Das BMF gibt darin neue Anforderungen an digitale Buchhaltungssysteme aus. Von den Veränderungen betroffen sind nicht nur die Art und Weise der Rechnungserfassung und -aufbewahrung, sondern auch die Maschinenlesbarkeit und Prüfspur der steuerlich relevanten Geschäftsdaten.
Was bedeutet das konkret? Und wie lässt sich der Übergang zu einer GoBD-konformen Buchführung erfolgreich vollziehen? Dieser Artikel gibt einen Überblick über die neuen Vorgaben und zeigt auf, welche Schritte Unternehmen ergreifen sollten, um die gesetzlichen Anforderungen effizient umzusetzen und Prüfungsrisiken zu vermeiden.
Zwei Entwicklungen, ein Ziel
Zum 1.Januar 2025 trat in Deutschland die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich in Kraft. Seitdem müssen Rechnungen zwischen Geschäftspartnern elektronisch versendet werden, unabhängig vom Rechnungsbetrag. Das Ziel dieser Maßnahme war es, die Effizienz und Transparenz im Geschäftsverkehr zu erhöhen und die elektronische Nachvollziehbarkeit von steuerlich relevanten Geschäftsdaten zu garantieren. Mit der Veröffentlichung der neuen GoBD-Änderungen durch das BMF am 14.Juli 2025 werden wichtige Anpassungen vorgenommen, die auch die Anforderungen an die digitale Buchführung und die Aufbewahrung steuerlich relevanter Daten betreffen.
Für Unternehmen ist dies bedeutend, da die Anforderungen der GoBD darin konkretisiert und die die bisher geltenden Aufbewahrungspflichten erweitert wurden. Neu hinzugekommen sind präzisere Vorgaben zur maschinellen Auswertbarkeit von Daten, insbesondere für E-Rechnungen und Hybridbelege. Wenn sie den digitalen Ordnungsvorschriften entsprechen, können steuerlich relevante Daten zukünftig lückenlos und automatisiert geprüft werden.
Konkrete Neuerungen
Die 2. Änderung der GoBD, die ab dem 14. Juli 2025 in Kraft tritt, bringt wesentliche Anpassungen mit sich:
Erfassungsgerechte Aufbereitung von Buchungsbelegen
Unternehmen stehen in der Pflicht, ihre Buchungsbelege so aufzubereiten, dass diese für eine spätere maschinelle Auswertung geeignet sind. Das betrifft alle digitalisierten Belege, die künftig nicht nur gespeichert, sondern auch strukturiert und in maschinenlesbaren Formaten vorliegen müssen. Zudem sind Buchhaltungssysteme mit Prüfspur auszustatten, damit jederzeit nachvollziehbar ist, wie die steuerlich relevanten Daten verarbeitet wurden.Unterscheidung bildlicher und inhaltlicher Übereinstimmung bei der Aufbewahrung
Bei der Aufbewahrung digitalisierter Belege haben Sie künftig sicherzustellen, dass die bildliche und inhaltliche Übereinstimmung gewährleistet bleibt; dies ist besonders relevant bei der Archivierung von sogenannten Hybridbelegen (Papierbelege, die digitalisiert wurden). Hier muss dokumentiert werden, dass die elektronische Nachvollziehbarkeit von steuerlich relevanten Daten zu jedem Zeitpunkt garantiert war und ist.Elektronische Aufbewahrung und Konvertierung von Hybridformaten
Die GoBD-Veränderungen verlangen eine genauere Regulierung zur elektronischen Aufbewahrung und der Konvertierung von Hybridformaten. Papierbelege, die digitalisiert wurden, müssen gemäß den neuen Vorgaben konvertiert und korrekt archiviert werden, sodass sie später vollständig maschinell überprüfbar sind.
Mittelbarer Datenzugriff
Unternehmen sind dazu verpflichtet, den Zugang zu steuerlich relevanten Daten so zu gestalten, dass die Finanzbehörden jederzeit auf diese zugreifen können. Das betrifft insbesondere die Prüfung von E-Rechnungen und den Zugriff auf archivierte Belege. Die GoBD-Änderung präzisiert, dass der mittelbare Zugriff auf die Daten ermöglicht werden muss.
Handlungsempfehlungen
Um den neuen Anforderungen der GoBD gerecht zu werden und steuerrechtliche Prüfungsrisiken zu vermeiden, sollten Sie bei Bedarf gezielte Anpassungen an ihren Prozessen vornehmen. Im Folgenden finden Sie ein paar konkrete Handlungsschritte, die Sie bei der erfolgreichen Umsetzung der GoBD-Vorgaben unterstützen:
- Prüfen Sie Ihre Systeme auf maschinelle Auswertbarkeit:
Die GoBD-Änderungen betonen die Notwendigkeit der Maschinenlesbarkeit von steuerlich relevanten Geschäftsdaten. Überprüfen Sie daher, ob Ihre Buchhaltungs- und E-Rechnungssysteme die Anforderungen zur maschinellen Auswertbarkeit erfüllen. Rücken Sie dabei insbesondere die strukturierte Speicherung und Archivierung von E-Rechnungen in Ihren Fokus, um die Prüfbarkeit durch die Finanzbehörden sicherzustellen. - Aktualisieren Sie die Verfahrensdokumentation:
Im Einklang mit den Vorgaben müssen Unternehmen ihre Verfahrensdokumentation überarbeiten. Diese soll nun detailliert und nachvollziehbar darlegen, wie steuerlich relevante Geschäftsdaten erfasst, verarbeitet und gespeichert werden. Die Änderungen erfordern eine präzisere Dokumentation der E-Rechnungsstellung, der Archivierung und der Prüfspuren, um zu gewährleisten, dass alle Daten korrekt und prüfbar aufbewahrt werden. - Passen Sie Ihre digitale Aufbewahrung an:
Der Umgang mit digitalisierten Belegen und Hybridbelegen wird vom BMF weiter konkretisiert. Stellen Sie sicher, dass diese Belege sowohl bildlich als auch inhaltlich übereinstimmen und ordnungsgemäß aufbewahrt werden, damit Sie der neuen digitalen Aufbewahrungspflicht gerecht werden. Bei der Konvertierung von Papierbelegen in digitale Formate muss gewährleistet sein, dass die Prüfspur erhalten bleibt.
FAZIT
Jetzt vorbereiten, Zukunft sichern
Die neuen GoBD-Anforderungen und die E-Rechnungspflicht stellen Unternehmen vor neue Herausforderungen, bieten aber auch die Gelegenheit, Buchhaltungsprozesse zu optimieren und Prüfungsrisiken zu minimieren. Durch die Anpassung an die neuen Anforderungen zur Maschinenlesbarkeit, digitalen Aufbewahrung und der Prüfspur können Sie Ihre Rechtssicherheit erhöhen und zusätzlich von einer effizienteren und transparenteren digitalen Buchführung profitieren. Wenn Sie jetzt handeln, sorgen Sie für eine sichere und zukunftsorientierte Ausrichtung Ihrer Prozesse.
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