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Grundlagen und Empfehlung Software & Online Lohnabrechnung

Die Lohnabrechnung ist ein fehleranfälliges Handwerk. Leichter lässt sich die Lohnabrechnung online oder mit installierten Programmen lösen. Um den Sinn einer solchen Software für die Gehaltsabrechnung zu verstehen, sollten die individuellen Anforderungen bekannt sein.

im Sinne der Mitarbeiter Der Zweck der Lohnabrechnung

Die Lohnabrechnung, auch Gehaltsabrechnung oder Entgeltabrechnung, soll dem Arbeitnehmer einen Nachweis über die Lohnberechnung seines Arbeitgebers bieten. Diese Transparenz sieht der Gesetzgeber durch § 108 GewO (Gewerbeordnung) vor und stellt daher gewisse Anforderungen an eine sorgfältige Vorbereitung dieser Dokumente. Auch für Angestellte auf Stundenlohnbasis ist die Ausstellung einer Lohnabrechnung Pflicht.

Diese Möglichkeiten nutzen Unternehmen

Trotzdem herrschen immer noch Unklarheiten über die Bestandteile oder Rechte und Pflichten der Parteien des Arbeitsvertrages. Darum setzen die meisten Unternehmen auf ein Rechenzentrum oder eine Software zur Lohnabrechnung. Die monatlichen Kosten liegen jedoch weit über den Gesamtkosten einer Softwareinstallation.

Darüber hinaus lassen sich Dokumente sogar in einer datenschutzgesicherten Web-Umgebung erstellen, also Lohnabrechnung online. Jedes dieser Verfahren bietet Vor- und Nachteile. Durch die verschiedenen Möglichkeiten lässt sich in jedem Fall eine passende Lösung finden, die einem Unternehmen effizientere Abläufe in der Lohnabrechnung ermöglicht.

Gesetzliche Grundlagen auf einen Blick

Nach §108 der deutschen Gewerbeordnung entstehen einige Anforderungen an den Arbeitgeber bei der Erstellung der Lohnabrechnung. Schließlich werden einige Abzüge und Lohnnebenkosten anteilig von Arbeitgeber und Arbeitnehmer übernommen. Diese Summen werden nicht nur an den Mitarbeiter, sondern auch an die Staats- und Krankenkasse ausgezahlt.

Der Arbeitnehmer muss verstehen können, in welcher Höhe er sich an diesen Kassen beteiligt und welche Vorteile er dadurch eventuell wirksam machen kann. Einer Abrechnung des Lohns über Online- oder installierte Softwarelösung steht jedoch kein Gesetz im Weg – solange die Lösungen datenschutzkonform vorgehen.

Nachvollziehbarkeit

Die Gewerbeordnung erwirkt generell einen nachvollziehbaren Schriftverkehr. Unter der erforderten sorgfältigen Vorbereitung von Dokumenten knüpft sich auch der Grundsatz der Transparenz an. Darum werden im weiteren Verlauf dieses Beitrags auch die Bestandteile dargestellt, mit denen der Arbeitnehmer seine Lohnabrechnung nachvollziehbar überprüfen kann.

Hol- oder Bringschuld?

Oft fragen sich Arbeitnehmer, ob die Lohnabrechnung mit einer Hol- oder mit einer Bringschuld seitens des Arbeitgebers in Verbindung steht. Dass die Gehaltsabrechnung nur persönlich und in Papierform überreicht werden darf, ist zwar ein Gerücht, das Dokument muss jedoch nicht an den Arbeitnehmer versandt werden. In besonderen, aber seltenen Fällen besteht jedoch auch eine Bringschuld für den Arbeitgebern. Wenn die Lohnabrechnung online und automatisch abgeschickt wird, ergeben sich auch keine Missverständnisse und beide Seiten kommen ihren Pflichten nach.

Fristvereinbarung

Da keine Bringschuld besteht, gibt es auch keine gesetzlichen Fristen für den Arbeitnehmer. Wann die Lohn- und Gehaltsabrechnung also fällig ist, entscheidet sich nach der individuellen oder tariflich vereinbarten Frist, die mit den Mitarbeitern verhandelt wurde. Darunter können beispielsweise monatliche Lohnabrechnungen zur Online-Einsicht fallen, wenn sich aufgrund von unbestimmten Arbeitszeiten ständig die Summen der Abrechnung unterscheiden werden. Ebenfalls ist es denkbar, dass nur nach bestimmten Perioden oder bei einer Gehaltsänderung durch Boni und Weihnachtsgeld eine Lohnabrechnung ausgehändigt wird.

Gefahren einer fehlerhaften Lohnabrechnung

Müssen Abrechnungen korrigiert werden, weil der Arbeitgeber zu viel oder zu wenig Lohnsteuer einbehalten hat, könnten rechtliche Konsequenzen drohen. Der Arbeitgeber haftet schließlich nach §42d des Einkommenssteuergesetzes für eine korrekte Lohnsteuerabrechnung. Wenn die elektronische Bescheinigung jedoch bereits an das Finanzamt übermittelt wurde, ist eine Korrektur nicht mehr möglich.

Es folgt ein Verfahren bei dem das Betriebsstättefinanzamt kontaktiert wird. Nach einer aufwändigen Bürokratie wird das Finanzamt dann den Arbeitnehmer bezüglich Nachforderungen oder Rückzahlungen kontaktieren. Um unangenehme Situation zwischen Angestellten und Unternehmen zu vermeiden unterstützt eine digitale Gehaltsabrechnung mit Übersichtlichkeit. Dadurch lassen sich Berechnungen nicht nur schneller sondern auch unter der führenden Hand eines sicheren Systems erstellen.

Bestandteile der Lohnabrechnung

Für eine sorgfältige und gesetzestreue Lohnabrechnung, die online versandt wird, werden folgende Bestandteile vorausgesetzt:

Kopfzeile mit allgemeinen Daten

  • Hier werden die Stammdaten der Vertragspartner des Arbeitsverhältnisses erfasst. 
  • Dazu zählen an erster Stelle die Name und Anschrift des Arbeitgebers. 
  • Darauf folgt der analoge Datensatz des Arbeitgebers unter Zusatz seines Geburtsdatums, der Versicherungsnummer, Steuer-ID & -klasse. 
  • Außerdem sollte neben dem Abrechnungszeitraum auch der Beginn oder das Ende des Beschäftigungsverhältnisses eingetragen werden.
  • Wird eine Kirchensteuer erhoben, ist die Konfession des Arbeitnehmers anzugeben.

Hauptteil der Lohnberechnung und -abzüge

Die erste Grundlage jeder Berechnung stellt der Bruttolohn dar. Nun werden bestimmte Beträge hinzugefügt oder abgezogen, die zu Zwischensummen führen. Darunter fallen im ersten Schritt 

  • Sachbezüge (+), 
  • Vermögenswirksame Leistungen (+) und 
  • die betriebliche Altersvorsorge (+). 
  • Es ergibt sich der Gesamtbruttolohn.

Sozialversicherungsfreie Beträge der bAV werden nun abgezogen. Es bildet sich das beitragspflichtige Arbeitsentgelt als neue Berechnungsgrundlage. Abgezogen werden nun

  • Steuerfreibeträge (-)
  • der steuerfreie Betrag der bAV (-).

Das daraus resultierende steuerpflichtige Arbeitsentgelt wandelt sich nun in den Nettolohn um, indem die folgenden Beiträge berechnet werden:

  • Lohnsteuer (-)
  • Solidaritätszuschlag der Lohnsteuer (-)
  • Kirchensteuer (-)
  • Krankenversicherung (-) (Anteil halbiert auf Arbeitgeber und Arbeitnehmer)
  • Pflegeversicherung (-) (Anteil halbiert auf Arbeitgeber und Arbeitnehmer)
  • Beitragszuschlag der Pflegeversicherung (-)
  • Arbeitslosenversicherung (-) (Anteil halbiert auf Arbeitgeber und Arbeitnehmer)

Nachdem der Nettolohn ermittelt wurde werden der Lohnabrechnung nun noch eventuell bestimmte vereinbarte Beträge mit einkalkuliert. Darunter fallen

  • Sachbezüge wie notwendige Ausrüstung und Kleidung (-),
  • persönliche Abzüge wie Arbeitgeberdarlehen (-),
  • vermögenswirksame Leistungen (-),
  • sozialversicherungs- & steuerfreie Aufwandsentschädigungen (+).

Zusammenfassender Schlussteil

  • Das nach allen Abzügen und Leistungen auszuzahlende Netto-Entgeld wird im Schlussteil ausgezeichnet.
  • Darauf folgt die Angabe der Bankverbindung des Zahlungsempfängers, in diesem Fall also der Arbeitnehmer.
  • Eventuell werden die Rechtsgrundlagen genannt über die eine Erstellung der Lohnabrechnung erfolgte.

Integration der richtigen Software zur Online-Lohnabrechnung entscheidend

Damit die Erstellung der Dokumente wirklich effizient erfolgt, sollte eine sinnvolle Integrationsmaßnahme gewählt werden. Wie bereits vorgestellt, gibt es dafür verschiedene Möglichkeiten. Wenn bereits umfangreiche und weit zurückreichende Datensätze existieren, wäre die Gehaltsabrechnung online, also über eine webbasierte Lösung, eventuell komplexer als die Installation einer Softwarelösung.

Diese würde nämlich direkt an die bestehenden Systeme angeschlossen werden. Mit einer Komplettlösung für alle Unternehmensbereiche kommen grundsätzlich höhere Investitionskosten, diese zahlen sich jedoch langzeitlich betrachtet aus. 

  • Abteilungen können dadurch ohne Schnittstellen Informationen miteinander austauschen, sodass nicht pro Software Daten redundant gepflegt werden müssen. 
  • Außerdem wird die Kompatibilität zwischen den bereichsspezifischen Funktionen dieser Software nachhaltig aufgebaut. 
  • Spielt der Anbieter dieser Lösung eine Aktualisierung aus, garantiert er für einen reibungslosen Betrieb. 
  • Bei Einzelsoftware mit Schnittstellen zu fremden Programmen könnten nach einem Update Kompatibilitätsprobleme auftreten. Diesen Risiken wird also effektiv gegengesteuert.

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