Zur Hauptnavigation springenZum Inhalt springen

Die innere Uhr des Projekts Projektzeiterfassung

Die Projektzeiterfassung ist nicht immer eine einfach zu integrierende Disziplin. Oft steht dem effizienten Abwickeln von Projekten ein herausfordernder Verwaltungsaufwand gegenüber. Chancen entstehen erst mit der richtigen Strategie und technischer Unterstützung.

Grundlage der Projektzeiterfassung Den Projekthorizont im Blick

Gegenüber der klassischen Arbeitszeiterfassung, die sich rein auf die Personalverwaltung bezieht, bietet die Projektzeiterfassung für einige Branchen bedeutende Vorteile. Besonders Dienstleister-, Berater- oder Montage-Firmen müssen Arbeitszeiten und Reisekosten stets im Blick behalten.

Nur so lässt sich die Wirtschaftlichkeit eines Projekts erfolgreich bewerten. Werden Arbeitszeiten nur auf Mitarbeiter und nicht auf deren Aufgaben verteilt, entgeht dem Projektmanagement eine wertvolle Chance. Eine sinnvolle Projektzeiterfassung setzt auf übersichtliche Zusammenfassungen von Datensätzen, die idealerweise jederzeit bewertet werden können.

Projektzeiterfassung ohne Dokumentationsquälerei

Unternehmen, die bereits auf eine Projektzeiterfassung setzen, tun sich leider häufig schwer damit, den Verwaltungsaufwand gering zu halten. Nicht jede Form der Arbeitszeiterfassung für Projekte bietet sich standardmäßig für jede Branche und für jedes Projekt an.

Gerade die berüchtigten Tabellenkalkulationen sorgen häufig für den erhöhten Aufwand. Zwischen den Zeilen bleibt eben nicht viel Platz für Kommentare. Zugehörige Reportings und sonstige Dokumente können dann auch nur umständlich mit dem Zeiterfassungsbericht verbunden werden.

Projektzeiterfassung mit Software

Mit einer Software zur Projektzeiterfassung lassen sich diese Hindernisse leicht umgehen. Solche Lösungen sind häufig für kleine Betriebe als kostenlose Version hilfreich. Für den ambitionierten Mittelstand birgt die kostenlose Software zur Projektzeiterfassung jedoch eine zusätzliche Herausforderung:

  • Diese Programme funktionieren abseits von der einheitlichen Unternehmenssoftware und müssen regelmäßig auf Aktualisierungen und Sicherheitslücken geprüft sein.
  • Nicht jede Standardsoftware ist zudem mit den Anforderungen der Branche oder der gängigen Projektkultur vertraut. Darum sollte auf eine angepasste Projektzeiterfassung mit Software gesetzt werden.
  • Dazu wird die Bedienoberfläche und deren Fokus auf die Unternehmenstätigkeit ausgerichtet. Projektmanager haben es leicht, auch abseits von Reporting-Terminen die aktuelle Auslastung und Wirtschaftlichkeit im Projektverlauf zu bewerten.

Projektsoftware mit Überblick

Programme für die Projekte des wachsenden Mittelstands sollten zwar umfangreich, aber nicht überladen sein. Mithilfe einer Bedarfsanalyse werden alle Schwachstellen der aktuellen Zeiterfassung bewertet. Dieses Vorgehen zeichnet das Ausmaß des Schnittpunkts aus, an dem eine Software zur Projektzeiterfassung funktional unterstützt. Projekte und Arbeitszeiten müssen so erfasst werden, wie es sich für die Mitarbeiter möglichst natürlich anfühlt. Ein gutes Programm glänzt dadurch, wenn wirklich nur die wichtigsten Funktionen erscheinen, die im Alltag der Projekte benötigt werden.

Grundlegender Funktionsumfang einer Projektzeiterfassungssoftware

Der Umfang und die Module dieser Software lassen sich jedoch in Kernbestandteile untergliedern, die ein jedes Programm zum Erfassen von Projektzeiten mitbringen sollte:

  • Die Projektstundenerfassung bündelt sich in Zwischen- und Monatsreports. Controller und Manager erhalten eine transparente Einsicht in das Projektgeschehen und können Aufgaben kommentieren.
  • Reportings lassen sich nach Aufgaben und Teilbereichen des Projekts aufgliedern. Eine Struktur nach Abteilungen bzw. Verantwortlichen sollte ebenfalls möglich sein.
  • Die Software macht auf freie Kapazitäten aufmerksam oder meldet kritische Auslastungen. Das Management kann so besser einschätzen, wann und wie es auf den aktuellen Stand reagieren soll.
  • Projektzeiten erfassen sich über eine Start/Stop-Funktion. Mitarbeiter vermeiden Tätigkeitslisten, die aufwändig und im Nachtrag zusammengefasst werden müssen.
  • Reise-, Urlaubs- und Fehlzeiten lassen sich für jeden Mitarbeiter oder pro Abteilung abgrenzen. Für eine Auswertung des Projekts fällt es nun nicht schwer, die realen Umstände nachvollziehbar zu berücksichtigen.

Erweiterter Funktionsumfang einer Software zur Projektzeiterfassung

Neben den essentiellen Funktionen, zeichnen sich weitere Module bei einem solchen Programm aus, die für einige Branchen jedoch nicht weniger wichtig sind. Sollen Prozesse effizient überwacht werden, sind beispielsweise sinnvolle Auswahlfelder nötig.

Weitere wichtige Funktionen

  • Aufgaben und Projektdaten lassen sich individuell anlegen und mit Checkpoints versehen. Dabei handelt es sich um Zwischenschritte, deren Auswahl vom Mitarbeiter dem Projektmanager einen hilfreichen Hinweis gibt.
  • Stundensätze, interne und externe Kosten werden den Datensätzen der Projektaufgaben hinterlegt, die der Mitarbeiter bei seiner Zeiterfassung über ein Menü auswählt. Eine Abrechnung für den Kunden erfolgt ebenfalls über die Projektzeiterfassungssoftware.
  • Über eine mobile Projektzeiterfassungs-App oder durch eine webbasierte Oberfläche lässt sich die Software auf jedem Gerät, überall und jederzeit bedienen.
  • Dokumente vom Kunden, die für das Projekt besonders wichtig oder wegweisend sind, können über die mit der jeweiligen Aufgabe verlinkt werden.

Integration einer Projektzeiterfassungssoftware

Werden bereits Programme eingesetzt, über die projektrelevante Daten strömen, sollte die Software zur Projektzeiterfassung mit einer Schnittstelle eingesetzt werden. Existiert keine Komplettlösung zur Kunden- oder Ressourcenplanung im Unternehmen, sollte auf eine Aufwärtskompatibilität geachtet werden. Wichtig sind auch die visuellen Aspekte. Ohne eine geeignete Übersichtlichkeit, ist das Programm keine wirkliche Unterstützung und führt zu keiner Arbeitserleichterung.

Integration durch verständliches Design

  • Eine optimierte Darstellung der Übersichtsseite unterstützt durch einen klaren Fokus. Alle relevanten Daten lassen sich auf einen Blick verstehen. Diese Seite sollte individuell an die Unternehmenstätigkeit und an den Verantwortlichen angepasst sein.
  • Das auswertende Management benötigt andere Darstellungsformen gegenüber einem Mitarbeiter. Bedienoberflächen sollten sich an eine Benutzerhierarchie anpassen lassen. Funktionen und ganze Module sind nicht für jede Stabstelle erforderlich.

Integration in bestehenden Softwarepark

  • Die Kompatibilität mit der bereits existierenden Unternehmenssoftware, beispielsweise zur Ressourcenplanung, muss gesichert sein. So lassen sich Datenstrukturen leicht zwischen den Anwendungen austauschen. Die Redundanz der Pflege doppelter Datensätze fällt automatisch weg.
  • Bestimmte Anbieter von ERP-Komplettlösungen bauen auf Wunsch die Projektzeiterfassung als Modul des übergeordneten Software-Pakets ein. Eine Aktualisierung der Funktion geschieht dann also direkt, wenn der Anbieter die Komplettlösung anpasst und ein Update ausspielt. Probleme durch unterschiedliche Software-Versionen werden dadurch effektiv vermieden.

Weitere Vorteile live erleben

Die volle Leistungsfähigkeit von eGECKO können wir Ihnen am Besten in einer Online-Präsentation vorstellen – selbstverständlich kostenfrei und unverbindlich.

Zu unseren Online-Präsentationen