Business Intelligence
Sollen Unternehmensdaten verständlich durchleuchtet werden, hilft ein sogenanntes Business Intelligence System, kurz BI System oder BIS. Im Deutschen wird synonym von „Geschäftsanalytik“ gesprochen. Es handelt sich also um eine Struktur, die bei der Identifikation und Interpretation bedeutsamer Unternehmensdaten unterstützt. Ein BI System erfasst nicht nur grundlegende Key Performance Indikatoren (KPI), also die betrieblichen Leistungsparameter.
- Mithilfe einer Business Intelligence Software werten sich separate Datenstrukturen zu einem übersichtlichen Netzwerk auf.
- Die Softwarelösung potenziert Informationen und weist anhand von vorangegangenen oder simulierten Prozessen auf Verbesserungsmöglichkeiten hin.
- Kernziel des Einsatzes prozessunterstützender BI Systeme ist eine gesamtbetriebliche, wirtschaftliche Effizienzsteigerung.
- Es geht nicht darum, Unternehmensbereiche mit der Innovationshitze einer Business Intelligence Software zu sieden, sondern die interne Kommunikation zu verflüssigen.
- Bestehende Schnittstellen werden integrativ vernetzt und deren Aussagekraft heuristisch gesockelt.
Darum ist ein BI System sinnvoll
Setzen Unternehmen bereits auf eine vollständige ERP Lösung, die also alle Unternehmensdaten erfasst und miteinander verknüpft, ist ein BI System eine sinnvolle Ergänzung. Die Datenströme müssen noch intelligent gesteuert werden, um deren Nutzen wirklich auszuschöpfen. Andernfalls könnten Informationen unvollständig in die Unternehmensplanung übernommen werden oder sie gehen der aktuellen Planungsperiode verloren. Nun werden Chancen verpasst, mit denen das Controlling sich besser ausrichtet oder aufmerksamer auf Marktveränderungen und Trends reagiert.
Mithilfe geeigneter Software für Business Intelligence lassen sich unübersichtliche Datenstämme zu aufschlussreichen Portfolios für Reportings und der eigentlichen Unternehmensplanung aufbereiten. Dadurch bieten sich Möglichkeiten, Analyse- und Kommunikationsprozesse wirtschaftlicher zu gestalten.
Ganzheitliche Perspektive des BI Systems
Über die zentrale Überwachung der KPIs hinaus helfen Business Intelligence Tools, interne Parameter in Echtzeit mit dem Marktfeld abzugleichen und den Einfluss gesamtwirtschaftlicher Veränderungen zu verstehen. Werden Analyse- und Verarbeitungsprozesse beschleunigt und die Informationsqualität erhöht, bleibt mehr Zeit für gründliche, vorausschauende Entscheidungsprozesse. Der Hauptnutzen einer Business Intelligence Software zeichnet sich also in den folgenden Merkmalen aus:
- Über mehrspurige Testverfahren werden Simulationen zusammengeführt.
- Daten werden ganzheitlich, zentral und verständlich präsentiert.
- Beziehungen von Daten und Statistiken werden offen gelegt.
- Reportings lassen sich automatisch ableiten.
- Überwachung des relevanten Marktgeschehen ist möglich.
- Ursache-Wirkung-Modelle unterstützen den Planungspfad bis zu einer Entscheidung.
Chancen & Risiken einer Business Intelligence Software
Unter der Business Intelligence versteht man keine hellseherische Figur, keine eigenständige Intelligenz, sondern eine smarte Kalkulationsmechanik mit aufschlussreichen Datenvisualisierungen. Die Prozessanalyse soll Daten immer so aufbereiten, dass jeder Unternehmensfunktion eine optimierungsanregende Realität präsentiert wird.
Das bedeutet, es geht nicht darum, eine erwartete Wahrheit systematisch unterzeichnen zu lassen, nach deren Bestätigung zu suchen, sondern auf Potential aufmerksam zu werden. Es sollen Chancen ergriffen werden, für die bisher kein Feingefühl entwickelt werden konnte und die unter der immensen Last von Entscheidungsrisiken litten.
Abteilungen und Teilprozesse vernetzen
Ineinandergreifende Module für jeden betrieblichen Teilprozess reichern Informationen an, die den gesamten Unternehmenshaushalt begleiten und Optimierungen anstoßen. Dabei legen Unternehmer selbst fest, wie tiefgreifend solche Business Intelligence Tools bei der Informationsverarbeitung unterstützen. Die Integration einer Buisiness Intelligence Software begrüßt den Technologiepark schließlich mit einer entscheidenden Investition. Bereits in abgespeckter Ausführung sollte ein BI System unvollständige Datenstrukturen melden können und über die wichtigsten Funktionen verfügen.
Datenschutz für BI Software
Ohne die richtigen Sicherheitseinstellungen ist das BI System ein Risiko für den betrieblichen Datenschutz. Wie jede Softwarelösung, die Daten schnell und ohne aufwändige Administration abbilden soll, leiden viele Tools der Business Intelligence unter einer brüchigen Angriffsfläche für Internet-Kriminelle. Vermeiden lässt sich dieses Problem mithilfe von geeigneten Verschlüsselungen, der Zugriffssteuerung für Nutzer und einer starken IT, die nach aktuellen Sicherheitsstandards arbeitet bzw. die Business Intelligence Software studiert.
Individuelle Benutzeroberfläche
Verstehen Sie BI Systeme nicht nur als operative Fusion zwischen betrieblichen Prozessen. Über die Technik hinaus legen diese Systeme einen starken Fokus auf angepasste Benutzerfreundlichkeit. Für die Geschäftsführung müssen Daten beispielsweise anders abgebildet werden, als für das Rechnungswesen. Eine Business Intelligence Software hilft jeder Abteilung individuell.
Flexibles Dashboard
Über ein sogenanntes Dashboard, also die Benutzeroberfläche, werden je nach Bedarf Finanzanalysen koordiniert, Schwachstellen und Motivationen des Controllings verglichen, das ERP in sinnvolle Bahnen gelenkt und Interpretationen der KPIs verdeutlicht.
Dazu wird das Dashboard für jeden Zugriffsbereich unterschiedlich dargestellt. Die Informationsgüte bleibt jedoch gleich. Für einige Bereiche werden bestimmte Daten einfach ausgeblendet oder ihr Zugriff beschränkt. Grundsätzlich lässt sich der Aufbau eines solchen Dahsboards modular gestalten. Bedienfelder und -flächen lassen sich also an die Herausforderungen des Bereichs ausrichten.
Für eine auffällige Darstellung von Risiken und Schwachstellen eignen sich sogenannte Heatmaps. Darunter fallen Grafiken, auf denen das Risiko oder der Erfolg von Prozessen farblich abgegrenzt wird. Diese Funktion bereichert jede Abteilung, in der KPIs eine wesentliche Rolle spielen.
Verbindung mit dem ERP und CRM
Ein BI System soll Daten jeder Unternehmenssoftware so aufbereiten, dass sich eine einheitliche Datenqualität gewürdigt schützt. Reportings lassen sich nun mithilfe intelligenter Datenverknüpfung einfach pflegen. Nicht jeder Anbieter einer BI Software liefert dafür geeignete Schnittstellen, die auch immer kompatibel mit den bestehenden Unternehmensprogrammen für die Ressourcenplanung und das CRM System sind. Ist eine Integration einer Business Intelligence Software angedacht, sollten diese Punkte frühzeitig geklärt sein. Falls Unternehmen kein ERP System nutzen, empfiehlt sich eine Beratung über einen Anbieter, der Komplettlösungen für das Enterprise-Resource-Planning mit integrierter BI-Lösung entwickelt.
Erleichterte Bedienung
Zudem sollte sich das ERP über die Software der Business Intelligence steuern lassen. Das verkürzt die Zugriffswege der jeweiligen Abteilungen und die digitale Unternehmenssteuerung wird intuitiver. Dashboards können mit dem richtigen Anbieter auch über eine mobile App für das Firmenhandy dargestellt werden.
Eine Cloud-Lösung bietet sich ebenfalls an. Das bedeutet, dass Daten auf dezentralen Servern gespeichert werden und von überall aus erreichbar sind. Sollte das betriebsinterne Netzwerk nun einmal ausfallen, bleiben die Funktionen der BI Software weiterhin nutzbar.
