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Buchung und Abrechnung digital gelöst Personalzeiterfassung

Eine technisch gestützte Personalzeiterfassung lässt sich leicht integrieren und bietet einige Vorteile. Kennen Sie jedoch auch die Herausforderungen einer solchen Lösung, die sich nur über eine professionelle Handhabung ausgleichen lassen.

Personalzeiterfassung Herausforderung der Lohn- & Gehaltsrechnung

Mittelständische Unternehmen haben es häufig schwer, wenn die Arbeitszeit des Personals erfasst und nach gesetzlichen Vorgaben abgegrenzt werden muss. Die Personalzeiterfassung erschwert sich zusätzlich in Branchen, wie dem Dienstleistungssektor, in denen sich die Projektbetreuung in der Mehrheit der Personalkosten zusammenfasst. Urlaubsansprüche und Zuschläge aus Überstunden werden seit Jahren mit einem hohen manuellen Aufwand kalkuliert.

Für die Lohn- & Gehaltsrechnung stellt sich dadurch eine große Herausforderung. Denn werden die Personalkosten direkt über die Personalzeiterfassung berechnet, dürfen diese die gesetzliche Lohnuntergrenze nicht unterschreiten. Passieren bei der Aggregrierung von Lohnmerkmalen und Zeitsalden Fehler, entstehen hohe Nachbearbeitungskosten für das Unternehmen.

Grundlagen der Personalzeiterfassung

Bei der Personalzeiterfassung handelt es sich um eine betriebswirtschaftliche Methode, Anwesenheiten und Arbeitszeiten von Arbeitnehmern zu erfassen und zu skalieren. Grundsätzlich lässt sich der Aufgabenbereich der Personalzeiterfassung daher in das Personalwesen einordnen.

Aufgrund der Funktionen moderner Zeiterfassungssysteme werden die entstehenden Datensätze jedoch auch für Projektmanagement und Controlling eingesetzt. Für eine wirtschaftliche Personalzeiterfassung setzen sich unterschiedlichen Erfassungsmedien ein. Heutzutage werden, als Nachfolger der antiquarischen Stempeluhren, hauptsächlich elektronische und softwaregestützte Systeme integriert.

Personalzeiterfassung aus gesetzlicher Sicht

Seit dem 14. Mai 2019 gilt die Personalzeiterfassung in der EU als Pflichtprogramm in der Personalverwaltung. Unternehmen müssen Arbeitszeiten, Überstunden und Fehlzeiten Ihrer Mitarbeiter präzise erfassen und nach gesetzlichen Anforderungen lückenlos dokumentieren. Ohne Zustimmung der Mitarbeiter darf dessen Produktivität jedoch nicht geprüft werden.

Manuelle vs. Digitale Personalzeiterfassung

Eine manuelle Erfassung der Arbeitszeiten ist in kleinen Betrieben vielleicht noch möglich und ein Umstieg auf automatisierte Systeme wäre für solche Betriebe eine utopische Investition. Für mittelständische Unternehmen und Großbetriebe ist eine Personalzeiterfassung ohne elektronische Unterstützung jedoch unwirtschaftlich.

Laut Verfassung haben Betriebsräte ein direktes Mitspracherecht, wenn ein Unternehmen sich für die Einführung eines Systems zur Personalzeiterfassung entscheidet. Eine gute Argumentationsgrundlage, um Kontroversen zu vermeiden, bilden daher benutzerfreundliche Erfassungsmethoden, die sich im Folgenden vorstellen.

Elektronische Personalzeiterfassung

Mithilfe elektronischer Erfassungsmedien lässt sich der Aufwand der Zeiterfassung einfach auf jeden Mitarbeiter verteilen. Dieser führt einen Teil der Hardware mit sich, die berührungslos oder über einen Kartenleser an einer „Stempelstation“ genutzt werden. Die erfassten Datensätze lassen sich nun mithilfe von tabellarischen Formeln zusammenfassen und abgrenzen. Die wesentlichen Bestandteile einer elektronischen Zeiterfassung des Personals setzen sich also wie folgt zusammen:

  • eine Chipkarte, einem Transponder oder einem gechippten Firmenausweise für jeden Mitarbeiter
  • ein gut erreichbares Erfassungsmediums, wie zum Beispiel ein Terminal am Eingang der Arbeitsstätte
  • ein digitalisiertes Personalwesen, dass über Kalkulationsprogramme für die Zeitverarbeitung verfügt

Personalzeiterfassung über Software

Eine Zeiterfassungssoftware ist noch einfacher zu integrieren, da Investitionen in zusätzliche elektronische Hardware theoretisch wegfallen. Über Firmenhandys und -tablets können die Programme  von den Mitarbeitern bequem angesteuert werden. Auch das Personalwesen greift auf diese Oberfläche zu.

Die Bedienfelder unterscheiden sich dann grundsätzlich nur nach der Berechtigung der Abteilungen und Mitarbeiter, sodass auch das Controlling und Projektmanager Datensätze Ihrer Mitarbeiter einsehen könnten. So wird die Projektrentabilität des Unternehmens bewertet. Durch eine effizientere Kommunikation werden Personalkosten eingespart und eine gute Steuerbarkeit von Tätigkeitsprozessen erreicht. Zudem lassen sich Aufgaben besser planen und Aufwandsschätzungen sinnvoll mit den Zeitsalden abgleichen.

Projektbezogene Zeiterfassung mit Software

Eine Besonderheit stellt die Personalzeiterfassung mit Software für das Projektmanagement dar. Denn über anpassbare Programme lassen sich Projektzugehörigkeiten und Datenfelder für jedes Projekt und jeden Mitarbeiter anlegen. Auch Arbeitsgruppen können in Kategorien gefasst und mit Aufgaben überdacht werden.

Die Ergebnisse der Zeiterfassungssoftware werden dann jedem Projekt automatisch zugerechnet und bilden einen hochwertigen Datenbestand. Über diese Matrix können Abrechnungen für die Kunden einfach abgeleitet werden. Intelligente ERP-Lösungen enthalten solche Programme und ermöglichen eine direkte Rechnungserstellung mithilfe der Stundenzusammenfassung aus der Personalzeiterfassung. Weitere Vorteile, die aus dem Einsatz einer modernen Zeiterfassungssoftware resultieren:

  • Planbarkeit von Aufwänden für eine bessere Projektkalkulation
  • Realistische Zeiteinschätzungen über Simulationsmodelle und Statistiken
  • Überprüfung der Wirtschaftlichkeit und Transparenz für Controlling
  • Automatische Kontierung von Mitarbeiter- und Kundensalden

Vorteile der Zeiterfassung über Software

Grundsätzlich lassen sich aus dem Einsatz einer Software der Zeiterfassung fast nur positive Gesichtspunkt ableiten. 

  • Tätigkeitsprozesse werden transparenter und die Lohn- & Gehaltsrechnung effizienter. 
  • Inspirierende Wechselwirkungen entstehen zwischen personalbezogenen Abteilungen, denn das Personalwesen unterstützt das Controlling mit wesentlichen Kompetenzen und Anregungen.
  • Über eine an die Herausforderungen des Unternehmens angepasste Bedienoberfläche erreicht die Verwaltung eine sehr gute, zentrale Übersicht. 
  • Abrechnungen lassen sich direkt über die Software der Personalzeiterfassung zusammenfassen.

Nachteile einer Zeiterfassungssoftware

Doch auch negative Aspekte ergeben sich mit der Integration einer Zeiterfassungssoftware.
Gibt es kein Qualitätsmanagement im Unternehmen, könnte die Wirtschaftlichkeit von projektbezogenen Arbeitszeiten missinterpretiert werden.

Anwesenheiten stimmen eventuell nicht mit der tatsächlichen, produktiven Arbeitszeit überein.
Ohne die notwendige Sicherheit könnten Mitarbeiter Datensätze manipulieren. Daher sollten die Datenbanken dieser Programme geschützt zugänglich oder sogar auf einen Cloud-Dienst, also dezentral, gespiegelt sein.

Ein weiterer Nachteil ergibt sich in der sozialen Funktion einer Software für Personalzeiterfassung. Denn das Personal könnte ohne eine bedienfreundliche oder fehlertolerante Zeitferfassung ausschließlich das Gefühl von absoluter Kontrolle bekommen. 

Weitere Funktionen einer Zeiterfassungssoftware

Neben der systematischen Arbeitszeitabbildung bietet eine Zeiterfassungssoftware eine Schnittstelle für die Zutrittssteuerung. Darunter schließen sich also Terminals ein, die Zutritt für sensible Unternehmensbereiche oder Pausenräume geben. Über die personalbezogene Zeiterfassung lassen sich die Anwesenheiten in den Bereichen präzise abrechnen.

Eine individuelle ERP-Software, unter der sich neben der Personalzeiterfassung auch die Urlaubsverwaltung und das Projektmanagement agil steuern lassen, stellt die höchste Kompatibilität für das Unternehmen dar. Um deren Nutzen besser beurteilen zu können, lohnen sich Online-Präsentationen, Seminare und Fachmessen für das Thema Personalverwaltung.

Bei diesen Terminen versteht sich also über das Thema Zeiterfassung hinaus auch die Symbiosewirkung von verzahnten Softwarepaketen und Komplettlösungen. Mit aufbereitetem Informationsmaterial können Unternehmer und Betriebsräte sich für eine wirtschaftliche Integration entscheiden.

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