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Bessere Perspektiven für den Mittelstand Verwaltungssoftware

Eine Verwaltungssoftware nimmt viele Herausforderungen der Prozessbewältigung ab. Unter ihrem Begriff sammeln sich zahlreiche Funktionen oder Einzelprogramme, mit denen die Unternehmens­verwaltung verschlankt wird. Ziel ist eine effizientere Geschäftstätigkeit.

digitaler Arbeitsplatz Verwaltungssoftware für agile Prozessbetreuung

Unter eine Verwaltungssoftware fallen alle Programme, mit denen Unternehmensprozesse digital abgebildet und gesteuert werden. Dabei entwickeln sich Datenströme, deren Funktion das Unternehmen selbst festlegt. Grundsätzlich lassen sich alle Funktionen über eine Benutzeroberfläche bedienen, die sich je nach Verwaltungssoftware mit einem anderen Fokus behauptet.

Der Kernvorteil einer Verwaltungssoftware als digitaler Arbeitsplatz verabschiedet unübersichtliche Zettelwüsten und bietet mehr unternehmerische Agilität. Mit digitaler Armlänge können beispielsweise Dokumente, Termine und Projekte blitzschnell zwischen Abteilungen kommuniziert werden. Im Folgenden werden einige der vielen Funktionen erläutert, die eine Verwaltungssoftware beherbergen könnte.

Software für die Verwaltung produktiver Ressourcen

Neben direkten Funktionen für das Controlling, wie Frühwarnsystemem und intelligente Programme für Budgetierung oder Kostenrechnung, decken Verwaltungsprogramme die grundlegenden Bereiche der Ressourcenplanung ab.

Zeit- und Terminverwaltung

Als wichtigste Ressource des Unternehmens müssen alle terminierten Prozesse überwacht und angeleitet werden. Die Zeiterfassung und das Terminmanagement stellen dabei einen sensiblen Datenbestand. Bleibt die Terminverwaltung an mündlichen Absprachen oder auf kleinen Notizblättern kleben, wird das Controlling stark an Qualität verlieren.

  • Durch bestimmte Verwaltungsprogramme lassen sich die Verläufe von Geschäftsaktivitäten präzise verfolgen. 
  • Außerdem bieten intelligent verzahnte Verwaltungstools den Vorteil, unmittelbar Optimierungspotential aufzudecken. 
  • Scheitert die Effizienz der Projektplanung an zu eng gefassten Zeitschätzungen, unterstützt eine entsprechende Verwaltungssoftware. 
  • Mithilfe moderner Funktionen lassen sich Schätzungen beispielsweise statistisch simulieren.

Aufgaben- und Projektverwaltung

Ist die digitale Zeitverwaltung mit der Projektverwaltung verknüpft, lassen sich Wechselwirkungen erzeugen. Eine gute Verwaltungssoftware für das Projektmanagement zeichnet sich durch Funktionen aus, mit denen  Aufgaben aufgegliedert und zentral geplant werden. Damit lässt sich der strukturgebende Kommunikationsfluss des Projekts sinnvoll steuern.

  • Je nach Berechtigung können Verantwortliche ihre Ideen in gemeinschaftlichen Clustern eintragen. 
  • Der Projektmanager koordiniert diese Informationen, indem er sie in Projektstrukturen zusammenfasst. 
  • Die daraus resultierende Matrix enthält Zuständigkeiten und eine angelagerte Zeitverwaltung. 

Eine solche Verwaltungssoftware bietet mehr Überblick für Projektabläufe und hilft dabei, ein optimales Phasenmodell und ein günstiges Zeitverhältnis für Projekte festzusetzen.

Urlaubs- und Mitarbeiterverwaltung

Eine personelle Zuordnung, angeschlossen an die Personalzeiterfassung, ist ebenfalls Bestandteil einer modernen Verwaltungssoftware. Mitarbeiter werden auf ihre Termine hingewiesen und mit wenigen Klicks in ein Projekt involviert oder einer Abteilung zugeführt. Die Urlaubs- und Arbeitszeit des Personals lässt sich zentral verfolgen und die Kommunikation zwischen den zuständigen Abteilungen wird unterstützt. Denn über eine Verwaltungssoftware, die bei der Mitarbeiterführung unterstützt, lassen sich im Normalfall direkt E-Mails mit personalbezogenen Daten versenden und verwalten.

  • Darüber hinaus macht ein Verwaltungsprogramm aufmerksam auf Personalmangel bzw. -schwächen, indem es auf die Ressourcenplanung zugreift und diese bewertet. 
  • Für eine gesteigerte Effizienz sollte die Integration dieser Verwaltungssoftware über die Funktion als Schnittstelle hinaus gehen und als Bestandteil in die ERP-Software integriert sein. 
  • Als Resultat wird die Leistung der Abteilungen übersichtlich und vollumfänglich interpretiert und deren Stärken gewürdigt. 
  • Mit jedem zusätzlichen Teilbereich der ERP-Software reichert sich die Informationsqualität ihres Datennetzes an.

Software für die Verwaltung finanzieller Wertströme

Um die finanzielle Lage des Unternehmens im Fokus zu halten, bietet sich eine spezialisierte Verwaltungssoftware an. Mithilfe dieser Programme lässt sich beispielsweise die Liquidität sinnvoll bewerten und der gesamte Wertstrom verständlich verfolgen.

Finanzverwaltung

Finanzpläne lassen sich mit einer entsprechenden Software unterstützt verwalten. Die Kosten für das Finanzwesen minimieren sich, wenn relevante Datenströme abgefangen und widerverwendbar ausgezeichnet sind. Das kann zum Beispiel bedeuten, dass die Buchhaltung die Abschreibung neuer Anlagen berechnet und diese Werte mit bestimmten Eigenschaften oder Prioritäten hinterlegt.

  • Durch eine Markierung mit Parametern können diese Werte dann automatisch für neue Formulare und zukünftige Pläne aufgefunden werden. 
  • Eine Verwaltungssoftware hilft dabei, Datensätze ständig aktuell zu halten und übersichtlich zu kategorisieren. 
  • Buchhalterische Dokumente müssen außerdem externen Sachverständigen begreifbar sein. Daher fügen gute Verwaltungsprogramme Dokumente über einheitliche Designs zusammen. 
  • Diese Funktionen lassen sich je nach Anforderung individualisieren, sodass alle Datensätze unter eigenen Briefköpfen, Signaturen und Layouts eine charakteristische Form annehmen.

Vertrags- und Rechnungsverwaltung

Da Rechnungen und Belege besonderen Rechtsvorschriften unterliegen, nimmt eine Software für Vertragsverwaltung und für die Fakturierung bestimmte Verantwortungen ab. Dank digital sortierter Belege, gehen deren Aufbewahrungsfristen nicht unter. Rechnungen lassen sich einfach über das automatische Ausfüllen eines Formsatzes lösen.

  • Dazu werden Produkte und Leistungen in der Datenbank des Verwaltungsprogramms aktualisiert. Diese können flexibel für Rechnungen und Angebote eingesetzt werden, ohne dass Posten mit jeder Dokumenterstellung neu angelegt werden müssten. 
  • Wird der Preis einer Leistung beispielsweise angepasst, gilt dieser Parameter dann global für alle Mitarbeiter, welche die Software der Vertragsverwaltung nutzen. Dadurch können falsche Preisauszeichnungen effektiv vermieden werden. 
  • Eine Verwaltungssoftware kann ebenfalls zusammen mit einem automatischen Benachrichtigungssystem funktionieren. Mitarbeiter werden benachrichtigt, wenn beispielsweise ein Artikel aktualisiert oder ein neuer Auftrag freigegeben wurde.

Kreditoren- und Kundenverwaltung

Kreditoren, also Lieferanten und externe Auftragnehmer, die Verbindlichkeiten gegenüberstehen, sorgen für weitere Posten der Buchhaltung. Innerhalb von festen Zahlungsfristen müssen Kredite begleichen werden, um wirtschaftlich zu arbeiten und dem Mahnwesen auszuweichen. Eine aufwändige Kreditorenbuchführung wird vermieden, wenn eine Software für die Verwaltung von externen Aufträgen eingesetzt wird.

Auch für die Verwaltung von Kundenaufträgen, für die ebenfalls Verbindlichkeiten aus dem Kaufvertrag entstehen, lohnt sich der Einsatz von Verwaltungssoftware. Lieferanten und Kunden können bequem in einer Datenbank gepflegt werden. Aktuelle Datensätze werden einfach aufgerufen und automatisch in die entsprechenden Dokumente übernommen.

Einzel- vs. Komplettlösungen

Verwaltungssoftware gibt es sowohl als funktionsbezogene Lösung als auch im Komplettpaket. Funktionsorientiert bedeutet, dass für jeden Teilprozess im Unternehmen eine eigene Schnittstelle oder ein Einzelprogramm zu Verfügung steht. Für kleinere Betriebe, die einen relativ geringen Verwaltungsaufwand bewältigen, lohnen sich bereits kostenlose Lösungen. Dem ambitionierten Mittelstand türmt sich durch den Einsatz zahlreicher unterschiedlicher Programme ein zusätzlicher Aufwand auf:

  • Softwarehersteller warten Ihre Programme in unterschiedlichen Abständen und verlangen nicht selten den Neupreis oder den Kauf einer weiteren Lizenz.
  • Teilweise entstehen Software- oder Bedienungsfehler, wenn die Aktualisierungen nicht mehr kompatibel sind.
  • Häufig verschwindet der Support hinter einem Verwaltungsprogramm auch und die Funktionen bleiben veraltet.

Verwaltungssoftware als Einzelprogramm

Wenn ein Betrieb ein intelligentes Softwaremanagement vorausschickt, unter dem der Umfang an Verwaltungsprogrammen stets aktualisiert wird, würde er der Abhängigkeit von Softwareherstellern entfliehen. Dennoch offenbart sich durch den Einsatz von Einzelprogrammen ein weiterer Nachteil.

Die Einarbeitung in alle technisch gestützten Betriebsabläufe erfordert ein Kompendium, das mit jeder Neuerung überarbeitet werden muss. Und nicht alle Hersteller bieten eine umfassende Informationsqualität, welche für interne Schulungen einsetzbar ist.

Komplettlösungen und Funktionsgruppen

Um Verwaltungsprogramme zu einem benutzerfreundlichen Rahmen zusammenzufügen, empfiehlt sich der Verzicht auf einen zersplitterten Softwarepark. Am einfachsten erreicht sich dieser Anspruch über die Integration von individuellen Komplettlösungen. Als solche verknüpft eine Software für Verwaltung die planerische Architektur der Unternehmensführung.

Ziel der Integration sollte keine stumme Digitalisierung von Verwaltungsprozessen sein. Damit sich ein mehrwertiger Nutzen erfährt, wird zuerst ein Bedarfsportfolio abgebildet, anhand dessen das Funktionsmuster einer umfassenden Verwaltungssoftware entsteht.

Individuelle Software richtet das Design ihrer Bedienoberfläche an den Herausforderungen des Unternehmens aus. Mitarbeiter erhalten dadurch mehr Komfort und finden schneller zu den gewünschten Ergebnissen.

Einzel- und Komplettlösungen direkt vergleichen

Um mehr Tiefgang in die Welt der digitalen Verwaltung zu wagen, sollten Unternehmer mit ihren Stabstellen entsprechende Seminare oder eine Online-Präsentationen aufsuchen. Für viele dieser Termine besteht eine kostenlose Anmeldung.

Neben der direkten Präsentation von erfolgreichen Programmen werden zudem individuelle Fragen geklärt und eventuell auch passende Lösungen demonstriert. Über verschiedene Web-Seminare lassen sich Softwarepakete optimal vergleichen. Eine Entscheidung für ein Verwaltungsprogramm wird dann gründlich und mit fundiertem Wissen bewertet.

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