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Den Warenfluss digital einbetten Warenwirtschaftssystem

Damit Unternehmen, gerade in Verbindung mit einem Online-Shop, eine bessere Übersicht zu Warenbeständen und Vertrieb gewinnen, ist ein Warenwirtschaftssystem das Schlüsselinstrument für effizientere Geschäftsabläufe. Dazu bieten sich mehrere Integrationsmodelle an.

Warenwirtschaftssystem Lager und Warenfluss digital koordinieren

Mit dem Warenwirtschaftssystem (WWS) werden die Warenströme eines Unternehmens abgebildet. Dabei wird ein computergestütztes Verfahren zur Erfassung und der Verarbeitung von Warenbestand- und Bewegungsdaten verwendet. So kann der Warenfluss besser gesteuert werden und die Lagerbestände sind direkt einsehbar.

Ein Warenwirtschaftssystem unterstützt nicht nur Großunternehmen, sondern auch kleine und mittelständische Unternehmen. Es ist wichtig, dass das Warenwirtschaftssystem auf das eigene Unternehmen genau angepasst ist. Die Anforderungen an Warenwirtschaftssysteme sind eng mit der Zielsetzung des Unternehmens verbunden.

  • Zudem ist neben der Dokumentation der Warenströme und Warenbestände, die Informationsfunktion enorm wichtig.
  • Denn nur so läuft der Warenfluss reibungslos, wodurch Zeit und Geld eingespart werden können.

Nutzen für mittelständische Unternehmen

Die Digitalisierung der Arbeitswelt ermöglicht eine Kostenersparnis durch die Optimierung von Arbeitsprozessen. Ein EDV-gestütztes Warenwirtschaftssystem automatisiert die Arbeitsabläufe insbesondere in den Bereichen Logistik und Handel bzw. Einzelhandel und bietet somit einen klaren Wettbewerbsvorteil.

  • Denn ein professionelles Warenwirtschaftsprogramm gewährleistet, dass alle Prozesse im Unternehmen reibungslos und effizient ablaufen.
  • Das führt zu einer hohen Kundenzufriedenheit, denn es werden keine Kundenbestellungen übersehen und die schnelle Bearbeitung von eingehenden Bestellungen wird erleichtert.
  • Zudem wissen Sie genau, dass die angebotenen Produkte auch im Lager verfügbar sind, was lange Wartezeiten vermeidet.

Aufbau und Funktionen einer Software für Warenwirtschaftssysteme

Zentrale Funktion einer Software für Warenwirtschaftssysteme ist die Automatisierung aller Prozesse, die bei einem Einkauf in Handel oder Einzelhandel zustande kommen. So wird nach dem Eingang einer Bestellung automatisch die Bestätigung, der Lieferschein, als auch die Rechnung, an den Kunden versendet. Simultan werden alle Lagerbestände im System gespeichert und sind jederzeit abrufbar.

Mithilfe dieser Informationen können die Waren platzsparend und übersichtlich gelagert und ohne großen zeitlichen und finanziellen Aufwand transportiert werden. Daher ist es sinnvoll, darauf zu achten, dass das Warenwirtschaftsprogramm die Bestandsliste nach jedem Auftrag aktualisiert und auf fällige Nachbestellungen hinweist.

Vorteile eines Warenwirtschaftssystems als KMU nutzen

Die Einführung eines Warenwirtschaftssystems automatisiert die Arbeitsabläufe bei einer Bestellung, sodass die Kunden- und Bestelldaten erfasst und in das System eingepflegt werden.

Das durchgängige System, das sich wie ein roter Faden durch die komplette Bestellabwicklung und Auslieferung der Ware zieht, bietet eine Übersicht über mehrere Lager. Zudem bietet ein EDV-gestütztes Warenwirtschaftssystem höchstmögliche Transparenz durch Echtzeit-Auswertungen. So kann das Warenwirtschaftssystem mehrere Lager verwalten und den aktuellen Bestand anzeigen.

Unterschied Warenwirtschaftssystem und ERP

Das Warenwirtschaftssystem fokussiert sich auf den Warenfluss und optimiert somit diesen Teil der Geschäftsprozesse. Eine ERP-Software hingegen verwaltet alle Ressourcen eines Unternehmens und bietet einen Überblick über alle Geschäftsprozesse und deren Optimierungspotential.

Mithilfe einer ERP-Software werden keine eigenständigen Finanzbuchhaltung-Software, Rechnungswesen-Software, Personalwesen-Software, oder Controlling-Software benötigt. Denn diese und viele weitere Bereiche sind in einem ERP-Programm zentralisiert, so dass zu jeder Zeit dieselbe Datenbasis verwendet wird. Die vielfältigen Bereiche werden bei einem Warenwirtschaftssystem gar nicht oder lediglich über Zusatzfunktionen abgebildet bzw. integriert.

Zusatzmodule und zusätzliche Funktionen eines Warenwirtschaftssystems

Neben den Basisfunktionen bieten unterschiedliche Anbieter verschiedene Zusatzfunktionen an. Achten Sie daher vor dem Kauf darauf, welche Funktionen enthalten sind, bzw. mit welchen Modulen das Warenwirtschaftssystem erweiterbar ist.

Denn wenn Ihr Unternehmen wächst, wachsen auch die Anforderungen an das Warenwirtschaftsprogramm. Funktionen, die nachträglich programmiert oder zusätzlich integriert werden müssen, erfordern die Ausarbeitung eines neuen Anforderungsprofils. Sinnvolle Zusatzfunktionen in einer Warenwirtschaftssystem-Software sind folgende:

  • Rücksendeverwaltung
  • Kassensystem
  • Buchhaltungssoftware (mit Anbindung zum Warenwirtschaftssystem)
  • Integrierter Online-Shop
  • Mobile Lösungen

Warenwirtschaftssysteme in der Cloud

Mit Hilfe eines integrierten Cloud-Service ist es problemlos möglich, die Daten und Ergebnisse des Warenwirtschaftssystems einzusehen. Viele Unternehmen scheuen allerdings noch den Einsatz von cloudbasierter Software. Nicht unberechtigt, da eine Cloud-Lösung eine Investition darstellt, die sich durch die Finanzkraft von KMU relativ schleppend amortisiert.

Daher bieten Software-Hersteller unterschiedliche Lösungen an. Zum Beispiel kann bei der Software eGECKO das Warenwirtschaftssystem sowohl inhouse als auch in der eGECKO-Cloud genutzt werden. Ob eine solche Lösung für Sie jedoch in Frage kommt, lässt sich am besten nach einer Überprüfung Ihres Anforderungsprofils bewerten.

Um bei der Vielzahl an unterschiedlichen Systemen die richtige Lösung für Sie und Ihr Unternehmen zu finden, beraten wir Sie gerne über die Integration und den Einsatz einer Software für Warenwirtschaftssysteme.

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