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Personalcontrolling - Daten und Kennzahlen gezielt nutzen

Geschrieben von CSS | Mar 18, 2024 1:48:07 PM

Definition

Was versteht man unter Personalcontrolling?

Das Personalcontrolling - auch HR Controlling genannt - erhebt aus­sage­kräftige Personal­kenn­zahlen und -daten, die dem Unter­nehmen als belastbare Grund­lage für betriebliche und personelle Entscheidungen und Strategien dienen. Damit gehört das Personal­controlling zum Unter­nehmens­controlling, fokussiert aber auf die Beobachtung und bei Bedarf auch Anpassung von Personal­prozessen und Projekten auf der Basis personen­relevanter Informationen und Analysen.

Das erlaubt nicht nur eine bessere Planung der Personal­arbeit und damit von Personal­projekten und -prozessen, aber auch dem Recruiting. Doch die Informationen, die auf diesem Weg über das Personal generiert werden, eröffnen ein deutlich größeres Potenzial. Die verantwortlichen Personal­manager können beispiels­weise nicht nur die Anzahl der Mit­arbeiter genau erfassen und auswerten, sondern auch deren Leistungs­fähigkeit, die durch sie verursachten Kosten und die Höhe des Vollzeitäquivalents.

Die wichtigsten Methoden des Personalcontrollings

Im HR Controlling, das personen- bzw. gruppen­relevante Daten und Zahlen erhebt und auf­bereitet, lassen sich ver­schiedene Methoden zur Daten­erfassung und Auswertung nutzen:

Quantitatives Personalcontrolling Die für diese Methode benötigten Daten liegen im Personal­controlling bereits vor, wie beispiels­weise Personal­struktur oder -kosten.

Qualitatives Personalcontrolling In diesem Fall werden variable Faktoren heran­gezogen, wie zum Beispiel Umfragen unter den Mit­arbeitern in Bezug auf die Führungs­qualitäten des Managements, die Zufrieden­heit der Beschäftigten, deren Motivation oder deren Bindung an das Unternehmen.

Strategisches Personalcontrolling Diese Methode befasst sich mit Zielen und Strategien des Personal­managements und des Unter­nehmens - und zwar auf lange Sicht.

Operatives Personalcontrolling Operatives Personalcontrolling beantwortet unter Abwägung von Kosten und Nutzen bzw. Chancen und Risiken wichtige Fragen nach ge­eigneten Maß­nahmen, um bestimmte Vor­haben zu realisieren und Ziele zu erreichen.

Die Aufgaben und Ziele des Personalcontrollings

Die Ziele können durchaus von Unter­nehmen zu Unte­rnehmen unter­schiedlich sein, orientieren sich jedoch haupt­sächlich an den Ziel­setzungen der Personal­wirtschaft - und damit des Unter­nehmens. Grund­sätzlich geht es um die Gewähr­leistung des benötigten Informations­flusses und um Transparenz, um die Personal­wirtschaft effektiv planen, steuern und ko­ordinieren zu können. Die Schwerpunkte sind:

Die Ziele des Personal­controllings drehen sich im Grunde rund um den Informations­fluss und die Transparenz sowie die Planung, Steuerung und Koordination der Personal­wirtschaft. Die wichtigsten Ziele sind:

  • ein reibungsloser Informationsfluss
  • konsequente Evaluation
  • Festlegung von Planungs-, Steuerungs- und Kontrollzielen
  • umsichtige Koordination der Personalwirtschaft
  • Integration der Personalarbeit
  • stringente Früherkennung von Problemen
  • verbesserte Transparenz des Personalwesens

Aus den Zielen lassen sich folgende Aufgaben für das Personalcontrolling ableiten: HR Controlling sorgt also für den funktionierenden Informations­fluss im Unter­nehmen, was nicht zuletzt im Interesse des Qualitäts­managements liegt. Darüber hinaus stellt das Personal­controlling relevante Informationen für Entscheidungs­träger bereit. Die gesammelten Daten werden so aus­gewertet, dass im Management tragfähige Strategien entwickelt und Ent­scheidungen getroffen werden können.

Gleichzeitig lassen sich Chancen, aber vor allem auch Risiken frühzeitig identifizieren, um die geeigneten Gegen­maß­nahmen einleiten zu können. Eine weitere wichtige Aufgabe ist es, die not­wendige personelle Kapazität zu ko­ordinieren, um die relevanten Daten überhaupt erheben und den betreffenden Stake­holdern zur Verfügung zu stellen. Ebenfalls wichtig ist die Kontrolle und Bewertung der Effekte, die durch Personal­maßnahmen, Projekte und Prozesse entstehen.

Die Instrumente des Personalcontrollings

Im Prinzip setzt das Personalcontrolling auch die Instrumente ein, die das Unter­nehmens­controlling verwendet - natürlich nach einer entsprechenden Anpassung. Dazu gehören:

  • Benchmarks und Vergleiche Kennzahlen wie Soll-Ist-, Wird-Ist- oder Ist-Ist-Vergleiche lassen sich einer­seits unter­nehmens­intern mit denen anderer Abteilungen und Standorte, anderer­seits aber auch extern mit denen anderer Firmen vergleichen.
  • Zeitreihen Auch diese können verglichen werden. Darüber hinaus lassen sich aus Zeit­reihen Entwicklungen und Trends zur Aus­wertung von Strategien oder Maßnahmen ablesen.
  • Human Resource Scorecard Dieses Instrument erlaubt die Definition von Key Performance Indicators (KPIs) und Zielen.
  • Human Ressource Due Diligence und HR Audits Mit diesem Tool lassen sich die personellen Ressourcen im Zuge analysieren, indem Unter­nehmens­kultur und Prozesse unter­sucht, aber auch Chancen und Risiken gemessen werden.
  • Mitarbeiterbefragungen Befragungen der Mitarbeiter geben Auf­schluss zu Stärken und Schwächen der Organisation.

Welche Kennzahlen sind im Personalmanagement relevant?

Die Auswahl der zu erfassenden Kenn­zahlen hängt von den konkreten Zielen ab - einerseits des Personal­controllings anderer­seits des Unter­nehmens­controllings. In Frage kommen zum Beispiel:

  • Altersstruktur
  • Krankheitsquote
  • Mitarbeiterproduktivität
  • Soll- und Netto-Personalbedarf
  • Personalbestand
  • Personalbeschaffungskosten
  • Personalkosten
  • Überstundenquote
  • Betriebszugehörigkeitsstruktur
  • Frauenanteil

Fazit: Personalcontrolling

Personalcontrolling - effektives Instrument zur stringenten Unternehmenssteuerung

Personalcontrolling nutzt in Unter­nehmen bereits vor­liegende Daten, aber auch zu generierende Informationen, um diese nach unter­schiedlichen Prämissen aus­zu­werten. Auf diese Weise lassen sich nicht nur sich entwickelnde Probleme oder Risiken früh­zeitig erkennen, sondern vor allem Strategien und Maß­nahmen die Personal­planung und -entwicklung ableiten. Schon der Daten­umfang und die -vielfalt machen den Einsatz einer geeigneten Software sinn­voll. Auswertungen müssen schnell und vor allem variabel durch­geführt werden, um die wichtigen Personal­controlling Aufgaben erfüllen zu können. So kann dieser spezielle Bereich des Unter­nehmens­controllings einen wichtigen Beitrag zum Erreichen der Unter­nehmens­ziele insgesamt leisten.