Steuerfreie Zuwendungen

Definition

Was sind steuerfreie Zuwendungen?

Steuerfreie Arbeit­geber­leistungen sind ein probates Mittel, Beschäftigten über das reguläre Ent­gelt hinaus An­erkennung zu zollen und so die Mitarbeiter­bindung zu stärken. Das Besondere: Arbeit­geber sparen - im Gegen­satz zur Erhöhung des Lohns oder Gehalts - Sozial­abgaben ein, sofern der jeweilige Steuer­frei­betrag ein­ge­halten wird. Im Gegen­zug erhalten Arbeit­nehmer steuer­freie Zuwendungen in vollem Um­fang ausgezahlt.

Arbeit­geber können demnach maximal 50 Euro monatlich als steuer­freie Zu­wendungen an Arbeit­nehmer (2022) gewähren - im Jahr 2021 waren es noch 44 Euro monatlich - und zwar frei von Lohn­steuer und Sozial­abgaben. Unter­nehmen stehen verschiedene Möglich­keiten offen, steuer­freie Zuwendungen an Ihre Beleg­schaft zu organisieren. So können bei­spiels­weise bei einem persönlichen Anlass wie Hoch­zeit oder Geburts­tag Aufmerksam­keiten im Wert von bis zu 60 Euro über­reicht werden. Diese bleiben bei Ein­haltung der Bedingungen steuer- und sozial­abgabenfrei.

Steuerfreie Arbeit­geber­leistungen müssen in der Regel ver­wendungs­gebunden gewährt werden, sie sind also auf bestimmte Aus­gaben bezogen. Gleich­zeitig sind sie von Geld­leistungen abzu­grenzen, wie beispiels­weise dem Corona-Bonus, den Entlastungs­paketen und Einmal­zahlungen, die im Zuge der Corona- und Energie­krise staatlich möglich gemacht wurden.

Welche steuerfreien Zuwendungen gibt es?

Der Gesetzgeber räumt Unter­nehmen vielfältige Möglich­keiten für steuer­freie Zuwendungen ein - hier ein Überblick:

Job-Ticket

Arbeitgeber können ihren Arbeit­nehmern zusätzlich zum ohne­hin geschuldeten Ent­gelt einen Zuschuss für die Nutzung öffentlicher Verkehrs­mittel gewähren. Bezu­schusst werden sowohl Einzel­fahr­scheine als auch Mehr­fahrten-, Monats- und Jahres­karten sowie auf andere Personen über­trag­bare Fahr­karten - dabei muss der Arbeit­geber nicht explizit prüfen, ob die Fahrten auch dienstlicher Natur waren. Aller­dings können diese Zu­wendungen die steuer­liche Abzugs­fähig­keit der Entfernungs­pauschale mindern. Die Lösung: Der Arbeit­geber versteuert das Job­ticket mit pauschalen 25 Prozent - dann können die Arbeit­nehmer auch weiter­hin die Entfernungs­pauschale geltend machen.

Fahrtkostenzuschuss für privaten Pkw

Ein weiteres Instrument, um Arbeit­nehmer unab­hängig vom jeweiligen Gehalt zusätzlich finanziell zu unter­stützen, ist der Fahrt­kosten­zuschuss für die Nutzung eines privaten Fahr­zeuges. Der Zu­schuss darf sich jedoch nur auf die Fahrten zwischen der Wohnung des Arbeit­nehmers und der ersten Tätig­keits­stätte beziehen. Unter­nehmen können dann wählen, ob sie

• den Zuschuss individuell nach elektronischen Lohn­steuer­merk­malen des Arbeit­nehmers versteuern oder
• die pauschale Be­steuerung in Höhe von 15 Prozent be­vorzugen, die natur­gemäß einfacher zu hand­haben und steuer­lich vorteilhafter ist.

Die pauschale Besteuerung setzt voraus, dass dieser Zu­schuss ebenfalls zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Lohn ge­währt wird - also frei­willig bleibt. Als Bemessungs­rundlage dient die Entfernungs­pauschale, die seit 2021 bis zum Ende des Jahres 2023 von 0,30 Euro je Kilometer auf 0,35 Euro je Kilometer erhöht wurde. Ab 2024 bis 2026 erhöht sich die Pauschale erneut auf 0,38 Euro je Kilometer. Wichtig ist, dass der pau­schal zu besteuernde Fahrt­kosten­zuschuss nicht höher aus­fallen darf als der Betrag, den der Arbeit­nehmer als Entfernungs­pauschale steuer­lich geltend machen kann. Ansonsten wird der Fahrt­kosten­zuschuss individuell besteuert.

Jobrad / E-Bike zur dienstlichen und privaten Nutzung

Erhält der Arbeitnehmer vom Unter­nehmen ein Dienst­fahrrad zur Verfügung gestellt, muss differenziert werden:

• Ein normales Fahrrad oder ein E-Bike mit einer Höchst­geschwindigkeit von bis zu 25 km/h gilt als steuer­freier Teil des Arbeits­lohns - sofern der Arbeit­nehmer das Rad auch privat nutzen darf. Diese Möglichkeit kann bis 2030 genutzt werden, sofern derartige steuer­freie Arbeit­geber­leistungen zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Lohn gewährt werden. Das gilt auch für das kosten­lose Aufladen des E-Bikes. Schenkt das Unter­nehmen dem Arbeit­nehmer das Fahr­rad, kann er dies mit 25 Prozent pauschal versteuern.
• Für als Kraftfahr­zeug geltende E-Bikes, die sowohl zu versichern als auch zu kenn­zeichnen sind, wird die übliche Ein-Prozent-Regelung angewendet.

Wichtig:

Dienst­fahrzeuge können nach wie vor auch zur privaten Nutzen über­lassen und per Ein-Prozent-Regelung steuer­lich abgegolten werden. Das gilt auch für E-Autos und die Nutzung betriebs­eigener oder privater Lade­säulen. Diese dürfen nicht nur für E-Fahr­räder, sondern auch dienst­liche und private E-Autos lohn­steuer­frei im Unter­nehmen zum Auf­laden genutzt werden.

Geräte zur elektronischen Datenverarbeitung

Auch Geräte zur elektronischen Daten­verarbeitung lassen sich als steuer­freie Zuwendungen nutzen: Unter­nehmen können diese Geräte ihren Arbeit­nehmern über­lassen - und das sowohl für die geschäftliche als auch zur privaten Nutzung. Selbst bei einer rein privaten Nutzung und Über­nahme der Gebühren durch den Arbeit­geber bleibt dieser geldwerte Vorteil steuer­frei. Zu den relevanten Geräten zählen

• Computer, Notebooks und Monitore
• Drucker und Zubehör wie Router und Ladegeräte
• Tablets und Smartphones
• Softwareprogramme, Virenscanner
• Beamer

Ein spezieller Steuer­frei­betrag ist hier nicht vor­gesehen, aller­dings können Unter­nehmen die Kosten für die Geräte in der Regel direkt als Betriebs­aus­gaben absetzen.

Wichtig: Die über­lassenen Geräte zur elektronischen Daten­ver­arbeitung verbleiben generell im Eigen­tum des Unternehmens.

Verpflegungsmehraufwendungen: Essensgeld und Restaurantgutscheine

Bewährte steuerfreie Zuwendungen, die die Mit­arbeiter­bindung effektiv erhöhen, sind Essens­zuschüsse für die Mahl­zeiten, die Arbeit­nehmer außer­halb des Unter­nehmens ein­nehmen. Diese Zuschüsse können in Form von Geld­leistungen an den externen Anbieter oder von Essen­marken umgesetzt werden. Als Essen­marke gelten in der Regel Restaurant­gut­scheine oder -schecks, die vor Ort eingelöst werden können.

Bei der steuerlichen Beurteilung spielt einerseits der jähr­lich von der Sozial­versicherungs­entgelt­verordnung (SvEV) vorgegebene Sach­bezugs­wert eine Rolle, anderer­seits die Höhe der Zuzahlung der Arbeit­nehmer. Doch Arbeit­geber können generell steuer­freie Zuwendungen in Höhe von 3,10 Euro je Mahl­zeit zahlen und damit auch die Sozial­abgaben sparen.

Übernahme von Kosten der Kinderbetreuung

Kindergartenzuschüsse können steuer­freie Zuwendungen sein, die einen besonders großen Effekt erzielen: Die Frage der Unter­bringung noch nicht schul­pflichtiger Kinder ist für viele Arbeit­nehmer existenziell wichtig und mit hohen Kosten ver­bunden. Der Arbeit­geber hat die Wahl, ob er den Kinder­garten­zuschuss direkt an die Einrichtung oder an den Beschäftigten aus­zahlt. Dies kann übrigens auch dann steuer- und sozial­abgaben­frei erfolgen, wenn ein anderer, nicht im Unter­nehmen beschäftigter Elter­nteil die Kosten trägt.

Voraussetzungen: Der Zuschuss wird zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Ent­gelt für die Unter­bringung und Betreuung von noch nicht schul­pflichtigen Kindern gewährt. Dann können auch die Kosten für Tages­mütter bezuschusst werden.

Personalrabatt für Waren und Dienstleistungen des eigenen Unternehmens

Für derartige steuer­freie Zuwendungen an Arbeit­nehmer (2022) gilt ein Steuer­frei­betrag von 1.080 Euro als sogenannter Rabatt­frei­betrag je Kalender­jahr. Bis zu dieser Grenze dürfen Unter­nehmen ihren Mit­arbeitern die eigenen Dienst­leistungen oder Produkte vergünstigt verkaufen oder als Geschenk zukommen lassen.

Tankgutscheine und andere Wertkarten

Damit Tankgutscheine und Wert­karten als steuer­freie Zuwendungen aner­kannt werden, müssen sie einer­seits zusätzlich zum ohne­hin geschuldeten Ent­gelt gewährt, anderer­seits aber auch klar von steuer­pflichtigen Geld­zuwendungen abzu­grenzen sein. Der Sach­bezug ist dann gegeben, wenn diese Gut­scheine und Karten aus­schließlich dazu genutzt werden können, Dienst­leistungen und Waren zu beziehen, und die Vor­schriften des Zahlungs­dienste­aufsichts­gesetzes (ZAG) erfüllen. Der Steuer­frei­betrag beläuft sich auf 50 Euro monatlich, die Arbeit­geber steuer- und sozial­abgaben­frei gewähren können.

Wichtig: Die bis 2019 mögliche rück­wirkende Erstattung von Tank­quittungen sind keine steuer­freien Zuwendungen mehr.

Betriebsveranstaltungen

Auch Betriebs­ver­anstaltungen wirken sich positiv auf das Arbeits­klima aus. Für derartige Anlässe kann der Arbeit­geber steuer­freie Zuwendungen ge­währen: Zwei­mal jähr­lich können demnach bis zu 110 Euro je Mit­arbeiter und eine be­gleitende Person steuer­lich angesetzt werden.

Erholungsbeihilfe

Damit es sich bei einer Erholungs­beihilfe um sozial­abgaben- und steuer­freie Zu­wendungen handelt, sollten die Zuschüsse pauschal mit 25 Prozent ver­steuert werden und folgende Beträge im Kalender­jahr nicht über­steigen:

• je Arbeit­nehmer - 156 Euro
• für dessen Ehe­partner - 104 Euro
• für jedes Kind - 52 Euro

Zunächst trägt der Arbeit­geber die pau­schalen Steuern, in der Folge kann er diese aber dem Arbeit­nehmer übertragen.

Davon zu unter­scheiden sind steuer­freie Zuwendungen

• zur Verbesserung des allgemeinen Gesund­heits­zustands wie Maß­nahmen zur Ent­spannung oder Stress­be­wältigung - bis zu 500 Euro pro Jahr
• zur Wieder­her­stellung der Arbeits­fähigkeit wie eine Kur - bis zu 600 Euro pro Jahr

Um derartige steuer­freie Zu­wendungen anerkannt zu bekommen, ist einerseits die gesund­heits­fachliche Bewertung der Kranken­kasse, anderer­seits die von der Finanz­ver­waltung formulierten Vor­aus­setzungen unter Ein­schaltung des Betriebs­rats gegeben sein.

Zuschuss für Kurse zur Stärkung der mentalen und körperlichen Fitness / Gesundheitsvorsorge

Die betriebliche Gesund­heits­vorsorge umfasst auch steuer­freie Zuwendungen, mit denen der Arbeit­geber beispielsweise Mit­glied­schaften in Fitness­studios außer­halb des Betriebs­geländes unterstützt. Dafür können bis zu 600 Euro jährlich steuer- und sozial­abgaben­frei erstattet werden, sofern diese Zu­wendung zusätzlich zum ohne­hin geschuldeten Entgelt erfolgt.

Zuschuss für Weiterbildungskosten

Der wichtige Bereich Weiter­bildung wurde deutlich auf­gebessert: So können Unter­nehmen sogar rück­wirkend bis 2019 alle Maß­nahmen, mit denen die individuelle Beschäftigungs­fähig­keit ihrer Mit­arbeiter verbessert wird, be­zuschussen. Zu den relevanten Weiter­bildungen zählen auch Sprach- und Computer­kurse, die gar nicht auf den jeweiligen Arbeits­platz bezogen sind.

Geschenke zu persönlichen Anlässen

Über die bereits erwähnten 50 Euro je Mit­arbeiter hinaus können Unter­nehmen bis zu dreimal pro Kalender­jahr bis zu 60 Euro in ihre Mit­arbeiter als steuer­freie Zu­wendungen investieren. Als Anlass werden neben Geburts­tag und Hoch­zeit auch die Geburt eines Kindes, der Namens­tag oder ein Jubiläum anerkannt.

Arbeitgeberdarlehen

Unterstützt ein Unter­nehmen seine Mit­arbeiter mit einem zins­günstigen Dar­lehen, kann er dieses bis zu einem Betrag von 2.600 Euro als steuer­freie Zu­wendungen verbuchen.

Corona- und Energiebonus

Um auf die Her­aus­forderungen unserer Zeit zu reagieren und pandemie­bedingte Härten abzufedern, konnten Unter­nehmen bis zum 31.3.2022 je Arbeit­nehmer einen Corona-Bonus in Höhe von bis zu 1.500 Euro als sozial­abgaben- und steuer­freie Zu­wendungen auszahlen. Aktuell wurde eine Inflations­prämie initiiert: Dem­nach können Arbeit­geber ihre Mit­arbeiter mit einer sozial­abgaben- und steuer­freien Zuwendung von bis zu 3.000 Euro je Mit­arbeiter unterstützen.

Zuschuss auf Betriebsrente

Seit dem 1.1.2022 sind Arbeit­geber dazu ver­pflichtet, sich grund­sätzlich an den Kosten der betrieb­lichen Alters­versorgung ihrer Beschäftigten zu beteiligen, wenn

• eine Entgelt­umwandlung gewählt wurde und
• das Unter­nehmen dadurch Sozial­abgaben einspart.

In diesem Fall muss der Arbeit­geber 15 Prozent des um­gewandelten Entgelts als Zu­schuss in die jeweilige Direkt­versicherung, die Pensions­kasse oder den Pensions­fonds ein­zahlen. Der Zuschuss darf durchaus auch höher aus­fallen. Diese Zu­schüsse gelten als steuer­freie Zu­wendungen, sofern sie acht Prozent der Beitrags­bemessungs­grenze (BBG) Rente und vier Prozent der BBG Kranken­versicherung nicht übersteigen.

Fazit: Steuerfreie Zuwendungen

Steuerfreie Zuwendungen korrekt handhaben und gezielt nutzen

Steuerfreie Arbeit­geber­leistungen müssen frei­williger Natur sein und die gesetzlich vor­geschriebenen Grenzen ein­halten, um aner­kannt zu werden. Werden sie korrekt ge­hand­habt, eröffnen sie Unter­nehmen ein interessantes Potenzial: Arbeit­geber können ihre Mit­arbeiter in den unter­schied­lichsten Bereichen unter­stützen, ohne das Ent­gelt erhöhen und damit höhere Sozial­abgaben riskieren zu müssen.