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Urlaubsgeld - Mitarbeitermotivation optimal gestalten

Geschrieben von CSS | Mar 18, 2024 1:43:03 PM

Das Urlaubsgeld:

Richtig aufgesetzt & korrekt abgerechnet

Beim Urlaubsgeld handelt es sich dem Grund­satz nach um eine freiwillige Sonder­zahlung, die Arbeit­geber ihren Be­schäftigten zur Finanzierung des Urlaubs zusätzlich zu ihrem Arbeits­entgelt be­zahlen. Urlaubs­geld verbessert nicht nur die Motivation, sondern fördert auch die Mit­arbeiter­bindung, die an­gesichts des Fach­kräfte­mangels immer be­deutender wird. Diese Sonder­vergütung ist auch als 13. Monats­gehalt, Urlaubs­gratifikation oder zu­sätzliches Urlaubs­geld bekannt.  Der Aus­zahlungs­termin kann individuell und voll­kommen un­abhängig vom tatsächlichen Urlaub fest­gelegt werden.

Darüber hinaus gibt es unter­schiedliche Gestaltungs­möglichkeiten:

  1. Urlaubsgeld mit Entgeltcharakter: Diese Sonder­zahlung lässt sich als 13. Gehalt ge­stalten, das für erbrachte Arbeits­leistungen gewährt wird.
  2. Urlaubsgeld als Gratifikation: Wird diese Sonder­zahlung ver­traglich ver­einbart, soll sie einer­seits die Betriebs­treue und anderer­seits die Arbeits­leistung honorieren.

Achtung: Urlaubsgeld ist nicht Urlaubsentgelt

Als Urlaubsentgelt wird die Lohn- und Gehalts­fortzahlung für die Urlaubs­tage bezeichnet, auf die Arbeit­nehmer einen gesetzlichen An­spruch haben. Im § 11 des Bundes­urlaubs­gesetzes (BUrlG) sind die Grund­sätze zur Be­rechnung des Urlaubs­entgeltes klar geregelt.

Im Gegen­satz dazu stellt das Urlaubs­geld grund­sätzlich eine ebenso frei­willige Sonder­zahlung durch den Arbeit­geber dar, wie das beim Weihnachts­geld der Fall ist. Da es keinen ge­setzlichen An­spruch auf Urlaubs­geld gibt, kann das Unter­nehmen frei ent­scheiden, ob und wann es diese Sonder­zahlung leistet und wie hoch dieser Zu­schuss aus­fallen soll.

Allerdings kann ein An­spruch auf Urlaubs­geld vertraglich ver­einbart sein oder ent­stehen. Die Vor­aus­setzungen sind:

der Tarifvertrag

Sobald Arbeitgeber und Arbeit­nehmer tarif­ge­bunden sind, gelten die Rechte und Pflichten beider Parteien aus den definierenden Regeln des je­weiligen Tarif­ver­trages - auch in Be­zug auf das Urlaubs­geld.

eine Betriebsvereinbarung

Einigen sich Arbeitgeber und Betriebs­rat auf eine Betriebs­ver­einbarung, sind dort die Rechte und Pflichten der Vertrags­parteien und der Arbeit­nehmer definiert - und zwar ver­bindlich.

der Arbeitsvertrag

Auch im privatrechtlichen Ver­trag zwischen Unter­nehmen und Be­schäftigten ge­schlossenen Arbeits­verträgen kann der An­spruch auf Urlaubs­geld ver­bindlich ge­regelt sein.

die Zusage des Arbeitgebers

Unternehmen können ihrer Beleg­schaft die Sonder­zahlung für den Urlaub frei­willig zu­sagen. Damit bleiben sie flexibel, denn eine solche Zu­sage lässt sich jähr­lich neu er­teilen, sodass Arbeit­geber die aktuelle Geschäfts­lage berück­sichtigen können.

der sogenannten Gleichbehandlungsgrundsatz

Sobald sämtliche Be­schäftigten eines Unter­nehmens Urlaubs­geld er­halten, darf der Arbeit­geber einzelne Be­schäftigte oder Mit­arbeiter­gruppen nicht davon aus­schließen.

betriebliche Übung

Zahlt das Unter­nehmen drei Jahre hinter­einander in gleicher Höhe und vor allem ohne Vor­behalt, erwächst aus dieser be­trieblichen Übung eben­falls ein künftiger An­spruch auf Urlaubs­geld. Aus einer frei­willigen Leistung wird somit eine Pflicht.

Berechnung und Höhe des Urlaubsgeldes

Dem Grundsatz nach gibt es keine Fest­legungen zur Be­rechnung des Urlaubs­geldes, sodass die Um­setzung sehr unter­schiedlich aus­fällt. Maß­gebliche Be­rechnungs­grund­lage ist eine eventuelle ver­tragliche Ver­einbarung, wie zum Bei­spiel der Tarif- oder Arbeits­vertrag. Unter­nehmen können ver­schiedene Möglich­keiten zur Be­rechnung nutzen:

  • ein Pauschal­betrag je Kalender­jahr
  • ein Festbetrag je Urlaubs­tag
  • ein prozentualer Zu­schlag zum Urlaubs­entgelt

Wichtige Faktoren für die Be­rechnung des Urlaubs­geldes sind neben der Frage, ob wöchentlich oder monatlich der Lohn ge­zahlt wird, die wöchentliche Arbeits­zeit und die Anzahl der Monate, die der Be­schäftigte im Jahr für den Arbeit­geber tätig ist. Sollte er nämlich nicht das ganze Jahr be­schäftigt worden sein, muss das Unter­nehmen auch nur ein anteiliges Urlaubs­geld be­zahlen.

Schon diese Vielfalt an Möglich­keiten erklärt, dass die tatsächliche Höhe der in Tarif­ver­trägen vereinbarten Sonder­zahl­ungen abhängig von der Branche sehr unter­schiedlich aus­fallen kann: Die Spanne reicht aktuell von 180 bis 2.627 Euro für Be­schäftigte mit mittlerer Ver­gütung, ohne dass dabei Zu­lagen oder Zu­schläge berück­sichtigt worden wären - so eine aktuelle Aus­wertung des WSI Tarifarchivs, das 22 Tarif­branchen ein­bezieht. Nach wie vor ist das Urlaubs­geld vieler Branchen in den alten Bundes­ländern noch deutlich höher als in den neuen. Einige Branchen setzen aber auf Gleich­be­handlung, wie bei­spiels­weise die Ver­sicherungs­branche, das Gebäude­reinigungs­handwerk und die chemische Industrie.

Vor allem die Branchen, die sich für ein prozentual auf das Urlaubs­entgelt aus­gerichtetes Urlaubs­geld ent­schieden haben, konnten die Sonder­zahlung deutlich im Zuge der Tarif­erhöhungen an­passen. Hier liegt wiederum das in den neuen Bundes­ländern angesiedelte Bau­haupt­gewerbe vorn, denn mit 5,8 Prozent Er­höhung konnte es sogar die 5,2 Prozent des brandenburgischen Einzel­handels über­treffen. So nach und nach werden die Unter­schiede also kleiner.

Die Auszahlung des Urlaubsgeldes

Auch in diesem Punkt gibt es keine ver­bindlichen Regeln, der Zeit­punkt der Aus­zahlung kann also voll­kommen unterschiedlich fest­gelegt werden. In vielen Fällen zahlen Unter­nehmen das Urlaubs­geld jedoch gemeinsam mit dem Lohn für Juni oder Juli aus, andere Arbeit­geber verbinden die frei­willige Zu­wendung mit der Aus­zahlung des gesetzlich vor­gesehenen Urlaubs­entgelts.

Sonderfälle in Bezug auf das Urlaubsgeld

Die Behandlung von Sonderfällen wie Elternzeit, Krankheit und Kündigung in Bezug auf das Urlaub­sgeld hängt davon ab, mit welchem Zweck die Sonder­vergütung ver­bunden ist:

Wird die Sonder­zahlung mit Ent­geltcharakter ver­einbart, soll die bereits erbrachte Arbeits­leistung zusätzlich ver­gütet werden. Ein aus­scheidender Mit­arbeiter hat somit auch einen anteiligen An­spruch. Im Gegen­satz dazu kann ein Urlaubs­geld mit Gratifikations­charakter daran ge­knüpft sein, dass ein Mit­arbeiter zu einem be­stimmten Stichtag noch im Unter­nehmen aktiv ist - schließlich soll die Betriebs­treue be­lohnt werden. Wurden die ver­schiedenen Ziel­setzungen ge­mischt, dann greifen die Regel­ungen für Sonder­zahlungen mit Ent­geltcharakter.

Ebenso muss bei Krank­heit und Eltern­zeit nach dem Zweck der Sonder­zahlung differenziert werden:

  • Urlaubsgeld mit Ent­geltcharakter darf reduziert werden, sobald der Be­schäftigte nicht ge­arbeitet hat
  • Urlaubsgeld mit Gratifikations­charakter muss in voller Höhe aus­gezahlt werden - un­abhängig davon, ob der Be­schäftigte ge­arbeitet hat oder nicht.
  • Gratifikationen mit gemischtem Charakter dürfen nur dann ge­kürzt werden, wenn eine solche An­passung ver­traglich aus­drücklich fest­gelegt ist.

Steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Behandlung

De facto gehört das Urlaubsgeld zum Arbeits­lohn - und der ist steuer­pflichtig. Sollte die Zahlung ein­malig erfolgen, wird sie als sonstiger Be­zug ver­steuert. Diese Regel­ung greift auch dann, wenn das Urlaubs­geld aufgeteilt über das Jahr für jeden be­anspruchten Urlaubs­tag gewährt wird. Wie immer gibt es jedoch eine Aus­nahme: Sollte das Urlaubs­geld regelmäßig als monatlicher Zu­schlag aus­gezahlt werden, dann wird es auch steuerlich als laufender Arbeits­lohn be­handelt.

Sozialversicherungs­beiträge müssen dem Grund­satz nach bis zur Höhe der jeweiligen Beitrags­bemessungs­grenzen (BBG) be­rechnet und ab­geführt werden. Daraus folgt: Auch Urlaubs­geld als Einmal­zahlung muss ent­sprechend berück­sichtigt werden. Sollte ein Arbeit­nehmer ohnehin ein Gehalt be­ziehen, das über die BBG hinaus­geht, fallen auch keine Sozial­versicherungs­beiträge an. Bewegt sich sein Arbeits­entgelt unter­halb der BBG, werden auch Bei­träge auf das Urlaubs­geld erhoben.

Fazit: Urlaubsgeld als Sonderzahlung

Überlegt konzipieren und korrekt abrechnen

Der Gedanke, den Arbeit­nehmern den wichtigen Urlaub mit einer Sonderv­ergütung zu finanzieren, ist aus­gesprochen positiv. Doch schon bei der Ge­staltung des Urlaubs­geldes sind die Konsequenzen gut zu be­denken - ins­besondere für die Lohn­abrechnung. Die Aus­wirkungen in Bezug auf die Steuern hängen nicht zuletzt von der Ziel­setzung, der Höhe und dem Aus­zahlungs­turnus ab. An dieser Stelle kann eine professionelle Lohn­software nicht nur für korrekte Ergebnisse sorgen, sondern über­nimmt im Optimalfall die komplette Ab­rechnung.