Abgrenzung zwischen MIS, FIS und DSS
Im Unterschied zu einem Führungsinformationssystem (FIS), welches sich eher auf eine Verdichtung von Informationen für personell bedingte Entscheidungen konzentriert, legt ein Management-Information-System (MIS) seinen Fokus auf betriebswirtschaftliche Zusammenhänge. Historisch betrachtet hat sich die Bedeutung des Begriffs, seit seinem ersten Aufkommen in den 1960ern, mehrmalig gewandelt. So entsprach die Vorstellung zu Beginn eher der Informationsbereitstellung, wie sie heute in operativen Systemen wie z. B. ERP- & CRM Systemen standardisiert wurde.
Nachdem die erste Theorie zu MIS bekannt wurde, leitete die Wirtschaftsinformatik dispositive Herausforderungen ab, die auch bei den modernen operativen Systemen auftreten können. Darum wurde entschlossen, dass der Begriff Management-Information-Systemen und sein funktionaler Zusammenhang eher der technisch gestützten Entscheidungshilfe bzw. -führung gerecht werden müsste. Mit diesem neuen Fokus legte sich die Grundlage für den aktuell blühenden Ast der DSS (Decision Support Systems) voraus.
Bestandteile & Ziele von Management-Information-Systemen
Damals konnten die Pioniere des MIS aufgrund des unzureichenden technischen Stands ihre Vision nie realisieren. Der theoretische Antrieb und die Faszination für künstliche Intelligenz (KI) sorgten dafür, dass neue Formen von technischen Entscheidungshilfen aufblühten, die sich nun allesamt unter dem Spektrum der Management-Information-Systeme manteln.
Darunter fallen jedoch nicht nur die DSS, Business Intelligence (BI) und OLAP. Fast schon als würde der Begriff als Gedächtniswort seine historische Entwicklung gelten, fügen sich auch die Informationsausgaben der operativen Systeme in dieses Spektrum. Das Ziel von MIS liegt daher sicherlich in der möglichst performanten Verknüpfung all seiner zugehörigen Systeme wie ERP und BI. Mit dieser Struktur können Datenbestände verdichtet und zentral für ad hoc Analysen abgerufen werden.
Welchen Herausforderungen ist MIS entwachsen?
Anders als in den 1960ern befindet sich die Wirtschaftsinformatik nun eher in einer Reflexionsphase darüber, warum Management-Informationssysteme nicht schon früher ausgefeilt wurden. Aktuelle Herausforderungen wie Big-Data und andere Informationsfluten machen es schwer, relevante von unsinnigen Informationen zu trennen. Moderne Informationssysteme unterstützen sowohl bei Verwaltung und Entwicklung einheitlicher Informationsqualitäten. Genauer betrachtet, setzt sich der Prozess von MIS immer aus folgenden Hauptfunktionen zusammen.
Erfassung
Daten entspringen den operativen Systemen wie einem ERP System und werden dementsprechend in einer operativen Datenbasis zusammengefasst. Müssen Analysen kurzfristig vorbereitet werden, könnte diese Art Zwischenspeicher direkt aushelfen. Um tiefgehende Entscheidungen zu treffen sind Selektionsverfahren nötig, mit denen eine hohe Informationsqualität erreicht werden soll.
Zentralisierung
Die operative Datenbasis und weitere Datengrundlagen, darunter auch externe Informationen, finden ihren Weg in einen komplexen Informationsspeicher. Als solcher versorgt die sogenannte Führungsgrößendatenbank ihre Management-Informationssysteme mit zentral verwalteten Daten. Über spezielle Verfahren werden die Informationen gebündelt, verdichtet und so aufbereitet, dass sie möglichst kompakt und trotzdem aussagekräftig werden. Der Vorteil dieser Zentralisierung ist die omnipräsente Einsicht des Managements in die Leistungswerte aller Geschäftsbereiche.
Adressierung
Wie auch im letzten Jahrhundert festgestellt wurde, hilft MIS nicht, wenn die Informationsflut den Analysten erschlägt oder wenn unterschiedliche Management-Ebenen derselbe Datenbestand präsentiert wird. Um Informationen auf Relevanz zu prüfen, müssen Nutzergruppen festgelegt werden. MIS sieht daher vor, den unterschiedlichen Informationsbedarf zum einen durch differenzierte Datenbestände und zum anderen durch abweichende Visualisierungen zu stillen. Die kollaborative Kommunikation zwischen Mitarbeitern wird außerdem gestärkt, da jede Entscheidung auf einheitlichen Informationen beruht und jeder durch den zentralen Zugriff nachvollziehen kann, wie es zu einer Lösung kam.
Automatisierung
Um jeden nach MIS strukturierten Prozess und jede Entscheidung zu vereinfachen, werden die genannten Teilschritte durch automatische Systeme gestärkt. Sie dienen der effizienten Vorbereitung für komplexe Analysen und Entscheidungen. Dabei handelt es sich beispielsweise um Analyse- oder Selektionsfunktionen, mit denen Informationen verarbeitet und zusammengefasst werden.
Zudem werden Datenbestände aufgrund der besseren Übersicht und um Zusammenhänge zu verdeutlichen in mehrdimensionalen Strukturen modelliert. Diese Form der Datenverarbeitung war bis vor wenigen Jahrzehnten noch undenkbar und ein weiterer Flaschenhals der MIS-Theorie in den 60ern. Heute gehören mehrdimensionale Datenansichten zum Standard von analytischen Informationssystemen, wie auch OLAP mit dem Data Cube.
Funktionen und Vorteile von Management-Informationssystemen
Je nach Umfang eines MIS und nach Anschlussmöglichkeit an die operativen Systeme bringen sich einige Vorteile mit ein. Dabei geht es um wesentliche Funktionen für Statistiken, Simulationen, Prognosen und Übersichten. Im Grunde versorgt ein Management-Informationssystem die Geschäftsabteilung mit relevanten Informationen, bei denen Entscheidungen über langfristige Pläne Gegenstand der MIS-Zielsetzung werden.
- Frei nach den Prinzipien der Mensch-Maschine-Interaktion (MMI) werden die Systeme so aufgebaut, dass sie intuitiv bedienbar sind und für alle Beteiligten eine Produktivitätssteigerung nahe legen.
- Dazu sind sogenannte Dahsboards, also Übersichtseiten, mit sinnvoller Navigation und selbsterklärenden Bedienelementen nötig.
Möglichkeiten mit MIS
- Den visuellen Aspekten ergänzt sich die Anforderung an sperrzeitenfreie Abfragen, bei der Analysen direkt und unmittelbar angeleitet werden können.
- Ergebnisse der operativen Datenbasis lassen sich dann beispielsweise über das Direkt-Abfragen-System von BI oder über OLAP starten.
- Dem gegenüber verfügen einige MIS über ein Information-Retrieval-System (IR), in dem außerhalb von operativen Daten auch Dokumente gesammelt werden. In Verbindung mit einem ECM lassen sich diese Informationen gut verwalten und eventuell auch wertvolle Ausschnitte für die Decision Support Systeme extrahieren.
- Große Suchmaschinen setzen beispielsweise erfolgreich auf solche IR-Systeme, da Inhalte sehr schnell erfasst, verarbeitet und für die nächste Auswertung verfügbar sind.
- Mithilfe von Signal- und Frühwarnsystemen lassen sich Schwachstellen und Chancen erkennen. Interne und externe Trends bieten hierfür auch eine Datenbasis.
