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Grundlage für den nachhaltigen Unternehmenserfolg Personalbeschaffung

Heute schon zu wissen, welches Personal morgen be­nötigt wird und dieses recht­zeitig zu be­schaffen - so lässt sich die Funktion der Personal­be­schaffung grob um­reißen. Dazu stehen Unterehmen die ver­schiedensten Wege und Methoden zur Ver­fügung – gerade eine Soft­ware kann hier effektiv unter­stützen.

Personalbeschaffung Ein zentraler Bereich des HR

Ob Personal­beschaffung, Recruiting oder Per­sonal­gewin­nung - letzt­endlich handelt es sich um einen zentralen Bereich der Human Resources, nämlich die ziel­führende und adäquate Besetzung offener Stellen. Darüber hinaus befasst sich dieser Bereich mit der früh­zeitigen Fest­stel­lung des Per­sonal­bedarfs, um diesen bedienen zu können. Damit sollen perso­nelle Eng­pässe, die wiederum interne Ab­läufe und Pro­zesse ins Stocken bringen würden, vermieden werden.

Zur Um­setzung stehen ver­schiedene Wege und Methoden zur Ver­fügung, die in Ab­hängig­keit von den konkreten Vor­aus­setz­ungen ge­nutzt werden können. An­ge­sichts des zu­nehmenden Wett­be­werbs um Fach­kräfte wird die Be­deutung einer ge­zielten und vor­aus­schauenden Personal­be­schaffung immer größer - und eine Soft­ware kann effektiv bei jedem Schritt unter­stützen.

Welche Aufgaben erfüllt die Personalbeschaffung?

Bevor gezielte Maß­nahmen zur Personal­be­schaffung er­griffen werden können, muss natur­gemäß der konkrete Personal­be­darf er­mittelt werden - und zwar in ver­schiedener Hinsicht:

  • Qualitative Bedarfs­ermittlung
    Hier muss die Frage be­antwortet werden, welche Qualifikationen, Fähig­keiten und Fertig­keiten Mit­arbeiter mit­bringen sollen.
  • Quantitative Bedarfs­ermittlung
    Ebenso wichtig ist die Frage, welche Stellen mit wie vielen Mit­arbeitern zu be­setzen sind.
  • Zeitliche und räumliche Bedarfs­ermittlung
    Darüber hinaus spielen neben dem Zeit­punkt des ent­stehenden Personal­be­darfs auch der Standort und die Ab­teilung eine Rolle bei der Be­setzung offener Stellen.

Um das Unter­nehmen recht­zeitig mit den ge­eigneten Arbeits­kräften aus­statten zu können, befasst sich die Personal­beschaffung mit der Personal­bedarfs­planung. Gleich­zeitig analysiert sie den aktuellen Arbeits­markt, führt aber nicht nur eine externe Suche, sondern auch eine inner­betriebliche durch, um passende Be­werber aus­wählen zu können.

Zuständigkeiten im Unternehmen

Hier gibt es keine ein­heitlichen Regel­ungen, die Zu­ständig­keiten hängen nicht zuletzt von der Größe eines Unter­nehmens und der Art der Personal­be­schaffung ab: Während größere Unter­nehmen dafür eine HR- oder Personal­abteilung ein­richten, setzen kleine Unter­nehmen ent­weder auf den Geschäfts­führer oder den Personal­ver­ant­wortlichen. Alternativ können spezialisierte Agenturen, externe Recruiter oder Head­hunter ein­ge­schaltet werden, die alle zur Personal­be­schaffung not­wendigen Schritte über­nehmen.

Welche Arten der Personalbeschaffung gibt es?

Unter­nehmen stehen zwei ver­​​​​​​​schiedene Wege zur Ver­​​​​​​​​​​​​​​fügung, um das be­​​​​​​​​​​​​​​nötigte Personal zu rekrutieren:

Interne Personalbeschaffung

Offene Positionen werden mit Mit­arbeitern be­setzt, die bereits im Unter­nehmen aktiv sind. Maß­nahmen ohne Personal­be­wegung zielen darauf ab, einen kurz­fristigen Personal­mehr­bedarf intern ab­zu­decken - die Mit­arbeiter be­halten also ihre bis­herige Stelle, werden aber bei Be­darf ander­weitig ein­ge­setzt. Anders stellt sich die Situation bei Maß­nahmen mit Personal­be­wegung dar. Hier geht es um den Wechsel auf eine neue Position, die mit mehreren Methoden initiiert werden kann, wie zum Bei­spiel:

  • über interne Stellen­aus­schreibungen
  • per Ver­setzung bzw. Inplacement
  • auf Empfehlung durch Vor­gesetzte
  • als Beförderung
  • wegen Mehrarbeit oder Urlaubs­ver­schiebung

Die interne Personal­be­schaffung bringt nicht nur Vor­teile, sondern auch Nach­teile:

Vor­teile

  • Kosten- und Zeit­effizienz
  • geringe Gefahr der Fehl­besetzung
  • kurze Ein­arbeitungszeit
  • effektive Mit­arbeiter­bindung durch Weiter­ent­wicklung des vor­handenen Personals
  • Kurzfristigkeit - kürzere Besetzungs­zeiten

Nachteile

  • Konkurrenz­druck bei anderen Mit­arbeitern
  • Gefahr des Motivations­verlustes nach Ab­lehnung einer internen Be­werbung
  • ständige Neu­besetzung
  • begrenzte Aus­wahl an Qualifikationen
  • Risiko, dass kein Mit­arbeiter die Kriterien er­füllt
  • bereits vor­handene Betriebs­blind­heit

Externe Personalbeschaffung

Als externe Personal­be­schaffung werden alle Maß­nahmen be­zeichnet, um am Arbeits­markt potenzielle Mit­arbeiter zu identifizieren und zu über­zeugen. Die gängigen Methoden lassen sich folgender­maßen unter­scheiden:

Aktive Personal­be­schaffung: Freie Stellen werden aktiv be­worben, sodass potenzielle Be­werber sowohl über die gängigen Online- als auch über Offline-Kanäle an­ge­sprochen werden. Die externe Personal­be­schaffung kann auf eine breit ge­fächerte Palette an Recruiting-Optionen zurück­greifen:

  • Online-Stellenbörsen
  • eigene Karrierewebsite
  • Jobmessen und Werbe­aktionen auf Ver­anstaltungen
  • Social Media-Kanäle bzw. Social Media Recruiting
  • Printanzeigen
  • Abwerbung bei Wett­be­werbern
  • Empfehlungen aus dem Netz­werk
  • Headhunter, Personal­ver­mittler, Recruiter

Passive Personal­be­schaffung: Neue Mit­arbeiter werden aus den auch ohne Wer­bung oder Aus­schreibungen ein­gehenden Be­werbungen ge­wonnen. In diese Kategorie ge­hören neben dem Talent Pool, der sukzessive auf­ge­baut und ge­pflegt wird, vor allem auch Maß­nahmen, die die Arbeit­geber­attraktivität ver­bessern und somit auf die Marken­bildung ein­zahlen.

  • Auswertung eingehender Initiativ­be­werbungen
  • Durchsuchen von Bewerber­datenbanken nach ge­eigneten Kandidaten
  • Employer Branding

Auch bei der externen Personal­be­schaffung gibt es sowohl Vor- als auch Nach­teile zu be­achten:

Vorteile

  • Aufstockung der Arbeits­ressourcen
  • Auswahl der Bewerber ist im Ver­gleich zur internen Personal­be­schaffung größer
  • neue Bewerber bringen neue Impulse, Ideen und Potenziale ein
  • geringere Fortbildungs­kosten

Nachteile

  • kosten- und zeit­intensiv
  • größere Gefahr einer Fehl­besetzung
  • höherer Zeit- und Arbeits­auf­wand bei Suche und Ein­arbeitung

Wie kann eine Software bei der Personalbeschaffung unterstützen?

Die geeignete Software erleichtert die Personal­be­schaffung in sämtlichen Be­reichen, denn es lassen sich nicht nur Mit­arbeiter, sondern vor allem Be­werber über­sichtlich ver­walten. Ein solches Programm um­fasst in der Regel folgende Funktionen:

Verwaltung

  • Bewerbermanagement
  • Talent Pools
  • Karriereportal

Überblick zu offenen Stellen

  • Verwaltung der Stellen­aus­schreibungen
  • Veröffentlichung von Anzeigen­schaltungen auf mehreren Portalen und Job­börsen

Identifizierung talentierter Mit­arbeiter

  • Skillmanagement
  • digitale Bewerberakten
  • Workflows für Routine­aufgaben

Die erfassten Daten können einfach ins On­boarding über­geben, aber auch für die Lohn- und Gehalts­abrechnung ver­wendet werden. Das spart Zeit, sodass sich die Personal­be­schaffung voll und ganz auf Be­werber und die Be­setzung der vakanten Stellen konzentrieren kann.

Fazit: Personalbeschaffung Ein Erfolgsfaktor für Unternehmen

Die Personalbe­schaffung nimmt nicht ohne Grund einen so hohen Stellen­wert im Bereich HR ein: Unter­nehmen müssen sich darauf ver­lassen können, dass das ge­eignete Personal für an­stehende Auf­gaben zur Ver­fügung steht. Eine intelligente Soft­ware­lösung kann optimal unter­stützen – und das un­ab­hängig davon, ob ein Unter­nehmen die interne oder die externe Personal­be­schaffung präferiert. Letzt­endlich zählt nur, dass eine vakante Stelle mit einem passenden Kandidaten besetzt werden kann. Personal­be­schaffung kann also durchaus zeit- und kosten­intensiv sein. Doch es kommt letztendlich darauf an, wie sich das Ver­hältnis von Auf­wand und Nutzen dar­stellt – und hier geht es um nicht weniger als die geschäftliche Ent­wicklung eines Unter­nehmens.

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