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eGECKO Software sorgt für kulturelle Höchstleistungen

Investitionen in automatisierte Prozesse für geschäftskritische Bereiche sind beim Theater Kiel unabdingbar. Dabei setzt das Traditionsunternehmen auf eGECKO von CSS.

CSS Anwenderbericht – Theater Kiel

Mit der betriebswirtschaftlichen Komplettlösung werden alle Anforderungen im Bereich Finanzen und Controlling effizient und umfassend realisiert. Komplexe, kulturelle Vielfalt im Unternehmensalltag bedarf einer sorgfältigen Überwachung, ansonsten drohte dem Theater Kiel der betriebswirtschaftliche Kollaps aufgrund veralteter Systeme.

Über den Anwender Theater Kiel

Das Theater Kiel ist das von der Landeshauptstadt Kiel getragene und mit dem Land Schleswig-Holstein gemeinsam finanzierte  große  Theater  in  Kiel. Mit  den  vier  eigenproduzierenden  Sparten  (Musiktheater mit  Philharmonischem  Orchester,  Ballett,  Schauspiel  sowie das Kinder- und Jugendtheater), drei verschiedenen Theaterhäusern, zirka 500 Beschäftigten und einem Jahresetat von über 25 Millionen Euro gehört es zu den großen  Theatern  in  Deutschland.

Der Lösungsweg in 3 Schritten

Kulturelle Vielfalt gelenkt durch umfassende Lösung

Wer vielfältige Kulturangeboten auf die Bühne bringt, hat ebenso vielseitig zu planen. Als Anstalt des öffentlichen Rechts und mit bedeutendem Umsatz ist das Theater Kiel ein geschäftstüchtiges Mittelständisches Unternehmen. Darum sollte der kaufmännische Teil durch eine auf dem Markt bewährte und innovative Gesamtlösung organisiert werden. Die bisher eingesetzten Systeme konnten dafür nicht länger mithalten.

Heutiges Geschäft seit fast 15 Jahren

Seit dem 1. Januar 2007 wird das Theater Kiel in der Rechtsform einer Anstalt öffentlichen Rechts (AöR) geführt, in der das bisherige Amt für die Bühnen der Landeshauptstadt  Kiel  aufging. Unterstützt wird das Theater unter anderem durch Kooperationen mit dem Förderverein Gesellschaft der Freunde des Theaters in Kiel, dem Verein Musikfreunde Kiel e.V. sowie der Volksbühne Kiel e.V., aus denen zahlreiche Veranstaltungen  hervorgehen.

Erfolg aus über hundert Jahren Erfahrung

Oper,  Orchester,  Ballett,  Schauspiel  und  Junges  Theater – diese  Sparten  repräsentieren  beim  Theater  Kiel  ein vielfältiges  und  hochwertiges  Kulturangebot.  Mit  insgesamt 575 Mitarbeitern,  drei  eigenen  Spielstätten, drei  Funktionsgebäuden und rund  35  Millionen  Euro Umsatz ist  der  traditionsreiche  Betrieb  mit  seiner  über hundertjährigen Geschichte nicht nur eines der größten deutschen Fünf-Sparten-Theater.  Es  ist  auch  ein  solides mittelständiges  Unternehmen  mit  ausgefeilter  Organisation  und  den  notwendigen  kaufmännischen Strukturen.

Alte Software mit Ablaufdatum

Die  reibungslose  Abwicklung  der  betriebswirtschaftlichen Abläufe war im Frühjahr 2011 nicht länger gegeben. Das bisherige System stieß an seine Grenzen und eine Aussicht  auf  Weiterentwicklung  war  nicht  erkennbar.  Daher  entschied  sich  die  Geschäftsführung  für  die  Einführung  einer neuen  kaufmännischen  Software.  Die  Anforderungen  an eine  moderne  Lösung  waren  dabei  klar  umrissen:  „Wir  suchten  nach  einem  ganzheitlichen  System,  welches  die  Unternehmensprozesse von der ersten Bestellung bis zur Archivierung des letzten Beleges abbildet“, erläutert Roland Schneider,  stellvertretender  Kaufmännischer  Direktor  beim Theater  Kiel.

eGECKO Software bietet ganzheitliches System

Den Anforderungen gerecht wird eGECKO in erster Linie durch seinen modularen Leistungsumfang. Alle unternehmerischen Prozesse können durch eine optimal an das Bedarfsprofil des Anwenders ausgerichtete Zusammenstellung unterstützt werden. Aber auch das innovative Verständnis der CSS AG ist ein entscheidender Faktor.

Klare Anforderungen und Vorstellungen

Roland Schneider führt aus,  „Es  sollte  an  unsere  Bedürfnisse  anpassbar  sein und unsere  betrieblichen  Anforderungen  an  modernes  Controlling, Kostenrechnung und Budgetierung speziell im Hinblick auf automatisierte Prozesse erfüllen.“ Zudem gab es klare  Vorstellungen  im  Hinblick  auf  den  neuen  Softwarepartner: Ein  mittelständisches  Unternehmen  sollte  es  sein,  welches auch  die  Sicherheit  bieten  konnte,  die  vorhandene  Software weiter innovativ zu entwickeln.

eGECKO Software punktet mit Gesamtkonzept

Entsprechend  sorgfältig  verlief  das  Auswahlverfahren  für  die neue  Software:  Neben  den  laufenden  Kontakten  zu  anderen Kulturbetrieben  und  dem  damit  verbundenen  Erfahrungsaustausch  fand  bei  der  Verwaltungsdirektorenkonferenz  eine Umfrage nach den eingesetzten Softwaresystemen im Rechnungswesen  statt.  Zusätzlich  wurde  eine  Internetrecherche durchgeführt  und  die  Fachmesse  CeBIT  besucht. In  Auswertung aller Gespräche und Erkenntnisse schafften es vier Softwareanbieter in die nähere Auswahl, die dann im Rahmen einer  Ausschreibung  ein  konkretes  Angebot  mit  einem  umfassenden  Leistungskatalog  vorlegten.

 

Innovatives Verständnis der CSS AG überzeugt

„Nicht nur wir als Kunde wollten  künftige  Anforderungen  an  das   Programm  benennen können, sondern wir erwarteten, dass uns auch der Hersteller mit neuen innovativen Entwicklungen und Modulen aktiv  unterstützt.“ Proaktiv auf Herausforderungen von Branchen und Situationen in der Wirtschaft zuzugehen ist in der Philosophie der CSS AG verankert. Der Entschluss zur Zusammenarbeit stand damit für den kaufmännischen Direktor fest, "Kurz, wir haben nicht nur ein Programm gekauft, sondern auch ein Konzept mit einer Idee und Perspektive."

Auftritt der Softwarelösung – eGECKO On Stage

Die  Entscheidung  fiel letztlich  auf  die  betriebswirtschaftliche  Software  eGECKO  der CSS AG. Dies nicht nur aufgrund des hervorragenden Preis-/ Leistungsverhältnisses  der  umfangreichen  Softwarelösung – auch das Konzept des Systems überzeugte:

Direkt und umfassend im Einsatz

„Es waren die Masken,  die  Modularität,  das  direkte  Verzweigen  in  andere Module und die flexible Steuerung.“, erinnert sich Roland Schneider  an  die  Entscheidungsfindung. „Wir  haben  das  Programm  sofort  verstanden.   Es erschien uns in sich schlüssig – was letztendlich auch dazu  führte,  dass  wir  einen  verhältnismäßig  geringen  Einweisungs- und  Einarbeitungsaufwand  hatten.“ Die  Entscheidung  bewährte  sich  umgehend.  Bereits  zwei Monate  später  – pünktlich  zum  Geschäftsjahresbeginn  der Spielzeit 2011/12 – konnte das Theater Kiel am 1. August den Echtbetrieb starten. Die Installation lief in wenigen Tagen ab, die Konfiguration wurde parallel zum Testbetrieb  eingerichtet,  die  Schulung  auf  wenige Tage  begrenzt.  Einzig  die  Datenübernahme  des  Anlagevermögens war bis dato nicht abgeschlossen. „Wir  haben  das  Programm  sofort  verstanden.   Es erschien uns in sich schlüssig – was letztendlich auch dazu  führte,  dass  wir  einen  verhältnismäßig  geringen  Einweisungs- und  Einarbeitungsaufwand  hatten.“

Reibungslose Integrationsphase

Seitdem läuft das System ohne Komplikationen. Insgesamt arbeiten heute sieben Fibu-User sowie 30 Nutzer der Rechnungsprüfung  mit  der  bedienerfreundlichen  eGECKO-Lösung. Im Einsatz befinden sich die eGECKO-Module Finanzbuchhaltung,  Einkauf  und  Bestellwesen,  Info  User, DocXInvoice,  Faktura,  Unternehmenssteuerung,  Anlagenbuchhaltung  und  Kostenrechnung.  Durch  die  Funktionsvielfalt der integrierten Unternehmenssoftware sind für das Theater Kiel damit alle Anforderungen erfüllt. Besondere Erleichterung  im  täglichen  Arbeitseinsatz  bringt  die  vollintegrierte  Eingangsrechnungsverarbeitung,  womit  die  täglich anfallende  Flut  an  Rechnungen  und  Gutschriften  schnell und effizient abgewickelt werden kann.

Sicherheit in Archivierung und Planung

Ob OCR-Verarbeitung  von  Papierbelegen  oder  Einlesen  von  Rechnungen per E-Mail – jetzt ist eine frühzeitige Digitalisierung von Eingangsrechnungen  ebenso  gewährleistet  wie  die  gleichzeitig  GoBD-konforme Ablage dieser Dokumente im eGECKO Archiv – jeweils verknüpft mit der automatischen Buchung im  Rechnungseingangsbuch.  Auch  die  digitalen  Freigabeprozesse  mit  integriertem  Workflow,  inklusive  GoBD-konformer Protokollierung, sind bei den betriebswirtschaftlichen  Abläufen  nicht  mehr  wegzudenken.  Und  unliebsame Skontoverluste  oder  Liquiditätsengpässe  werden  durch  die permanente  Übersicht  aller  eingegangenen  Rechnungen von  vornherein  vermieden. 

Rezension Theater Kiel

Roland Schneider | stellv. kaufmännischer Direktor
"Wir haben das Programm sofort verstanden. Es erschien uns in sich schlüssig - was letztendlich auch dazu führte, dass wir einen verhältnismäßig geringen Einweisungs- und Einarbeitungsaufwand hatten. Die gute Kommunikation zwischen CSS und uns hat dies ermöglicht und damit verhindert, dass wir ein weiteres Jahr mit dem alten System arbeiten mussten."
Roland Schneider|Theater Kiel AöR|stellv. kaufmännischer Direktor

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Knapp 2000 Kunden gehören bereits zu den zufriedenen Anwendern unserer Softwarelösungen. Damit ist die CSS AG Teil der führenden internationalen Hersteller betriebswirtschaftlicher Software. Mit eGECKO setzen wir neue Maßstäbe in Funktionalität, Software- & Datenintegration und Benutzerfreundlichkeit. Erhalten Sie einen Überblick von welchen Standorten aus und für welche Fachbereiche wir Sie unterstützen.

Deutschlandweit in Ihrer Nähe – Die CSS Standorte

Unsere Mitarbeiter sorgen an unseren deutschlandweiten Standorten für die optimale Betreuung unserer eGECKO Kunden. Der Hauptsitz der CSS AG ist in Künzell bei Fulda.

eGECKO-Module auf einen Blick

Module können wir Ihnen unter anderem aus den folgenden Bereichen anbieten. Für mehr Details und eine Funktionsauflistung besuchen Sie bitte die verlinkten Seiten. Sollten Sie besondere Anforderungen haben, die über das vorgestellte Angebot hinaus greifen, gehen Sie gerne auf unsere Experten zu und lassen sich unverbindlich beraten.