Gesetzlich vorgeschrieben und klar strukturiert

Während die Initiative für ein Betriebliches Einglie­derungs­management beim Arbeit­geber liegt, beruht der gesamte Prozess auf dem Prinzip der Frei­willigkeit: Der betroffene Mitarbeiter muss also der Teilnahme zu­stimmen, wenn er eine Ein­ladung zum betrieb­lichen Einglie­derungs­management erhält. Mit der Einladung wird eine ganze Reihe von Infor­mationen und Unter­lagen verschickt, wie beispiels­weise:

• das Einladungs­schreiben
• das vorbereitete Antwort­schreiben
• die Daten­schutz­erklärung
• die Erklärung zur Ent­bindung von der Schweige­pflicht
• die Verschwiegen­heitserklärung

Nun kann der Mitar­beiter einer­seits abwägen, ob er das Angebot an­nehmen möchte, und anderer­seits eigene Vor­schläge einbringen.

Wichtig: Einladungs­schreiben rechts­sicher verfassen

Die Einla­dung sollte unbedingt auf folgen­des hinweisen:

1. Ein Betriebliches Einglie­derungs­management grund­sätzlich frei­willig ist
2. Der Mitarbeiter kann seine Zu­stim­mung zur Teil­nahme jeder­zeit wider­rufen
3. Das Betriebliche Einglie­derungs­management befasst sich mit den Ur­sachen für die bis­herigen Erkran­kungen und Mög­lich­keiten einer weiteren Arbeits­unfähigkeit
4. Die werden Daten verant­wortung­svoll verwendet – unter Be­nen­nung der Art, des Umfangs und der Verar­beitung der für das Ver­fahren erhobenen Daten
5. Der Arbeit­nehmer kann auf Wunsch Interes­sens­vertre­tungen wie Betriebs­rat oder Schwer­behinder­tenver­tretung in die Gespräche einbe­ziehen

Ob ein oder mehrere Gespräche not­wendig oder sinnvoll sind, hängt immer von der kon­kreten Aufgaben­stellung ab. In jedem Fall sollten alle Betei­ligten, also neben dem Arbeit­nehmer der Arbeit­geber und bei Bedarf weitere Interes­senver­treter wie Betrieb­srat, Schwer­behin­derten­vertretung, Reha-Träger oder das Integra­tions­amt, mitwirken, um gemein­sam konkrete Schritte zu erörtern. Damit diese Gespräche zum Erfolg führen, muss zunächst Ver­trauen aufge­baut werden – schließlich werden sehr persönlich Befin­dlich­keiten des Arbeit­nehmers thema­tisiert. In der Regel wird nämlich ein Kran­ken­gespräch durch­geführt. Das ist zwar gesetzlich nicht vor­geschrie­ben, der Beschäftigte muss dieser Einladung jedoch nach­kommen und kann ein Mitglied des Betrieb­srates hin­zuzie­hen, sofern dieser im Unter­nehmen existiert.

Die in den Gesprächen be­sprochenen Maß­nahmen zur stufen­weise Wieder­einglie­derung sind vom Unter­nehmen umzu­setzen und zu kontrol­lieren. Dabei kann es sich unter Anderem um folgende Inhalte handeln:

• Die Beschaf­fung oder den Einsatz von tech­nischen Hilfs­mitteln am jewei­ligen Arbeits­platz, wie zum Beispiel bei Rücken­erkran­kungen oder nach Arbeit­sunfällen.
• Zielführende Ver­änderungen am Arbeits­platz, wie zum Beispiel Verbes­serungen der Licht- und Geräusch­verhältnisse.
• Die Einschaltung eines Mediators in Kon­flikt­situa­tionen.
• Einen mit dem Vorgesetzten abzu­stim­menden ver­änderten Auf­gaben­zuschnitt.
• Die Anpassung der Arbeits­zeiten durch eine stufe­nweise Wieder­einglie­derung.
• Den Wechsel der Tätigkeit, sollte die Er­krankung den Ein­satz am bishe­rigen Arbeits­platz unmöglich machen.

Den erarbei­tenden Maß­nahmen muss der behan­delnde Arzt auf der Grund­lage des Ein­gliede­rungs­planes zustimmen. Dazu stellt er eine ärztliche Beschei­nigung aus, die einer­seits die Wieder­einglie­derungs­maßnahmen, anderer­seits eine Prognose zum Zeit­punkt der Wieder­erlangung der vollen Arbeits­fähigkeit enthält. Bevor die Maß­nahmen einge­leitet werden, müssen der Arbeit­geber und die Kranken­kasse eben­falls unbedingt ihre Zu­stimmung erteilen. Der betroffene Beschäftigte gilt für die Zeit der stufen­weisen Wieder­einglie­derung als arbeits­unfähig und bezieht während Kranken­geld von der gesetzlichen Kranken­ver­sicherung oder Über­gangs­geld von gesetzlichen Renten­versicherung.

Eine krankheits­bedingte Kün­digung sollte grund­sätzlich das letzte Mittel sein, das unter folgenden Voraus­setzungen genutzt werden kann:

• Die Gesund­heits­prognose ist negativ.
• Die krank­heits­bedingten Fehl­zeiten des Betroffenen beein­trächtigen nach­weislich und erheb­lich die betrieb­lichen Interessen des Arbeit­gebers.

Wird dem betroffenen Beschäftigten jedoch kein Betriebliches Einglie­derungs­management ange­boten und kann sich der Arbeit­nehmer auf das Kündigungs­schutz­gesetz (KSchG) berufen, kann eine krank­heits­bedingte Kündigung bereits des­wegen unwirksam sein.

Die wichtigsten Erfolgs­faktoren für ein Betriebliches Einglie­derungs­management sind deshalb: eine solide Ver­trauens­basis, ein strin­gentes Daten­schutz­konzept und ein profes­sioneller Ablauf!

Es gibt gute und triftige Gründe, sich als Unter­nehmen um ein effi­zien­tes Betriebliches Einglie­derungs­management zu kümmern: Einer­seits fördert es die Gesund­heit und damit die Lei­stungs­fähigkeit der Beschäftigten, anderer­seits verhin­dert es das Aus­scheiden von Mitarbeitern. Gerade in Zeiten des zu­nehmen­den Fach­kräfte­mangels kann dies für Unter­nehmen ein nicht zu unter­schätzender Faktor sein. Unter dem Strich profi­tieren beide Seiten: Die Betroffenen selbst haben so die Chance, Arbeits­losigkeit oder Früh­ver­rentung zu vermeiden. Das Unter­nehmen wiederum reduziert die mit dem Ausfall verbun­denen Kosten, die bei­spiels­weise mit dem Recruiting, der Neu­einstel­lung und der Ein­arbeit­ung von Ersatz­kräften verbunden sind.

Um eine solide Ver­trauens­basis zu schaffen, dürfen die im Rahmen des Betrieblichen Ein­glie­derungs­managements erho­benen Daten aus­schließlich zweck­gebunden verwendet werden. Das Unter­nehmen hat also sicher­zustel­len, dass die relevanten Gesund­heits­daten grund­sätzlich getrennt von der Perso­nalakte auf­bewahrt und vor Zugriff geschützt werden. Dazu wird eine soge­nannte Beiakte für Gesund­heits­daten angelegt.

Ein Betriebliches Ein­glie­derungs­management ist ein Prozess, bei dem Daten erfasst, Gespräche und Fest­legungen doku­men­tiert und vor allem kon­trol­liert und aus­gewertet werden müssen. Eine Soft­ware­lösung kann genau diese Schritte ab­bilden, um allen Be­teiligten ein Höchst­maß an Unter­stützung zu gewähr­leisten:

• Rechts­sichere Doku­mentation
• Auto­matische Er­stel­lung von Schreiben
• Flexible Be­richt­erstel­lung und Aus­wertung
• Termi­nierung von Aufgaben- und Maß­nahmen­planung

Damit erleichtert die Soft­ware nicht nur die Berück­sichti­gung aller rele­vanten Aspekte, die ein Betriebliches Ein­glie­derungs­management vorsieht, sondern sorgt auch für eine strin­gente Abwicklung aller not­wend­igen Schritte.

Ein Betriebliches Ein­glie­derungs­management ist jedem Arbeit­geber gesetzlich vor­geschrie­ben – und das nicht ohne Grund: Besteht die Chance, einen lang oder häufig er­krankten Arbeit­nehmer mit den geeigneten Maß­nahmen zu unter­stützen und so eine künftige Arbeits­unfähig­keit zu vermeiden, realisieren beide Seiten Vorteile. Um alle Mög­lich­keiten effektiv aus­zuschöpfen, empfiehlt sich einer­seits ein klar struktu­rierter Prozess, der anderer­seits von einer BEM-Software intel­ligent unterstützt wird.