Webdemo
Wave background

Definition

Was genau ist ein Anforderungsprofil?

Ein Anforderungsprofil für Personal bezieht sich auf eine bestimmte Stelle: Es enthält nämlich alle zur optimalen Aus­füllung der Anforder­ungen dieser Position not­wendigen Qualifikationen, Fähig­keiten, Kenntnisse und Erfahrungen, die ein Talent vor­weisen sollte. Dazu können aber auch individuelle Merkmale oder persönliche Eigen­schaften, technisches Knowhow, Soft Skills und andere Kriterien ge­hören. Je mehr Details ein solches Anforderungs­profil für Personal enthält, desto effektiver wird der gesamte Rekrutier­ungs­prozess - und das nicht nur bei der Suche und Aus­wahl ge­eigneter Bewerber, sondern auch bei jedem weiteren Schritt.

Damit wird das Anforderungs­profil zum ausge­sprochen wichtigen Instrument im Personal­bereich, denn es definiert die An­forderungen an Bewerber klar und

  • ermöglicht die gezielte Suche nach Kandidaten,
  • erleichtert die Identifizierung eines ge­eigneten Kandidaten und
  • dessen zielführende und erfolgreiche Ansprache.

 

­Das Anforderungsprofil und seine Bestandteile

Um diese wichtige Aufgabe erfüllen zu können, sollte ein Anforder­ungs­profil für Personal gut strukturiert sein und alle relevanten Themen aus­führen. Folgende Bestand­teile haben sich in der Praxis durchgesetzt:

 

Formale Anforderungen

Damit sind die Anforderungen gemeint, die ein Bewerber auf die Stelle formal erfüllen sollte, wie zum Beispiel

  • die abgeschlossene Ausbildung,
  • das absolvierte Studium,
  • die notwendigen beruflichen Erfahrungen oder
  • anderweitige Qualifikationen.

 

Fachliche Kompetenzen

Diese werden vorausgesetzt, um überhaupt die Stelle annehmen zu können, wie beispielsweise

  • spezifische Fachkenntnisse,
  • Sprachkenntnisse,
  • IT-Kompetenzen oder
  • versierte Handhabung bestimmter Computerprogramme.

 

Methodenkompetenzen

Neben Fachwissen kann es natürlich auch eine Rolle spielen, welche methodischen Fähig­keiten ein Talent zur Aus­übung der relevanten Tätig­keit mit­bringen sollte, wie zum Beispiel

  • analytisches und strategisches Denken,
  • rhetorische Fähigkeiten,
  • Fähigkeit zum Prioritäten setzen oder
  • zum Halten von prägnanten Präsentationen.

Soft Skills

Auf diese auch als soziale und/oder Führungs­kompetenzen bezeichneten Fähig­keiten wird zu­nehmend Wert gelegt. Während sich fach­liches Wissen ohne Weiteres aneignen lässt, stellt sich die Situation bei diesen Skills anders dar. Die wichtigsten Soft Skills sind demnach die Fähigkeiten

  • geschickte Verhandlungen zu führen,
  • nonverbal, verbal und visuell zu kommunizieren,
  • Körpersprache sicher lesen zu können,
  • zuhören zu können,
  • Probleme kreativ lösen zu können,
  • kritisch denken zu können,
  • erfolgs- und zielorientiert zu arbeiten,
  • sich flexibel an veränderliche Um­gebungen anzupassen,
  • Menschen zu begeistern,
  • Konflikte zu managen
  • Feedbacks und/oder Ratschläge zu geben sowie
  • Ehrlichkeit, Selbstbewusstsein, Geduld, Humor, Respekt und Empathie.

Persönliche Eigenschaften

Weitere wichtige Aspekte, die ein Anforderungs­profil abdecken sollte, sind eher persönlicher Natur, wie zum Beispiel

  • die individuelle Wachstums- und Lernbereitschaft,
  • die Motivation,
  • die Eigenständigkeit und Flexibilität im beruflichen Alltag.

Die Grenze zwischen den persönlichen Eigen­schaften und den Soft Skills ist fließend, diese beiden Kategorien könnten im Anforder­ungs­profil für Personal also auch unter einem Punkt abgehandelt werden.

 

 

­Rechtliche Bedingungen und Regeln

Was ist bei einem Talent Pool zu beachten?

In Deutschland gibt es - im Gegensatz zu anderen Ländern - keine speziellen Regel­ungen, die bei der Erstellung und der Pflege eines Anforderungs­profils zu beachten sind. Allerdings sind Unter­nehmen natürlich dazu ver­pflichtet, geltendes Recht zu beachten. In erster Linie bezieht sich diese Ver­pflichtung auf das Diskriminierungs­verbot, die für die Stelle spezifischen Anforder­ungen sollten fair und korrekt beschrieben sein.

 

Warum ist ein gutes Anforderungsprofil wichtig?

Um eine bestimmte Stelle im Unternehmen best­möglich besetzen zu können, müssen die Bewerber­profile, -unterlagen und -gespräche analysiert werden - und zwar nach verschiedenen Kriterien. Das Anforderungs­profil erweist sich hier als sinnvolles Hilfs­mittel, um einerseits die Aus­wahl ge­eigneter Bewerber zu gewähr­leisten, andererseits aber auch Effizienz und Effektivität des gesamten Recruiting-Prozesses zu ver­bessern. Die wichtigsten Vorteile sind:

  • Klarheit ermöglicht Konzentration auf wesentliche Qualifikationen
    Ein Anforderungsprofil schafft Klarheit über die jeweilige Stelle notwendigen Qualifikationen, Kenntnissen, Fähig­keiten und beruflichen Erfahr­ungen. Diese Kriterien lassen sich mit den Bewerbungs­unter­lagen abgleichen, sodass bereits in Bezug auf die Qualifikationen eine Voraus­wahl getroffen werden kann. Damit spart das Unter­nehmen nicht nur Zeit, sondern auch Geld - vorhandene Ressourcen lassen sich effektiv und effizient in das Recruiting, aber auch in das On­boarding investieren.
  • Erfolgreiche Bewerberauswahl verbessert Mitarbeiterbindung
    Passen die eingestellten Mit­arbeiter zu den Anforder­ungen der jeweiligen Stellen und können diese erfüllen, werden sie erfolg­reich sein. Das wieder­um motiviert und animiert dazu, sich im Unter­nehmen zu engagieren. Ein Anforderungs­profil trägt demzu­folge zu einer festen Mitarbeiterbindung bei.
  • Detailliertes Anforderungsprofil erleichtert die Erfolgsmessung
    Auf der Grundlage der für eine Stelle definierten Kriterien können Unter­nehmen die Leistungen des neu Beschäftigten realistisch ein­schätzen und so fundiertes Feedback geben.

 

 

Ein Anforderungsprofil richtig erstellen


Bis ein Anforderungsprofil für Personal - und damit die Grund­lage für ein Stellen­profil - komplett ist, sind einige wichtige Schritte zu beachten. Wichtig dabei ist, dass in diesem Prozess nicht eine reine Wunsch­liste entsteht. Die Kriterien sollten also realistisch zusammen­gestellt werden. Das erfolgt am besten durch wie folgt dargestellten Prozess:

 

1. Analyse des IST-Zustandes

Zunächst sind alle aktuell an dieser Stelle ausgeübten Tätig­keiten aufzulisten. Sinn­voll ist es, den bisherig hier Tätigen ebenso mit einzu­beziehen wie den Vor­gesetzten, die wiederum einen Einblick in die not­wendigen methodischen Kompetenzen geben können. Folgende Punkte sollten dabei abgearbeitet werden:

  • Routinetätigkeiten - welche fallen auf dieser Stelle an?
  • Besondere Aufgaben - gibt es die?
  • Formale Kriterien - Abschlüsse, Zeugnisse, Kenntnisse
  • Fachliche Kenntnisse, Qualifikationen und Fortbildungen
  • Anhaltspunkte liefert der aktuell hier Tätige
  • Relevante Arbeitsmethoden - welche Fähig­keiten werden hier benötigt?
  • Soft Skills - welche sind vor­handen und welche notwendig?

Sollte es sich um eine neue Stelle handeln, fehlen natur­gemäß die Erfahrungs­werte. Hier hilft es, sich ein fiktives Talent vorzu­stellen und auf der Grundlage der Aufgaben­beschreibung die Fähig­keiten zusammen­zustellen, die bei der Erfüllung dienlich sein könnten. Im Laufe der Zeit kann das Anforderungs­profil dann geschärft werden.

 

­­2. Anforderungen nach Wichtigkeit bewerten

Nun müssen die vielfältigen Anforderungen gewichtet werden - und zwar in drei Kategorien:

  • Muss-Kriterien, die unbedingt erfüllt sein sollten
  • Soll-Kriterien, deren Erfüllung gut, aber nicht zwingend notwendig wäre
  • Kann-Kriterien, deren Erfüllung sich in jedem Fall positiv auf die Bewerbung auswirken

Auf dieser Grund­lage lässt sich nun eine Jobbe­schreibung erstellen, die zur Bewertung der relevanten Bewerb­ungen einge­setzt werden kann. Doch das Anforderungs­profil ist keine statische Angelegen­heit, es muss regel­mäßig über­prüft und aktualisiert werden.

 

Anforderungsprofil pflegen und aktualisieren

Damit Anforderungsprofile jederzeit relevant sind, müssen sie gepflegt und bei Be­darf natürlich aktualisiert werden - regelmäßig und wegen bestimmter Ver­änderungen. Dabei kann es sich um äußere Faktoren, wie zum Beispiel neue Arbeits­um­gebungen, Technologien und Geschäfts­prozesse oder geänderte Bedingungen am Arbeits­markt handeln. Anderer­seits sollten Überar­beitungen vor­genommen werden, sollte sich das Anforderungs­profil im Recruiting nicht als erfolg­reich erweisen oder Schwächen auf­weisen, auf die Mitarbeiter oder Bewerber auf­merksam machen. Je aktueller die Profile gehalten werden, desto mehr können sie auch für die Personal­entwicklung leisten, weil sich sinnvolle Schulungen und Weiter­bildungen ableiten und initiieren lassen.

 

Fazit: Das Anforderungsprofil

Das Anforderungsprofil als wirkungsvolles HR-Instrument

Ein Anforderungsprofil zu erstellen und gekonnt einzusetzen, ist durchaus komplexe Angelegen­heit: Die Qualifikationen, Fähig­keiten und Fertig­keiten, die zur Erfüllung der Anforder­ungen einer Stelle not­wendig sind, im Detail zu erfassen, macht eine Menge Arbeit. Doch der Auf­wand lohnt sich, denn Unter­nehmen grenzen den Bewerber­kreis damit sinn­voll ein. Darüber hinaus können sie auf digitale Soft­ware-Lösungen zurück­greifen, die sowohl die Erstellung und Ver­waltung als auch den Ab­gleich mit den in Bewerbungs­unter­lagen aufge­führten Kriterien vereinfachen und auto­matisieren. So lässt sich der Bewerbungs­prozess optimieren - und das gesamte Recruiting.