Rechtssichere Kassenbuch Software
Unternehmen, die zur doppelten Buchführung und Bilanzierung verpflichtet sind, sind ebenso verpflichtet, ein Kassenbuch zu führen. Vielen ist dies lästig oder sehen dahinter noch weiteren Verwaltungsaufwand. Ein Kassenbuch ist allerdings Teil der Buchführung und kann mit der richtigen Kassenbuch Software sehr viel Zeit sparen.
Zudem ist mit einem ordnungsgemäß geführten Kassenbuch ein tagesaktueller Stand der Finanzen bzw. der Barkasse gewährleistet und man behält stets den Überblick. Dies ist besonders bei Unternehmen mit vielen Barzahlungen enorm wichtig. Besonders kleine und mittelständische Unternehmen neigen dazu, das Kassenbuch über Excel (Vorlagen) zu führen. Da das Programm meist schon vorhanden ist und Vorlagen schnell und bequem aus dem Internet bezogen werden. Hierbei ist allerdings Vorsicht geboten, da das Kassenbuch via Excel Tabellen nicht rechtssicher ist und Sanktionen nach sich führen kann.
Anforderungen an eine Kassenbuch Software
Eine geeignete Kassenbuch Software machen Excel Tabellen zur Dokumentation von Bargeldeinahmen und -ausgaben überflüssig. Allerdings nur, wenn die Software GoBD konform und somit rechtssicher ist. Die Kassenbuch Software ist darauf ausgelegt alle Belege schnell und unkompliziert und dabei rechtssicher zu erfassen und zu dokumentieren. Generell müssen bei allen Geschäftsvorfällen verschiedene Angaben vorliegen:
- Bareinnahme bzw. Barausgabe
- Datum
- Fortlaufende Nummer (Belegnummer)
- Buchungstext (erklärende Bezeichnung)
- Betrag in Euro
- Angewandter Steuersatz
- Vorsteuer- bzw. Umsatzsteuerbetrag
- Ist-Kassenbestand
- Soll-Kassenbestand
Ein Großteil dieser Angaben füllt die Kassenbuch Software automatisch aus, was eine erhebliche Zeitersparnis bedeutet. Durch die Automatisierung unterlaufen zudem keine lästigen Flüchtigkeitsfehler, wie zum Beispiel bei der fortlaufenden Nummerierung der Belegnummern, oder dem Datum. Das alle Angaben ordnungsgemäß wieder gegeben werden ist enorm wichtig, da dies Teil der gesetzlichen Anforderungen ist.
So müssen alle Buchungen vollständig, zeitnah und chronologisch geordnet erfolgen und ein sachverständiger Dritter muss sich einen Überblick verschaffen können, daher ist es ratsam das Kassenbuch sachgemäß und leicht verständlich zu führen. Wenn das Kassenbuch mit Hilfe einer Kassenbuch Software geführt wird, ist dies direkt gewährleistet, da alles übersichtlich und einheitlich gestaltet ist.
Steuerliche Ordnungsvorschriften
Damit eine Kassenbuch Software den Ordnungsvorschriften entspricht, müssen die Einträge und Belege seit dem 1. Januar 2017 manipulationssicher archiviert werden. Das heißt die Einträge dürfen nicht nachträglich änderbar sein oder gar gelöscht werden, nur so ist eine Kassenbuch Software GoBD konform und damit rechtssicher. Zudem müssen sie maschinell auswertbar sein und zeitnah verfügbar.
Kann eine Kassenbuch Software dies nicht gewährleisten, ist ein Update oder der Umstieg auf ein leistungsfähigeres Programm dringend erforderlich, um den GoBD zu entsprechen. Angebote Apps, die eine Übersicht der Bareinnahmen und Barausgaben gegenüberstellen sind zur persönlichen Übersicht nützlich, allerdings sind diese nicht rechtssicher oder gesetzeskonform. Daher sollten Unternehmen, die zur Führung eines Kassenbuches verpflichtet sind, stets darauf achten und Wert darauf legen, dass die Belege transparent und unveränderbar dokumentiert werden.
Vorteile einer Kassenbuch Software
Die Führung eines Kassenbuches ist Teil der Buchführung und fällt in den Bereich der Finanzbuchhaltung. Hierbei ist es wichtig, dass das Kassenbuch in die Buchhaltung integriert werden kann. Viele Kassenbuch Software sind daher in einer Finanzbuchhaltungssoftware integriert, so dass die Daten direkt genutzt werden.
Zeit sparen mit Buchungsvorlagen
Buchungsvorlagen sparen enorm viel Zeit und steuern sowohl die Ein- als auch Auszahlung in die Kasse. Einige wenige Kassenbuch Software verfügen über die Möglichkeit, offene Posten zu bilden, zum Beispiel für Vorschüsse auf die Gehaltsabrechnung. Für Vorschüsse erstellt das Kassensystem automatisch Quittungsbelege. Bevor allerdings Buchungsbelege erzeugt werden, erfolgt ein Kassensturz mit einer entsprechenden Prüfung. Erst danach kann ein Ausdruck des Kassenbuches erfolgen.
Mehrere Kassenbücher parallel
Neben den Standard Funktionen einer Kassenbuch Software bieten Module, die in Buchhaltungsprogramme integriert sind, weitere Möglichkeiten. Je nach Software können zum Beispiel mehrere Kassenbücher parallel geführt werden. Die verschiedenen Kassenbestände werden mit dem Kassenbuch kontrolliert und als fertige Buchung in die Buchhaltung integriert.
Digitale Archivierung
Die größte Herausforderung, aber auch der größte Vorteil an einer Kassenbuch Software ist die digitale Archivierung der Daten. Wie bereits beschrieben, muss die Archivierung der Daten GoBD konform sein. Professionelle Software gewährleisten dies und garantieren die Einhaltung der Grundsätze der ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern.
Mit Hilfe eines integrierten Dokumentenarchiv besteht die Möglichkeit, alle Belege, Quittungen und Buchungen des Kassenbuches zu dokumentieren und zu archivieren. So kann bequem auf alle Daten zurückgegriffen und diese auch elektronisch an Steuerberater oder das Finanzamt übermittelt werden.
