Die Basics des Controllings: Aufgaben, Ziele und Funktionen im Überblick
Das Controlling wird oft mit Fragen reiner Kostenüberwachung gleichgesetzt – dabei ist sein tatsächlicher Aufgabenbereich deutlich umfassender. Es handelt sich um ein zentrales Führungsinstrument, das Unternehmen dabei unterstützt, ihre Planung, Steuerung und Kontrolle effizient auszurichten. Das Controlling liefert nicht nur Informationen, sondern bereitet diese zielgerichtet auf, damit fundierte Entscheidungen zu verschiedensten Themen getroffen werden können.
Die zentralen Aufgaben im Controlling
Zu den wichtigsten Aufgaben des Controllings gehört die systematische Sammlung, Auswertung und Aufbereitung von Daten, insbesondere aus dem Rechnungswesen. Daraus ergeben sich Erkenntnisse über betriebliche Prozesse, Wirtschaftlichkeit und Zielabweichungen.
Typische Aufgaben nach Lehrbuch sind:
- Planung: Erstellung von Finanzplänen, Investitionsrechnungen und Budgets.
- Kontrolle: Durchführung von Soll-Ist-Vergleichen, um Abweichungen zu erkennen.
- Steuerung: Ableitung von Maßnahmen zur Optimierung von Prozessen.
- Koordination: Abstimmung zwischen verschiedenen Abteilungen und Projekten zur Sicherstellung unternehmensweiter Effizienz.
All diese Aufgaben zielen darauf ab, die Unternehmenssteuerung datenbasiert zu unterstützen und Risiken frühzeitig zu erkennen.
Die Ziele des Controllings
Ziel des Controllings ist es, Transparenz über die aktuelle wirtschaftliche Situation eines Unternehmens zu schaffen und damit die Grundlage für nachhaltigen Erfolg zu legen. Es geht darum, strategische und operative Ziele messbar zu machen und ihre Erreichung kontinuierlich zu begleiten. Dazu gehört auch die Entwicklung von Kennzahlen, die den jeweiligen Bereichen Orientierung geben und Abweichungen frühzeitig sichtbar machen.
Die Funktionen im Unternehmenskontext
Das Controlling übernimmt vier zentrale Funktionen:
- Informationsfunktion – liefert aufbereitete Daten zur Entscheidungsfindung.
- Planungsfunktion – unterstützt das Management bei der Definition und Bewertung von Zielen.
- Kontrollfunktion – prüft Abweichungen zwischen Planung und Realität.
- Steuerungsfunktion – ermöglicht die Einleitung konkreter Maßnahmen.
Diese Funktionen sind nicht nur theoretisch relevant, sondern haben direkten Einfluss auf die tägliche Praxis im Mittelstand – etwa bei der Budgetierung, der Vorbereitung von Investitionsentscheidungen oder der Reaktion auf veränderte Marktsituationen.
Mit dem Buchführen schafft effektives Controlling so nicht nur Ordnung in der Welt der Zahlen, sondern liefert auch einen echten Mehrwert für alle Unternehmensbereiche – vom Einkauf über die Produktion bis zur Geschäftsführung.
Der Soll-Ist-Vergleich: Herzstück der Kontrolle
Der Soll-Ist-Vergleich ist ein entscheidender Teil im Rahmen des Controllings. Er vergleicht geplante Größen – etwa Umsätze, Kosten oder Produktionsmengen – mit den tatsächlich erreichten Ist-Werten. Ziel ist es, dank dieser Schlüsse Abweichungen frühzeitig zu erkennen, deren Ursachen zu analysieren und passende Gegensteuerungsmaßnahmen einzuleiten. Auf diese Weise schafft der Vergleich die Basis für fundierte Entscheidungen und eine verlässliche Unternehmenssteuerung.
Besonders im Mittelstand hilft das dabei, flexibel auf Marktsituationen, Kostenentwicklungen oder Umsatzschwankungen zu reagieren. Durch die kontinuierliche Anwendung können Unternehmen ihre Planung verbessern, Risiken reduzieren und die wirtschaftliche Entwicklung aktiv mitgestalten.
Instrumente im Controlling: Vom Target Costing bis zur Budgetierung
Controlling-Instrumente dienen dazu, betriebswirtschaftliche Daten zu analysieren, zu strukturieren und in unternehmerisch verwertbare Informationen zu überführen. Sie schaffen Transparenz, sichern Planungsqualität und ermöglichen eine präzise Unternehmenssteuerung.
Target Costing
Beim Target Costing wird vom am Markt erzielbaren Preis ausgegangen, um daraus die maximal erlaubten Kosten abzuleiten. Diese Methode ist besonders in frühen Entwicklungsphasen wertvoll, um unnötige Ausgaben zu vermeiden und die Wettbewerbssituation aktiv zu beeinflussen.
Budgetierung
Die Budgetierung gehört zu den klassischen Planungsinstrumenten im Controlling. Sie definiert finanzielle Spielräume und hilft, Soll-Ist-Vergleiche im Jahresverlauf effizient umzusetzen. In Kombination mit digitalen Workflows lassen sich Zahlen, Kennzahlen und Daten laufend aktualisieren und auswerten.
Kennzahlen und Abweichungsanalysen
Kennzahlensysteme wie EBIT, ROI oder Cashflow bilden die wirtschaftliche Realität eines Unternehmens kompakt ab. Abweichungsanalysen zeigen, an welchen Stellen Gegensteuerungsmaßnahmen erforderlich sind – ein zentrales Element für die kontinuierliche Verbesserung von Prozessen und Ergebnissen.
Die eigentliche Stärke dieser Instrumente entfaltet sich durch ihre technische Integration. Ein vollständig vernetztes Controlling-System vereint Planung, Kontrolle und Analyse in einem zentralen System. Controlling-Abteilungen profitieren dadurch von konsistenten Informationen, automatisierten Auswertungen und einer hohen Datentiefe in Echtzeit.
Wie Controller die Unternehmensentwicklung mitgestalten
Controller agieren an der Schnittstelle zwischen Zahlen, Strategie und operativer Realität. Ihre Analysen und Empfehlungen tragen maßgeblich dazu bei, Unternehmensziele zu erreichen und zukünftige Entwicklungen aktiv zu steuern. Sie sorgen nicht nur für Transparenz, sondern liefern auch konkrete Impulse für Wachstum, Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit.
Typische Beiträge von Controller:innen zur Unternehmensentwicklung:
Entwicklung strategischer Zielsysteme
Sie übersetzen Visionen und Leitbilder in messbare Zielgrößen, die für alle Ebenen im Unternehmen nachvollziehbar sind.
Frühzeitiges Erkennen von Risiken und Chancen
Durch kontinuierliche Analysen der Umsatzsituation, Kostenstruktur und Marktentwicklung identifizieren sie Handlungsbedarfe, bevor kritische Schwellen erreicht werden.
Bewertung und Begleitung von Investitionen
Controller prüfen die Wirtschaftlichkeit geplanter Projekte, analysieren die Kapitalbindung und unterstützen bei der Priorisierung.
Gestaltung von Planungs- und Budgetprozessen
Sie moderieren die Planung, sichern Konsistenz über verschiedene Bereiche hinweg und sorgen für realistische Zielsetzungen.
Ableitung von Gegensteuerungsmaßnahmen
Bei Zielabweichungen analysieren sie die Ursachen, schlagen Alternativen vor und begleiten die Umsetzung.
Förderung der bereichsübergreifenden Zusammenarbeit
Als Vermittler zwischen Geschäftsführung und Fachabteilungen unterstützen sie ein einheitliches Verständnis für wirtschaftliche Zusammenhänge.
Moderne Controller:innen leisten somit weit mehr als klassische Zahlenarbeit. Sie sind aktive Mitgestalter der Unternehmensstrategie, sichern die wirtschaftliche Stabilität und eröffnen neue Handlungsspielräume – faktenbasiert, lösungsorientiert und mit Blick für das große Ganze.
Digitales Controlling: Moderne Anforderungen, smarte Lösungen
Die Digitalisierung verändert die Rolle des Controllings grundlegend. Während früher Excel-Tabellen und manuelle Abgleiche dominierten, stehen heute automatisierte Prozesse, vernetzte Datenströme und intelligente Analysen im Mittelpunkt. Unternehmen, die ihr Controlling digital ausrichten, schaffen nicht nur Effizienz, sondern auch eine verlässliche Basis für agile Entscheidungen und nachhaltiges Wachstum.
Digitale Controllinglösungen bringen zahlreiche Vorteile mit sich:
- Zentrale Datenverfügbarkeit in Echtzeit
Statt isolierter Informationen aus verschiedenen Abteilungen ermöglicht ein integriertes System den durchgängigen Zugriff auf konsistente und aktuelle Datenbestände. - Automatisierte Auswertungen und Reports
Standardberichte, Soll-Ist-Vergleiche oder Abweichungsanalysen lassen sich automatisch generieren – das reduziert manuelle Fehler und spart wertvolle Zeit. - Mehr Transparenz für alle Entscheidungsebenen
Dashboards und interaktive Oberflächen stellen komplexe Kennzahlen visuell dar und ermöglichen fundierte Entscheidungen auf Knopfdruck – auch für Nicht-Controller. - Hohe Anpassbarkeit und Skalierbarkeit
Digitale Lösungen passen sich der Unternehmensgröße, den Prozessen und der jeweiligen Branche an. Das Controlling bleibt so auch bei Wachstum und Umstrukturierungen stabil und effizient. - Grundlage für Business Intelligence und KI
Moderne Softwarelösungen integrieren Tools zur Datenanalyse und Mustererkennung – ein entscheidender Vorteil für Unternehmen, die frühzeitig auf Entwicklungen reagieren wollen.
Digitales Controlling ist keine Zukunftsvision mehr, sondern gelebte Praxis – insbesondere für mittelständische Unternehmen, die komplexe Anforderungen mit begrenzten Ressourcen bewältigen müssen. Wer auf integrierte Systeme wie eGECKO setzt, schafft die Voraussetzungen für mehr Effizienz, bessere Planung und eine datengestützte Unternehmensführung.
