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Die Rechnungslegung Ein Beleg der wirtschaftlichen Situation

Die Regeln zur Rech­nungs­legung sind nicht ohne Grund so komplex und dif­feren­ziert: Abhängig von der Größe eines Unter­nehmens kommen unter­schied­liche Vor­schriften zum Tragen, die sich an der Rele­vanz der ermit­telten Daten orien­tieren - eine elek­tronische Rechnungs­legung kann hier effektiv unter­stützen.

Was ist genau darunter zu verstehen? Rechnungslegung

Es geht bei der Rech­nungs­legung um deutlich mehr, als nur eine Rechnung für er­brachte Leis­tungen oder gelie­ferte Produkte zu stellen: Die Rech­nungs­legung offen­bart nämlich ins­gesamt die wirt­schaft­liche Situation, in der sich ein Unter­nehmen befindet. Darüber hinaus gibt sie Aus­kunft zur Finanz­mittel­verwendung, wie bei­spiels­weise in Bezug auf reali­sierte Gewinne. De facto bildet eine korrekte Rech­nungs­legungdie Grund­lage für eine kor­rekte Buch­haltung, zu der alle Unter­nehmen ver­pflich­tet sind - und zwar unab­hängig davon, ob sie eine doppelte oder einfache Buch­führung anfer­tigen müssen. Nicht umsonst gelten strenge Regeln, die einer­seits im Handels­gesetz­buch (HGB), in der Ab­gaben­ordnung (AO) oder im Publi­zitäts­gesetz (PublG), anderer­seits in den Inter­national Finan­cial Re­por­ting Stan­dards (IFRS) definiert sind.

Es lässt sich also zu­sam­men­fas­sen:

Als Rech­nungs­legung wird somit die Doku­men­tation sämt­licher be­trieb­lichen Vor­gänge be­zeichnet, die exter­nen Zwecken dienen. Dabei handelt es sich bei­spiels­weise um die um­fas­sende Infor­mation von Inha­bern, aber auch Gläubigern, Kunden oder Liefe­ranten. Darüber hinaus liefert die Rech­nungs­legung alle rele­vanten Daten für die Handels- und Steuer­bilanz.

Geltende Vorschriften zur Rechnungslegung

Es ist generell zwischen der nationalen Rechnungslegung und der internationalen zu unterscheiden:

Nationale Rechnungslegung - gesetzlicher Rahmen

Handels­gesetz­buch (HGB)

Das HGB enthält alle wichtigen Regeln des deutschen Handels­rechts. Dabei setzt das HGB dem Grund­satz nach den Rechts­schein als gegeben voraus, was alle Rechts­geschäfte von Kauf­leuten unter­ein­ander enorm erleichtert.

Abgaben­verord­nung (AO)

Sie gilt als wich­tigstes Gesetz im Steuer­recht – quasi als steuer­liches Grund­gesetz. Hier wird einer­seits das formelle Recht der Ver­fahrens­ordnung, anderer­seits das mate­rielle Steuer­recht beschrieben.

Publi­zitäts­gesetz (PublG)

Kapital­gesell­schaften sind generell zur Offen­legung der Jahres­ab­schlüsse ver­pflich­tet, doch darüber hinaus greift eine Publi­zitäts­pflicht, die für alle anderen Rechts­formen, ins­beson­dere für Einzel­unter­nehmen und Per­sonen­gesell­schaften, im Publi­zitäts­gesetz definiert sind.

Internationale Rechnungslegung

Während die natio­nale Rech­nungs­legung als geschlos­senes Regel­werk ver­standen werden kann, basiert die inter­natio­nale Rech­nungs­legung keines­wegs auf all­gemein­gültigen Vor­schriften. Die maß­geblichen Inter­national Finan­cial Repor­ting Stan­dards (IFRS) sind im Ver­gleich viel aus­führlicher, was ins­beson­dere daran liegt, dass die inter­nationale Rech­nungs­legung rele­vante Einzel­fragen be­antwor­ten muss. Daraus folgt wiederum, dass es Wieder­holungen und re­dun­dante Anga­ben gibt.

Die Unterschiede in den Rechnungslegungen

Grund­sätzlich haben Ka­pital­gesell­schaften im Ver­gleich zu Per­sonal­gesell­schaften mit einer größeren Anzahl an Regeln zu kämpfen – und die sind auch noch strenger. So dürfen sie bei­spiels­weise das für alle anderen Kauf­leute exis­tierende Wahl­recht, welcher Vor­schrift sie folgen, nicht nutzen. Darüber hinaus sind sogar inner­halb der Kapital­gesell­schaften diffe­ren­zierte Ver­pflich­tungen im Handels­recht zu beachten, die sich nach Bilanz­summe, Umsatz und Anzahl der Mitar­beiter richten. Eine besondere Be­hand­lung erfahren kapital­markt­orien­tierte bereits seit 2005: Sie müssen nämlich ihre Jahres­ab­schlüsse nach IFRS aufstellen, während Unter­nehmen, die nicht am Kapital­markt orientiert sind, weiter­hin vom Wahl­recht profitieren.

Wen trifft die Verpflichtung zur Rechnungslegung?

Hier gilt ein klarer Grund­satz nach § 259 BGB: Die jeweils gel­ten­den Rech­nungs­legungs­vor­schriften be­tref­fen generell alle Per­sonen, die über ihre Ver­waltung der rea­lisier­ten Ein­nahmen und Aus­gaben Rechen­schaft ablegen müssen. Aller­dings gibt es durch­aus Ab­stu­fungen in Art und Umfang der damit ver­bundenen Pflichten, die sich an der Höhe der Bilanz­summe, dem Umsatz und der Anzahl der Beschäf­tigten orientieren. So sind bei­spiels­weise kleine Selbst­ständige und Frei­berufler lediglich zur Auf­stel­lung der Ein­nahmen-Über­schuss-Rechnung ver­pflich­tet, während kleine Kapi­tal­gesell­schaften ihre Bilanz, aber keine Gewinn- und Ver­lust­rechnung offen­legen, sich aber keiner Prü­fungs­pflicht unter­werfen müssen. Große Kapi­tal­gesell­schaften und ander­weitige Unter­nehmen haben hier deutlich mehr Auf­gaben zu erfül­len: Sie müssen nicht nur ihre Bilanz, sondern auch den von einem Wirt­schafts­prüfer ab­genom­menen Jahres­abschluss sowie den Anhang, den Lage­bericht, Gewinn­verwen­dungs­vor­schläge und den Auf­sichts­rats­bericht komplett ver­öffent­lichen.

Welche Aufgaben erfüllt die Rechnungslegung?

Eine der wichtigsten Auf­gaben der Rech­nungs­legung sind Trans­parenz und Ver­gleich­barkeit: Über die genannten Regel­werke hinaus müssen Unter­nehmen die Grund­sätze ordnungs­gemäßer Buch­führung (GoB) und für die elek­tronische Rech­nungs­legung die Grund­sätze zur ordnungs­mäßigen Führung und Auf­bewahrung von Büchern, Auf­zeich­nungen und Unter­lagen in elek­tro­nischer Form sowie zum Daten­zugriff (GoBD) einhalten.

Folgen die zur Rech­nungs­legung ver­pflich­teten Unter­nehmen den­selben Regeln zur Bilan­zierung und Bewer­tung, geben die maß­geblichen Ergeb­nisse jeder­zeit die gewünschte Aus­kunft. So eröffnen die in der Bilanz und der Gewinn-und-Verlust-Rech­nung sys­tema­tisch nach diesen Regeln auf­geführten Ver­mögens­gegen­stände sowie Ver­bind­lich­keiten bzw. Erträge sowie Auf­wen­dungen einen klaren Ein­blick in die Ver­fas­sung des jewei­ligen Unter­nehmens. Diese Infor­mationen können sowohl für interne als auch für externe Stake­holder von großem Inte­resse sein.

Wichtig: Rele­vanz der um­fang­reichen Regeln

Die Ge­samt­heit dieser Vor­schriften zur Rech­nungs­legung stellt sicher, dass ein Jahres­abschluss als stan­dardi­siertes Rechen­werk genutzt werden kann. Nicht umsonst sehen sich Kapi­tal­gesell­schaften zusätz­lichen Vor­schriften aus­gesetzt, die gewähr­leisten sollen, dass ihr Jahres­abschluss ein klares Bild von der tatsäch­lichen Ver­mögens-, Ertrags- und Finanz­lage wider­spiegelt.

Die Rech­nungs­legung soll dem­nach sämtliche im Unter­nehmen anfal­lenden Daten voll­ständig erfas­sen und aus­werten. Dazu werden sie in zwei verschie­dene Bereiche unter­teilt:

Interne Rechnungslegung

Dabei handelt es sich grund­sätzlich um eine Art der Kosten-Erlös-Rechnung, die sich auf eine inner­halb des Unter­nehmens oder Kon­zerns ange­sie­delte Ziel­gruppe bezieht. Diese Rech­nungs­legung dient dazu, die primär an­fal­len­den Kosten zu er­mit­teln und diese nach dem Ver­ur­sacher­prin­zip ermit­telten Kosten­faktoren den rele­vanten Kos­ten­trägern re­spek­tive Pro­dukten oder Dienst­leis­tungen zuzu­ordnen. Für diese interne Rech­nungs­legung exis­tieren kaum gesetz­liche Vor­schrif­ten, aller­dings sind die Ergeb­nisse für das Unter­nehmen selbst durchaus in­teres­sant: Auf dieser kal­ku­lato­rischen Grund­lage können einer­seits Preise ermittelt und die Wirt­schaft­lichkeit geprüft und damit anderer­seits Betriebs­erfolge gemessen werden.

Externe Rechnungslegung

Hier greifen die gesetz­lichen Vor­schriften, denn die be­deutend­sten Adres­saten sind neben dem Finanz­amt und den Banken vor allem die Gläu­biger und Inves­toren. Letztere sind ins­beson­dere daran in­teres­siert, die tat­säch­liche Finanz­situation eines Unter­nehmens mit anderen zu ver­glei­chen. Darüber hinaus er­leich­tert die sys­tema­tische und ein­heit­liche Rech­nungs­legung den staat­lichen Prüfern, wie bei­spiels­weise vom Finan­zamt, die Arbeit erheb­lich, da sämt­liche Ab­schlüsse identisch auf­gebaut sind.

Fazit: Rechnungslegung Bedingung für Transparenz und Aussagekraft

Die strengen und teil­weise auch um­fang­reichen Regeln, die für die nationale und vor allem inter­natio­nale Rech­nungs­legung gelten, stellen sicher, dass die davon be­trof­fenen Unter­nehmen alle rele­vanten Daten zu Ver­mögens­werten, Ver­bind­lichkeiten und zur Finanz­situation in einer ein­heit­lichen Form offen­legen. Der damit ver­bundene Auf­wand ist nicht uner­heblich, lässt sich aber der richtigen Soft­ware deutlich reduzieren: Die elek­tronische Rech­nungs­legung ver­einfacht die Er­stel­lung der erfor­der­lichen Ab­schlüsse und er­öffnet unter­schied­liche Mög­lich­keiten zur Aus­wertung. Daraus ergibt sich ein standar­disier­tes Rechen­werk, das trans­parent ist und sich mit den Er­gebnis­sen anderer Unter­nehmen optimal ver­gleichen lässt.

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