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Die wichtigste Ressource intelligent managen Personalverwaltung

Um das Personalwesen effizient zu unterstützen, bieten sich Methoden des digitalen Wandels, mit dem entweder zielgerichtete Einzellösungen oder übersichtliche Komplettpakete errichtet werden. Für die Wahl der passenden Strategie, sind die folgenden Empfehlungen wegweisend.

Effizientes Personalwesen Digitalisierung in der Personalverwaltung

Die Digitalisierung beeinflusst die verschiedenen Prozesse der Personalverwaltung. So wird zum Beispiel die Lohnabrechnung mit Hilfe eines lokalen Programmes erstellt, die Arbeitszeiterfassung in einer Excel-Tabelle erfasst und die Reisekosten über eine einfache Webapplikation übermittelt. Zum einen erleichtert dies bereits die Verwaltung der Mitarbeiter, zum anderen kann die Nutzung von unterschiedlichen Programmen schnell für Verwirrung führen. Besonders mittelständische Unternehmen setzen daher auf die Nutzung einer vollintegrierten Personalwesen-Software.

Stammdaten und Personalakte

In der Personalakte werden alle wichtigen Stammdaten dokumentiert und gesammelt. Oftmals sind diese allerdings noch nicht digitalisiert. Dies verlangsamt den Arbeitsalltag der Personalverwaltung, da einzelne Daten umständlich in Akten und Ordnern gesucht und zusammengetragen werden müssen. Mit Hilfe einer digitalen Personalakte wird die zentrale Datenverwaltung ermöglicht. Dadurch sind effiziente Bericht- und Recherchemethoden möglich, ohne umständliches Suchen.

Datenübertragung in der Personalverwaltung

Viele Daten und Dokumente der Personalverwaltung müssen monatlich dem Finanzamt und dem Sozialversicherungsträger zugänglich gemacht werden. Mit geeigneten Schnittstellen werden relevante Informationen per Knopfdruck versendet. Ein umständliches Zusammensuchen, Vervielfältigen und postalisches Verschicken entfällt komplett. So sparen Sie mit einer Lohn & Gehalt Software bares Geld und Ressourcen.

Rechtssicherheit und Datenschutz

Mitarbeiter in der Personalverwaltung tragen eine hohe Verantwortung, denn sie haben Zugriff auf hochsensible, personenbezogene Daten. Daten wie Name, Anschrift, Lebenslauf, Zeugnisse, Führungszeugnisse, Kontodaten, Einkommensdaten und viele mehr sind im Rahmen der DSGVO von Gesetzeswegen besonders geschützt. So ist es gesetzlich vorgeschrieben, alle persönlichen Daten eines Mitarbeiters zu löschen, sobald dieser das Unternehmen verlässt.

Da bei dem Ausscheiden eines Mitarbeiters verschiedene Dinge zu beachten sind, gerät das Löschen der Daten oftmals in Vergessenheit. Hierfür bieten Hersteller von Personalverwaltungs-Software eine Lösung. Dank eingebauter Funktionen werden die Daten zeitgerecht und automatisch gelöscht.

Auf Grund der sensiblen Daten ist es zudem wichtig, dass die Softwarelösungen eine Datenschutzzertifizierung nach DSGVO vorweisen bzw. eine datenschutzkonforme Cloudanwendung genutzt wird. Daneben ist der Sitz der Server ebenfalls für die Rechtssicherheit entscheidend. Denn in Amerika darf der Staat ohne jede richterliche Verfügung auf die Server zugreifen. Achten Sie daher darauf, dass sich die Server des Softwaredienstleisters auf europäischem Boden befinden.

Vorteile einer Personalverwaltungs-Software

Die Personalverwaltung umfasst mehrere Bereiche, die mit geeigneter Software den Arbeitsalltag unterstützen. Hierfür werden oftmals unterschiedliche Programme verwendet:

Um die Vielzahl der Programme zu minimieren ist eine vollintegrierte Komplettlösung ratsam. Mit eGECKO Personalwesen werden sämtliche Personalprozesse unterstützt. Das entlastet den Arbeitsalltag in der Personalverwaltung ungemein, da auf einen zentralen Datensatz zurückgegriffen wird und die Daten ohne umständliches Suchen zur Verfügung stehen. So ist zum Beispiel die Lohnabrechnung, Personaleinsatzplanung, Bewerberverwaltung und Zeitwirtschaft in der Rundumlösung eGECKO möglich.

Ein weiterer Vorteil ist der modulare Aufbau. So können Sie eGECKO auf Ihre Bedürfnisse zuschneiden und gegebenenfalls erweitern, ohne neue Softwarelösungen zu implementieren. Gerne zeigen wir Ihnen in einer Online-Präsentation, wie unsere Softwarelösung zur Personalverwaltung aufgebaut ist und wie Sie diese einfach in Ihr Unternehmen integrieren.

Weitere Vorteile live erleben

Die volle Leistungsfähigkeit von eGECKO können wir Ihnen am Besten in einer Online-Präsentation vorstellen – selbstverständlich kostenfrei und unverbindlich.

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