Vorteile digitaler Dokumentenmanagement-Lösungen
Ein digitales Dokumentenmanagement-System wirkt sich auf viele Ebenen positiv aus – von der täglichen Arbeit einzelner Mitarbeitenden bis hin zur strategischen Steuerung im gesamten Unternehmen. Die Vorteile reichen dabei weit über die reine Zeitersparnis hinaus.
1. Schneller Zugriff – jederzeit und von überall
Dank standortunabhängigem Zugriff lassen sich Dokumente auch mobil oder im Homeoffice komfortabel einsehen und bearbeiten. Das erhöht die Flexibilität und verbessert die Zusammenarbeit in verteilten Teams.
2. Strukturierte Arbeitsabläufe und weniger Fehlerquellen
Durch festgelegte Workflows und automatisierte Prozesse sinkt das Risiko für doppelte Ablagen, fehlende Freigaben oder falsche Versionen. Das schafft sichere und nachvollziehbare Arbeitsabläufe.
3. Rechtssicherheit und Datenschutz
Eine gute DMS-Software erfüllt die geltenden Compliance-Anforderungen und dokumentiert die Bearbeitung automatisch. So lassen sich gesetzliche Vorgaben zuverlässig umsetzen – vom Handelsgesetzbuch bis zur DSGVO.
4. Transparenz und Effizienz im Umgang mit Daten
Durch zentrale Ablageorte und klare Zuständigkeiten haben berechtigte Personen jederzeit einen Überblick über alle relevanten Informationen und Inhalte. Das spart nicht nur Zeit, sondern auch Ressourcen.
5. Weniger Papier, geringere Kosten, nachhaltiger Betrieb
Die Ablösung der klassischen Papierform reduziert physische Lagerkosten, minimiert Druckaufwand und schont gleichzeitig die Umwelt. Zudem ermöglicht ein digitales System das Archivieren großer Mengen an Dateien, ohne Platzbedarf.
6. Flexibilität für wachsende Anforderungen
Moderne DMS-Lösungen lassen sich an individuelle Geschäftsprozesse anpassen und wachsen bei Bedarf mit – sei es durch neue Benutzer, zusätzliche Funktionen oder steigende Datenvolumina.
Wer heute in eine zukunftsfähige Software-Lösung investiert, legt damit den Grundstein für produktive, sichere und ressourcenschonende Prozesse – und verschafft sich zugleich einen strategischen Vorteil im Wettbewerb.
Cloud, On-Premises oder Hybrid – welches System passt zu Ihrer Organisation?
Bei der Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems stellt sich für viele Unternehmen zunächst die Frage nach dem richtigen Betriebsmodell. Die Wahl zwischen Cloud, On-Premises-Lösung oder einer hybriden Variante hängt stark von internen Anforderungen, IT-Ressourcen und Sicherheitsbedürfnissen ab.
Cloud: flexibel und wartungsarm
Bei cloudbasierten DMS-Lösungen liegt die gesamte technische Infrastruktur beim Anbieter. Das reduziert den internen Aufwand für Wartung und Updates und bietet maximale Skalierbarkeit. Besonders für dynamisch wachsende Organisationen mit dezentralen Teams ermöglicht die Cloud einen ortsunabhängigen Zugriff auf alle relevanten Dokumente und Daten.
On-Premises: maximale Kontrolle und Datensouveränität
Bei einer On-Premises-Variante wird die Software-Lösung lokal auf eigenen Servern betrieben. Das ermöglicht maximale Kontrolle über sensible Informationen, insbesondere in stark regulierten Branchen oder bei hohen Anforderungen an Datenschutz und Compliance-Anforderungen. Allerdings sind eigene IT-Ressourcen für Betrieb, Sicherheit und Wartung erforderlich.
Hybrid: das Beste aus beiden Welten
Hybride Systeme kombinieren lokale und cloudbasierte Komponenten. Häufig werden sensible Inhalte lokal gehalten, während weniger kritische Dokumente in der Cloud gespeichert und verarbeitet werden. Diese Lösung bietet ein hohes Maß an Flexibilität und lässt sich schrittweise an veränderte Rahmenbedingungen anpassen.
Die richtige Entscheidung hängt von mehreren Faktoren ab:- Besteht bereits eine IT-Infrastruktur als tragfähige Basis?
- Wie viele Mitarbeitende sollen auf das System zugreifen – und von welchem Ort?
- Welche Rolle spielt das Thema Compliance im täglichen Geschäft?
- Wie hoch ist der Grad an Individualisierung, den die Lösung abdecken muss?
Die Auswahl des passenden Modells sollte also immer im Einklang mit den Zielen, Sicherheitsstandards und Ressourcen Ihrer Organisation erfolgen. Ein professioneller Anbieter kann dabei unterstĂĽtzen, die beste Variante fĂĽr Ihren konkreten Einsatz zu definieren.
Rechtliche Rahmenbedingungen und Compliance-Anforderungen
Die Implementierung eines digitalen Dokumentenmanagementsystems (DMS) erfordert die sorgfältige Berücksichtigung aktueller rechtlicher Rahmenbedingungen und Compliance-Anforderungen. Im April 2025 sind insbesondere folgende Aspekte für Unternehmen in Deutschland von Bedeutung:
1. Elektronische Rechnungsstellung (E-Rechnungspflicht)
Seit dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen verpflichtet, elektronische Rechnungen gemäß dem EU-Standard EN16931 zu empfangen und zu verarbeiten. Für das Versenden von E-Rechnungen gelten Übergangsfristen: Unternehmen mit einem Jahresumsatz über 800.000 Euro müssen bis Ende 2027 umstellen, kleinere Unternehmen haben Zeit bis Ende 2028. Ein DMS sollte daher die Erstellung, den Empfang und die Archivierung von E-Rechnungen unterstützen.
2. Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)
Der Schutz personenbezogener Daten bleibt ein zentrales Anliegen. Ein DMS muss sicherstellen, dass personenbezogene Informationen gemäß den DSGVO-Vorgaben verarbeitet, gespeichert und gelöscht werden. Dazu gehören Maßnahmen wie Zugriffskontrollen, Datenverschlüsselung und die Implementierung von Löschkonzepten.
3. Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)
Die GoBD definieren Anforderungen an die digitale Buchführung und Archivierung steuerrelevanter Daten. Ein DMS muss gewährleisten, dass Dokumente vollständig, unveränderbar und nachvollziehbar archiviert werden. Zudem sind angemessene Aufbewahrungs- und Löschfristen einzuhalten.
4. Digitale Barrierefreiheit
Ab dem 28. Juni 2025 tritt das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG) in Kraft, das digitale Produkte und Dienstleistungen betrifft. Unternehmen sollten sicherstellen, dass ihr DMS den Anforderungen an digitale Barrierefreiheit entspricht, um allen Nutzern den gleichberechtigten Zugang zu ermöglichen.
5. Cybersecurity und NIS-2-Richtlinie
Die zunehmende Bedrohung durch Cyberangriffe erfordert robuste Sicherheitsmaßnahmen. Die NIS-2-Richtlinie der EU, die bis 2025 umgesetzt werden soll, verschärft die Anforderungen an die Cybersicherheit. Ein DMS sollte daher über aktuelle Sicherheitsstandards verfügen, um Datenintegrität und -verfügbarkeit zu gewährleisten.
Die Einhaltung dieser rechtlichen Vorgaben ist entscheidend, um Risiken zu minimieren und die Integrität der Unternehmensdaten zu sichern. Bei der Auswahl und Implementierung eines DMS sollten Unternehmen daher eng mit ihren Compliance- und IT-Abteilungen zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass alle relevanten Anforderungen erfüllt werden.
Best Practices: So gelingt der Einstieg in die digitale Dokumentenverwaltung
Der erfolgreiche Umstieg auf eine digitale Dokumentenverwaltung beginnt nicht mit der Software – sondern mit einer klaren Zielsetzung. Unternehmen, die ein Dokumentenmanagement-System einführen möchten, sollten strategisch vorgehen, um die Potenziale voll auszuschöpfen und typische Stolpersteine zu vermeiden.
1. Prozesse analysieren und Prioritäten setzen
Welche Abläufe beruhen noch auf Papierform? Wo entstehen Verzögerungen, Dubletten oder Sicherheitsrisiken? Eine systematische Bestandsaufnahme hilft, konkrete Anforderungen zu definieren und unnötige Aufgaben zu identifizieren, die automatisiert werden können.
2. Die passende Software-Lösung auswählen
Nicht jedes System passt zu jeder Organisation. Ob einfache DMS-Software oder integrierte Systeme – entscheidend ist, dass die Lösung Ihre fachlichen und technischen Anforderungen erfüllt. Achten Sie auf Benutzerfreundlichkeit, Erweiterbarkeit und Schnittstellen zu vorhandenen Softwaresystemen.
3. Strukturierte Dokumentenablage definieren
Bevor Sie loslegen, sollte ein klares Ordnungssystem für die digitale Dokumentenablage entwickelt werden. Einheitliche Benennungen, Ablagestrukturen und Versionierungsrichtlinien helfen, spätere Suchprozesse effizient zu gestalten und Missverständnisse im Umgang mit Dateien zu vermeiden.
4. Mitarbeitende einbeziehen und schulen
Die beste DMS-Lösung entfaltet nur dann ihr Potenzial, wenn sie von den Mitarbeitenden akzeptiert und im Alltag angewendet wird. Frühzeitige Einbindung, verständliche Schulungen und gezielte Change-Kommunikation sind zentrale Erfolgsfaktoren bei der Einführung.
5. Etappenweise einführen – und stetig optimieren
Starten Sie mit einem Pilotbereich, zum Beispiel im Finanz- oder Personalwesen, und erweitern Sie die Lösung schrittweise. So sammeln Sie Erfahrungswerte, können Prozesse justieren und die Digitalisierung nachhaltig verankern – auf einer skalierbaren Basis.
Ein professionell geplanter Einstieg in die digitale Dokumentenverwaltung bringt nicht nur Ordnung ins Archiv, sondern verbessert auch die Zusammenarbeit, erhöht die Datensicherheit und schafft Freiräume für strategische Tätigkeiten.
