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Automation in einer digitalen Unternehmenslandschaft Unternehmenssoftware

Mithilfe der passenden Unternehmenssoftware werden Geschäftsabläufe effizient gestaltet. Vom Rechnungswesen bis hin zum Controlling und personellen Angelegenheiten lassen sich produktive und leicht zu wartende Software-Synergien erzeugen.

Unternehmenssoftware Digitaler Büroalltag mit systematischer Zentralisierung

Die Digitalisierung greift in fast alle Arbeitsbereiche eines Unternehmens ein, von der Textverarbeitung, über Rechnungen schreiben oder dem Kundenmanagement. Doch je mehr unterschiedliche Software eingesetzt wird, umso unübersichtlicher wird die Datenpflege. So muss teilweise ein und derselbe Datensatz in unterschiedlichen Systeme mehrfach angelegt und eingepflegt werden. Mithilfe einer integrierten und zentral gesteuerten Unternehmenssoftware steht dahingegen ein Datensatz für alle Unternehmensbereiche zur Verfügung, die direkten Einfluss auf das geschäftliche Ergebnis haben.

Eine Softwarelösung für mehrere Unternehmensbereiche

Viele Unternehmensbereiche stehen in dauerhafter Wechselwirkung miteinander. So hat die Auftragslage Auswirkungen auf die Produktion oder eingehende Bestellungen wirken sich auf die Warenwirtschaft eines Unternehmens aus. Eine digitale Vernetzung der einzelnen Bereiche ist daher unabdingbar und vermeidet Fehlerquellen. Eine integrierte Unternehmenssoftware verbindet die verschiedenen Bereiche eines Unternehmens in einem zentralen System. So kann die Unternehmenssoftware beispielsweise folgende Einzellösungen vereinen:

  • Rechnungswesen-Software
  • Controlling-Software
  • Personalwesen-Software

Modularisierte Unternehmenssoftware

Die unterschiedlichen Geschäftsbereiche nehmen bei jedem Unternehmen einen anderen Schwerpunkt ein. So ist beim Onlinehandel ein Warenwirtschaftssystem unverzichtbar. Dies wird bei einem Dienstleister ohne Lagerbestände allerdings nicht benötigt. Modularisierte Unternehmenssoftware kann je nach Gewichtung und an die Schwerpunkte des eigenen Unternehmens ausgerichtet werden. So wird das System direkt an das Unternehmen angepasst und nicht das Unternehmen an ein System. Das Management soll schließlich unternehmerische Agilität bewahren und sich nicht mit dem Zwang starrer Softwarelösungen gürteln.

Datenaustausch dank Schnittstellen

Besonders kleine und mittelständische Betriebe sind darauf angewiesen, die eigene Unternehmenssoftware kompatibel zu den Anwendungen der Stammkunden zu gestalten. Viele KMU sind Zulieferer für größere Industrieunternehmen. Um den Warenverkehr, die Lagerhaltung, Produktionsplanung und Logistik in Bezug auf Großabnehmer und Stammkunden zu koordinieren, sind Schnittstellen und kompatible Systeme für einen ungestörten und automatisierten Datentransfer nötig. Schnittstellen vereinfachen nicht nur den technischen Austausch mit Kunden, sondern auch mit Steuerberatern, dem Finanzamt oder anderen Institutionen.

Ressourcenverschwendung durch veraltete Unternehmenssoftware

Viele Unternehmen arbeiten schon seit Jahren mit verschiedenen Programmen und Systemen, die den Arbeitsalltag erleichtern sollen. Allerdings haben sich besonders bei der Vernetzung und Automatisierung von Softwaresystemen viele Neuerungen ergeben, die eine Zentralisierung aller Unternehmensbereiche unterstützen. Zum Beispiel haben alte Warenwirtschaftssysteme noch kein CRM-Modul bzw. keine Schnittstelle zu einem CRM System.

So muss gegebenenfalls eine neue Software für das Kundenbeziehungsmanagement angeschafft werden. Dies bedeutet allerdings eine doppelte Datenhaltung. Das heißt, dass jede Datenänderung in einem System auch in dem anderen Programm nachgepflegt werden muss. Die Abstimmung zwischen den Programmen und Listen muss manuell erstellt werden.

  • Für diesen Abgleich und die doppelte Datenhaltung werden unnötig Mitarbeiter-Ressourcen verschwendet.
  • Zudem verlangsamt die manuelle Datenübertragung den Geschäftsprozess und erzeugt Fehlinformationen durch Tippfehler oder geänderte Informationen, die nicht übernommen wurden.
  • Moderne Unternehmenssoftware verfügt allerdings über ausreichend Schnittstellen, durch die eine automatisierte Kommunikation stattfindet.
  • Diese Automatisierung erhöht die Prozess- und Datenqualität und reduziert den Arbeitsaufwand im Unternehmen.

Passende Software Auswahl

Die Auswahl an Unternehmenssoftware ist groß. Daher ist es wichtig, das passende System für das eigene Unternehmen zu finden. Grundsätzlich müssen bei der Auswahl viele Faktoren mit einbezogen und sorgfältig abgewogen werden. Denn Mitarbeiter müssen oft kurzfristig auf benötigte Daten zurückgreifen und gewisse Datensätze, wie zum Beispiel Bestellungen, sind entscheidend für den finanziellen Erfolg eines Unternehmens. Bei der Integration einer Unternehmenssoftware gibt es verschiedene Möglichkeiten, die jeweils einen anderen Schwerpunkt setzen:

Individualsoftware

Um auf die besonderen Bedürfnisse und Anforderung eines Unternehmens einzugehen, kann eine Individualsoftware erstellt werden. Hierfür programmieren Softwareentwickler eigens ein Programm, welches passgenau auf das eigene Unternehmen zugeschnitten ist. Dies ist natürlich mit höheren Investitionen als beim Einsatz von Standardsoftware verbunden. Soll die individuelle Unternehmenssoftware erweitert werden, ist eine präzise Ausarbeitung von Anforderungsprofilen erforderlich, denn jede Erweiterung und jede neu ausgerichtete Schnittstelle muss extra programmiert werden.

Best of Breed Strategie

Um das beste aus allen Branchenlösungen für das eigene Unternehmen zu erhalten kann auf die Best of Breed Strategie gesetzt werden. Hierbei kommen verschiedene Softwarelösungen für separate Teilbereiche zum Einsatz, die durch einen Systemintegrator verbunden wird. Die Idee dahinter ist, die jeweils „besten“ durch das Marktgeschehen "gezüchteten" Softwarelösungen auszuwählen und zu verbinden, wie der Name verdeutlicht. Allerdings gibt es bei der Lösung auch mehrere Nachteile, von Schnittstellenproblematiken, über systemspezifisches Fachwissen zur Betreuung der Anwender, bis hin zu hohen Wartungskosten der einzelnen Systeme.

Branchenspezifische Komplettlösung

Für eine Vielzahl an Branchen gibt es Komplettlösungen, die speziell auf die Anforderungen des Tätigkeitsfeldes angepasst sind. Diese Programme werden auch ERP (Enterprise-Resource-Planning) Systeme genannt. Großer Vorteil dabei ist, dass eine ERP Software verschiedene Bereiche, wie das Rechnungswesen, das Controlling, die Warenwirtschaft und das Personalwesen abdeckt und dank verschiedenen Schnittstellen viele Prozesse automatisiert ablaufen. Durch den modularisierten Aufbau kann das System beliebig erweitert oder verschlankt werden, um sich dem Unternehmen, ferner dem Bedarf an fokussierter Übersichtlichkeit, anzupassen.

Integration einer Unternehmenssoftware

Bei der Implementierung einer Unternehmenssoftware können immer wieder Fehler auftreten. Besonders die Altdatenübernahme gestaltet sich oftmals schwierig und langwierig. Damit Ihre bestehenden Daten gleich zur Verfügung stehen und in bestehende Prozesse integriert werden, helfen Software-Experten. Bei der Softwareinstallation sollte daher darauf geachtet werden, dass die Datenmigration individuell geplant und protokolliert wird. Vertrauen Sie daher auf Softwarehersteller, mit jahrelanger Erfahrung.

Wenn Sie zum Beispiel eGECKO als Software in Ihr Unternehmen integrieren möchten, profitieren Sie von einem umfassenden Service. Die komplette Projektabwicklung wird von der Planung, bis hin zur Echtbetriebsbegleitung umfassend von erfahren Mitarbeitern betreut. Damit die eigenen Mitarbeiter den Umgang mit der neu eingeführten Unternehmenssoftware kennen lernen und die Arbeitsabläufe optimiert werden sind Schulungen sinnvoll. Gerne beraten wir Sie zu einer gelungenen Integration der Unternehmenssoftware oder erleben Sie in einer Online-Präsentation, wie eGECKO die Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen optimiert.

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