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Jahresumsatzsteuererklärung Korrekte Abrechnung nach strengen Regeln

Die Umsatzsteuererklärung ist eine Jahresabrechnung der vorangemeldeten und bezahlten Umsatzsteuer – Sie kann sogar quasi per Knopfdruck erledigt werden.

Schnell und sicher erstellen Umsatzsteuerjahreserklärung

Die meisten deutschen Unter­nehmen sind um­satz­steuer­pflich­tig und müssen im Laufe eines Steuer­jahres regel­mäßig Um­satz­steuer­vor­anmel­dungen ein­reichen. Auch wenn die Um­satz­steuer per se ein durch­lau­fender Posten ist und keinen Ein­fluss auf den Gewinn des Unter­nehmens hat, legt der Fiskus größten Wert auf eine kor­rekte und pünkt­liche Abrechnung.

Umsatzsteuerjahreserklärung - was ist das genau?

Im Prinzip handelt es sich um die Ab­rechnung der im Steuer­jahr an das Finanz­amt über­mit­telten Um­satz­steuer­vor­anmel­dungen: Die Um­satz­steuer­jahres­erklärung oder auch Jahres­umsatz­steuer­erklärung gibt dem Finanzamt dem­nach Auskunft über

  • alle Umsatz­erlöse im rele­vanten Steuer­jahr,
  • die davon abzu­ziehen­den Vor­steuer­beträge und
  • die für den Zeit­raum bereits geleis­teten Um­satz­steuer­voraus­zahlungen.

Die Sal­dierung dieser Beträge zeigt an, ob der Steuer­pflichtige eine Nach­zahlung vorneh­men muss oder einen Erstat­tungs­anspruch hat.

Wie ist die Umsatzsteuerjahreserklärung einzuordnen?

Die Um­satz­steuer – auch Mehr­wert­steuer genannt – wird bereits seit 1968 auf Pro­dukte und Dienst­leistungen erhoben. Grund­sätzlich gilt aktuell ein Um­satz­steuer­satz von 19 Prozent, einige Pro­dukt­gruppen wie Lebens­mittel oder Presse­erzeug­nisse werden mit den ermäßigten Steuer­sätzen von sieben oder zehn Prozent belegt. Diese regel­mäßig als Ver­brauchs­steuer bezeichnete Steuer müssen Unter­nehmen auf ver­kaufte Waren oder Dienst­leistungen auf­schla­gen und ans Finanz­amt abführen. Schluss­endlich liegt die Steuer­last beim Ver­brau­cher, für die Unter­nehmen bleibt sie erfolgs­neutral.

Umsatz­steuer­pflichtig sind (u. a.)

  • von einem Unter­nehmen im Inland reali­sierte, ent­gelt­liche sonstige Leistungen und Lieferungen,
  • bezo­gene Waren aus EU-Mit­glieds­staaten im Rahmen des inner­gemein­schaft­lichen Erwerbs sowie
  • eingeführte Gegen­stände aus Nicht-EU-Ländern.

Empfänger der Umsatz­steuer – und auch der Um­satz­steuer­jahres­erklärung – ist das Finanz­amt, das für den Bezirk zu­ständig, in dem das jewei­lige Unter­nehmen ganz oder zum über­wiegenden Teil betrieben wird.

Welche Unternehmen müssen Umsatzsteuer erheben und abführen?

Auskunft dazu gibt der § 2 Abs. 1 des Um­satz­steuer­gesetzes (UStG), nach dem Unter­nehmer­innen und Unter­nehmer, die selbst­ständig einer gewerb­lichen oder beruf­lichen Tätigkeit nach­gehen, umsatz­steuer­pflichtig sind – und zwar unabhängig von der gewählten Rechts­form. Es ist also uner­heblich, ob ein Frei­berufler Ein­nahmen erzielt, ein Ge­werbe­treiben­der als Ein­zel­unter­nehmer auf­tritt oder eine Firma als GmbH oder AG firmiert. Aus­schlag­gebend ist die selbst­ständige Tätig­keit. Aus­nahmen von der Umsatz­steuer­pflicht gibt es in einigen Branchen, wie bei­spiels­weise Bildung oder Ver­siche­rungen, aber auch für kleine Unter­nehmen.

Besonderheit: Kleinunternehmerregelung

Im § 19 UStG er­öffnet der Gesetz­geber Selbst­ständigen mit relativ geringen Um­sätzen eine grund­legende Ver­ein­fachung des kom­plexen Themas Umsatz­steuer: Diese soge­nannten Klein­unter­nehmer sind von der Umsatz­steuer­pflicht befreit, sodass sie in ihren Rechnungen generell die Netto-Beträge aus­weisen können. Diese Medaille hat aber zwei Seiten: Im Gegen­zug erhalten Klein­unter­nehmer nämlich auch die für Einkäufe be­zahlte Um­satz­steuer nicht als Vor­steuer zurück.

Diese Aus­nahme­regelung in puncto Um­satz­steuer­pflicht ist an strenge Bedin­gungen, die im § 19 Abs. 3 UStG beschrie­ben sind, geknüpft. Um als Klein­unter­nehmen zu gelten, darf der Ge­samt­umsatz des Unter­nehmens

  1. im ver­gangenen Kalen­der­jahr die Grenze von 22.000 Euro und
  2. im laufenden Kalen­der­jahr die Grenze von 50.000 Euro vo­raus­sicht­lich

nicht über­schreiten.

Wichtig: Klein­gewerbe ist nicht gleich Klein­unter­nehmen!

Die Begriffe ähneln sich zwar, dürfen aber nicht ver­wechselt werden: Klein­unter­nehmer werden per Um­satz­steuer­regelung definiert – auch ein Klein­gewerbe­trei­bender kann also als Klein­unter­nehmer gelten, wenn er die für die Umsatz­steuer­befreiung rele­vanten Umsatz­größen nicht über­schreitet. Die Definition eines Klein­gewerbes lautet jedoch: Es handelt sich um ein Unter­nehmen, das wegen der Art oder des Umfangs der Ge­schäfts­tätigkeit als Nicht-Kaufmann gilt.

Damit ist ein ent­sprechend ein­gerich­teter Geschäfts­betrieb nicht not­wendig  – und keine Buch­führung. Hier reicht eine Ein­nahmen-Über­schuss-Rechnung, die auf der Ist-Versteuerung beruht. Sollte der jährliche Um­satz jedoch 600.000 Euro über­schreiten oder ein Gewinn von mehr als 60.000 Euro jährlich reali­siert werden, greift die Pflicht zur Er­stel­lung einer Bilanz.

Welche Fristen und Vorschriften gelten für die Jahresumsatzsteuererklärung?

Auch die gel­tenden Pflichten sind im Um­satz­steuer­gesetz (UStG) gere­gelt:

  • Die reguläre Ab­gabe­frist für die Um­satz­steuer­jahres­erklärung endet am 31.7. des auf das Steuer­jahr folgenden Jahres. Aller­dings wurde ins­beson­dere in den letzten Jahren die Frist nach hinten verschoben, hier sind immer die aktuellen Regelungen im Blick zu behalten.
  • Erstellt ein Steuer­berater die Um­satz­steuer­jahres­erklärung verlängert sich die Frist bis Ende Februar des über­nächsten Jahres.
  • Die Um­satz­steuer­voran­meldung muss spätestens am 10. Tag des auf den Vor­anmeldungs­zeitraum folgenden Monats eingereicht werden. Das zuständige Finanz­amt teilt in Ab­hängig­keit von den reali­sierten Umsätzen mit, ob Unter­nehmen die monatlich, viertel­jährlich oder jährlich voran­melden müssen.

Wichtig: Über­mittlung auf elektro­nische Wege

Sowohl die Umsatz­steuer­vor­anmel­dung als auch die Um­satz­steuer­jahres­erklärung müssen über ELSTER er­stellt und an das zustän­dige Finanz­amt über­mittelt werden – Papier­formulare werden nicht mehr an­erkannt. Für die sichere Teil­nahme am elek­tro­nischen Daten­aus­tausch benötigen Unter­nehmen ein Zerti­fikat, das unter www.elster.de be­antragt werden kann. Dieses wird als Authenti­fizierung verwendet, wenn der Steuer­pflichtige sich auf dem Portal einloggt.

Was ist in diesem Zusam­menhang eine Dauer­fristver­längerung?

Die Erstel­lung der Umsatz­steuer­voran­meldung kann auf­wendig sein, wenn ein Unter­nehmen zum Bei­spiel viele kleine Einzel­umsätze generiert. Um eine Frist­über­schrei­tung zu ver­meiden, lässt sich die Abgabe­frist auf Antrag um einen Monat ver­längern: Das Unter­nehmen muss dann also erst am 10. des über­nächsten Monats, der auf den Voran­meldungs­zeitraum folgt, die Um­satz­steuer­voran­meldung einreichen.

Für die Dauer­frist­verlängerung gilt:

  • Unter­nehmen, die die Um­satz­steuer­voran­meldung monatlich ab­geben, müssen eine ein­malige Sonder­voraus­zahlung leisten, um die Dauer­frist­verlängerung genehmigt zu be­kom­men. Die Höhe der Sonde­rzahlung richtet sich nach der im Vor­jahr be­zahlten Um­satz­steuer, ein Elftel davon ist anzu­setzen. Bei Star­tups im ersten Ge­schäfts­jahr werden die Sonder­zahlungen geschätzt. Die so er­reichte Dauer­frist­verlängerung muss jährlich neu be­antragt werden - ohne Be­grün­dung.
  • Für Unter­nehmen mit quar­tals­weiser Um­satz­steuer­voran­meldung reicht ein ein­maliger Antrag auf Dauer­frist­verlängerung aus, eine Sonder­zahlung wird nicht erhoben.
  • Eine Dauer­frist­verlängerung hat hin­gegen keinen Ein­fluss auf die Abgabe der Um­satz­steuer­jahres­erklärung.

Wie läuft die Umsatzsteuerjahreserklärung im Detail ab?

Die Umsatz­steuer­erklärung basiert auf den Daten, die per obli­gato­rischer Umsatz­steuer­voran­meldung im Laufe des rele­vanten Steuer­jahres beim Finanz­amt eingereicht haben.

Umsatzsteuer voranmelden

Darunter ist eine Erklä­rung des Unter­nehmens zu verstehen, wie viel Um­satz­steuer in einem vorher fest­ge­legten Zeit­raum ver­ein­nahmt wurde. Der in Frage kom­mende Zeit­raum bemisst sich nach der Höhe der im Vor­ahr abge­führten Um­satz­steuer:

  • Um­satz­steuer­schuld im Vorjahr über 7.500 Euro - monatlicher Voranmeldungszeitraum
  • Um­satz­steuer­schuld im Vorjahr zwischen 1.000 und 7.500 Euro - quartalsweiser Voranmeldungszeitraum
  • Um­satz­steuer­schuld im Vorjahr unter 1.000 Euro - Voranmeldung entfällt

Von der auf die eigenen Umsätze entfallenden und eingenommenen Umsatzsteuer können Unternehmen für die im jeweiligen Zeitraum aufgewendete Umsatzsteuer für Einkäufe oder bezogene Leistungen als Vorsteuer abziehen.

Umsatzsteuer bezahlen

Das Er­gebnis muss dem Finanz­amt spätes­tens am 10. Tag nach Ablauf des Voran­meldungs­zeit­raums mit­geteilt werden. Gleich­zeitig muss das Unter­nehmen dafür sorgen, dass die Um­satz­steuer auch abge­führt wird - per Über­weisung, dann ist auf Pünkt­lichkeit zu achten, oder per Last­schrift.

Wichtig: Zah­lung recht­zeitig ver­anlas­sen

Das Finanz­amt stellt keine geson­derte Zahlung­sauf­forderung auf, aller­dings ist mit strengen Buß­geldern zu rechnen, sollten Termine nicht ein­ge­halten werden.

Umsatzsteuerjahreserklärung

Für die Er­stel­lung der Um­satz­steuer­jahres­erklärung stehen nun fol­gende Berech­nungen an:

  1. Die zu bezah­lende Um­satz­steuer berechnet sich grund­sätzlich als Dif­ferenz aus ein­genom­mener und auf­gewen­deter Umsatz- bzw. Vor­steuer des ge­samten Jahres.
    Umsatz­steuer­zahl­last = Um­satz­steuer - Vor­steuer
  2. Die Um­satz­steuer­abschluss­zahlung wiederum wird er­mit­telt, indem die bereits im Rahmen der Um­satz­steuer­voran­meldungen geleis­teten Zahlungen mit der gesamten Um­satz­steuer­zahl­last ver­rechnet werden.
    Umsatz­steuer-Ab­schluss­zahlung = Um­satz­steuer­zahl­last - Um­satz­steuer-Voraus­zahlungen

Ergebnis der Umsatzsteuerjahreserklärung

Da sich im Rahmen der Um­satz­steuer­jahres­erklärung im Ver­gleich zu den Vor­anmel­dungen noch weitere Belege ver­arbeiten und Buchungen bei Bedarf kor­rigieren lassen, kann es einer­seits zu fälligen Nach­zah­lungen kommen. Diese sind un­auf­gefor­dert an das Finanz­amt zu über­weisen – und zwar inner­halb eines Monats nach Ab­gabe. Alter­nativ zieht das Finanz­amt den Betrag vom Konto ein. An­derer­seits ist auch ein Gut­haben möglich, wenn im Rahmen der Vor­anmel­dungen zu viel Um­satz­steuer voraus­gezahlt wurde. In diesem Fall lässt sich das Gut­haben ent­weder mit anderen offenen Steuer­beträgen ver­rechnen oder als Rück­erstat­tung wieder auf das ange­gebene Konto über­weisen. Selbst­ver­ständlich stellt das Finanz­amt einen Um­satz­steuer­bescheid aus, aller­dings nur dann, wenn das Finanz­amt zu einem anderen Er­gebnis als das Unter­nehmen oder der Steuer­berater kommt.

Kann eine Software die Erstellung der Jahresumsatzsteuererklärung vereinfachen?

Auf jeden Fall: Sinn­voll ist eine moderne On­line-Soft­ware, die alle zur Er­stel­lung der Um­satz­steuer­voran­meldungen und Um­satz­steuer­jahres­erklärung not­wen­digen Daten auto­matisch verar­beitet. In der Regel lassen sich diese Pro­gram­me nahtlos in die elekt­ronische Buch­haltung und andere IT-Systeme inte­grieren. Darüber hinaus können ent­sprechende Schnitt­stellen genutzt werden, um die ermit­telten Daten an den Steuer­berater oder das Finanz­amt zu übertragen. Die Um­satz­steuer­erklärung ist auf diese Weise im Hand­um­drehen erle­digt.

Fazit zur Umsatzsteuererklärung

Der Auf­wand ist dur­chaus beträcht­lich: Um­satz­steuer­voran­meldungen müssen meist monat­lich beim Finanz­amt einge­reicht werden, um die Um­satz­steuer­last auf das gesamte Steuer­jahr zu ver­teilen. Die Um­satz­steuer­erklärung fasst die Vor­anmel­dungen zusammen: Die ins­gesamt im Jahr auf­gewen­dete Um­satz­steuer wird von der ver­ein­nahmten abgezogen. Dieser Vor­gang lässt mit einer Software auto­mati­sieren - bis hin zur Daten­über­tragung an die zustän­digen Stellen.

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