Change Management

Definition

­Was ist Change Management?

Change Management lässt sich aus dem Englischen mit Veränderungs­management übersetzen. Unter diesem Begriff werden alle Aktivitäten, Maß­nahmen und Aufgaben zur Implementierung und Veränderung von Strategien, Organisations­strukturen, Prozessen, IT-Systemen sowie Verhaltens­weisen und Werten in einem Unter­nehmen bis zum Er­reichen eines definierten Ziel­zustandes zusammengefasst. Eine solche Neu­aus­richtung oder Anpassung kann aus ver­schiedenen Gründen wie zum Beispiel veränderten Markt­bedingungen, notwendig werden. Umso wichtiger für eine erfolgreiche Anpassung ist ein stringenter Veränderungs­prozess, denn die davon Betroffenen wie Mitarbeiter, Führungs­kräfte oder Stake­holder müssen mitgenommen werden, um die Ver­änderung auch als Gewinn sowohl für das Unter­nehmen als auch jeden Einzelnen verstehen und mittragen zu können.

Die Hauptaufgaben des Change Managements lassen sich wie folgt zusammenfassen:

• IST-Zustand kontinuierlich überwachen und hinterfragen
• bei inneren oder äußeren Veränderungen ziel­führende Maßnahmen einleiten
• alle Schritte dokumentieren und Erfolge messen

Dabei baut das Change Management auf die verschiedenen, gut dokumentierten Phasen, die ein Veränderungs­prozess in der Regel durchläuft. Auf dieser Grund­lage können die anstehenden Aktivitäten, Maß­nahmen und Auf­gaben im Vorfeld nicht nur geplant, sondern auch während der Durch­führung begleitet und evaluiert werden. Zusammen­gefasst heißt das: Beim Change Management handelt es sich um

• den Prozess, die Techniken und die Werk­zeuge, mit denen sich von der Veränderung betroffene Personen managen und das definierte Ziel erreichen lassen;
• Prinzipien, Vorschriften und Techniken zur Hand­habung der menschlichen Aspekte einer großen Veränderungsinitiative;
• einen systematischen Ansatz, um einerseits aus der unter­nehmerischen, anderer­seits aus der individuellen Perspektive adäquat mit Veränderungen umzugehen;

Die Ziele im Change Management

Ein Change Management Prozess sollte immer ein klar definiertes Ziel haben, sodass sich die Projekt­arbeit anbietet. Die geplanten Ver­änderungen können als Change-Projekt in mehreren Schritten umgesetzt und optimal gemanagt werden:

1. Veränderungsbedarf erkennen und erfassen Eine IST-Analyse ist die Grundlage für die weiteren Schritte: Durch einen Abgleich mit definierten Zielen ist es möglich, den tatsächlichen Veränderungs­bedarf und die sich daraus ergebenden Auf­gaben zu identifizieren.
2. Initiierung der Veränderung Nun können genaue Pläne, Zeit­rahmen, Budgets sowie zielführende Prozesse und Kommunikations­strategien erarbeitet werden. Die für das Projekt Ver­antwortlichen werden entsprechend geschult.
3. Durchführung und Überwachung der Veränderung Die Umsetzung eines solchen Prozesses sollte aktiv begleitet und moderiert werden, um die Beschäftigten, die die Veränderung letztendlich tragen müssen, bei der Ent­wicklung hin zum definierten SOLL-Zustand zu unterstützen. Ein kontinuierlicher Ab­gleich der gesteckten Ziele mit dem erreichen Fort­schritt gibt Auf­schluss dazu, ob der Change Management Prozess in einzelnen Punkten nachjustiert werden muss.
4. Nachbereitung der Veränderung Anhand der im Vorfeld aufgestellten Kriterien und Bewertungs­katalog lässt sich ein Veränderungs­prozess transparent hinsichtlich seiner Qualität überprüfen, um bei Bedarf die not­wendigen Konsequenzen ziehen zu können.

Welche Change Management Instrumente stehen zur Verfügung?

Im Change Management haben sich verschiedene Modelle bewährt, die sich vom Grund­satz her ähneln: Sie greifen die Muster auf, die Veränderungs­prozesse in Unter­nehmen zeichnen - und das sind unter­schiedliche Phasen. Diese geben wiederum eine gute Orientierung, da sich einer­seits Handlungs­empfehlungen ableiten lassen, anderer­seits aber auch bestimmte Reaktionen zu erwarten sind. Die wichtigsten Modelle sind:

Das 8-Stufen-Modell von John P. Kotter

John P. Kotter führt sein Modell im Buch "Das Pinguin Prinzip - Wie Ver­änderung zu Erfolg führt" aus. Demnach ist das Erkennen des Veränderungs­bedarfs und der Dringlich­keit sowie entsprechende Maß­nahmen einzuleiten, ein wesentlicher Erfolgs­faktor für ein Change Management. Um das zu ver­deutlichen zeichnet er das Bild einer Pinguin­kolonie, die auf einem schmelzenden Eis­berg lebt. Daraus leitet er folgende Phasen ab:

• 1. Stufe: Bewusstsein für die Dringlichkeit schaffen
• 2. Stufe: Führungsteam und Vertrauen aufbauen
• 3. Stufe: Vision und Strategie der Veränderung entwickeln
• 4. Stufe: Vision kommunizieren und Mitarbeiter überzeugen
• 5. Stufe Mitarbeiter befähigen und Handeln ermöglichen
• 6. Stufe: Schnelle Erfolge erzielen und sichtbar machen
• 7. Stufe: Erfolge sichern und weitere Veränderungen anregen
• 8. Stufe: Veränderungen in der Unternehmenskultur verankern

Das 3-Phasen-Modell von Kurt Lewin

Auch dieses bereits aus dem Jahr 1947 stammende Modell gehört zu den Klassikern: Kurt Lewin stellt dabei die Balance zwischen die Ent­wicklung vor­antreibenden und ihr wider­strebenden Kräften in den Mittel­punkt. Keine der beiden Kräfte sollte auf Dauer über­wiegen, denn die treibenden Kräfte könnten eine Organisation instabil machen, während die wider­strebenden den Fort­schritt behindern. Er sieht drei Phasen für notwendige Ver­änderungen:

• 1. Phase: Unfreezing (Auftauen)
• 2. Phase: Moving / Changing (Veränderungsprozess)
• 3. Phase: Refreezing (Stabilisierung)

Welches der Modelle präferiert wird, hängt nicht zuletzt von der Art und dem Umfang des Veränderungs­prozesses ab. Vor allem das 3-Phasen-Modell ist sehr pauschal gehalten und berück­sichtigt nicht die individuellen Belange der Betroffenen.

Die zur Auswahl stehenden Change Management Methoden

Ein Modell ist zunächst eine theoretische Größe, die lediglich die Richtung für not­wendige Handlungen und Maß­nahmen vorgibt. Welche diese sind, steht jedoch auf einem anderen Blatt. Hier kommen verschiedene Möglich­keiten in Frage, die oft genug kombiniert werden, um einen Change Management Prozess zum Erfolg zu bringen, wie zum Beispiel:

• Kulturanalyse
• Konfliktmanagement
• Team-Building-Maßnahmen
• Führungskräfte-Coaching
• Change Reporting

Die wesentlichen Erfolgsfaktoren im Change Management

Neben dem Einsatz der geeigneten Change Management Instrumente und im besten Fall einer professionellen Change Management Software lassen sich folgende Faktoren fest­halten, die über den Erfolg im Change Management entscheiden:

• Definition spezifischer Ziele
• Erstellung eines konkreten Umsetzungsplanes
• angekündigte Veränderungen konsequent vertreten
• Einbeziehung aller Betroffenen
• Gewährleistung maximaler Transparenz
• Reduzieren der Unsicherheit

Warum scheitern Veränderungsprozesse?

Aus folgenden Punkten leiten sich die größten Risiko­faktoren für ein Change Management ab:

• Es stehen nicht ausreichende Mittel für das Change Management zur Verfügung.
• Die verfolgten Ziele bleiben unklar.
• Es wurden bereits schlechte Erfahrungen gemacht.
• Die Interessen sind und bleiben widersprüchlich.
• Wertvolle Feedbacks werden ignoriert.
• Erfolge bleiben unsichtbar.

Was ist sinnvoll: Lean Change Management oder traditionelles Change Management?

Es liegt auf der Hand, dass diese traditionellen Veränderungs­prozesse dem Grund­satz nach komplex sind und viel Zeit benötigen. Viel zu oft werden Mit­arbeiter zu spät ein­bezogen - oder die Strategie ist bereits ganz oder teilweise über­holt. Darüber hinaus werden diese Prozesse in der Regel als Top-down-Ve­ränderung aufgesetzt, ohne das wertvolle Erfahrungs­wissen der Beschäftigten oder deren nicht zu unterschätzende Befindlich­keiten mit einzu­beziehen. Die Bedrohung, die Veränderungen dar­stellen können, lassen sich nicht immer wegkommunizieren. Mit wenigen Worten: Agilität ist gefragt - und zwar auf allen Seiten.

Ein erfolgreicher Weg kann das Lean Change Management (LCM) sein: Es basiert darauf, dass die Ver­änderung gemeinsam gestaltet und reflektiert wird. Es werden unterschiedliche Erkenntnisse aller Beteiligten, also Unter­nehmens­führung, Beschäftigten, Markt usw., gesammelt, um An­nahmen auf­zubauen und Experimente zu ent­wickeln, die diese testen. Die gemessenen Resultate geben dann vor, an welcher Stelle ein Ansatz anzupassen ist - schnell, kollaborativ und effizient. Auch wenn diese Methode begleitende und unter­stützende psychologische Maß­nahmen und Hilfs­mittel nicht über­flüssig macht, lassen sich einige Vorteile fest­halten. Lean Change Management

• ermöglicht innovatives agiles Vorgehen und Denken,
• erlaubt durch Experimente die notwendige Anpassung von Prioritäten,
• fokussiert auf Mitarbeiterbedürfnisse und -emotionen,
• bindet Mitarbeiter in die Gestaltung des Prozesses ein,
• reduziert Risiken ebenso wie Verschwendung und
• ist messbar und transparent.

Sind Unternehmen an einem echten Engagement ihrer Beschäftigten interessiert und wollen den Veränderungs­widerstand abbauen, dann sollten sie die LCM-Grund­sätze in jedem Fall in Betracht ziehen.

Fazit: Change Management

Change Management im Wandel der Zeit

Nichts ist so beständig wie der Wandel - doch Unter­nehmen und vor allem die Beschäftigten tun sich oft genug schwer damit. Sinn­voll ist es also, einen Change Management Prozess aufzu­setzen, um Ziele klar zu definieren, die geeigneten Umsetzungs­methoden auszuwählen und die Erfolge konsequent zu messen. Noch sinnvoller ist es, auf agile Methoden zurück­zugreifen und zur Steuerung eine professionelle Change Management Software einzu­setzen, die jederzeit Über­blick gibt und ein systematisches Management aller Prozesse ermöglicht.