Beim Jahresabschluss geht es nicht um einen feierlichen Begriff, unter dem sich schon die guten Vorsätze fürs Neujahr anschleichen. Beim betrieblichen Jahresabschluss handelt es sich um einen kaufmännischen Terminus, der einen Prozess mit gesetzlichen Anforderungen beschreibt. Darunter fällt zum einen ein Stichtag (meistens der 31.12), an dem das Geschäftsjahr vorschriftlich abgeschlossen wird. Je nach Unternehmensgröße müssen die Jahresabschlüsse eventuell auch unter bestimmten Fristen veröffentlicht werden.
Ein Jahresabschluss ist der rechnerische Abschluss eines Geschäftsjahres und setzt sich in der Regel aus zwei zentralen Elementen zusammen:
Diese beiden Bestandteile bilden zusammen gemäß § 242 Abs. 3 HGB den Jahresabschluss. Bei Kapitalgesellschaften kommen häufig noch ein Anhang (§ 264 Abs. 1 HGB) sowie bei mittelgroßen und großen Unternehmen ein Lagebericht (§ 289 HGB) hinzu.
Grundsätzlich soll über das Erstellen des Jahresabschlusses die finanzielle Vitalität des Unternehmens ermittelt werden. Das bedeutet, dass die wirtschaftliche Lage, Vermögensbestandteile und eventuell auch Risiken für die Planungsperioden ausgezeichnet werden. Diese Darstellung wird vom Gesetzgeber erfordert und muss unter formalen Angaben eingehalten werden. Doch auch für Unternehmen entstehen einige Vorteile, wenn sie einen Jahresabschluss erstellen:
Neben den praktischen Vorteilen für Unternehmen und Kapitalgeber erfüllt der Jahresabschluss mehrere betriebswirtschaftliche Funktionen:
Dokumentationsfunktion: Nachweis der Geschäftsvorfälle durch geordnete Buchführung.
Informationsfunktion: Bereitstellung wirtschaftlicher Kennzahlen für interne und externe Stakeholder.
Rechenschaftsfunktion: Grundlage zur Kontrolle durch Eigentümer, Gesellschafter und Aufsichtsorgane.
Ausschüttungsbemessungsfunktion: Basis für Gewinnausschüttung und Besteuerung.
Nicht jedes Unternehmen ist verpflichtet, einen umfassenden Jahresabschluss zu erstellen. Die Pflicht zur Aufstellung eines Jahresabschlusses mit Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) ergibt sich aus § 242 HGB und betrifft grundsätzlich alle Kaufleute im Sinne des Handelsgesetzbuchs (HGB) – unabhängig davon, ob sie im Handelsregister eingetragen sind.
Das HGB unterscheidet zwischen verschiedenen Arten von Kaufleuten:
Ausnahme von der Buchführungspflicht
Nicht jeder Unternehmer ist zur Erstellung eines Jahresabschlusses verpflichtet:Verpflichtung zur doppelten Buchführung
Für alle anderen Kaufleute – insbesondere Kapitalgesellschaften sowie größere Personenunternehmen – gilt die Pflicht zur ordnungsgemäßen doppelten Buchführung. Der daraus resultierende Jahresabschluss richtet sich nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB). Art und Umfang der Berichtspflichten hängen von der Größe des Unternehmens ab (§§ 267 ff. HGB).
Verbindung von Handels- und Steuerrecht: Maßgeblichkeitsprinzip
Nach dem Maßgeblichkeitsprinzip (§ 5 Abs. 1 EStG) orientiert sich die Steuerbilanz grundsätzlich an der Handelsbilanz – es sei denn, das Steuerrecht verlangt ausdrücklich abweichende Regelungen. Dadurch sind Handels- und Steuerrecht eng miteinander verzahnt.
Personengesellschaften
Der Großteil der Personengesellschaften (GbR, OHG, KG) muss einen einfachen Jahresabschluss erstellen. Es genügt eine Zusammenfassung von Bilanz und GuV-Rechnung. Eine Veröffentlichung ist grundsätzlich nicht erforderlich. Der Jahresabschluss wird einfach im Bundesanzeiger hinterlegt. Dies gilt jedoch nur für Personengesellschaften mit natürlicher Person als haftender Gesellschafter (§264a HGB).
Kleine Kapitalgesellschaften
Eine AG, GmbH oder UG ist dazu verpflichtet einen erweiterten Jahresabschluss zu erstellen. Es ergänzt sich ein Anhang; ein Lagebericht ist nur erforderlich, wenn zwei der drei Kriterien an zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen überschritten werden. Die Frist der Handelsbilanz gilt bis 6 Monate. Die Steuerbilanz muss nach 7 Monaten aufgestellt sein. Als „klein“ gelten Kapitalgesellschaften, wenn sie maximal 12.000.000 € Umsatz erwirtschaften, bis zu 6.000.000 € in der Bilanzsumme auszeichnen und nicht mehr als 50 Mitarbeiter besitzen.
Mittelgroße Kapitalgesellschaften
Unternehmen, die mindestens die Kriterien der kleinen Kapitalgesellschaften erfüllen, aber höchstens 40.000.000 € Umsatz erwirtschaften und bis zu 250 Mitarbeiter führen, gelten bis zu einer Bilanzsumme von 20.000.000 € als mittelgroße Kapitalgesellschaft. Sie müssen ihre Handelsbilanz spätestens nach 3 Monaten und die Steuerbilanz nach 7 Monaten einreichen. Anhang und Lagebericht sind verpflichtend zu ergänzen.
Große Kapitalgesellschaft
Sobald mindestens zwei Kriterien einer mittelgroßen Kapitalgesellschaft überschritten sind, handelt es sich um ein Großunternehmen. Aber auch wenn es weniger als 250 Mitarbeiter hat und über 40.000.000 € erwirtschaftet, muss der Jahresabschluss den Anforderungen an einen Großbetrieb entsprechen. Für große Kapitalgesellschaften gelten dieselben Fristen für die Aufstellung des Jahresabschlusses. Auch einen Anhang und Lagebericht gehört für diese Unternehmen zum Jahresabschluss.
Für Kapitalgesellschaften besteht nach § 325 HGB grundsätzlich eine Veröffentlichungspflicht. Gleiches gilt für bestimmte Personenhandelsgesellschaften. Alle anderen Unternehmen unterliegen dem Publizitätsgesetz. Sie müssen demnach mindestens zwei der drei Kriterien erfüllen. Dazu zählen eine Bilanzsumme von über 65.000.000 €, Umsatzerlöse von mehr als 130.000.000 € und eine Größe von mehr als 5.000 Mitarbeitern. Folgende Gesellschaftsformen müssen den Jahresabschluss immer im elektronischen Register veröffentlichen:
Der Aufbau eines Jahresabschlusses setzt sich je nach Unternehmensgröße aus verschiedenen Datenmengen zusammen.
Die Daten für die Bilanz liegen meistens in der Buchhaltung, wie zum Beispiel die Anlagenübersicht. Doch auch andere Abteilungen und Archive müssen genaustens durchforstet werden, damit der Jahresabschluss am Ende seine Gültigkeit erreicht. Nach falschen Angaben müssen Unternehmen häufig Nachzahlungen entrichten oder verwickeln sich in Skandale.
Wichtige Unterlagen für die Bilanzierung:
Diese Werte bilden die Basis der GuV-Rechnung:
Einfacher ist es, wenn Unternehmen alle Daten kontinuierlich in einer zentralen Übersicht pflegen können. So werden zumindest die Bilanz und die GuV-Rechnung leicht abgeleitet. Der Grundsatz einer ordnungsgemäßen Buchführung ist dann eine unumstößliche Sicherheit.
Eine Möglichkeit zur zentralen Darstellung der Unternehmensdaten ist ein entsprechendes Programm. Von der Benutzeroberfläche aus werden alle Werteströme erfasst und von den jeweiligen Abteilungen gesteuert. Zum Erstellen des Jahresabschlusses greift eine Software auf diese Daten zu und trägt die Werte über die Funktion zur automatischen Bilanzierung zusammen. Alle erstellten Dokumente können über eine ELSTER-Schnittstelle direkt an das Finanzamt vermittelt werden.
Ein weiterer Vorteil ist die fortlaufende Überwachung dieser Gegenüberstellung. Controller können Zielvorhaben an der tatsächlichen finanziellen Vitalität des Betriebs ausrichten. Ein Monatsabschluss lässt sich mit dieser Grundlage leicht zusammentragen. Außerdem werden die Kosten für die Steuerberatung und für die Buchhaltung geringgehalten, wenn einem Sachverständigen alle Unterlagen verständlich dargestellt sind. Auch die folgenden Risiken lassen sich durch eine Software abwälzen:
Für eine vertiefende Betrachtung der Bilanzanalyse und ihrer Bedeutung als strategisches Werkzeug empfehlen wir unseren ergänzenden Blogbeitrag „Der Jahresabschluss als strategisches Werkzeug“. Dort wird detailliert erläutert, wie Kennzahlen aus dem Jahresabschluss für Planungs-, Steuerungs- und Kontrollprozesse genutzt werden können.