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Softwareanforderungen so bunt wie das Tierreich

Die Besonderheiten und Arbeitsabläufe sowie die verschiedenen Arbeitsbereiche in einer einzigen Softwarelösung abbilden zu können, ist für den Tierpark Hellabrunn unabdingbar. Deshalb setzt der Münchner Geo-Zoo auf eGECKO von CSS. Mit der betriebswirtschaftlichen Komplettlösung werden nicht nur alle Anforderungen im Bereich Finanzen und Controlling effizient und umfassend realisiert. Auch firmenspezifische Besonderheiten sind flexibel eingebunden. 

Über den Tierpark Hellabrunn

Der 1911 gegründete Münchner Tierpark Hellabrunn zählt zu den renommiertesten wissenschaftlich geführten Zoos Europas. Im ersten Geo-Zoo der Welt leben seit 1928 die Tiere nach Kontinenten geordnet. Hellabrunn ist heute nicht nur eine der größten zoologischen Einrichtungen Deutschlands, sondern vor allem ein einzigartiges Naturparadies im Landschaftsschutzgebiet der Isarauen. Mehrere tausend Tiere – vom Fisch bis zum Elenfanten – leben hier großzügigen Lebensräumen. Dabei kümmern sich mehr als 200 Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen um das Wohl der Tiere und Besucher. Seit vielen Jahren unterstützt der Tierpark aktiv Arterhaltungsprogramme und züchtet viele bedrohte Tierarten. Weitere Informationen zum Tierpark Hellabrunn. 

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Umsetzung der Spezifika in 3 Schritten

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Viele Insellösungen erschwerten die betriebswirtschaftlichen Abläufe

Die applikationsübergreifende Umsetzung des anspruchsvollen Geo-Zoo-Konzeptes stieß 2012 an seine Grenzen. Wegen einer Softwarelandschaft, die auf vielen Insellösungen beruhte, war an eine applikationsübergreifende Abwicklung der betriebswirtschaftlichen Abläufe unrealistisch. 

Der Münchner Tierpark Hellabrunn ist in vielerlei Hinsicht etwas Besonderes. Seit 1928 ist er nicht nur der erste Geo-Zoo weltweit, in dem heute mehrere hundert Tierarten nach Kontinenten geordnet leben und – ganz wie in ihrer Heimat – in natürlichen Lebensgemeinschaften gemeinsam großzügige Anlagen bewohnen. Mit seinen aktiv betriebenen Arterhaltungsprogrammen für bedrohte Tierarten zählt er auch zu den renommiertesten wissenschaftlich geführten Zoos Europas.

Und ebenso besonders ist auch die kaufmännische Software, mit der in Hellabrunn die betriebswirtschaftlichen Anforderungen des Tierparks verlässlich im Griff gehalten werden. Denn seit 2012 liegt dem anspruchsvollen Geo-Zoo-Konzept ein detaillierter Masterplan zugrunde, der kontinuierlich und applikationsübergreifend umgesetzt wird. Doch mit den vielen Insellösungen, die zu dieser Zeit in Hellabrunn die Softwarelandschaft prägten, war an eine applikationsübergreifende Abwicklung der betriebswirtschaftlichen Abläufe nicht zu denken. 

Daher entschied sich die Geschäftsführung 2012 für die Einführung einer zeitgemäßen Software, „die unsere vorhandenen Insellösungen vereinheitlicht“, erläutert Marcus Colucci, Leiter der Buchhaltung des Tierparks Hellabrunn. „Wir haben nach einem ganzheitlichen System gesucht, welches die Besonderheiten und Arbeitsabläufe sowie die verschiedenen Arbeitsbereiche eines Tierparks in einer einzigen Softwarelösung abbilden kann.” Darüber hinaus sollte das Programmsystem jederzeit für firmenspezifische Besonderheiten flexibel anpassbar sein. 

Das Gesamtkonzept von eGECKO als Ideallösung

Nach gründlicher Evaluierung verschiedener in Frage kommender Softwaresysteme fiel die Entscheidung auf eGECKO, da die kaufmännische Software in allen Anforderungen zu überzeugen wusste. 

"Die kaufmännische Lösung überzeugte uns schon damals sowohl durch die Vielzahl an Modulen als auch durch Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit", erinnert sich Marcus Colucci an die Anfangszeiten mit der eGECKO. „Damit konnten wir die Arbeitsprozesse der unterschiedlichen Abteilungen optimieren und einen reibungslosen Informationsfluss zwischen den Bereichen sicherstellen."

Bereits ein Jahr später nach der Entscheidung für eGECKO – inklusive der jeweils einen Monat dauernden Phasen für Implementierung bzw. Schulung – ging das System im Oktober 2013 zunächst mit den Modulen CRM, Lohn und Gehalt, Finanz- und Anlagenbuchhaltung sowie Kostenrechnung und Projektmanagement in den Echtbetrieb. Anfang 2014 war dann die Implementierung der restlichen Komponenten Controlling, Reisekosten- und Personalmanagement abgeschlossen. 

Seit der Einführung läuft das kaufmännische Komplettsystem ohne Komplikationen. Insgesamt arbeiten heute 92 Anwender abteilungsübergreifend in eGECKO. 
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Firmenspezifische Funktionen erleichtern den Arbeitsalltag

Die zahlreichen Sonderanforderungen an eine betriebswirtschaftliche Komplettlösung, konnten sowohl durch die Modularität als auch die Flexibilität eGECKOs realisiert werden. 

„Was die CSS-Software für uns so einzigartig macht“, freut sich Marcus Colucci über die Flexibilität des Systems, „ist die Tatsache, dass eGECKO jederzeit an unsere individuellen Bedürfnisse angepasst werden kann.“ Dazu zählt beispielsweise das Tool Bedarfsmeldung – ein von CSS komplett für den Tierpark Hellabrunn individuell konzipiertes Werkzeug für die Organisation des Mitarbeiterbedarfs im Park, sei es im Bereich Werkstatt, in der Gärtnerei oder für die Technische Inspektion. So kann jeder Mitarbeiter für seinen Bereich alle Auffälligkeiten erfassen – etwa was repariert oder welcher Ersatz beschafft werden muss – und dies mit einem Schriftstück oder Foto auch ergänzend dokumentieren. Danach läuft das Programm in einen Workflow, bei dem die Mitarbeiter über entsprechende Änderungen informiert bleiben. Aus diesen Abläufen wird dann auch der Einsatz der jeweiligen Bereiche am Folgetag geplant. 

Wie nützlich solch firmenspezifische Tools in der täglichen Arbeitspraxis sind, macht auch die Interaktion der Buchhaltung mit dem Servicecenter für den Kartenversand deutlich. Nach verbuchtem Zahlungseingang werden regelmäßig Zahlungseingangsberichte an die Mitarbeiter im Servicecenter versendet, die dann entsprechende Kartenbestellungen vorbereiten. Zeitsparend für den Tierpark ist auch die software-technische Anbindung der physikalischen Kasse an die eGECKO-Kasse. In dieser kann der zuständige Kassenwart den eigentlichen Kassensturz durchführen und so die Buchungen bereits für die 
Buchhaltung vorbereiten. Möglich werden diese verzahnten und übergreifenden Abläufe durch die generelle Aufbaustruktur von eGECKO. Bei der Entwicklung der Software wurden sämtliche Funktionen zur optimalen Abbildung betriebswirtschaftlicher Prozesse im Unternehmen in einem übergeordneten Datenmodell integriert.

Dank eGECKO – alles im Flow im Tierpark Hellabrunn

Marcus Colucci | Tierpark Hellabrunn | Leiter Buchhaltung
"Sei es die durchdachte und professionelle Umsetzung von Workflows oder die einheitliche Benutzeroberfläche und Vorgehensweise bei allen Modulen: Die ausgefeilten und an unsere individuellen Bedürfnisse angepassten Funktionen erleichtern uns den Arbeitsalltag immens." 
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Mehrere tausend Kunden gehören bereits zu den zufriedenen Anwendern unserer Softwarelösungen. Damit ist die CSS AG Teil der führenden internationalen Hersteller betriebswirtschaftlicher Software. Mit eGECKO setzen wir neue Maßstäbe in Funktionalität, Software- & Datenintegration und Benutzerfreundlichkeit. Erhalten Sie einen Überblick von welchen Standorten aus und für welche Fachbereiche wir Sie unterstützen.

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