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eGECKO Software sorgt für Sicherheit in komplexen Strukturen

Der bodenständige WASGAU Konzern sichert seine Zukunftsfähigkeit: Er setzt im kaufmännischen Bereich auf die durchgängige eGecko Software von CSS.

CSS Anwenderbericht – WASGAU Produktions & Handels AG

Mit der betriebswirtschaftlichen Komplettlösung werden alle Anforderungen im Bereich Finanzen und Controlling effizient und umfassend realisiert. Komplexe, kulturelle Vielfalt im Unternehmensalltag bedarf einer sorgfältigen Überwachung, ansonsten drohte dem Theater Kiel der betriebswirtschaftliche Kollaps aufgrund veralteter Systeme.

Über den Anwender WASGAU Produktions & Handels AG

Die WASGAU Produktions & Handels AG arbeitet als regional führendes Unternehmen im Lebens­mittel­handel und in der Lebens­mittel­produktion. In rund 80 Super- und Verbrau­chermärkten bietet das Unternehmen ein qualitäts- und frische­betontes Lebens­mittel­vollsor­timent an. Mit seinen derzeit sechs Märkten ist WASGAU der Ansprech­partner für Gastro­nomie und Großver­braucher. Eine anerkannt hohe Qualität der Fleisch- und Wurst­produkte sowie der Backwaren garan­tieren die konzern­eigenen Produktions­betriebe. Sie stellen täglich die Versor­gung der Märkte mit hochwertigen, mehrfach prämierten frischen Fleisch- und Backwaren sicher.

Der Lösungsweg in 3 Schritten

Anspruch an die Lösung Alles muss ganzheitlich im Griff gehalten werden

WASGAU wollte alle Aspekte ganzheitlich im Griff behalten, aber auch die Archivierung nach GoBD mit vorangestelltem Rechnungseingangs-Workflow realisieren und einen integrierten Konzernabschluss nutzen - und auf einer einzigen Datenbasis. Mit Hilfe einer kaufmännischen Software-Landschaft sollten die internen Prozesse in dem traditionsreichen und komplexen Unternehmen vereinheitlicht werden.

Qualitätsbewusstsein seit 1925

Die WASGAU AG blickt zurück auf über 90 bewegte Jahre. Vieles hat sich in den vergangenen Jahrzehnten im Lebensmitteleinzelhandel verändert, doch einige Dinge sind für den 1925 gegründeten Lebensmittel-Konzern mit Sitz in Pirmasens stets gleichgeblieben: das Qualitätsbewusstsein, die Servicebereitschaft und der Anspruch, anders und besser zu sein als die anderen. Insgesamt zählt WASGAU zu den wenigen konzernunabhängigen Lebensmittel Handelsunternehmen in Deutschland - die Märkte und Geschäfte finden sich mit regionalem Schwerpunkt in Rheinland-Pfalz und dem Saarland, im Nordwesten Baden-Württembergs sowie im südlichen Hessen.

Alte Software am Limit

Die alte Software konnte die komplexen internen Strukturen und Prozesse immer schlechter abbilden: Der Konzern beschäftigt immerhin knapp 4.000 Mitarbeitern, betreibt rund 80 Verbrauchermärkten und zwei eigenen Produktionsbetriebe - umso wichtiger ist es für den regionalen Spezialisten für frische und qualitätsgeprüfte Lebensmittel, akribisch auf eine verlässliche und komplikationslose Durchführung seiner kaufmännischen Prozesse zu achten. Um mit seinem zukunftsorientierten Unternehmenskonzept dauerhaft erfolgreich zu sein, ist für WASGAU neben bodenständigem Handeln und frischen Strategien vor allem eine reibungslos funktionierende Organisation unabdingbar.

Betriebswirtschaftlichen Abläufe zunehmend gefährdet

Die reibungslose Abwicklung der betriebswirtschaftlichen Abläufe schien 2010 zunehmend gefährdet. "Die alte Software war nicht in der Lage, drei Bewertungsarten abzubilden und verfügte auch über keine integrierte Konzernabschlusserstellung", erinnert sich Frank Grüber, Prokurist und kaufmännischer Leiter bei WASGAU, an das drohende Dilemma. "Außerdem hatte der Hersteller die Weiterentwicklung nach und nach auslaufen lassen."

CSS hat überzeugt Eine durchgängige Komplettlösung

Deshalb sollte künftig eine hochmoderne Software dafür sorgen, alle anfallenden Prozesse effizient und ganzheitlich im Griff zu halten. Die Anforderungen an die neue Lösung waren dabei klar umrissen: "Wir brauchten eine Bilanzierung nach Handels- und Steuerrecht sowie nach den IFRS bei gleichzeitiger Einbindung der Kostenrechnung und einer integrierten Konzernabschlusserstellung." Darüber hinaus erwarteten die Mitarbeiter Verbesserungen in der Effizienz hinsichtlich ihrer täglichen Arbeitsabläufe in der Buchhaltung.

Verbesserung durch klare Anforderungen

Welche hohen Ansprüche der Konzern im Hinblick auf die Effizienz und Leistungsfähigkeit der neuen Software hatte, wird erst deutlich, wenn man die komplexe Struktur des Unternehmens kennt. Denn um die Kunden tagtäglich mit der gewohnten Frische und Qualität zu überzeugen, arbeiten im WASGAU-Konzern verschiedene Unternehmen Hand in Hand: Märkte für den Einzel- und Großhandel, Produktion von Fleisch- und Backwaren sowie Logistik und EDV-Warenwirtschaft bilden in der Summe die WASGAU Produktions & Handels AG. Den Kern der Handelstätigkeit bilden die 75 Super- und Verbrauchermärkte mit Verkaufsflächen zwischen 500 und 3.500 Quadratmetern; dazu betreibt das Unternehmen sechs Cash-und- Carry-Betriebe als Partner für Gastronomie und Großverbraucher. Über 85 Prozent des Umsatzes werden innerhalb dieser Vertriebsschienen erzielt. Darüber hinaus nutzen über 40 selbstständige Einzelhändler die WASGAU AG als Einkaufs- und Dienstleistungszentrale. Und die konzerneigene Metzgerei und Bäckerei versorgen zudem die Märkte und Geschäfte mit Fleisch- und Wurstwaren sowie mit Backwaren und Konditorei-Er-zeugnissen. Der Anteil der Frische-Warengruppen am Gesamtsortiment beträgt hier über 50 Prozent.

Nutzer und Anbieter auf Augenhöhe

Die Entscheidung fiel letztendlich auf die betriebswirtschaftliche Software eGECKO der CSS AG. Und dies nicht nur aufgrund der Überzeugung, dass eGECKO die gestellten Anforderungen erfüllt, sondern auch unter dem Eindruck, so Frank Grüber, "dass sich auf individueller Basis bei Änderungswünschen aufgrund der gleichen Augenhöhe von Nutzer und Anbieter auch Einfluss auf die Gestaltung und Entwicklung nehmen lässt". Gut eineinhalb Jahre hat es von der Entscheidung bis zum Echtbetrieb gedauert, davon entfielen vier Monate auf die Implementierungsphase - für die Schulung durch CSS genügten rund vier Wochen. Seit Mai 2012 arbeiten nun 20 FiBu-User und ca. 110 Workflow-Prüfer täglich mit der bedienerfreundlichen Komplettlösung. Im Einsatz sind die eGECKO-Module Finanzbuchhaltung (inkl. Anlagenbuchhaltung, Faktura, Konzern und Rechnungsprüfung) sowie Controlling und Vertragsmanagement.

Verständlicher Aufbau & umfangreiche Funktionen überzeugen

Neben dem verständlichen Aufbau und der guten Handhabung der einzelnen Module werden die praktischen Funktionalitäten von den Mitarbeitern besonders geschätzt, sei es der integrierte Konzernabschluss oder der Import von Buchungsbelegen über Excel: Aus unterschiedlichen Abteilungen werden Auswertungen in Tabellenform zur Verfügung gestellt, aus denen sich in einfacher Weise entsprechende Buchungsbelege in Excel erstellen lassen, die mittels Schnittstelle eingelesen und verbucht werden können. Hinzu kommt die Möglichkeit, in der Software auch die E-Bilanz selber erstellen und hierbei auf die bereits von CSS zur Verfügung gestellten Taxonomien zurückgreifen zu können. Sind hierzu Änderungen vonnöten, lassen sich diese wiederum programmgestützt relativ einfach im Auswertungsschema umsetzen.

eGECKO überzeugt Sichere, transparente und durchgängige Prozesse

Die betriebswirtschaftliche Software eGECKO eröffnet mit ihrer Leistungsbreite und -tiefe ein enormes Potenzial, Prozesse lassen sich sicher, transparent und durchgängig abbilden und überwachen - und das zu einem hervorragenden Preis-Leistungsverhältnis.

Erleichterung im täglichen Arbeitseinsatz

Die Vorteile liegen auf der Hand: So nutzt beispielsweise die Finanzbuchhaltung intensiv die Möglichkeit, Rechnungen bereits vor der Prüfung zu kontieren und somit den monatlichen Buchungsschluss effizienter zu gestalten. Denn alle notwendigen Arbeiten lassen sich nun unabhängig von den Rechnungsprüfern einteilen und durchführen. Und auch die Rechnungsprüfer profitieren von dem System. Sie können bei Bedarf selbst nach erfolgter Prüfung und Buchung jederzeit Einblick auf die von ihnen geprüften Rechnungen nehmen, was im Vorsystem so nicht möglich war.p>

Von den Mitarbeitern besonders geschätzt

Besondere Erleichterung im täglichen Arbeitseinsatz verschafft die vollintegrierte Eingangsrechnungsverarbeitung, womit die täglich anfallende Flut an Rechnungen und Gutschriften aus dem operativen Geschäft schnell und effizient abgewickelt werden kann. Ein manuelles Erfassen der Rechnung ist nicht mehr notwendig und der Freigabe-Workflow kann automatisiert starten. Mehr noch. Zur Sicherung des Vorsteuerabzugs im Prufungsfall erfolgt eine ständige Protokollierung der Rechnungsprufung. Dabei ist eine Vollparametrisierung möglich - so kann im Falle eines nahenden Zahlungsziels per Workflow eine Info-Mail veranlasst werden, um nicht Skonto zu versäumen.

Sämtliche Abläufe sind durchgängig vernetzt & integriert

Gewonnen hat der Konzern auch im Hinblick auf die GoBD, da keine eigenen Maßnahmen und Anstrengungen mehr erforderlich sind, um diese Vorgaben zu erfüllen - eine Tatsache, der gerade vor dem Hintergrund der seit Januar 2015 geltenden GoBD-Neuregelungen des Bundesfinanz-ministerium größte Bedeutung zukommt. Ermöglicht wird dies durch das ganzheitliche System auf einer einzigen Datenbasis, das sämtliche betriebswirtschaftlichen Abläufe des Unternehmens durchgängig vernetzt und integriert.

Rezension WASGAU Produktions & Handels AG

Frank Grüber | Prokurist und kaufmännischer Leiter
„Besondere Erleichterung im täglichen Arbeitseinsatz verschafft uns die vollintegrierte Eingangsrechnungsverarbeitung, womit die täglich anfallende Flut an Rechnungen und Gutschriften aus dem operativen Geschäft schnell und effizient abgewickelt werden kann. Mit eGECKO haben wir sichere und transparente Prozesse für die gesamte Eingangsrechnungsverarbeitung: vom Eingangsbeleg bis zur Zahlung.”
Frank Grüber|WASGAU Produktions & Handels AG|Prokurist und kaufmännischer Leiter

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Knapp 2000 Kunden gehören bereits zu den zufriedenen Anwendern unserer Softwarelösungen. Damit ist die CSS AG Teil der führenden internationalen Hersteller betriebswirtschaftlicher Software. Mit eGECKO setzen wir neue Maßstäbe in Funktionalität, Software- & Datenintegration und Benutzerfreundlichkeit. Erhalten Sie einen Überblick von welchen Standorten aus und für welche Fachbereiche wir Sie unterstützen.

Deutschlandweit in Ihrer Nähe – Die CSS Standorte

Unsere Mitarbeiter sorgen an unseren deutschlandweiten Standorten für die optimale Betreuung unserer eGECKO Kunden. Der Hauptsitz der CSS AG ist in Künzell bei Fulda.

eGECKO-Module auf einen Blick

Module können wir Ihnen unter anderem aus den folgenden Bereichen anbieten. Für mehr Details und eine Funktionsauflistung besuchen Sie bitte die verlinkten Seiten. Sollten Sie besondere Anforderungen haben, die über das vorgestellte Angebot hinaus greifen, gehen Sie gerne auf unsere Experten zu und lassen sich unverbindlich beraten.