Die Abkürzung GuV steht für die Gewinn- und Verlustrechnung. Diese dient dazu, um Gewinn oder Verlust eines Jahres exakt zu ermitteln und so die für viele Unternehmen verpflichtende doppelte Buchführung zu realisieren. Gemeinsam mit der Bilanz bildet die Gewinn- und Verlustrechnung demnach einen Pflichtbestandteil eines Jahresabschlusses. Entsprechend streng sind die Vorschriften, wenn Unternehmen eine GuV erstellen: Hier gelten die Regeln des Handelsgesetzbuches (HGB). Im Wesentlichen geht es dabei um die explizite Gegenüberstellung von Aufwendungen einerseits und Erträgen andererseits.
Den Rahmen gibt das im Handelsgesetzbuch verankerte Handelsrecht vor. Hier ist im § 242 III festgelegt, wer grundsätzlich zur Buchführung und Aufstellung von Abschlüssen verpflichtet ist. Dazu zählen beispielsweise alle Kaufleute, Land- und Forstwirte sowie die meisten gewerblichen Unternehmen, die der Pflicht zur doppelten Buchführung unterliegen und damit auch eine GuV erstellen müssen, da diese wesentlicher Teil des Jahresabschlusses ist. Darüber hinaus greift für viele Unternehmen die Publizitätspflicht, GuV und Jahresabschlüsse sind also zu veröffentlichen. Umso wichtiger ist es, eine fehlerfreie GuV zu erstellen.
Grundsätzlich wird ein gängiges T-Konto verwendet - in zwei Spalten werden jeweils Soll und Haben erfasst. Während Kleinstkapitalgesellschaften eine vereinfachte Variante nutzen können, existieren für alle Kaufleute oder anderen Gesellschaftsformen keine rechtlich verbindlichen Vorschriften. Bei Kapitalgesellschaften stellt sich die Situation jedoch anders dar, hier schreibt das Gesetz (§ 275 Abs. 1 HGB) die Gliederung der Gewinn- und Verlustrechnung in Staffelform vor. Sie können jedoch wählen, ob Sie das Gesamtkosten- oder das Umsatzkostenverfahren nutzen wollen:
Maßgeblich für dieses Verfahren ist der § 275 Abs. 2 HGB. Demnach sieht das Gesamtkostenverfahren folgende Punkte vor:
Das Umsatzkostenverfahren wir in § 275 Abs. 3 HGB geregelt. Hier sind also – abweichend vom Gesamtkostenverfahren – nur die für die tatsächlich verkauften Dienstleistungen oder Produkte angefallenen Kosten zu berücksichtigen. Ebenso sind die Aufwendungen dem jeweiligen Ort ihrer Entstehung zuzuordnen, indem die jeweiligen Unternehmensbereiche als Kostenstellen ausgewiesen werden.
Damit fallen beim Umsatzkostenverfahren nur die Anschaffungs- oder Produktionskosten ins Gewicht, die für die verkauften Dienstleistungen oder Produkte aufgewendet wurden – Aufwand und Umsatz lassen sich also 1:1 gegenüberstellen. Die weitere Differenzierung nach Kostenstellen verschafft einem Unternehmen ein Höchstmaß an Transparenz: Die erlösten Umsätze lassen sich nämlich direkt den Kosten für die Herstellung gegenüberstellen. Die sonstigen betriebsbedingten Aufwendungen sind nach den jeweiligen Bereichen, wie beispielsweise Vertrieb, Verwaltung oder Lager zu gliedern.
Weder Material- noch Personalkosten lassen sich hier nachvollziehen. Allerdings sind diese beiden Kostenarten so bedeutend, dass das HGB deswegen einen Anhang zum entsprechenden Jahresabschluss vorschreibt, in dem diese Posten explizit aufgeschlüsselt werden.
Dieses Verfahren wird im § 267 a) HGB beschrieben, die vereinfachte Gewinn- und Verlustrechnung ist folgendermaßen aufzubauen:
Umsatzerlöse zzgl. sonstige Erträge abzgl. Materialaufwand abzgl. Personalaufwand abzgl. Abschreibungen abzgl. sonstige Aufwendungen abzgl. Steuern ---------------------------------------------- = Jahresüberschuss /-fehlbetrag Können sich Unternehmen für die GuV in Kontenform entscheiden, gleicht der Aufbau dem eines üblichen T-Kontos – nämlich zwei Spalten für Soll und Haben. Die Salden der Erfolgskonten fließen zusammen, sodass die Aufwendungen und Kosten links im Soll und die Erträge sowie Einnahmen rechts im Haben positioniert werden. Letztendlich müssen die Spaltensummen unter dem Strich identisch sein.
Für alle Varianten, in denen Unternehmen ihre GuV erstellen, gilt: Abschreibungen müssen separat ausgewiesen werden. Darüber hinaus gilt es eine weitreichende Entscheidung zu treffen: Will der Steuerpflichtige – und zwar unabhängig von Form und Verfahren der GuV – das Brutto- oder das Nettoprinzip anwenden, um die GuV zu erstellen? Der wesentliche Unterschied besteht in der Zulässigkeit des Saldierens von Aufwendungen und Erträgen in der GuV:
Vor allem kleine und mittlere Unternehmen dürfen das Nettoprinzip anwenden, das generell als einfacher und übersichtlicher gilt. Wichtig ist, die Entscheidung zwischen Brutto- und Nettoprinzip wirkt sich auch auf das Thema Zinsen aus:
Die wesentlichen Vorschriften für Unternehmen, die eine GuV erstellen wollen, finden sich:
Unter dem Strich erfüllt die Einnahmen-Überschuss-Rechnung dieselbe Aufgabe wie eine Gewinn- und Verlustrechnung: Es geht um das Jahresergebnis, das entweder positiv oder negativ ausfallen kann. Allerdings ist die EÜR deutlich einfacher zu bewerkstelligen: Der Steuerpflichtige, also Freiberufler und Gewerbetreibende mit einem Jahresumsatz von bis zu 600.000 Euro sowie einem Jahresgewinn von bis zu 60.000 Euro, zieht einfach seine Gesamtausgaben von den jeweiligen Gesamteinnahmen ab. Resultat: Gewinn oder Verlust.
Der wesentliche Bestandteil eines Jahresabschlusses besteht aus GuV und Bilanz, wobei die Ergebnisse der Gewinn- und Verlustrechnung direkt in der Bilanz aufgenommen werden. Sowohl ein Gewinn als auch ein Verlust beeinflussen die Passivseite der Bilanz - also das Eigenkapitalkonto: Ein Überschuss ist im Haben zu buchen, ein Verlust im Soll.
Die Relevanz der Gewinn- und Verlustrechnung ist hoch - und das nicht nur für die Unternehmen, die der Publizitätspflicht unterliegen: Schleichen sich hier Fehler ein, ist das nicht nur unangenehm für ein publizierendes Unternehmen, sondern verursacht einen enormen Aufwand bei der Korrektur. Der Zeitaufwand für Unternehmen, die selbst ihre GuV erstellen, ist nicht zu unterschätzen. Schalten sie einen Steuerberater ein, fallen wiederum höhere Kosten an
Als Ausweg kommt eine Software für GuV als Bestandteil der Buchhaltungssoftware in Frage: Einerseits erlaubt ein solches Programm die Gegenüberstellung sämtlicher Gewinne und Verluste eines Unternehmens – und das mit wenigen Klicks. So lässt sich automatisch die GuV erstellen. Andererseits behält das Unternehmen jederzeit den detaillierten Überblick zu den Finanzen, denn auch die relevanten Kennzahlen lassen sich unkompliziert überwachen
Ein weiterer und nicht zu unterschätzender Vorteil: Eine derart automatisierte Buchhaltung umfasst selbstverständlich Schnittstellen zu den von Steuerberatern und Finanzämtern genutzten Programmen, was die Übermittlung der Anmeldungen, Abschlüsse und Erklärungen deutlich vereinfacht. Allerdings verursacht eine Buchhaltungssoftware naturgemäß Anschaffungs- und laufende Kosten, die sich angesichts der vielfältigen Vorteile erfahrungsgemäß schnell rechnen.
Die Gewinn- und Verlustrechnung zeigt auf, wie sich die Gewinne bzw. Verluste eines Unternehmens zusammensetzen. Die Ergebnisse fließen direkt in die Bilanz ein, sodass die GuV wesentlicher Bestandteil eines Jahresabschlusses wird. Entsprechend streng sind die im Handelsgesetzbuch (HGB) verankerten Regeln zur Erstellung der GuV. Doch nicht jeder Selbstständige muss eine GuV erstellen, davon sind die Unternehmen und Kaufleute betroffen, die zur doppelten Buchführung verpflichtet sind. Während Kapitalgesellschaften ihre GuV in Staffelform aufbauen müssen, haben alle anderen Steuerpflichtigen die Möglichkeit, auf die Kontenform zurückzugreifen. Grundsätzlich müssen sich die Steuerpflichtigen jedoch zwischen Brutto- und dem übersichtlicheren Nettoprinzip entscheiden – auf das Ergebnis hat das jedoch keinen Einfluss. Angesichts der Komplexität und Relevanz empfiehlt sich der Einsatz einer Software, um die GuV zu erstellen. Unternehmen vermeiden so nicht nur einen enormen Zeit- oder Kostenaufwand, sondern auch lästige Korrekturen einer bereits veröffentlichten GuV.