Bewerbermanagement

Definition

Was genau ist das Bewerbermanagement?

Das Bewerbermanagement macht einen wichtigen Bereich des Recruitings aus, da es die für einen optimalen Be­werbungs­prozess maßgeblichen Abläufe, Mittel und Methoden umfasst. Einerseits gilt es, mit den Be­werbern zu kommunizieren und die Bewerbungs­dokumente zu verwalten, anderer­seits aber auch die internen Prozesse abzustimmen. Nur so kann das Bewerber­management seine Haupt­aufgabe, nämlich möglichst effektiv und effizient das geeignete Talent für eine vakante Stelle im Unter­nehmen zu finden, über­haupt erfüllen. Dabei spielen nicht nur die fach­lichen Kompetenzen eine Rolle, sondern auch die sogenannten Soft Skills: Bewerber und Unter­nehmen müssen zusammen­passen, damit das Arbeits­verhältnis Bestand hat und beide Parteien ihre Ziele erreichen.

Wesentliche Aufgaben des Bewerbermanagements

Aus dieser Zielsetzung leiten sich die Aufgaben ab, die ein professionelles Bewerber­management erfüllen sollte:

• Anforderungsprofil erstellen, um die Kompetenzen, Qualifikationen, Fähig­keiten und Kenn­tnisse zu definieren, die zum Aus­füllen der relevanten Stelle benötigt werden
• Stellenanzeige aufsetzen, die die Aufmerk­samkeit und das Interesse ge­eigneter Talente weckt
• Bewerbungen strukturiert bewerten und während des kompletten Prozesses ziel­führend mit den Talenten kommunizieren

Für einen stringenten Bewerbungs­prozess sind also ver­schiedene vor­bereitende Schritte not­wendig, wie beispielsweise

• die Ermittlung des Bedarfs der relevanten Anforderungen wie Qualifikationen, Fähig­keiten und Er­fahrungen detailliert zu ermitteln;
• die Erstellung von prägnanten Stellenanzeigen;
• die Veröffentlichung dieser auf den relevanten Portalen - inklusive Social Media;
• das Tracken von potenzielle Bewerber mit den geeigneten Tools, um die Bewerbungs­unterlagen speichern und ver­walten zu können, aber auch von einer vereinfachten Kommunikation zu profitieren und den Bewerber­status zu verfolgen;
• die Bewertung eingehender Bewerbungen;
• das Führen von Bewerbungsgesprächen und die Gewinnung weiterer Informationen;
• die Unterbreitung eines Angebotes an den geeigneten Kandidaten und die Vorbereitung des Vertrags­abschlusses

Bewerbermanagement vs. E-Recruiting

Wo liegen die Unterschiede?

Die Begriffe werden durchaus synonym verwendet, was jedoch nicht korrekt ist: E-Recruiting fokussiert sich nämlich auf die technische Um­setzung, also ein digitales Bewerber­management, das mithilfe einer geeigneten Soft­ware realisiert wird. Im Gegen­satz dazu bezieht sich der Begriff Bewerber­management auf die Sache an sich: Geeignete Talente werden gefunden, können für das Unter­nehmen begeistert und ver­traglich gebunden werden, sodass sie ihr Potenzial im Unter­nehmen entfalten und folglich die Marke des Arbeit­gebers effektiv profitieren kann. Ist das Bewerber­management hin­gegen nicht professionell auf­gestellt, werden sich einer­seits die gesuchten Talente ab­wenden, andererseits leidet das Unter­nehmensimage nachhaltig.

­­Bedeutung und Ziel eines modernen Bewerbermanagements

Ein professionelles Bewerber­management zielt grund­sätzlich darauf ab, die zur Erfüllung der Unter­nehmens­ziele benötigten Talente effektiv und effizient zu rekrutieren - und damit das Arbeit­geber­image aufzuwerten. Es liegt in der Natur der Dinge, dass jedes Unter­nehmen einen eigenen Prozess für das Bewerber­management nutzt. Hier stellt sich jedoch die Frage nach dessen Qualität. Und deren Bedeutung ist nicht zu unter­schätzen. Letztendlich kann nämlich das Bewerber­management drei Ziele verwirklichen:

1. Einsparung von Zeit und Ressourcen

Zieht sich ein Bewerbermanagement Prozess unergiebig in die Länge, ist das weder nütz­lich für die Talente noch für das Team, das auf Ver­stärkung wartet. Bei einem professionellen Bewerber­management geht es also um Geschwindigkeit bei der Bearbeitung der Bewerbungen. Hier empfiehlt sich insbesondere ein digitales Bewerber­management, denn zahlreiche Schritte im Bewerber­management Prozess lasen sich auto­matisieren. Werden beispiels­weise die Eingangs­bestätigungen für Bewerbungs­unterlagen automatisch per E-Mail verschickt, hält das den HR-Zuständigen den Rücken frei und strafft die Abläufe.

­­2. Geeignetes Talent identifizieren

Auf der Grundlage des detailliert ausgearbeiteten Anforderungs­profils lassen sich schnell die Bewerber heraus­filtern, die die wesentlichen Skills für die zu besetzende Stelle mit­bringen. Damit wird der Bewerber­kreis von vornherein reduziert, gleichzeitig lassen sich so die Chancen ver­bessern, den passenden Kandidaten ausfindig zu machen, gezielt anzu­sprechen und an das Unternehmen zu binden.

3. Arbeitgeberimage nachhaltig verbessern

Ist der Bewerber­management Prozess stringent aufge­setzt und gut durch­organisiert, fühlen sich Bewerber gut abgeholt und ernst­genommen. Sie erhalten einen professionellen Eindruck vom Unter­nehmen, wenn die Candidate Experience positiv ist. Die Folgen sind enorm, denn das Employer Branding spielt für qualifizierte Fach­kräfte eine ebenso große Rolle bei der Ent­scheidung wie das Arbeitgeberimage.

Es liegt auf der Hand, dass ein strukturiertes digitales Bewerber­management hier enorme Effekte erzielen kann - in Bezug auf stringente und optimierte Prozesse und das Potenzial der Automatisierung.

Digitales Bewerbermanagement sicher aufbauen

Beim Aufbau eines digitalen Bewerber­managements sind einige wichtige Voraus­setzungen zu erfüllen:

• Datenschutz und -sicherheit Da der Bewerbermanagement Prozess darauf fußt, persönliche Daten zu verarbeiten, sind hier geeignete Maß­nahmen zu deren Schutz und Sicher­heit zu treffen. Das schließt Zugriffs­kontrollen, verschlüsselte Über­tragungs­wege und natürlich sichere IT-Netzwerke mit ein.
• Softwarelösung implementieren Die Softwarelösung für ein digitales Bewerber­management muss sich reibungs­los in die vorhandene IT-Infrastruktur wie das HR-System und die internen Abläufe im Unter­nehmen integrieren lassen. Gleich­zeitig ist es wichtig, dass sich bereits vor­handene Daten von Bewerbern einfach exportieren und importieren lassen.
• Daten sammeln und analysieren Zur laufenden Optimierung des gesamten Bewerber­management Prozesses sollten permanent Daten gesammelt und ausge­wertet werden. Dazu zählen beispiels­weise die Bewerber­anzahl, der bis zur Anstellung vergangene Zeit­raum im Durch­schnitt und die Konvertierungs­raten bei den Bewerbungen.
• Abläufe automatisieren Eine ganze Reihe von Arbeitsschritten und -abläufen lassen sich mithilfe einer geeigneten Software­lösung auto­matisieren, was die Effizienz deutlich verbessert. Dazu kommen beispiels­weise die Antwort­schreiben als Eingangs­bestätigung der Unter­lagen in Frage, aber auch das Abgleichen der Skills der Bewerber mit den Anforderungs­profilen oder die Verein­barung von Bewerbungsgesprächen.
• Bewerbungsprozess personalisieren Des Weiteren sollte der Bewerber­management Prozess so personalisiert werden, dass einerseits die Erwartungs­haltung der Kandidaten und anderer­seits die Bedürfnisse des Unter­nehmens erfüllt werden.

Fazit - Professionelles Bewerbermanagement

Grundlage eines erfolgreichen Recruitings

Ein gut strukturiertes, stringentes und im Optimalfall digitales Bewerber­management ver­schafft Unter­nehmen gleich mehrere Vorteile: Einerseits eröffnet sich das Unter­nehmen beste Chancen, die benötigten Fach­kräfte auch wirklich für sich begeistern zu können - und das dank geeigneter digitaler Tools, eines ausgefeilten Social Recruitings und des Einsatzes von KI ausge­sprochen zeit- und kosten­sparend. Anderer­seits wertet ein zügiger und effizienter Bewerbungs­prozess das Image des Unter­nehmens auf, was angesichts des sich verschärfenden Wett­bewerbs um Fach­kräfte ausschlag­gebend für den Erfolg des gesamten Recruitings ist.