Personalbeschaffung
Ein zentraler Bereich des HR
Ob Personalbeschaffung, Recruiting oder Personalgewinnung - letztendlich handelt es sich um einen zentralen Bereich der Human Resources, nämlich die zielführende und adäquate Besetzung offener Stellen. Darüber hinaus befasst sich dieser Bereich mit der frühzeitigen Feststellung des Personalbedarfs, um diesen bedienen zu können. Damit sollen personelle Engpässe, die wiederum interne Abläufe und Prozesse ins Stocken bringen würden, vermieden werden.
Zur Umsetzung stehen verschiedene Wege und Methoden zur Verfügung, die in Abhängigkeit von den konkreten Voraussetzungen genutzt werden können. Angesichts des zunehmenden Wettbewerbs um Fachkräfte wird die Bedeutung einer gezielten und vorausschauenden Personalbeschaffung immer größer - und eine Software kann effektiv bei jedem Schritt unterstützen.
Welche Aufgaben erfüllt die Personalbeschaffung?
Bevor gezielte Maßnahmen zur Personalbeschaffung ergriffen werden können, muss naturgemäß der konkrete Personalbedarf ermittelt werden - und zwar in verschiedener Hinsicht:
- Qualitative Bedarfsermittlung Hier muss die Frage beantwortet werden, welche Qualifikationen, Fähigkeiten und Fertigkeiten Mitarbeiter mitbringen sollen.
- Quantitative Bedarfsermittlung Ebenso wichtig ist die Frage, welche Stellen mit wie vielen Mitarbeitern zu besetzen sind.
- Zeitliche und räumliche Bedarfsermittlung Darüber hinaus spielen neben dem Zeitpunkt des entstehenden Personalbedarfs auch der Standort und die Abteilung eine Rolle bei der Besetzung offener Stellen.
Um das Unternehmen rechtzeitig mit den geeigneten Arbeitskräften ausstatten zu können, befasst sich die Personalbeschaffung mit der Personalbedarfsplanung. Gleichzeitig analysiert sie den aktuellen Arbeitsmarkt, führt aber nicht nur eine externe Suche, sondern auch eine innerbetriebliche durch, um passende Bewerber auswählen zu können.
Zuständigkeiten im Unternehmen
Hier gibt es keine einheitlichen Regelungen, die Zuständigkeiten hängen nicht zuletzt von der Größe eines Unternehmens und der Art der Personalbeschaffung ab: Während größere Unternehmen dafür eine HR- oder Personalabteilung einrichten, setzen kleine Unternehmen entweder auf den Geschäftsführer oder den Personalverantwortlichen. Alternativ können spezialisierte Agenturen, externe Recruiter oder Headhunter eingeschaltet werden, die alle zur Personalbeschaffung notwendigen Schritte übernehmen.
Welche Arten der Personalbeschaffung gibt es?
Unternehmen stehen zwei verschiedene Wege zur Verfügung, um das benötigte Personal zu rekrutieren:
Interne Personalbeschaffung
Offene Positionen werden mit Mitarbeitern besetzt, die bereits im Unternehmen aktiv sind. Maßnahmen ohne Personalbewegung zielen darauf ab, einen kurzfristigen Personalmehrbedarf intern abzudecken - die Mitarbeiter behalten also ihre bisherige Stelle, werden aber bei Bedarf anderweitig eingesetzt. Anders stellt sich die Situation bei Maßnahmen mit Personalbewegung dar. Hier geht es um den Wechsel auf eine neue Position, die mit mehreren Methoden initiiert werden kann, wie zum Beispiel:
- über interne Stellenausschreibungen
- per Versetzung bzw. Inplacement
- auf Empfehlung durch Vorgesetzte
- als Beförderung
- wegen Mehrarbeit oder Urlaubsverschiebung
Die interne Personalbeschaffung bringt nicht nur Vorteile, sondern auch Nachteile:
Vorteile
- Kosten- und Zeiteffizienz
- geringe Gefahr der Fehlbesetzung
- kurze Einarbeitungszeit
- effektive Mitarbeiterbindung durch Weiterentwicklung des vorhandenen Personals
- Kurzfristigkeit - kürzere Besetzungszeiten
Nachteile
- Konkurrenzdruck bei anderen Mitarbeitern
- Gefahr des Motivationsverlustes nach Ablehnung einer internen Bewerbung
- ständige Neubesetzung
- begrenzte Auswahl an Qualifikationen
- Risiko, dass kein Mitarbeiter die Kriterien erfüllt
- bereits vorhandene Betriebsblindheit
Externe Personalbeschaffung
Als externe Personalbeschaffung werden alle Maßnahmen bezeichnet, um am Arbeitsmarkt potenzielle Mitarbeiter zu identifizieren und zu überzeugen. Die gängigen Methoden lassen sich folgendermaßen unterscheiden:
Aktive Personalbeschaffung: Freie Stellen werden aktiv beworben, sodass potenzielle Bewerber sowohl über die gängigen Online- als auch über Offline-Kanäle angesprochen werden. Die externe Personalbeschaffung kann auf eine breit gefächerte Palette an Recruiting-Optionen zurückgreifen:
- Online-Stellenbörsen
- eigene Karrierewebsite
- Jobmessen und Werbeaktionen auf Veranstaltungen
- Social Media-Kanäle bzw. Social Media Recruiting
- Printanzeigen
- Abwerbung bei Wettbewerbern
- Empfehlungen aus dem Netzwerk
- Headhunter, Personalvermittler, Recruiter
Passive Personalbeschaffung: Neue Mitarbeiter werden aus den auch ohne Werbung oder Ausschreibungen eingehenden Bewerbungen gewonnen. In diese Kategorie gehören neben dem Talent Pool, der sukzessive aufgebaut und gepflegt wird, vor allem auch Maßnahmen, die die Arbeitgeberattraktivität verbessern und somit auf die Markenbildung einzahlen.
- Auswertung eingehender Initiativbewerbungen
- Durchsuchen von Bewerberdatenbanken nach geeigneten Kandidaten
- Employer Branding
Auch bei der externen Personalbeschaffung gibt es sowohl Vor- als auch Nachteile zu beachten:
Vorteile
- Aufstockung der Arbeitsressourcen
- Auswahl der Bewerber ist im Vergleich zur internen Personalbeschaffung größer
- neue Bewerber bringen neue Impulse, Ideen und Potenziale ein
- geringere Fortbildungskosten
Nachteile
- kosten- und zeitintensiv
- größere Gefahr einer Fehlbesetzung
- höherer Zeit- und Arbeitsaufwand bei Suche und Einarbeitung
Wie kann eine Software bei der Personalbeschaffung unterstützen?
Die geeignete Software erleichtert die Personalbeschaffung in sämtlichen Bereichen, denn es lassen sich nicht nur Mitarbeiter, sondern vor allem Bewerber übersichtlich verwalten. Ein solches Programm umfasst in der Regel folgende Funktionen:
Verwaltung
- Bewerbermanagement
- Talent Pools
- Karriereportal
Überblick zu offenen Stellen
- Verwaltung der Stellenausschreibungen
- Veröffentlichung von Anzeigenschaltungen auf mehreren Portalen und Jobbörsen
Identifizierung talentierter Mitarbeiter
- Skillmanagement
- digitale Bewerberakten
- Workflows für Routineaufgaben
Die erfassten Daten können einfach ins Onboarding übergeben, aber auch für die Lohn- und Gehaltsabrechnung verwendet werden. Das spart Zeit, sodass sich die Personalbeschaffung voll und ganz auf Bewerber und die Besetzung der vakanten Stellen konzentrieren kann.
Fazit: Personalbeschaffung
Ein Erfolgsfaktor für Unternehmen
Die Personalbeschaffung nimmt nicht ohne Grund einen so hohen Stellenwert im Bereich HR ein: Unternehmen müssen sich darauf verlassen können, dass das geeignete Personal für anstehende Aufgaben zur Verfügung steht. Eine intelligente Softwarelösung kann optimal unterstützen – und das unabhängig davon, ob ein Unternehmen die interne oder die externe Personalbeschaffung präferiert. Letztendlich zählt nur, dass eine vakante Stelle mit einem passenden Kandidaten besetzt werden kann. Personalbeschaffung kann also durchaus zeit- und kostenintensiv sein. Doch es kommt letztendlich darauf an, wie sich das Verhältnis von Aufwand und Nutzen darstellt – und hier geht es um nicht weniger als die geschäftliche Entwicklung eines Unternehmens.
