eGECKO unterstützt kulturelle Höchstleistungen
Investitionen in automatisierte Prozesse für geschäftskritische Bereiche sind beim Theater Kiel unabdingbar. Dabei setzt das Traditionsunternehmen auf eGECKO von CSS.
eGECKO wendet betriebswirtschaftlichen Kollaps im Theater Kiel ab
Mit der betriebswirtschaftlichen Komplettlösung werden alle Anforderungen im Bereich Finanzen und Controlling effizient und umfassend realisiert. Komplexe, kulturelle Vielfalt im Unternehmensalltag bedarf einer sorgfältigen Überwachung, ansonsten drohte dem Theater Kiel der betriebswirtschaftliche Kollaps aufgrund veralteter Systeme.
Über das Theater Kiel
Das Theater Kiel ist das von der Landeshauptstadt Kiel getragene und mit dem Land Schleswig-Holstein gemeinsam finanzierte große Theater in Kiel. Mit den vier eigenproduzierenden Sparten (Musiktheater mit Philharmonischem Orchester, Ballett, Schauspiel sowie das Kinder- und Jugendtheater), drei verschiedenen Theaterhäusern, zirka 500 Beschäftigten und einem Jahresetat von über 25 Millionen Euro gehört es zu den großen Theatern in Deutschland.
Wie der Kollaps in 3 Schritten verhindert wurde
Kulturelle Vielfalt gelenkt durch umfassende Lösung
Wer vielfältige Kulturangeboten auf die Bühne bringt, hat ebenso vielseitig zu planen. Als Anstalt des öffentlichen Rechts und mit bedeutendem Umsatz ist das Theater Kiel ein geschäftstüchtiges Mittelständisches Unternehmen. Darum sollte der kaufmännische Teil durch eine auf dem Markt bewährte und innovative Gesamtlösung organisiert werden. Die bisher eingesetzten Systeme konnten dafür nicht länger mithalten.
Seit dem 1. Januar 2007 wird das Theater Kiel in der Rechtsform einer Anstalt öffentlichen Rechts (AöR) geführt, in der das bisherige Amt für die Bühnen der Landeshauptstadt Kiel aufging. Unterstützt wird das Theater unter anderem durch Kooperationen mit dem Förderverein Gesellschaft der Freunde des Theaters in Kiel, dem Verein Musikfreunde Kiel e.V. sowie der Volksbühne Kiel e.V., aus denen zahlreiche Veranstaltungen hervorgehen.
Oper, Orchester, Ballett, Schauspiel und Junges Theater – diese Sparten repräsentieren beim Theater Kiel ein vielfältiges und hochwertiges Kulturangebot. Mit insgesamt 575 Mitarbeitern, drei eigenen Spielstätten, drei Funktionsgebäuden und rund 35 Millionen Euro Umsatz ist der traditionsreiche Betrieb mit seiner über hundertjährigen Geschichte nicht nur eines der größten deutschen Fünf-Sparten-Theater. Es ist auch ein solides mittelständiges Unternehmen mit ausgefeilter Organisation und den notwendigen kaufmännischen Strukturen.
Die reibungslose Abwicklung der betriebswirtschaftlichen Abläufe war im Frühjahr 2011 nicht länger gegeben. Das bisherige System stieß an seine Grenzen und eine Aussicht auf Weiterentwicklung war nicht erkennbar. Daher entschied sich die Geschäftsführung für die Einführung einer neuen kaufmännischen Software. Die Anforderungen an eine moderne Lösung waren dabei klar umrissen: „Wir suchten nach einem ganzheitlichen System, welches die Unternehmensprozesse von der ersten Bestellung bis zur Archivierung des letzten Beleges abbildet“, erläutert Roland Schneider, stellvertretender Kaufmännischer Direktor beim Theater Kiel.
eGECKO Software bietet ganzheitliches System
Den Anforderungen gerecht wird eGECKO in erster Linie durch seinen modularen Leistungsumfang. Alle unternehmerischen Prozesse können durch eine optimal an das Bedarfsprofil des Anwenders ausgerichtete Zusammenstellung unterstützt werden. Aber auch das innovative Verständnis der CSS AG ist ein entscheidender Faktor.
Roland Schneider führt aus, „Es sollte an unsere Bedürfnisse anpassbar sein und unsere betrieblichen Anforderungen an modernes Controlling, Kostenrechnung und Budgetierung speziell im Hinblick auf automatisierte Prozesse erfüllen.“ Zudem gab es klare Vorstellungen im Hinblick auf den neuen Softwarepartner: Ein mittelständisches Unternehmen sollte es sein, welches auch die Sicherheit bieten konnte, die vorhandene Software weiter innovativ zu entwickeln.
Entsprechend sorgfältig verlief das Auswahlverfahren für die neue Software: Neben den laufenden Kontakten zu anderen Kulturbetrieben und dem damit verbundenen Erfahrungsaustausch fand bei der Verwaltungsdirektorenkonferenz eine Umfrage nach den eingesetzten Softwaresystemen im Rechnungswesen statt. Zusätzlich wurde eine Internetrecherche durchgeführt und die Fachmesse CeBIT besucht. In Auswertung aller Gespräche und Erkenntnisse schafften es vier Softwareanbieter in die nähere Auswahl, die dann im Rahmen einer Ausschreibung ein konkretes Angebot mit einem umfassenden Leistungskatalog vorlegten.
„Nicht nur wir als Kunde wollten künftige Anforderungen an das Programm benennen können, sondern wir erwarteten, dass uns auch der Hersteller mit neuen innovativen Entwicklungen und Modulen aktiv unterstützt.“ Proaktiv auf Herausforderungen von Branchen und Situationen in der Wirtschaft zuzugehen ist in der Philosophie der CSS AG verankert. Der Entschluss zur Zusammenarbeit stand damit für den kaufmännischen Direktor fest, "Kurz, wir haben nicht nur ein Programm gekauft, sondern auch ein Konzept mit einer Idee und Perspektive."
Auftritt der Softwarelösung – eGECKO On Stage
Die Entscheidung fiel letztlich auf die betriebswirtschaftliche Software eGECKO der CSS AG. Dies nicht nur aufgrund des hervorragenden Preis-/ Leistungsverhältnisses der umfangreichen Softwarelösung – auch das Konzept des Systems überzeugte:
„Es waren die Masken, die Modularität, das direkte Verzweigen in andere Module und die flexible Steuerung.“, erinnert sich Roland Schneider an die Entscheidungsfindung. „Wir haben das Programm sofort verstanden. Es erschien uns in sich schlüssig – was letztendlich auch dazu führte, dass wir einen verhältnismäßig geringen Einweisungs- und Einarbeitungsaufwand hatten.“ Die Entscheidung bewährte sich umgehend. Bereits zwei Monate später – pünktlich zum Geschäftsjahresbeginn der Spielzeit 2011/12 – konnte das Theater Kiel am 1. August den Echtbetrieb starten. Die Installation lief in wenigen Tagen ab, die Konfiguration wurde parallel zum Testbetrieb eingerichtet, die Schulung auf wenige Tage begrenzt. Einzig die Datenübernahme des Anlagevermögens war bis dato nicht abgeschlossen. „Wir haben das Programm sofort verstanden. Es erschien uns in sich schlüssig – was letztendlich auch dazu führte, dass wir einen verhältnismäßig geringen Einweisungs- und Einarbeitungsaufwand hatten.“
Seitdem läuft das System ohne Komplikationen. Insgesamt arbeiten heute sieben Fibu-User sowie 30 Nutzer der Rechnungsprüfung mit der bedienerfreundlichen eGECKO-Lösung. Im Einsatz befinden sich die eGECKO-Module Finanzbuchhaltung, Einkauf und Bestellwesen, Info User, DocXInvoice, Faktura, Unternehmenssteuerung, Anlagenbuchhaltung und Kostenrechnung. Durch die Funktionsvielfalt der integrierten Unternehmenssoftware sind für das Theater Kiel damit alle Anforderungen erfüllt. Besondere Erleichterung im täglichen Arbeitseinsatz bringt die vollintegrierte Eingangsrechnungsverarbeitung, womit die täglich anfallende Flut an Rechnungen und Gutschriften schnell und effizient abgewickelt werden kann.
Ob OCR-Verarbeitung von Papierbelegen oder Einlesen von Rechnungen per E-Mail – jetzt ist eine frühzeitige Digitalisierung von Eingangsrechnungen ebenso gewährleistet wie die gleichzeitig GoBD-konforme Ablage dieser Dokumente im eGECKO Archiv – jeweils verknüpft mit der automatischen Buchung im Rechnungseingangsbuch. Auch die digitalen Freigabeprozesse mit integriertem Workflow, inklusive GoBD-konformer Protokollierung, sind bei den betriebswirtschaftlichen Abläufen nicht mehr wegzudenken. Und unliebsame Skontoverluste oder Liquiditätsengpässe werden durch die permanente Übersicht aller eingegangenen Rechnungen von vornherein vermieden.
Bereits im eGECKO Flow – Zufriedene Kunden
Roland Schneider | Theater Kiel AöR | stellv. kaufmännischer Direktor
"Wir haben das Programm sofort verstanden. Es erschien uns in sich schlüssig - was letztendlich auch dazu führte, dass wir einen verhältnismäßig geringen Einweisungs- und Einarbeitungsaufwand hatten. Die gute Kommunikation zwischen CSS und uns hat dies ermöglicht und damit verhindert, dass wir ein weiteres Jahr mit dem alten System arbeiten mussten."
Werden auch Sie Teil einer digitalen Erfolgsgeschichte
Knapp 2000 Kunden gehören bereits zu den zufriedenen Anwendern unserer Softwarelösungen. Damit ist die CSS AG Teil der führenden internationalen Hersteller betriebswirtschaftlicher Software. Mit eGECKO setzen wir neue Maßstäbe in Funktionalität, Software- & Datenintegration und Benutzerfreundlichkeit. Erhalten Sie einen Überblick von welchen Standorten aus und für welche Fachbereiche wir Sie unterstützen.
Deutschlandweit in Ihrer Nähe - Die CSS Standorte
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Unsere Mitarbeiter sorgen an unseren deutschlandweiten Standorten für die optimale Betreuung unserer eGECKO Kunden. Der Hauptsitz der CSS AG ist in Künzell bei Fulda.
eGECKO auf einen Blick
Lösungen können wir Ihnen unter anderem aus den folgenden Bereichen anbieten. Für mehr Details und eine Funktionsauflistung besuchen Sie bitte die verlinkten Seiten. Sollten Sie besondere Anforderungen haben, die über das vorgestellte Angebot hinaus greifen, gehen Sie gerne auf unsere Experten zu und lassen sich unverbindlich beraten.