Personen- und Kapitalgesellschaften sind laut § 242 HGB zur doppelten Buchführung verpflichtet. Ausnahmen bestehen nur für Kleingewerbetreibende nach § 241a HGB.
Um eine gesetzeskonforme Bilanz zu erstellen, werden alle Geschäftsvorfälle im Rahmen der doppelten Buchführung in Soll und Haben erfasst. Jeder Geschäftsvorfall hat also zwei wertgleiche Buchungen, die sich auf den beiden Seiten der Bilanz widerspiegeln. Neben der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) ist die Bilanz zum Stichtag eine wichtige Grundlage für den Jahresabschluss (§ 242 Abs. 3 HGB).
Die zwei Seiten der Bilanz heißen Aktiva und Passiva. Es bildet sich also ein ausgewogenes Verhältnis. Daher auch der Name „Bilanz“, der sich vom lateinischen Begriff bilancia (= Waage) ableitet.
Die zwei Seiten der Bilanz heißen Aktiva und Passiva. Es bildet sich also ein ausgewogenes Verhältnis. Daher auch der Name „Bilanz“, der sich vom lateinischen Begriff bilancia (= Waage) ableitet.
Auf der Aktivseite werden die eingesetzten Vermögenswerte dargestellt (Mittelverwendung). Dazu gehören insbesondere:
Wenn die finanziellen Mittel auf der Aktivseite verwendet wurden, müssen sie einer Quelle entspringen. Diese Quelle zeigt die Passivseite, die daher auch als Mittelherkunft bezeichnet wird. Hier finden sich alle Posten des Eigen- und Fremdkapitals, mit denen das Unternehmen die Aktivseite finanziert. An oberster Stelle werden die Bestandteile des Eigenkapitals ausgewiesen.
Auf der rechten Seite wird die Mittelherkunft dargestellt, also Eigen- und Fremdkapital. Dazu zählen:
Um die Anwendung der Bilanz sinnvoll abgrenzen zu können, sollte der Sammelbegriff "Bilanz" zuerst aufgegliedert werden. Grundsätzlich unterscheidet man zwischen der Eröffnungsbilanz, die zu Beginn des Geschäftsjahres erstellt wird, und der Schlussbilanz, die am Ende eines Geschäftsjahres aufgestellt wird. Diese beiden Bilanztypen können wiederum in Handelsbilanz und Steuerbilanz unterteilt werden.
Unter dem Begriff der Bilanz versteht man sowohl die Schlussbilanz als auch die Eröffnungsbilanz. Beide Dokumente entstehen aus der Buchführung und besiegeln diese formal.
Schlussbilanz: Sie wird zum Ende des Geschäftsjahres erstellt und ist ein wesentlicher Bestandteil des Jahresabschlusses. Sie stellt die Vermögens-, Finanz- und Ertragslage des Unternehmens zum Bilanzstichtag dar und ist für alle Kaufleute verpflichtend, die zur doppelten Buchführung verpflichtet sind (§ 242 HGB).
Eröffnungsbilanz: Sie wird zu Beginn des neuen Geschäftsjahres aufgestellt und übernimmt die Werte aus der Schlussbilanz des Vorjahres.
Zwischen beiden Bilanzen darf es keine Abweichungen geben. Diese Bilanzkontinuität (auch Bilanzidentität genannt, § 252 Abs. 1 Nr. 1 HGB) dient als Kontrollgrundlage, um Fehler in der Buchführung unmittelbar erkennbar zu machen.
Neben der zeitlichen Unterscheidung in Eröffnungs- und Schlussbilanz ist auch die Zweckbestimmung relevant:
Handelsbilanz: Sie richtet sich an externe Adressaten wie Kapitalgeber, Geschäftspartner oder Anteilseigner. Ihr Ziel ist es, ein möglichst klares Bild der Vermögens- und Schuldensituation zu geben. Steuerlich relevante Werte werden in der Handelsbilanz nicht unmittelbar berücksichtigt, sondern nur fiktiv ausgegliedert. Kapitalgeber haben dadurch die Möglichkeit, die finanzielle Lage und Kreditwürdigkeit des Unternehmens zu beurteilen.
Steuerbilanz: Sie baut auf der Handelsbilanz auf, wird aber ausschließlich für das Finanzamt erstellt. Ihr Zweck ist die Grundlage für die Besteuerung, insbesondere für die Ermittlung der Einkommens-, Körperschaft- und Gewerbesteuer.
Der Unterschied zwischen Handelsbilanz und Steuerbilanz liegt also vor allem darin, an wen sie sich richten: Während die Handelsbilanz Dritten Transparenz und Schutz bietet, dient die Steuerbilanz der Finanzverwaltung zur Berechnung der Steuerlast.
Eine Software zur Erstellung der Bilanz, umgangssprachlich auch Bilanz-Software genannt, hilft Unternehmen bei den Herausforderungen, die häufig bei der formalen Datenaufbereitung und Visualisierung entstehen. Eine weitere Hauptfunktion ist die strukturierte Beschaffung und Verwaltung von Datensätzen.
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie ein Bilanz-Programm eingesetzt werden kann:
Zum einen als einfaches Tabellen-Tool, bei dem die Buchführung die bekannten Werte händisch überträgt.
Zum anderen, besonders im Mittelstand, als bewährte Rundumlösung, die nicht nur die Bilanz-Erstellung, sondern auch weitere Bereiche des Rechnungswesens abdeckt.
Ziel ist die einheitliche, umfassende und möglichst effiziente Verwaltung von Unternehmensdaten. Mit einer solchen Lösung können Bilanzen zu Beginn und zum Ende eines Geschäftsjahres unterstützt und automatisiert erstellt werden. Die Verantwortung für die Richtigkeit bleibt dabei stets beim Unternehmen selbst.
Darüber hinaus bieten moderne Systeme Hinweise und Schnittstellen für den gesetzeskonformen Umgang mit ELSTER, also dem Zugang zur elektronischen Steuererklärung in Deutschland.
Der Aufwand der manuellen Bilanz-Berechnung fällt bei einer modernen Bilanz-Software weitgehend weg. Lediglich die buchhalterischen Konten müssen noch benannt und sinnvoll miteinander verknüpft werden.
Wird die Bilanz-Software an eine umfassende Unternehmenssoftware angebunden, die alle Bereiche des ERP (Enterprise Resource Planning) und des CRM (Customer Relationship Management) unterstützt, lässt sich eine Bilanz in wenigen Schritten erstellen. Die benötigten Datensätze und Konten stammen in diesem Fall häufig bereits aus anderen Software-Funktionen und müssen nicht neu angelegt werden, sondern werden direkt übernommen – beispielsweise aus einer digital erstellten Inventur.
Durch die Verknüpfung der Bilanz-Software mit anderen Modulen einer Unternehmenssoftware lassen sich nahezu alle Prozesse des Rechnungswesens effizient unterstützen. Die Daten werden einmalig erfasst und können dann in verschiedenen Bereichen genutzt werden – etwa im Controlling oder in der Produktionsplanung.
Diese einheitliche Datenbasis hat mehrere Vorteile: