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Personalplanung sichert personelle Ausstattung - und Erfolg!

Geschrieben von CSS | Mar 18, 2024 1:47:35 PM

Definition

Was versteht man genau unter Personalplanung?

Als Teil des Personalwesens und der Unter­nehmens­planung obliegt es der Personal­planung, sämtliche Maß­nahmen zu planen und durch­zu­führen, die die ideale personelle Aus­stattung eines Unter­nehmens sichert - und zwar sowohl in der nahen als auch in der mittleren und fernen Zukunft. Nur mit einem derart vor­aus­schauenden Vor­gehen wird ein Unter­nehmen in die Lage versetzt, seine Ziele mit Hilfe der dazu not­wendigen Arbeit­nehmer zu erreichen. Dement­sprechend befasst sich die Personalplanung mit

  • der Personalbestandsplanung,
  • der Personalbedarfsplanung,
  • der Personalentwicklung und
  • der Personalkostenplanung.

Ein wesentliches Ziel besteht darin, die Ressourcen im Unter­nehmen in den genannten Zeit­räumen so zu steuern, dass keine Engpässe auftreten.

Die wesentlichen Aufgaben bzw. Teilbereiche der Personalplanung

Die Aufgabenstellung der Mitarbeiter­planung ist viel­schichtig, alleine die unter­schiedlichen Betrachtungs­zeiträume erfordern ein umsichtiges Vorgehen:

  • Personalbestandsplanung Ausgangspunkt für alle zu ergreifenden Maß­nahmen ist die Ermittlung des jeweiligen personellen Ist-Zustands im Unter­nehmen.
  • Personal­bedarfs­planung Um einen eventuell vorhandenen Personal­bedarf für den jeweiligen Betrachtungs­zeitraum zu ermitteln, muss der personelle Soll-Zustand erarbeitet werden und zwar sowohl in Bezug auf die not­wendige Anzahl der Arbeits­kräfte als auch deren Qualifikationen und Kompetenzen. Daraus leiten sich zwei Ansätze ab, nämlich die
    • quantitative Personalplanung und die
    • qualitative Personalplanung.
  • Personalbeschaffungsplanung Ist der Bedarf an zusätzlichen Arbeits­kräften für den jeweiligen Zeit­raum ermittelt, können gezielte Recruiting-Maß­nahmen geplant und durch­geführt werden - sowohl intern als auch extern.
  • Personalentwicklungsplanung Die gezielte Aus- und Weiter­bildung von bereits im Unter­nehmen aktiven Beschäftigten ist ebenfalls ein probates Instrument, um den Bedarf an bestimmten Fach­kräften zu decken. So stärken Unter­nehmen die Mitarbeiter­motivation und -bindung, reduzieren aber auch die Kosten für Recruiting und Einarbeitung.
  • Personaleinsatzplanung Jeden Mitarbeiter entsprechend seiner Fähig­keiten und Potenziale an der Stelle ein­zusetzen, an der er den größten Nutzen für das Unter­nehmen bringt und seine individuellen Karriere­pläne verwirklichen kann, ist ein weiterer Schwer­punkt einer erfolgreichen Mitarbeiterplanung.
  • Personalfreisetzungsplanung Auch dies gehört zur stringenten Personal­planung: Sind Bereiche des Unter­nehmens über­besetzt, weil sich beispiels­weise der Geschäfts­schwerpunkt verändert hat oder neue Techno­logien eingeführt wurden, müssen diese Über­bestände in einer für alle Beteiligten zufrieden­stellenden Art und Weise abgebaut werden.
  • Personalkostenplanung Eine vorausschauende und umsichtige Personal­kostenplanung sichert nicht nur die not­wendigen Ressourcen für die notwendigen Maß­nahmen, sondern befähigt das Unter­nehmen dazu, diese zu be­schreiben, dar­zustellen und zu bewerten.

Welche Ziele verfolgt die Personalplanung?

Die Zielsetzung lässt sich folgendermaßen zusammen­fassen: Die Personal­planung strebt die ideale personelle Aus­stattung eines Unter­nehmens an, mit der einer­seits die Er­reichung der unter­nehmerischen Ziele und anderer­seits die Zufriedenheit der Beleg­schaft gesichert ist. Dementsprechend leiten sich die konkreten Ziele größtenteils aus dem jeweiligen Personal­bedarf der verschiedenen Abteilungen ab. Aller­dings kann sich die ideale personelle Aus­stattung durchaus ändern - und das auch schnell: Wechseln beispiels­weise Beschäftigte in andere Unter­nehmen, kommt es zu länger­fristigen, krank­heits­bedingten Aus­fällen oder gehen Mit­arbeiter­innen in den Mutter­schutz, müssen die für die Mit­arbeiter­planung Zuständigen kurz­fristig reagieren und adäquaten Ersatz besorgen. Ebenso wirken sich neue Ziel­setzungen des Unter­nehmens, der techno­logische Fortschritt und die Globali­sierung aus - Mitarbeiter­planung ist also als Prozess zu verstehen, der sich den unter­schiedlichsten Ein­flüssen anpassen muss.

Die Komplexität der Personalplanung

Um Unternehmen und Beleg­schaft effektiv zu unter­stützen, muss die Personal­planung verschiedene Planungs­horizonte im Blick behalten. Diese gegen­stands­bezogene Personal­planung unter­scheidet dem­zufolge zwischen strategischer, taktischer und operativer Planung:

Strategische Personalplanung - langfristig Hier geht es um die lang­fristige Planung von Auf­bau, Ein­satz und Erhalt sowie Ab­bau des Personals. Die strategische Mit­arbeiter­planung bezieht also das gesamte Unter­nehmen mit ein und sollte des­wegen von der Unter­nehmens­führung gesteuert werden.

Taktische Personalplanung - mittelfristig Die taktische Planung stellt im Prinzip ein Bindeglied zwischen strategischer Personal­planung einerseits und operativer Planung anderer­seits dar: Ausgerichtet an den strategischen Zielen geht es um die Planung konkreter Maß­nahmen auf mittlere Sicht.

Operative Personalplanung - kurzfristig Diese Planung befasst sich bevorzugt mit ablauf­orientierten Maß­nahmen und damit um die Erreichung der handlungs­bezogenen Fein­ziele, die Voraus­setzung für einen erfolg­reichen Geschäfts­jahresabschluss sind.

Die wichtigsten Instrumente der strategischen Personalplanung

Bei der strategischen Personal­planung geht es nicht nur darum, die in Zukunft not­wendige Anzahl und Qualität der Mit­arbeiter zu prognostizieren, um recht­zeitig mit der Personal­suche beginnen zu können. Es gibt einige weitere Instrumente, die ins­besondere angesichts des zunehmenden Personal­mangels an Be­deutung gewinnen:

Bindung zuverlässiger Mitarbeiter

Eine hohe Fluktuation ist teuer - hier sinn­voll mit individueller Förderung, finanziellen Anreizen und außer­ordentlichen Leistungen entgegen­zuwirken, kann sich bei all den damit ver­bundenen Kosten auf lange Sicht durchaus rechnen. Unter­nehmen sollten also ermitteln, welche Kompetenzen perspektivisch gefragt und in welchen Unter­nehmens­bereichen qualifizierte Mit­arbeiter knapp sind. Es sind genau die Engpässe an motivierten und lern­bereiten Beschäftigten, auf die sich ziel­führende Maß­nahmen zur Weiter­ent­wicklung konzentrieren sollten. Deren Förderung deckt nicht nur den Bedarf des Unter­nehmens, sondern verbessert Motivation und Mitarbeiterbindung.

Employer Branding

Der Fachkräftemangel sorgt dafür, dass Unter­nehmen im Wett­bewerb um die gefragten Talente bestehen müssen. Wird im Zuge der strategischen Personal­planung klar, welche Anforder­ungen künftige Beschäftigte erfüllen sollten, lassen sich ent­sprechende Recruiting-Kampagnen recht­zeitig starten, was die Chancen deutlich erhöht. Darüber hinaus können Programme wie „Mitarbeiter werben Mitarbeiter“ oder die Ein­bindung sozialer Netz­werke von Nutzen sein. An dieser Stelle werden die als Employer Branding bezeichneten Marketing­maß­nahmen zur Marken­bildung relevant, die ein Unter­nehmen als attraktiven Arbeit­geber präsentieren und damit gegenüber den Talenten von Mit­bewerbern positiv abheben.

Wissensmanagement und -vermittlung

Bei einer erfolgreichen Personal­planung geht es nicht nur um die Quantität, sondern vor allem um die Qualität der Be­schäftigten - also die Kompetenzen. Um bereits vorhandene Potenziale effektiv aus­schöpfen zu können, müssen Unter­nehmen diese zunächst identifizieren. Dabei unter­stützen moderne Instrumente wie Daten­banken die Kompetenzprofile, die sich nach bestimmten Schwer­punkten analysieren lassen, um den Bedarf an Weiter­bildungen ermitteln zu können. Aller­dings erfordert das ein intensives Zusammen­spiel mit allen Fach­abteilungen, die ihren Beitrag zur Ent­wicklung ziel­führender Weiter­bildungs­programme leisten müssen.

Was passiert ohne strategische Personalplanung?

Die daraus resultierenden Probleme können unter­schiedlich, aber allesamt fatal sein:

  • Das Unternehmen hat zu wenig Personal, um die ge­steckten Ziele tatsächlich zu erreichen.
  • Die Belegschaft ist im Ver­hältnis zu den Ergebnissen zu groß, sodass die Gewinn­marge belastet wird.
  • Der Aufwand für Recruiting und Ein­arbeitung ist zu hoch, was wiederum den Nutzen und die Unter­nehmens­gewinne schmälert.
  • Im Unternehmen fehlen wichtige Kompetenzen, sodass sich die ge­steckten Ziele nicht oder nur teil­weise erreichen lassen.
  • Die Arbeitsbedingungen ver­schlechtern sich, was zu Personal­abwanderung führt und wiederum kosten­intensives Recruiting und Ein­arbeiten not­wendig macht.

Wichtiges Zusammenspiel mit Personalentwicklung

Recruiting ist nicht immer die beste Antwort auf die Fragen der Personal­planung, denn oft genug verfügen bereits im Unter­nehmen aktive Mit­arbeiter über spannende Potenziale, die sich zu beider­seitigem Vorteil mit gezielten Fort- und Weiter­bildungen aus­bauen lassen. Insofern ist das intensive Zusammen­wirken von Personal­planung und -entwicklung der Schlüssel zum Erfolg: Aus der Prüfung der Effektivität und Produktivität der einzelnen Mit­arbeiter auf ihren Posten lässt sich ableiten, ob Mit­arbeiter eventuell an anderen Stellen sinn­voller ein­zusetzen und bei Bedarf weiter­zu­entwickeln sind. Dabei spielen Zufrieden­heit und Motivation wichtige Rollen, um gutes Personal ans Unter­nehmen binden zu können.

Fazit: Personalplanung

Personalplanung als wichtigen Erfolgsfaktor im Unternehmen digital aufstellen

Zuverlässige und qualifizierte Fach­kräfte sind begehrt, denn mit ihrer Leistungs­bereitschaft und ihrem Knowhow sorgen sie dafür, dass Unter­nehmen nach­haltig erfolg­reich sind. Umso wichtiger ist es, den konkreten Personal­bedarf nicht nur auf kurze, sondern auch auf mittlere und lange Sicht zu ermitteln - nur so lassen sich die geeigneten Maß­nahmen ergreifen, um entweder neue geeignete Mit­arbeiter zu rekrutieren und/oder diese aus dem eigenen Personal­bestand zu ent­wickeln. Um die unge­nutzten Potenziale, die in jeder Beleg­schaft schlummern, sinn­voll nutzen und weiter­entwickeln zu können, sollten diese zunächst mit Hilfe einer passenden Soft­ware identifiziert und analysiert werden. Ein solcher Daten­bestand wird immer wert­voller, denn er eröffnet Unter­nehmen die Möglich­keit, die Mit­arbeiter­entwicklung optimal und effektiv an den Ergebnissen einer strategischen Personal­planung auszurichten.