Payroll as a Service

Eine effiziente und präzise Lohnabrechnung ist von entscheidender Bedeutung, um die Zufriedenheit der Mitarbeiter zu gewährleisten und rechtliche Bestimmungen einzuhalten. Dennoch wird das Berufsbild des klassischen Lohnbuchhalters immer unbeliebter. Payroll as a Service wird für viele Unternehmen immer attraktiver, doch bei der Umsetzung einer externen Lohnabrechnung gilt es, einigen Fallstricke aus dem Weg zu gehen.

Eine solche Lösung, die sich zunehmender Beliebtheit erfreut, ist „Payroll as a Service“ – die externe Lohnabrechnung über einen Dienstleister. Dieser innovative Service bietet Unternehmen die Möglichkeit, ihre Lohnabrechnung an spezialisierte externe Experten auszulagern. Doch für wen ist diese Art der externen Lohnabrechnung sinnvoll? In diesem Artikel werden wir einen Blick auf die Vorteile von Payroll as a Service werfen und beleuchten, welche Unternehmen von dieser Lösung am meisten profitieren können.

Was ist Payroll as a Service?

Payroll as a Service, auch Payroll Outsourcing genannt, ist ein Modell, bei dem Unternehmen die Aufgabe der Lohn- und Gehaltsabrechnung an einen externen Dienstleister auslagern. Dieser Payroll Provider übernimmt die gesamte Lohnabrechnungsfunktion, einschließlich der Berechnung und Auszahlung der Gehälter, der Abführung von Steuern und Sozialabgaben, der Erstellung von Lohnabrechnungsberichten und der Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen.

Wie Funktioniert Payroll as a Service?

Unternehmen, die Payroll as a Service nutzen, übermitteln ihre Mitarbeiterdaten und relevanten Informationen an ihren Payroll Provider, der dann die Personalabrechnung durchführt. Der Dienstleister stellt sicher, dass das Entgelt korrekt berechnet wird, Steuern und Sozialabgaben ordnungsgemäß abgeführt werden und die erforderlichen Berichte und Dokumente erstellt werden. Darüber hinaus kümmert sich der Dienstleister um die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen und aktualisiert seine Systeme regelmäßig, um Änderungen in den Steuer- und Arbeitsgesetzen zu berücksichtigen.

Worauf Sie bei einem externen Payroll Service achten sollten

Sicherlich ist zunächst eine gewisse Unsicherheit damit verbunden, wenn Unternehmen einen solch essenziellen Prozess wie die Lohn- und Gehaltsabrechnung an einen externen Dienstleister outsourcen. Schließlich verlieren sie dadurch einen Teil der Kontrolle. Daher gilt es für Unternehmen, die Payroll Outsourcing in Betracht ziehen, darauf zu vertrauen, dass der Dienstleister die Abrechnung korrekt und pünktlich durchführt.

Klären Sie Sicherheitsaspekte

Die Daten, die durch den externen Dienstleister bearbeitet werden, sind höchst sensibel. Grundsätzlich besteht daher das Risiko von Datenverletzungen und Identitätsdiebstahl. Um dies zu vermeiden, ist es wichtig, bei der Auswahl eines geeigneten Payroll Providers sicherzustellen, dass dieser sämtliche erforderlichen Sicherheitsmaßnahmen getroffen hat, um die Daten zu schützen.

Sprechen Sie Notfallsituationen an

Bei Auslagerung eines Geschäftsprozesses nach außen begibt sich ein Unternehmen selbstverständlich in ein Abhängigkeitsverhältnis. Sollte der Dienstleister aus irgendeinem Grund also nicht verfügbar ist, kann dies zu Verzögerungen bei der Abrechnung führen. Unternehmen sollten sich von potenziellen Anbietern erläutern lassen, wie mit unvorhergesehen Situationen oder Notfällen umgegangen wird bzw. was deren Konsequenzen sind.

Vermeiden Sie Integrationsprobleme

Wenn ein Unternehmen die Lohn- und Gehaltsabrechnung auslagert, kann dies zu Schwierigkeiten bei der Integration in die bestehenden Systeme des Unternehmens führen. Daher sollten Unternehmen, für die das Outsourcing eine Alternative zur Inhouse-Abrechnung darstellt, abklären, welche zusätzlichen Anpassungen oder Integrationen vorzunehmen sind, um sicherzustellen, dass die Abrechnung nahtlos in die anderen Geschäftsprozesse des Unternehmens integriert ist.

Warum Sie von Payroll as a Service profitieren können

Haben Sie mit Ihrem Payroll Provider alle Fragestellungen geklärt und mögliche Stolpersteine aus dem Weg geräumt, können Sie von vielfältigen Vorteilen der externen Personalabrechnung profitieren.

Payroll Services sind kosteneffizient

Viele Unternehmen zeigen sich überrascht, wenn Payroll Outsourcing den Geldbeutel eines Unternehmens mehr geschont als belastet. Doch durch die Auslagerung der Lohn- und Gehaltsabrechnung an einen Payroll Provider müssen Unternehmen nicht mehr in eigene Ressourcen wie Mitarbeiter und deren Weiterentwicklung und Technologien wie leistungsfähige Lohnabrechnungssoftware investieren, um die Abrechnungen durchzuführen. Ein externer Dienstleister kann diese Aufgabe zu einem günstigeren Preis durchführen, da er über die notwendigen Ressourcen und Erfahrungen verfügt.

Payroll Outsourcing schenkt Ihnen wertvolle Zeit

Weniger Arbeit, mehr Zeit: Die interne Entgeltabrechnung ist ein zeitaufwendiges Unterfangen. Payroll as a Service macht es Unternehmen möglich, sich auf seine Kernkompetenzen zu konzentrieren und Zeit und Ressourcen für andere wichtige Aufgaben freizusetzen. Gerade der überaus schnelllebige HR-Bereich kann von diesen neu gewonnenen zeitlichen Freiräumen unheimlich profitieren, etwa für den Bereich des Recruitings oder der Mitarbeiter- und Strategieentwicklung. Doch nicht nur Ihr HR-Team ist Nutznießer dieser neu gewonnenen Ressourcen: Das Unternehmen kann sich außerdem auch auf Themen wie Wachstum und Entwicklung konzentrieren, während der externe Dienstleister die Lohn- und Gehaltsabrechnung effektiv, schnell und sicher abwickelt.

Payroll Provider sind auf Personalabrechnung fokussiert

Die Lohnbuchhaltung ist nicht nur ein komplexes, sondern ebenso ein sich stetig weiterentwickelndes Gebiet, verbunden mit zahlreichen und regelmäßigen Gesetzesänderungen. Lohnbuchhalter sind in der Praxis also dazu angehalten, sich stetig weiterzubilden, um up-to-date zu bleiben und die Abrechnung korrekt abzuwickeln. Ein Payroll Provider hingegen hat sich auf das Gebiet der Lohnbuchhaltung spezialisiert und kann somit die Aktualität der umfassenden Kenntnisse und des Fachwissens sicherstellen. Damit einher geht auch, dass sämtliche gesetzlichen Bestimmungen und Vorschriften aktuell sind und eingehalten werden. Auch verfügt ein guter Dienstleister über professionelle Tools und Prozesse, um sicherzustellen, dass alle Abrechnungen korrekt und vollständig sind.

Payroll as a Service ist skalierbar

Wenn Unternehmen sich auf Wachstumskurs befinden, kann es mitunter schwierig sein, mit der zunehmenden Anzahl von Mitarbeitern Schritt zu halten. Durch Payroll Outsourcing an einen externen Dienstleister kann der Betrieb jedoch sicherstellen, dass die Abrechnung effektiv und effizient durchgeführt wird, unabhängig von der Anzahl der Mitarbeiter.

Payroll-Dienstleister verwenden professionelle Software

Ein erfahrener Payroll-Dienstleister verfügt über professionelle Tools und Systeme, um sicherzustellen, dass sämtliche Abrechnungen termingerecht erfolgen und ausgeliefert werden. Dies vermeidet Verzögerungen, die zu Strafen oder anderen Konsequenzen führen können. In vielen Unternehmen hingegen sind zahlreiche Prozesse noch manuell, was durchaus zu Verzögerungen bei der Abwicklung der Löhne und Gehälter führen kann.

Kommt Payroll Outsourcing für Sie in Frage?

Externe Personalabrechnung kann sich für viele Unternehmen lohnen. Doch Feinheiten wie Branchenspezifikationen, spezielle Tarifwerke und auch Zugriffsmöglichkeiten gilt es zu berücksichtigen, wenn man einen passenden Payroll Provider finden möchte. Sollten Sie Interesse an Payroll as Service haben, können Sie gerne eine kostenlose Erstberatung vereinbaren, in der wir die wichtigsten Details mit Ihnen besprechen.