Wenn offene Posten zu einer Herausforderung werden
Bei der Debitorenbuchhaltung handelt es sich um einen Teil der Finanzbuchhaltung eines Unternehmens. Zentrale Aufgabe ist die Erfassung und Verwaltung der offenen Posten und des Mahnwesens. Besonders für kleine und mittelständische Unternehmen ist es wichtig, dass alle Kunden fristgerecht zahlen. Im Arbeitsalltag gestaltet es sich oft schwierig, den Überblick über alle offenen Posten zu behalten. Lieferscheine, Rechnungen und Zahlungseingänge händisch zu überprüfen ist aufwendig und Zeit raubend. Eine geeignete Software unterstützt die Debitorenbuchhaltung und erleichtert die Verwaltung offener Posten ungemein, was sich positiv auf den Erfolg eines Unternehmens auswirkt.
Aufgaben der Debitorenbuchhaltung
Die Debitorenbuchhaltung lässt sich in mehrere Teilbereiche untergliedern:
- Forderungsmanagement
- Mahnwesen
- Debitoren Scoring
- Informationsmanagement
Die Debitorenbuchhaltungssoftware unterstützt in allen Bereichen und automatisiert die Überprüfung der Ausgangsrechnungen und des Zahlungseingangs. Denn nur mit einem korrekten Abgleich können alle offenen Posten erfasst und bearbeitet werden.
Forderungsmanagement der Debitorenbuchhaltung
Für das Forderungsmanagement der Debitorenbuchhaltung müssen zunächst alle Forderungen korrekt erfasst werden. Hierfür ist die Erstellung sogenannter Debitorenkonten notwendig. Je nach Unternehmens- und Kundenstruktur sind die Forderungen der Debitoren entweder einzeln auf einem Debitorenkonto oder auf einem gemeinsamen Konto als Debitorengruppe erfasst. Mit einer geeigneten Debitorenbuchhaltungssoftware ist die Erstellung dieser Konten problemlos möglich. Zudem sind alle Daten zentral erfasst und in einem Nebenbuch der Buchhaltung aufgeführt.
Beim Führen mehrerer Bücher ist es enorm wichtig, den Überblick zu behalten und die Buchungen korrekt zuzuordnen. Daher ist es besonders für mittelständische Unternehmen ratsam, eine geeignete Rechnungswesen-Software zu nutzen. Diese erleichtert das Führen von Nebenbüchern. Denn ein Wechsel zwischen unterschiedlichen Büchern ist mit nur wenigen Klicks möglich. Das Programm zeigt auch den aktuellen Stand aller Bücher in einer Übersicht. Die Buchhaltung eines Unternehmens erhält alle Informationen ohne umständliches Suchen oder das Wälzen vieler Ordner.
Mahnwesen als Teil der Debitorenbuchhaltung
Damit offenstehende Posten und Rechnungen beglichen werden, ist das Führen eines Mahnwesens nötig. Hier ist Fingerspitzengefühl gefragt, um die Kundenbeziehung nicht negativ zu beeinträchtigen. Daher ist es üblich, nach Ablauf der Zahlungsfrist zunächst eine freundliche Zahlungserinnerung zu versenden. Darauf folgen mehrere Mahnstufen. Erst wenn diese erfolglos bleiben, lässt sich eine gerichtliche Mahnung nicht vermeiden.
Die Debitorenbuchhaltung kann das direkt veranlassen oder durch externe Stellen wie Rechtsanwälte oder Inkassounternehmen in Auftrag geben. Eine kaufmännische Software automatisiert die Prozesse des Mahnwesens. Denn mit einer integrierten Faktura lassen sich alle Arten von Rechnungen und Mahnungen erstellen und diese nach Ablauf von vorher festgelegten Fristen versenden. Achten Sie daher bei der Wahl einer Software, die die Buchhaltung unterstützen und erleichtern soll, auf eine integrierte Faktura-Erstellung bzw. -Verwaltung.
Zahlungsausfälle mit Debitoren Scoring vermeiden
Durch eine lückenlos geführte Debitorenbuchhaltung lassen sich viele Informationen zum Zahlungsverhalten der Debitoren generieren. Das Debitoren Scoring ist eine Bonitätseinschätzung, um die Wahrscheinlichkeit von Zahlungsausfällen möglichst genau einschätzen zu können. So gibt die Zahlungshistorie eines Kunden auch über künftige Zahlungszuverlässigkeit oder mögliche Zahlungsausfälle Auskunft. Werden bei bestimmten Kunden die Rechnungen nur verspätet oder nur nach mehrfacher Mahnung beglichen, kann dies auf eine mögliche Insolvenz hindeuten.
Durch das Führen der Debitorenkonten wird die Buchhaltung darauf aufmerksam und kann gegensteuern. Moderne Softwarelösungen bieten hier vielfältige Hilfestellungen. Mit einem integrierten Controlling macht die Software auf Außenstände und wiederholtes nicht Begleichen der Rechnungen aufmerksam. Das Unternehmen kann dann mit der Änderung der Zahlungsmodalitäten reagieren, sodass Waren und Dienstleistungen nur noch durch Vorkasse geliefert bzw. geleistet werden.
Informationsmanagement als Teil der Debitorenbuchhaltung
Die Informationen der Debitorenbuchhaltung sind besonders für die Liquidität des Unternehmens von Bedeutung. Denn diese beeinflussen auch die längerfristige Investitionsplanung. Daher ist es für das Management wichtig, aktuelle Zahlen und Informationen der offenen Posten einsehen zu können und über die finanzielle Lage informiert zu sein.
Mit Hilfe einer Buchhaltungssoftware können sowohl die Mitarbeiter der Buchhaltung als auch das Management die Daten der Debitorenbuchhaltung einsehen und so Schlüsse ziehen. Ein besonderer Vorteil bietet eine cloudbasierte Software. So können die Daten auch von mobilen Endgeräten und von unterwegs eingesehen werden. Dies spart Zeit und geht auf den flexiblen Arbeitsalltag des Managements ein. Auf Geschäftsreisen oder auf dem Weg zu Außenterminen kann die Liquidität des Unternehmens immer geprüft werden.
Software unterstützt die Debitorenbuchhaltung
Wie bereits beschrieben, erleichtert eine geeignete Software die Debitorenbuchhaltung. Um die Vorteile einer Software zu nutzen, müssen dabei einige Faktoren beachtet werden:
- eine integrierte Faktura
- das Führen von Nebenbüchern
- eine GoBD-konformen Speicherung der Daten in einer DMS Software.
Zusätzlich unterstützt eine cloudbasierte Software-Lösung den Arbeitsalltag, da die Daten flexibel einsehbar sind. Gerne informieren wir Sie ausführlich über den Einsatz von eGECKO als Buchhaltungssoftware und über die verschiedenen Verfahren zur Softwarebereitstellung.
