütung vertraglich vereinbart, müssen Unter­nehmen entsprechende Rück­lagen bilden. Den Bestand an Über­stunden abzubauen, sollte daher eine der ersten Maß­nahmen zur Reduzierung der Personal­kosten sein.

Erfassung der Personalkosten in der Bilanz bzw. der Gewinn- und Verlust-Rechnung

Hier ist zu differenzieren: Während sich direkte und indirekte Personal­kosten vergleichs­weise einfach und exakt berechnen und buchen lassen, ist dies bei sonstigen Personal­kosten nicht so einfach. Hier zeigt sich oft genug, dass der Aufwand sehr hoch ist, zumal viele Unter­nehmen nicht klar definieren, was in diese Kategorie zu zählen ist.

Aus diesem Grund werden zur Berechnung der Personal­kosten bzw. Personal­kosten­kenn­zahlen die Daten aus der Bilanzposition Personal­aufwand oder der GuV- oder BWA-Position Personal­kosten heran­gezogen. Hier sind nämlich sämtliche Löhne und Gehälter, aber auch die Sozial­abgaben und darüber­hinaus­gehenden Aufwendungen wie zur Alters­vorsorge erfasst und dargestellt. In der Bilanz erfolgt die Gegen­buchung dann bei der Bank, denn mit der Aus­zahlung der Personal­kosten erfolgt eine Belastung des Bank­kontos und damit der Liquidität - und zwar in gleicher Höhe.

Fazit: Personalkosten

Exakt berechnen und abführen

Die Personal­kosten nehmen einen Großteil der gesamten Kosten eines Unter­nehmens ein und müssen exakt abgerechnet werden. Angesichts unter­schiedlicher Vergütungs­modelle, Beitrags­sätze und steuerlicher Regelungen empfiehlt sich der Einsatz einer professionellen Soft­ware zur Lohn- und Gehalts­abrechnung. Ein solches Programm erlaubt nicht nur die schnelle Berechnung, sondern reduziert auch die Fehler­quote. Darüber hinaus lassen sich die wichtigen Personal­kosten­kennzahlen per Knopf­druck erledigen, sodass das Management eines Unter­nehmens eine belastbare Entscheidungs­grundlage erhält.