Aufbewahrungsfristen legen fest, wie lange Unternehmer bestimmte geschäftliche und steuerlich relevante Unterlagen archivieren müssen. Sie sind gesetzlich geregelt und variieren je nach Dokumententyp. Sie sollen sicherstellen, dass Unternehmen bei Prüfungen oder rechtlichen Auseinandersetzungen jederzeit auf die erforderlichen Geschäftsunterlagen zugreifen können.
Verstöße gegen die Aufbewahrungspflicht können erhebliche Konsequenzen haben, darunter Nachzahlungen, Bußgelder oder steuerliche Schätzungen durch das Finanzamt. Eine korrekte Aufbewahrung ist daher nicht nur gesetzlich vorgeschrieben, sondern auch aus unternehmerischer Sicht essenziell.
Werden Unterlagen ordnungsgemäß archiviert, können Unternehmen ihre Geschäftsprozesse effizient gestalten und sich vor rechtlichen sowie finanziellen Risiken schützen. Gerade in Zeiten zunehmender Digitalisierung sollten Unternehmer daher darauf achten, ihre Buchführungs- und Archivierungssysteme regelmäßig zu überprüfen und anzupassen.
Die Aufbewahrungsfrist für geschäftliche Unterlagen beginnt in der Regel mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem das jeweilige Dokument entstanden ist oder die letzte Eintragung vorgenommen wurde. Dies bedeutet, dass die Frist nicht unmittelbar mit dem Datum des Dokuments startet, sondern erst am Ende des entsprechenden Kalenderjahres.
Diese Regelung ermöglicht eine einheitliche und klare Berechnung der Aufbewahrungsfristen und erleichtert Unternehmen die Verwaltung ihrer Dokumente.
Jeder, der nach Steuer- und Handelsrecht zum Führen von Büchern und Aufzeichnungen verpflichtet ist, muss diese Unterlagen aufbewahren. Die dazugehörigen Aufbewahrungsfristen in Deutschland ergeben sich überwiegend aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO). Zum 1. Januar 2025 wurde zudem das Bürokratieentlastungsgesetz IV in Kraft gesetzt, das gezielt administrative Abläufe vereinfachen und Kosten senken soll.
Das Handelsgesetzbuch (HGB) bildet die zentrale rechtliche Grundlage für die handelsrechtliche Aufbewahrungspflicht in Deutschland. Es definiert die Pflichten von Kaufleuten in Bezug auf die ordnungsgemäße Buchführung und Dokumentation ihrer Geschäftsprozesse.
Gemäß § 257 HGB sind Unternehmen dazu verpflichtet, bestimmte geschäftliche Unterlagen über festgelegte Zeiträume hinweg aufzubewahren.
Die Fristen im HGB richten sich danach, welche Bedeutung die jeweiligen Unterlagen für die Geschäftstätigkeit und die Transparenz der Buchführung haben. Während grundlegende Geschäftsunterlagen über einen längeren Zeitraum aufbewahrt werden müssen, gelten für bestimmte Dokumente kürzere Fristen.
Die Abgabenordnung (AO) ergänzt die handelsrechtlichen Vorschriften um steuerrechtliche Regelungen. Sie bestimmt, welche Unterlagen für die Besteuerung eines Unternehmens von Bedeutung sind und legt fest, wie lange diese verfügbar bleiben müssen.
Gemäß § 147 AO besteht eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht für steuerlich relevante Bücher, Aufzeichnungen und Belege. Diese Vorschrift soll sicherstellen, dass Unternehmen ihre steuerlichen Verpflichtungen ordnungsgemäß erfüllen können und bei Prüfungen durch das Finanzamt vollständige Nachweise über ihre Geschäftsprozesse erbringen können.
Die Dauer der Aufbewahrungspflicht richtet sich auch hier danach, in welchem Umfang eine Dokumentation für steuerliche Zwecke erforderlich ist. Während grundlegende Buchhaltungsdaten über eine längere Zeit hinweg gespeichert werden müssen, sind für weniger zentrale Unterlagen kürzere Fristen vorgesehen.
Mit dem Inkrafttreten des Bürokratieentlastungsgesetzes IV zum 1. Januar 2025 hat die Bundesregierung einen wichtigen Schritt zur Entlastung der Wirtschaft realisiert. Ein zentraler Bestandteil dieses Gesetzes ist die Verkürzung der Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege:
Diese Maßnahme soll vor allem kleinen und mittelständischen Unternehmen administrative Erleichterungen bieten und die Effizienz der Buchführung steigern.
Neben den allgemeinen gesetzlichen Vorgaben existieren für bestimmte Berufsgruppen und Bereiche spezifische Aufbewahrungspflichten, die in verschiedenen Rechtsgrundlagen festgelegt sind, zum Beispiel:
Diese branchenspezifischen Regelungen gewährleisten, dass relevante Unterlagen für einen angemessenen Zeitraum verfügbar bleiben, um rechtlichen und beruflichen Anforderungen gerecht zu werden.
Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen unterscheiden sich je nach Art der Unterlagen. Während einige Dokumente über ein Jahrzehnt archiviert werden müssen, reicht bei anderen eine kürzere Frist.
Folgende Unterlagen müssen für zehn Jahre aufbewahrt werden:
Bücher und Aufzeichnungen: Dazu zählen alle Handelsbücher, in denen die Geschäftsvorfälle des Unternehmens festgehalten werden.
Diese Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung vorgenommen wurde oder das jeweilige Dokument entstanden ist.
Mit dem Inkrafttreten des vierten Bürokratieentlastungsgesetzes (BEG IV) am 1. Januar 2025 wurde die Aufbewahrungsfrist für bestimmte Unterlagen von zehn auf acht Jahre verkürzt. Dies betrifft insbesondere:
Diese Anpassung soll Unternehmen entlasten und die Effizienz der Buchführung steigern.
Für folgende Unterlagen gilt eine sechsjährige Aufbewahrungsfrist:
Auch hier beginnt die Frist mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem das jeweilige Dokument entstanden ist.
Neben den allgemeinen gesetzlichen Vorgaben existieren spezifische Sonderfälle, die besondere Aufbewahrungsfristen erfordern. Diese betreffen insbesondere die öffentliche Verwaltung, den medizinischen Bereich und den Bildungssektor.
Die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten für Unternehmen dienen der Sicherstellung einer ordnungsgemäßen Buchführung und der Transparenz gegenüber Finanzbehörden. Ein Verstoß gegen diese Pflichten kann schwerwiegende rechtliche und finanzielle Konsequenzen nach sich ziehen.
Wenn ein Unternehmen die vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen nicht einhält, kann dies die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung in Frage stellen. In solchen Fällen ist die Finanzbehörde berechtigt, die Besteuerungsgrundlagen zu schätzen, was häufig zu höheren Steuerforderungen führt.
Die vorsätzliche Vernichtung, Beschädigung oder das Verbergen von aufbewahrungspflichtigen Unterlagen vor Ablauf der gesetzlichen Frist kann als Verletzung der Buchführungspflicht gemäß § 283b des Strafgesetzbuches (StGB) geahndet werden. Dies kann mit einer Freiheitsstrafe von bis zu zwei Jahren oder einer Geldstrafe geahndet werden.
Darüber hinaus kann die Nichteinhaltung der Aufbewahrungspflichten als Steuerhinterziehung (§ 370 Abgabenordnung, AO) oder fahrlässige Steuerverkürzung (§ 378 AO) eingestuft werden, was weitere strafrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen kann.
Fehlende Unterlagen können in zivilrechtlichen Auseinandersetzungen dazu führen, dass ein Unternehmen wichtige Beweismittel nicht vorlegen kann. Dies kann die Durchsetzung eigener Ansprüche erschweren oder dazu führen, dass Ansprüche Dritter nicht wirksam abgewehrt werden können.
Neben strafrechtlichen Konsequenzen können auch Bußgelder verhängt werden. Die Höhe dieser Sanktionen variiert je nach Schwere des Verstoßes und kann erhebliche finanzielle Belastungen für das Unternehmen bedeuten.
Die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten stellt Unternehmen oft vor organisatorische Herausforderungen. Dabei geht es nicht nur darum, Dokumente korrekt zu archivieren, sondern auch sicherzustellen, dass sie jederzeit zugänglich und revisionssicher gespeichert sind. Gerade für mittelständische Firmen bietet sich der Einsatz einer integrierten Unternehmenssoftware wie eGECKO an, um den gesamten Prozess zu automatisieren und effizient zu gestalten.
Der klassische Aktenschrank hat ausgedient – digitale Lösungen ermöglichen eine rechtssichere und ressourcenschonende Verwaltung von aufbewahrungspflichtigen Unterlagen. Ein modernes Dokumentenmanagement-System (DMS) bietet zahlreiche Vorteile:
Mit einer umfassenden Softwarelösung wie eGECKO lassen sich Buchhaltungs-, Steuer- und Unternehmensdokumente nahtlos in digitale Workflows integrieren. Das System unterstützt Unternehmen durch:
Neben der reinen Archivierung ist es entscheidend, dass Unternehmen klare Arbeitsanweisungen für den Umgang mit aufbewahrungspflichtigen Unterlagen definieren. Dazu gehören: