PGRS Lohnabrechnung richtig zuordnen

Was ist der Personengruppenschlüssel?

Der Personengruppenschlüssel (PGRS) ist ein fester Bestandteil der Lohn- oder Gehaltsabrechnung und wird im Rahmen der  DEÜV-Meldungen (Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung) an die Sozialversicherungsträger übermittelt. Das Kürzel beschreibt auf der Entgeltabrechnung, welcher Versichertengruppe eine beschäftigte Person zugeordnet ist, abhängig vom Beschäftigungsverhältnis.

Beispiele für gebräuchliche Schlüssel:

• 101 – sozialversicherungspflichtig Beschäftigte
• 109 – Werkstudent:innen
• 190 – kurzfristig Beschäftigte
• 120 – Beamte im Privatrecht (in seltenen Fällen relevant)

In Bezug auf die Berechnung von Gehalt gibt ein Blick auf diese Kennziffern also an, welche Sozialabgaben fällig werden und wie sich der Arbeitgeberanteil in der Sozialversicherung zusammensetzt.

Wieso ist der korrekte PGRS auf der Gehaltsabrechnung wichtig?

Die PGRS-Zuordnung entscheidet darüber, ob z. B. Beiträge zur Rentenversicherung oder Krankenversicherung gezahlt werden und ob diese vollständig sind. Die Angabe des korrekten Schlüssels hilft also dabei, Besonderheiten einer spezifischen Personengruppe in der Lohnberechnung zu beachten.

Falsch übermittelte Personengruppenschlüssel können hingegen:

• zu Nachforderungen der Krankenkassen führen,
• eine fehlerhafte Meldung an den Sozialversicherungsträger verursachen,
• Rückfragen vom Finanzamt oder der Deutschen Rentenversicherung nach sich ziehen.

Gerade in komplexeren Beschäftigungsformen – etwa bei Studierenden, befristeter Beschäftigung oder mehreren parallelen Arbeitsverhältnissen der Arbeitnehmenden – steigt die Fehleranfälligkeit. Hier kann eine zusätzliche Steuer- oder Rechtsberatung dabei helfen, alle nötigen Faktoren rechtssicher zu beachten.

Typische Fehlerquellen und ihre Folgen

In der Praxis schleichen sich oft kleine, aber folgenreiche Fehler in der Gehaltsabrechnung ein: Ein neuer Mitarbeitender wird als regulär sozialversicherungspflichtig gemeldet, obwohl er als Minijobber oder kurzfristig Beschäftigter angestellt ist. Oder es fehlt die Berücksichtigung einer laufenden Ausbildung, die einen anderen Schlüssel erfordert.

Solche Unstimmigkeiten wirken sich nicht nur auf die Abzüge und das Nettoentgelt aus, sondern gefährden auch die Richtigkeit der gesamten Abrechnung. In der Folge können rückwirkende Korrekturen nötig werden, mit zusätzlichem Aufwand für die Buchhaltung.

So stellen Sie die korrekte Zuordnung sicher

Damit der Personengruppenschlüssel korrekt in der Abrechnung berücksichtigt wird, sollten Unternehmen auf klare Prozesse und digitale Unterstützung setzen. Denn kleine Unstimmigkeiten bei der Einstufung können weitreichende Folgen für die Meldung an Sozialversicherungsträger und das Finanzamt haben.

Diese Maßnahmen helfen dabei, die Vollständigkeit und Richtigkeit der Daten sicherzustellen:

• Nutzen Sie eine Lohnsoftware mit eingebauter Plausibilitätsprüfung der Personengruppenschlüssel.
• Halten Sie alle Informationen zum Beschäftigungsverhältnis vollständig und aktuell, insbesondere bei Wechseln.
• Stimmen Sie sich regelmäßig mit dem Steuerberater oder dem verantwortlichen HR-Team ab.
• Dokumentieren Sie Sonderfälle wie Zuschläge, Sonderzahlungen oder Teilzeitmodelle sauber.

Eine integrierte Lösung wie eGECKO kann dabei helfen, diese Angaben effizient zu erfassen und fehleranfällige manuelle Schritte zu vermeiden.